Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ

Nhóm thực hiện: Bùi Xuân ThọHoàng Văn TrungDương Đức CườngVũ Quang

I Đặt vấn đề

Mục tiêu khảo sát: khảo sát một cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ hoặc trung bình.I Hiện trạng tại cửa hàng

- Nhập:

 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:

 Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ)

 Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giaohàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.

Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập.Xem xét các thông số kỹ thuật.

Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.

 Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ theo dõi hàng.

 Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1.

- Xuất:

 Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và chủ cửahàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần không có hóa đơn bán hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào mẫu sau bảng 3.1).

 Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là:Số lượng, chất lượng, loại hàng.

Các thông số kỹ thuật của sản phẩm.Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm.

Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.

 Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng theo mẫu 4.2. Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ.

 Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi hàng.

- Lưu theo dõi hàng:

 Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng.

 Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê:Các mặt hàng bán chậm.

Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu.Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều

- Khách hàng:

 Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa hàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau).

 Các yếu tố được thống kê:

Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm.Các mặt hàng hợp thị hiếu.

Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng.

II Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng

 Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theodõi hàng tiện trong việc tra cứu.

- Nhược điểm:+ Nhập hàng

 Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.

 Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn

 Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn.

+ Xuất hàng

 Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay cácvấn đề sau khi bàn giao sản phẩm.

+ Lưu theo dõi hàng

 Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn.+ Khách hàng

 Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng. Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng.

 Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này.

Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem lại khi cần.

III Mục tiêu và phương án giải quyết(để khắc phục các nhược điểm của cửa hàng)

Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau:

a Quản lý danh mục:

 Các danh mục cần quản lý:Khách hàng.

 Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:Tên hàng.

Loại hàng.Đơn vị.Số lượng.Giá nhập.Giá bán.Ghi chú.

Bảng mẫu danh sách 1.2

 Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:Tên nhà cung cấp.

Địa chỉ.Số điện thoại.

Bảng mẫu danh sách 1.3

b Nhập hàng:

 Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theomẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1) Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.2 và bảng 1.3).

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2).

 Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng nàythông qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1

c Xuất hàng:

 Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1) Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1).

 Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và được lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0.

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng.

 Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng bảng 4.2 Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng

d Thống kê, báo cáo:

 Mọi thông số đều được tìm kiếm đễ dàng. Các thông số được thống kê là:

Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất.Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa.

Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất.

Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa.

Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng. Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng.

IV Xác lập dự án

1 Lên kế hoạchViệc cần làm:

Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày).

Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại tròn cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày).

Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày).Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày).

VII.Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí: Chủ cửa hàng:

 Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theocác thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhập hàng

 Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể thay đổi mọi thông tin.

 Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển.

 Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng Người chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0.

 Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ thống.

 Nhân viên bán hàng:

 Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng ).

 Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trênhóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vàobảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ được thêm, sửa, xóa mới). Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực

tiếp vào bảng 1.3 dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng này.

 Các thông tin trung:

 Thông tin trong bảng theo dõi hàng gồm các thông tin mã hàng, tên hàng, số lượng còn, chất lượng, xuất sứ.

VIII. Hệ thống: Tính năng:

 Các thông tin bán hàng cũng như nhập hàng được kiểm kê rất chuẩn xác các sản phẩm ra và vào đều được kiểm soát toàn phầm.

 Bất kỳ một giao dịch nào cũng đều có các hóa đơn chứng từ chuẩn của cửa hàng là đảm bảo.

 Các thông tin bán hàng được cập nhật rõ ràng giúp cho việc kiểm tra và giám sát của cửa hàng hoàn toàn dễ dàng, tránh thất thoát.

 Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán được thống kê rất có ý nghĩa với cửahàng như khách hàng nào là tiềm năng cho cửa hàng, các khách hàng lâu dài của cửa hàng, cơ sở sản xuất nào hay bị lội, quy chế cho các sản phẩm ra

sao v.v Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập được mặt hàng có chất lượng tốt và có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý.

2 Khảo sát nghiệp vụ của bài toán

Bài toán sẽ giải quyết các nghiệp vụ sau:Quản lý danh mục

Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng(bảng 1.1)Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa(bảng 1.2)

Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm(bảng 1.3)Nhập hàng

Xuất hàng1.Khách hàng

Lập hóa đơn bán(bảng 3.1) sửa Sổ theo dõi hàng(bảng 4.0)

Thống kê, báo cáo1.Hóa đơn bán2.Hóa đơn nhập

3.Sổ xuất Các danh sách thống kê4.Sổ nhập

5.Sổ theo dõi hàng

3 Các biểu mẫu

3.1 Bảng biểu mẫu của nhập hàng

Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng.

Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng.

Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ

Bảng 1.3: Bảng nhập danh sách nhà cung cấp sản phẩm

Bảng 2.1: Bảng nhập hàng.

Bảng 2.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập.

Bảng 3.1: Bảng xuất hàng.

Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất.

Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng.

Mã kho Địa chỉ Tên kho

Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng

Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế.

IX Các sơ đồ lập được sau khi khảo sát

Ta có cửa hàng cần quản lý các danh sách như hàng hóa, khách, nhà cung cấp.

