tieu-luan-quan-ly-hoat-dong-ban-hang-cua-cong-ty-tomato - full

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỆ THỐNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TOMATO Người hướng dẫn: Người thực hiện: Lớp Khố THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2022 : : K23 TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỆ THỐNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TOMATO Người hướng dẫn: Người thực hiện: Lớp Khoá : : K23 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2022 2 MỤC LỤC 3 Đất nước ngày thay đổi diện mạo theo nhịp độ sống đổi với nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố tồn diện Chúng ta sống thời đại bùng nổ công nghệ thông tin kinh tế tri thức Bước sang thiên niên kỷ với phát triển không ngừng mặt, công nghệ thông tin trở thành phần quan trọng sống Và hình thức kinh tế, trị hay nghệ thuật cần góp mặt cơng nghệ thơng tin Sự có mặt phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin chứng tỏ sức sống mạnh mẽ tiến trình đổi Việc quản lý hoạt động bán hàng cửa hàng hay công ty ngày vấn đề cần quan tâm Quản lý hoạt động bán hàng sổ sách vấn đề truyền thống mà thường hay sử dụng Nhưng đem lại cho ta khơng phức tạp việc nhập hàng, xuất hàng,…Ngồi cịn có sai sót mà khơng thể tránh khỏi Chính chúng tơi giới thiệu mơ hình “quản lý hoạt động bán hàng công ty Tomato” áp dụng công nghệ thông tin để đem lại hiệu thuận tiện cho khách hàng người quản lý 4 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo kỳ cho môn học Phát Triển Hệ Thống Thông Tin chúng em gặp nhiều khó khăn, để giải vấn đề đó, khơng thể khơng nhắc đến giúp đỡ tận tình từ …, giảng viên phụ trách môn học Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến với cơ, giúp đỡ tận tình, tài liệu quý giá cung cấp để hồn thành chủ đề Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót, mong bạn nhận xét góp ý tận tình, chúng em xin chân thành cảm ơn 5 I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TOMATO Nhiệm vụ mục tiêu a Nhiệm vụ: - Tìm hiểu cấu tổ chức công ty Tomato - Khảo sát tình hình thực tế cơng ty Tomato - Áp dụng kiến thức sở liệu, phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý b Mục tiêu: - Tìm hiểu nghiên cứu tốn phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý hoạt động bán hàng Từ phân tích hệ thống quản lý hoạt động bán hàng cho công ty Tomato nhằm đảm bảo cho trình quản lý bán hàng thuận tiện Khảo sát trạng Hoạt động bán hàng công ty Tomato sau: - Quản lý thơng tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xố bỏ thông tin khách hàng Các thông tin khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, đặc điểm khác Tất thông tin khách hàng lưu trữ lại - Quản lý thông tin hàng: thêm hàng hàng đưa về, sửa thơng tin hàng cần thiết xố thơng tin hàng khơng cịn kinh doanh Các thông tin hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng có Những thơng tin hàng nhân viên quản lý kho hàng cung cấp hàng chuyển đến kho - Việc bán hàng công ty thực sau: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi cho công ty phiếu đặt hàng Trên phiếu đặt hàng có thơng tin mặt hàng mà họ muốn mua thơng tin họ Khi nhận phiếu đặt hàng khách cơng ty thực kiểm tra mặt hàng mà khách yêu cầu Nếu mặt hàng mà khách u cầu khơng có bán cơng ty hết hàng đưa thơng báo từ chối bán hàng Nếu yêu cầu khách đáp ứng viết hố đơn gửi cho khách hàng để họ toán 6 lưu lại hoá đơn Khi khách hàng tốn xong xác nhận tốn vào hoá đơn chuyển hoá đơn cho phận xuất chuyển hàng Bộ phận xuất hàng theo hoá đơn nhận Nếu khách nhận hàng trực tiếp cơng ty hàng giao cho khách Nếu cần phải chuyển hàng tới địa khách, phận lập phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên chuyển hàng Nhân viên chuyển hàng thực chuyển hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận Khi chuyển hàng xong báo cáo lại cho cơng ty biết chuyển thành công Phiếu chuyển hàng lưu trữ lại Các