HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THANH TOÁN HỢP ĐỒNG KINH TẾ Kính gửi: Cán viên chức ĐH SPKT TP.HCM Hiện nay, có số quy định chứng từ toán hợp đồng Để tránh trường hợp đơn vị soạn thảo hợp đồng không cập nhật thơng tin thay đổi Phịng KHTC gửi lại số thông tin giao dịch thay đổi quan trọng sau: Đề nghị Quý Thầy/cô lưu ý để tránh sai sót phải làm lại nhiều thời gian Về hợp đồng biên nghiệm thu lý hợp đồng: Tất dịch vụ phát sinh 5.000.000 đồng phải ký hợp đồng biên nghiệm thu lý hợp đồng Các nội dung cần lưu ý: - Tên pháp nhân ký hợp đồng phải trùng khớp với dấu đóng hợp đồng - Trường hợp tên pháp nhân ký hợp đồng không trùng khớp với tên tài khoản mở ngân hàng/Kho bạc đơn vị thụ hưởng hợp đồng phải ghi cụ thể sau: VD: Châu trí Dũng => đứng tên chủ tài khoản Của CỬA HÀNG HOA LONG Cụ thể ghi sau: Bên B: CHÂU TRÍ DŨNG - CỬA HÀNG HOA LONG Đồng thời bỏ dịng đại diện phía ln - Hợp đồng phải có giá trị tiền; trường hợp toán theo thực tế phát sinh sau ký hợp đồng phải xác định đươc giá trị tạm tính hợp đồng Giá trị tạm tính phải lớn giá trị lý hợp đồng Trường hợp giá trị lý lớn đề nghị ký bổ sung phụ lục hợp đồng - Nơi mở tài khoản ngân hàng/kho bạc bên phải có Tỉnh, Thành phố VD: Ngân hàng Agribank – Chi nhánh 9, TP.HCM - Phải có thời hạn hiệu lực hợp đồng thời điểm ký lý hợp đồng phải nằm khoảng thời gian - Trường hợp Hợp đồng/Biên nghiệm thu lý hợp đồng có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai trang cách đóng giáp lai là: đóng trang lúc,rồi lấy trang thứ để đóng tiếp cho trang sau hết Về số tài khoản giao dịch chuyển tiền : + Đối với hợp đồng kinh tế: Cụ thể ghi mẫu hợp đồng + Riêng hợp đồng triển khai đề tài, dự án NCKH kinh phí Quỹ Phát triển khoa học công nghệ quốc gia cấp đề nghị chủ nhiệm đề tài, dự án NCKH ký hợp đồng với sở, ban, ngành … đề nghị sử dụng số tài khoản sau: - Chủ tài khoản: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.Hồ Chí Minh - Số tài khoản: 3713.0.1055501.00000 mở Kho bạc Nhà nước Thủ Đức TP Hồ Chí Minh Trường hợp đề tài, dự án ký hợp đồng nhận đủ tiền đề nghị chủ đề tài, dự án thông báo cho Sở, ban, ngành chuyển vào số tài khoản Nội dung thẩm quyền ký hợp đồng/nghiệm thu, lý HĐ: - Trường hợp Thầy Phó Hiệu trưởng ký hợp đồng phải ghi rõ Giấy Ủy quyền số 127/GUQ-ĐHSPKT-HCTH ngày 27/09/2013 Hiệu Trưởng Trường Đại Học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Có thể ghi phần ký hợp đồng phần bên tham gia lý hợp đồng Chi tiết: + Thầy Lâm Mai Long ký mảng: sửa chữa, nâng cấp nhà xưởng phịng làm việc học tập, cơng trình sở hạ tầng hợp đồng mua sắm trang thiết bị nội thất cho cơng trình có giá trị 100.000.000 đồng chẵn + Thầy Lê Hiếu Giang ký mảng: đào tạo, mạng internet, điện thoại, mua bán sách ấn phẩm, in ấn văn tư vấn tuyển sinh có giá trị 100.000.000 đồng chẵn + Thầy Ngô Văn Thuyên ký mảng: kiểm định chất lượng, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế giá trị 100.000.000 đồng chẵn - Các hợp đồng kinh tế phát sinh nằm nội dung ủy quyền thầy Hiệu trưởng Đỗ Văn Dũng ký - Khi phát sinh dự trù kinh phí giá trị 100.000.000 đồng khơng tách rời thành hợp đồng 100.000.000 đồng Về Quyết định phê duyệt kết đầu thầu: - Các dịch