TÀI LIỆU TẬP HUẤN SỐ HÓA HỒ SƠ VỤ ÁN

TÀI LIỆU TẬP HUẤN SỐ HÓA HỒ SƠ VỤ ÁN Những yêu cầu - 1.1 Thiết bị - Máy chụp ảnh cầm tay (không hỗ trợ Wifi kết nối khơng dây khác); - Máy tính không kết nối Internet; - Máy scan tài liệu; - Máy ghi âm; - Ổ cứng di động (có độ bền cao hỗ trợ mã hóa liệu); - Máy chủ lưu trữ liệu - 1.2 Phần mềm sử dụng: - Microsoft Office, Microsoft Edge, …; - Foxit Reader; - Free MP3 Cutter Joiner; - Free Video Cutter Joiner; - PDFMate Free PDF Merger; - PaperScan Scanner Software Free Editor; (Những phần mềm phần mềm gợi ý để sử dụng tính cần thiết q trình số hóa hồ sơ Những người thực sử dụng phần mềm khác để đạt kết quả.) - 1.3 Người thực cơng việc số hóa Hồ sơ (Điều tra viên, Kiểm sát viên, Thẩm phán, …) - Phải trang bị đầy đủ thiết bị: Laptop, Máy chụp ảnh, Máy ghi âm, ổ cứng di động; - Có kỹ sử dụng máy vi tính, tin học văn phịng kiến thức cơng nghệ thông tin; - Biết cách sử dụng thiết bị phần mềm theo mục 1.1, 1.2 - 1.4 Tiêu chuẩn liệu thơng tin đầu vào số hóa hồ sơ - Tài liệu lưu trữ điện tử số hóa từ tài liệu giấy + Dùng file Định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên từ 1.4 trở lên; + Ảnh màu JPEG Joint Photographic Expert Group (.jpg); ảnh GIF v89a Graphic Interchange (.gif) dùng phiên 89a; TIFF Tag Image File (.tif) PNG Portable Network Graphics (.png) + Độ phân giải tối thiểu: 200dpi; + Tỷ lệ số hóa: 100%; - Hình thức chữ ký số quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; + Hình ảnh: Dấu quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png) + Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) + Tên file: gồm mã hồ sơ số thứ tự văn hồ sơ, cách dấu chấm (.) - Tài liệu ảnh + Định dạng: JPEG; + Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi - Tài liệu phim ảnh + Định dạng: MPEG-4, avi, wmv; + Bit rate tối thiểu: 1500 kbps - Tài liệu âm + Định dạng: mp3, wma; + Bit rate tối thiểu: 128 kbps - Dữ liệu thơng tin đầu vào số hóa hồ sơ theo tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước quy định Thông tư số 39/2017/TTBTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông - Dữ liệu đặc tả tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục I Thông tư Triển khai & Thực - 2.1 Quy định cấu trúc lưu trữ hồ sơ - Thiết lập cấu trúc lưu trữ hồ sơ số hóa cho vụ án hình sự, dân sự, hành chính, … theo quy định tố tụng - 2.2 Quy trình số hóa hồ sơ a Vụ án hình Kể từ thụ lý vụ án hình sự, phải lập hồ sơ điện tử theo quy định Mục 2.1 Toàn tài liệu, văn bản, chứng vụ án cập nhật vào hồ sơ lưu trữ vào ổ cứng di động theo yêu cầu Mục 1.1 Khi đầy đủ sở để khởi tố vụ án, đóng gói hồ sơ phân quyền để ngăn chặn việc sửa đổi hồ sơ Sau chuyển hồ sơ vụ án (ổ cứng di động) cho quan có thẩm quyền để thụ lý, nghiên cứu Sau kết thúc vụ án hồ sơ lưu giữ nơi an toàn b Vụ án dân sự, hành chính, kinh doanh, thương mại: Tương tụ vụ án hình - 2.3 Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Để việc triển khai, thực số hóa hồ sơ đạt kết tốt, cần phải có kỹ sử dụng thiết bị Phần mềm ứng dụng