thơng tin hố đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần toán, toán hay chưa, ghi thông tin chi tiết hàng bán bao gồm {mã hàng, tên hàng, mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá} Các thông tin phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển Mỗi hố đơn có phiếu chuyển hàng Mỗi phiếu chuyển hàng nhân viên chuyển hàng phụ trách Một nhân viên phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng - Để theo dõi quản lý nhân viên chuyển hàng cơng ty có danh sách nhân viên chuyển hàng Việc quản lý thực cách thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xóa bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, mơ tả khác Ngồi ra, để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, mặt hàng bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh 7 II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Mục đích sử dụng mẫu biểu: Thiết kế giao diện thiết kế môi trường dành cho người sử dụng trao đổi với hệ thống thông tin Đây cơng việc quan trọng lý sau: - Giao diện có tính trực quan cao dễ sử dụng Giao diện dễ sử dụng giá thành rẻ Giao diện dễ sử dụng việc đào tạo người sử dụng đơn giản, - giảm chi phí đào tạo Giao diện tốt người sử dụng cần đến hỗ trợ vận hành - gặp cố sai sót thao tác Giao diện tốt người sử dụng thích sử dụng, điều tăng hài lòng khách hàng với hệ thống xây dựng Các dẫn, yêu cầu thiết kế giao diện người dùng: Giao diện người máy (HCI) lĩnh vực rộng nghiên cứu giáo trình khác Những dẫn mang tính gợi ý việc thiết kế giao diện: Tính quán: Đặt nút điều khiển hay dịng thơng báo vị trí xác định cửa sổ, sử dụng cụm từ nhãn thông báo, phối hợp màu thống từ đầu đến cuối, có thống giao diện giúp người sử dụng có hình dung xác cách hoạt động giao diện Thiết lập chuẩn tuân thủ chuẩn: Cách tốt đảm bảo quán giao diện ứng dụng lựa chọn chuẩn công nghệ giao diện chuẩn IBM (1993), Microsoft (1995) thêm dẫn cần thiết thiếu Giải thích quy tắc: Người sử dụng cần phải biết ứng dụng thiết kế ứng dụng hoạt động quán, hệ thống cần giải thích quy tắc lần Phù hợp với người chuyên nghiệp không chuyên: Giao diện cần thiết kế cho người am hiểu chuyên môn hay không thoả mãn Tạo liên kết hình: Nếu chuyển đổi hình khơng thuận tiện người dùng dễ chán nản dễ từ bỏ công việc Thứ tự hình thích hợp tuỳ thuộc vào trình tự cơng việc gây ấn tượng với người dùng 8 Viết thông báo đặt tên cho nhãn phù hợp: Những thông tin văn hiển thị dành cho người dùng viết ngôn ngữ nghèo nàn, không rõ ràng, mập mờ hay viết tắt nhiều gây hiểu lầm thao tác trả lời khơng xác Thơng báo ngồi nội dung cần qn, đặt vị trí thích hợp Đặc biệt thơng báo trả lời cần xếp gần nhau, không đưa sẵn chưa cần thiết Hiểu dẫn: Dùng dẫn cho chức cần thiết để tăng tính quán chương trình đồng thời cần tham khảo dẫn giao diện thành thói quen Sử dụng màu sắc hợp lý: Hạn chế sử dụng màu sắc loè loẹt rực rỡ quá, nên sử dụng màu sắc hợp lý để tạo ý thơng báo hình, nên sử dụng màu sắc quán theo chuẩn thông dụng để có nhìn cảm giác thống ứng dụng; chẳng hạn màu đỏ cho công việc nghiêm trọng, màu vàng cho cảnh báo màu xanh cho việc an tồn diễn bình thường Tn thủ quy tắc tương phản: Trong ứng dụng, sử dụng giao diện hình đọc theo quy tắc tương phản chữ màu tối sáng, chữ xanh trắng chữ xanh đỏ khó đọc Sử dụng phơng chữ thích hợp : Cần sử dụng phơng chữ rõ ràng, phổ biến, dễ đọc với kích thước quy định tuỳ theo mục đích thơng báo Tránh sử dụng nhiều loại phông chữ, đặc biệt nên sử dụng phông tiếng Việt Sử dụng nút mặc định: Tạo nút mặc định hình để người sử dụng kích hoạt cơng việc dễ dàng; nhiên nút khơng nên thực xố hay đúp liệu tránh thao tác vơ tình xảy Tạo mẫu hình: Tạo mẫu kỹ thuật phân tích lặp lại người sử dụng có tham gia tích cực việc tạo ghi hình mẫu Mục đích việc tạo mẫu để người sử dụng biết thiết kế khả thi cho giao diện ứng dụng Sử dụng công cụ tạo mẫu ngôn ngữ bậc cao thích hợp để thiết kế hình ghi theo yêu cầu Cuối mẫu cần