->Ta cần lập ra chức năng quản lý danh mục bao gồm các thông tin chung là: khách hàng, hàng, nhà cung cấp.

Các công việc chính của cửa hàng bao gồm: Nhập hàng

 Xuất hàng

 Quản lý hàng trong kho

Ta lập ra các chức năng tương ứng quản lý đó là: Quản lý nhập hàng.

 Quản lý xuất hàng. Quản lý hàng.

Chức năng quản lý nhập hàng bao gồm nhập hàng vào cửa hàng và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm.

->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống nhập hàng bao gồm: Nhập

 In phiếu nhập

Chức năng quản lý việc xuất hàng bao gồm các công việc xuất hàng, in phiếu xuất để khẳng định sản phẩm này là của cửa hàng bán ra để thuận tiện trong việc bảo hành cho khách hàng ngoài ra việc xuất hàng còn bao gồm công việc bảo hành và vận chuyển.

->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống xuất hàng bao gồm: Xuất.

 In phiếu xuất. Bảo hành. Vận chuyển.

Các thông tin của cửa hàng cần phải được tìm kiếm và thống kê để những người có ảnh hưởng tới hệ thống có thể xem các thông tin cần thiết.Ta cần tạo lập chức năng tìm kiếm và thống kê.

Từ phân tích trên ta có sơ đồ phân cấp chức năng sau

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 1.1: Sơ đồ phân cấp chức năng.1.1 Quản lý danh mục

b) Đầu vào

Với thông tin khách hàng được lấy từ hóa đơn xuất (mẫu phiếu 3.1), mặt khác ban đầu được lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng và được cập nhật trực tiếp trên giao diện của chức năng.

Với thông tin về hàng được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng (mẫu phiếu 2.1)

Với thông tin về nhà cung cấp được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng(mẫu phiếu 2.1)

Tạo lập ra chức năng này để dễ dàng trong quản lý việc nhập một cách chính xác và chi tiết và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm Các dữ liệu được nhập vào đây được trực tiếp xử dụng để tạo lập ra danh sách nhập theo dõi theo định kỳ.

Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút ra xu thế hàng hóa và các đánh giá khác.

Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

Nhằm đơn giản hóa chức năng bán hàng này và in ra phiếu xuất của cửa hàng để xác định xuất xứ của sản phẩm do cửa hàng mình cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành Xácđịnh các yêu cầu vận chuyển, bảo hàng.

Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

b) Đầu vào

Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0)

Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) của cửa hàng, sổ theo dõi hàng (mẫu 4.0).

Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất(mẫu 3.1)

c) Đầu ra

Đầu ra của quản lý xuất là hai cơ sở dữ liệu đó là xuất và bảo hành

1.4 Quản lý hànga) Mục tiêu

Quản lý các thông tin chung về hàng hóa hiện có trong cửa hàng(kho)như: số lượng, giá nhập, giá xuất.

Các mặt hàng đã có thời gian trong kho lâu sẽ được lưu vào danh sách tồn kho.Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy những thông tin mà họ cần tìm.

b) Đầu vào

Đầu vào của chức năng này là tất cả các cơ sở dữ liệu đã lập được từ các chức năng trên

c) Đầu ra

Danh sách các thông về các mặt khác nhau mà người dùng cần tìm

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh.

Hình 2.2: Sơ đồ mức đỉnh.

Hình 2.3: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql danh mục.

Hình 2.4: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql nhập hàng.

Hình 2.5: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql xuất hàng.

Hình 2.6: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql theo dõi hàng.

Địa chỉ

HàngMã hàngTên hàngĐơn vị

Nhà cung cấpMã nccTên nccĐịa chỉ

Đơn giá

Số lượngGiá nhậpGiá xuất

Số lượngĐơn giá

Hóa đơn xuấtSố đơn xuất

STTNgày lập

Theo dõi hàngMã theo dõi hàng

Địa chỉTên theo dõi hàng

Hóa đơn nhậpSố hóa đơn

Mã nccNgày lập

1

Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể mức hạn chế

Khách hàngSttTên khách

Địa chỉ

HàngMã hàngTên hàngĐơn vị

Nhà cung cấpMã nccTên nccĐịa chỉ

Hóa đơn xuấtSố đơn xuất

STTNgày lập

Theo dõi hàngMã theo dõi hàng

Địa chỉTên theo dõi hàng

Hóa đơn nhậpSố hóa đơn

Mã nccNgày lập

ThuộcTheo dõi xuất

Số lượngĐơn giá

Theo dõi hàngSố lượngGiá nhậpGiá xuất

Theo dõi nhậpSố lượng

Đơn giáThố

ng kê

Tổng hợp

Tổng hợp

Tổng hợpThố

ng kê

Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể chuẩn hóa

X.Thiết kế chương trình về mặt bảo mật modul1 From chính

2 Đăng nhập

Đổi mật khẩu

Thêm người dung

3 Nghiệp vụNhập hàng

Xuất hàng

4 Danh mụcHàng hóa

Nhà cung cấp

5 Báo cáoNhập hàng

Xuất hàng

Tồn kho

Doanh thu

6 trợ giúp