a PaperScan Scanner Bước 1: Tải phần mềm PaperScan Scanner Software Free Edition địa chỉ: https://paperscan.orpalis.com/ cài đặt Bước 2: Mở phần mềm scan cài đặt máy Scan Bấm chọn nút Black & While điều chỉnh chế độ quét tài liệu đen trắng màu Điều chỉnh số cài đặt cần thiết trước scan tài liệu Một số tài liệu cần scan đen trắng, số tài liệu khác yêu cầu scan dấu nên để chế độ in mầu Khi mở cài đặt máy scan điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu Bước 3: Sau hồn tất q trình cài đặt chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan phần mềm nút Scan máy scan để bắt đầu scan tài liệu Bước 4: Điều chỉnh thêm cần thiết Xoay hình theo trái, phải Định dạng file b Foxit Reader Bước 1: Tải Foxit Reader đường link https://www.foxitsoftware.com/pdf-reader/ Bật Foxit Reader, chọn Open tìm đến file PDF cần cắt Bước 2: Nhấn Ctrl+P kích chọn biểu tượng máy in, hình sau: Chỉnh thơng số sau: - Mục Name: Chọn dịng “Foxit Reader PDF Printer” - MụcPage: Tại muốn cắt lấy từ trang đến trang điền vào là1-9 Còn muốn cắt lấy số trang khơng liền điền vào là1,9 Tức cắt lấy trang số trang số Hoặc điền vào 1-4, 8, tức lấy từ trang số đến trang số thêm trang số - Cuối ấn OK để tiến hành cắt Bước 3: Chọn thư mục muốn lưu: Sau kích chọn OK, hình xuất cửa sổ: Chọn đường dẫn đến thư mục cần lưu Tại mục File name: đặt tên file pdf cần lưu Sau kích chọn Save Bước 4: Đợi q trình cắt file thực xong hoàn thành c Pdf mate free pdf merge Bước 1: Tải cài đặt phần mềm PDFMate Free PDF Merger địa chỉ: https://www.pdfmate.com/free-pdf-merger.html Bước 2: Mở chương trình Kích chọn Add Files Chọn file cần ghép Bước 3: Muốn thay đổi thứ tự file pdf: Chọn dòng hiển thị file pdf Chọn Up (nếu muốn đẩy lên), Down (nếu muốn đẩy xuống), Remove (nếu muốn xóa file) chọn Add Files muốn thêm file pdf cần ghép Output File Name: chọn Customize, sau nhập tên file ghép Output Folder: chọn thư mục chứa file ghép Kích chọn Build d Microsoft Edge Bước 1: Trước hết kích chuột phải vào file PDF chọn Open with chọn trình mở file trình duyệt Microsoft Edge Bước 2: Chọn nội dung quan trọng muốn đánh dấu click chuột chọn Highlight danh sách Sau chọn màu để đánh dấu văn Hoặc nhấn chọn vào nội dung cần đánh dấu xuất công cụ nhỏ với biểu tượng Highlight chọn màu để tô cho nội dung chọn Bước 3: Cuối nhấn Ctrl + S nhấn biểu tượng Save công cụ để lưu lại thay đổi Cùng với công cụ chỉnh sửa file PDF trình duyệt Microsoft Edge, cơng cụ Highlight giúp đánh dấu nội dung quan trọng có file e Free MP3 Cutter Joiner Bước 1: Tải cài đặt phần mềm đường dẫn https://www.freemp3cutterjoiner.com/ Bước 2: Cắt âm Sau tải cài đặt phần mềm giao diện hình vẽ -> kích chọn Add để lựa chọn file nhạc cần ghép: 10 Khi cửa sổ xuất (Hình 5), thao tác tiếp tục chọn thư mục lưu file nối ô Output đặt tên file nối ô File Name tương tự phần cắt video Sau đó, bấm Start Join để hoàn thành việc nối file N1 Chọn thư mục N2 Đặt tên cho file N3 Bấm để thực g Microsoft Office Bước 1: Chèn liên kiết file (word, excel, pdf) vào word - Mở