đánh giá sau thiết kế số phiên mẫu cần lựa chọn mẫu theo yêu cầu Khi người dùng 9 sử dụng thí điểm mẫu chấp thuận cho giao diện cụ thể trình tạo mẫu dừng lại III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Biểu đồ phân cấp chức hệ thống Quản lý bán hàng Quản lý khách hàng Quản lý mặt hàng Bán hàng Quản lý nhân viên Thêm nhân viên Báo cáo Thêm thông tin Thêm thông tin Tiếp nhận phiếu đặt hàng Sửa chữa thông tin Sửa thông tin Kiểm tra mặt hàng Sửa thông tin Báo cáo tình trạng hàng Xóa bỏ thơng tin Xóa thơng tin Thơng báo Xóa bỏ nhân viên Báo cáo doanh thu Viết hóa đơn Lưu lại thơng tin Xác nhận toán Xuất chuyển hàng Sao lưu 10 10 Hoạt động bán hàng công ty Tomato gồm chức sau đây: - Quản lý khách hàng - Quản lý mặt hàng - Bán hàng - Quản lý nhân viên - Báo cáo Chức quản lý khách hàng - Thêm thông tin: Thêm thông tin khách hàng khách hàng lần đến đặt hàng mua hàng - Sửa chữa thông tin: Sửa thông tin khách hàng khách khách hàng có thay đổi thơng tin: địa nhận hàng, số điện thoại,… - Xóa bỏ thơng tin: Xóa bỏ thơng tin khách hàng - Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin khách hàng vào sở liệu Chức quản lý mặt hàng - Thêm thông tin: Thêm mặt hàng hàng đưa - Sửa thông tin: Sửa thông tin hàng cần thiết - Xóa thơng tin: Xóa thơng tin hàng khơng cịn kinh doanh mặt hàng Chức bán hàng - Tiếp nhận phiếu đặt hàng: Tiếp nhận phiếu đặt hàng từ khách hàng khách hàng đến mua hàng đặt hàng công ty - Kiểm tra mặt hàng: Khi nhận phiếu đặt hàng khách phận kiểm tra mặt hàng phải kiểm tra mặt hàng mà khách yêu cầu hay hết - Thơng báo: Thơng báo cịn hàng hay hết hàng Nếu hết hàng thơng báo từ chối bán hàng - Viết hóa đơn: Khi khách hàng mua hàng viết hóa đơn cho khách hàng để khách hàng toán - Xác nhận toán: Khi khách hàng tốn xong xác nhận tốn chuyển hóa đơn cho phận xuất hàng chuyển hàng 11 11 - Xuất chuyển hàng: Xuất hàng theo hóa đơn nhận được, giao cho khách hàng chuyển hàng tới địa khách - Sao lưu: Lưu lại hóa đơn, lưu trữ phiếu chuyển hàng Chức quản lý nhân viên - Thêm nhân viên: thêm nhân viên vào danh sách tuyển - Sửa đổi thông tin: Sửa đổi thơng tin nhân viên có thay đổi: Thơng tin cá nhân, điện thoại… - Xóa bỏ nhân viên: Xóa bỏ nhân viên kết thúc hợp đồng bị xa thải Chức báo cáo - Báo cáo doanh thu: lập báo cáo doanh thu hàng tháng gửi cho ban giám đốc xem xét - Báo cáo tình trạng hàng: Báo cao cho ban giám đốc tình trạng mặt hàng xuất bao nhiêu? Còn tồn lại bao nhiêu? Để ban giám đốc lên kế hoạch có biện pháp điều chỉnh 12 12 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh Doanh thu Phiếu đặt hàng Quản lý bán hàng Khách hàng Ban giám đốc Kế hoạch Hóa đơn + phiếu đặt hàng Chức chính: Quản lý bán hàng Các đối tác: Khách hàng, nhà cung cấp, ban lãnh đạo 13 13 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Hồ sơ khách hàng Phiếu đặt hàng Khách hàng Hóa đơn toán Mặt hàng đặt Quản lý khách hàng Thanh toán Phiếu chuyển hàng Địa chuyển hàng Quản lý nhân viên Thông tin khách hàng Bán hàng Hàng chuyển Danh sách Thông tin hàng hàng Phiếu chuyển hàng Hóa đơn Hàng xuất, hàng tồn kho Báo cáo Quản lý mặt hàng Hàng Doanh thu Kế hoạch 14 Ban giám đốc 14 Giao diện chương trình: _ Giao diện chương trình: 15 15 _ Giao diện thiết kế phiếu yêu cầu sách: 16 16 _ Thiết kế form nhập thông tin sách: 17 17 ... đây: - Quản lý khách hàng - Quản lý mặt hàng - Bán hàng - Quản lý nhân viên - Báo cáo Chức quản lý khách hàng - Thêm thông tin: Thêm thông tin khách hàng khách hàng lần đến đặt hàng mua hàng - Sửa... a Nhiệm vụ: - Tìm hiểu cấu tổ chức cơng ty Tomato - Khảo sát tình hình thực tế cơng ty Tomato - Áp dụng kiến thức sở liệu, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý b Mục tiêu: - Tìm hiểu... điện thoại,… - Xóa bỏ thơng tin: Xóa bỏ thơng tin khách hàng - Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin khách hàng vào sở liệu Chức quản lý mặt hàng - Thêm thông tin: Thêm mặt hàng hàng đưa - Sửa thông