file word chứa liên kết file cần chèn - Bôi đen đoạn văn cần đặt liên kết - Kích chọn menu Insert/Links/Hyperlink 18 - Màn hình xuất cửa sổ: - Chọn file cần chèn * Chú ý: + File (hoặc thư mục chứa file) cần chèn phải đặt thư mục với file chứa liên kết + Địa liên kết file địa tương đối (được tính từ vị trí file đặt liên kết đến file chèn) Bước 2: Chèn âm vào word - Hiển thị menu Developer Bước - Kích chọn biểu tượng mũi tên góc trái hình, hình sau: 19 - Kích chọn More Commands - - Xuất cửa sổ: Kích chọn mục Customize Ribbon, tích chọn mục Developer Sau kích chọn OK - Đặt trỏ nháy vào vị trí cần chèn âm  Kích chọn menu Developer  Control  Legacy Tools  More Controls 20 Xuất cửa sổ: Chọn mục Windows Media Player  Ok Chọn menu Developer  Controls  Properties Xuất cửa sổ: 21 Tại mục Custom: Kích chọn biểu tượng […] Xuất cửa sổ: Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file ghi âm cần chèn (chú ý đường dẫn đến file ghi âm để đường dẫn tương đối) Kích hủy bỏ mục Auto start Kích chọn OK Kích chọn menu Developer/Controls kích chọn mục Design Mode Bước 3: Chèn Video vào Word Đặt trỏ nháy vào vị trí cần chèn âm  menu Developer Tại mục Control kích chọn biểu tượng Legacy Tools/ Kích chọn biểu tượng More Controls Như hình sau: 22 Xuất cửa sổ: Chọn mục Windows Media Player, kích chọn Ok Chọn menu Developer/Controls/ Kích chọn biểu tượng Properties Xuất cửa sổ: 23 Tại mục Custom: Kích chọn biểu tượng […] Xuất cửa sổ: 24 Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file ghi âm cần chèn (chú ý đường dẫn đến file ghi âm để đường dẫn tương đối) Kích hủy bỏ mục Auto start Kích chọn OK Kích chọn menu Developer/Controls kích chọn mục Design Mode Bước 4: Chèn file (word, Excel, pdf) vào Excel - Mở file excel cần chèn file - Chọn ô cần chèn file - Chọn menu Insert/Hyperlink Xuất cửa sổ : Chọn file cần chèn, kích chọn OK Bước 5: Chèn file âm vào Excel 25 - Mở file excel cần chèn - Hiển thị menu Developer, cách: Kích chọn biểu tượng mũi tên góc trái phía cửa sổ, kích chọn More Commands… hình sau: Xuất cửa sổ: Kích chọn Customize Ribbon Tích chọn mục Developer 26 Kích chọn OK Chọn cần đặt file âm Kích chọn menu Developer/ Insert/chọn biểu tượng More Controls Như hình Xuất cửa sổ: Kích chọn Windows Media Player Kích chọn OK Lựa chọn vị trí cần hiển thị âm Kích chọn biểu tượng Properties hình sau: 27 Xuất cửa sổ: Kích chọn biểu tượng […] mục Custom hình Màn hình xuất cửa sổ: 28 Tại mục File Name or URL: chọn đường dẫn đến file âm thành cần chèn Tích hủy mục Auto start Kích chọn OK Bước 6: Chèn file video vào Excel Chọn cần đặt file video Kích chọn menu Developer/ Insert/chọn biểu tượng More Controls Như hình 29 Xuất cửa sổ: Kích chọn Windows Media Player Kích chọn OK Lựa chọn vị trí cần hiển thị video Kích chọn biểu tượng Properties hình sau: 30 Xuất cửa sổ: Kích chọn biểu tượng […] mục Custom hình Màn hình xuất cửa sổ: Tại mục File Name or URL: chọn địa đến file video cần chèn Tích hủy mục Auto start Kích chọn OK Kích chọn biểu tượng Design Mode hình sau: 31 32