vụ phát sinh 20 triệu làm định phê duyệt - Các dịch vụ phát sinh từ 20 đến 100 triệu làm “Quyết định định thầu thông thường” - Các dịch vụ phát sinh từ 100 đến 200 triệu làm “Quyết định chọn thầu chào hàng cạnh tranh rút gọn” - Từ 200 triệu đồng trở lên phải tổ chức đấu thầu theo luật Lưu ý: - Số tiền số phải ngăn cách dấu (VD: 20.000.000 đồng) số tiền chữ phải viết hoa chữ chữ sau không viết hoa (VD: Hai mươi triệu đồng) - Hợp đồng bắt buộc phải có số ngày (không ghi tay) Ngày ký Quyết định phê duyệt kết đấu thầu phải trước ngày ký HĐ - Ngày ký Biên nghiệm thu lý hợp đồng phải thời hạn hiệu lực hợp đồng phải với ngày xuất hóa đơn tài - Ngày giao hồ sơ toán P.KHTC phải trước thời hạn hiệu lực 10 ngày - Trường hợp tạm ứng trước hợp đồng không vượt 30% giá trị hợp đồng phải ghi rõ hợp đồng biên nghiệm thu lý hợp đồng Bộ hồ sơ toán báo gồm: - Giấy đề nghị chuyển khoản (lãnh đạo đơn vị ký phần phụ trách phận) - 02 Quyết định định thầu thông thường (nếu từ 20 tr đến 100 tr) - 03 báo giá + tờ trình lựa chọn cơng ty cung cấp (nếu từ 20 tr trở lên) - 02 Quyết định chào hàng cạnh tranh rút gọn (từ 100 tr đến 200 tr) + Nếu chào hàng cạnh tranh thơng thường H/S bao gồm sau: • Thư mời thầu • Lập h/s yêu cầu • Thẩm định phê duyệt h/s yêu cầu • Đăng báo • Bản thương thảo hợp đồng - 02 Hợp đồng Biên nghiệm thu lý hợp đồng - Hóa đơn tài - Biên bàn giao vật tư, tài sản phiếu nhập kho (có xác nhận P.TBVT) Trên số hướng dẫn áp dụng kể từ ngày 01/12/2013 Khi có thay đổi quy định từ quan chức (Bộ GD&ĐT; Bộ TC; KBNN); Phòng KHTC có văn hướng dẫn bổ sung Đề nghị quý thầy cô tham khảo mẫu Quyết định, hợp đồng, lý (kèm theo) để bổ sung thêm thông tin cần thiết BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỒ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự – Hạnh phúc Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng Số: /QĐ-ĐHSPKT năm 201… QUYẾT ĐỊNH Về việc phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu gói thầu “…………” (Nếu 20 triệu đến 100 tr) Về việc phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu gói thầu “………” (100 đến 200 tr) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH - Căn Quyết định số 426/TTg ngày 27 tháng 10 năm 1976 Thủ tướng Chính phủ, quy định mạng lưới tổ chức nhiệm vụ trường đại học; Căn Luật đấu thầu số 43/2014/QH13 ngày 26/11/2013; Căn Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 việc qui định chi tiết thi hành số điều Luật đấu thầu lựa chọn nhà thầu; Xét theo đề nghị trưởng phòng trường ……… QUYẾT ĐỊNH: Điều Phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu gói thầu “……….” sau: - Tên đơn vị trúng thầu: Công ty ………………………… - Giá trúng thầu : …………………… đồng (Bằng chữ: Viết hoa chữ đầu…………………… đồng) - Loại hợp đồng: Hợp đồng trọn gói - Thời gian thực : ……… kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực Danh mục (Vật tư, thiết bị,…) trúng thầu sau: - Hình thức lựa chọn nhà thầu thực hiện: Chỉ định thầu thông thường /chào hàng cạnh tranh rút gọn / đấu thầu rộng rãi/ V.v……( tùy thuộc vào đơn vị lựa chọn hình thức ghi loại hình thức vào dịng này) Điều Giao cho Phịng ………………… chịu trách nhiệm liên hệ với Công ty …………………… để hoàn thiện ký kết hợp đồng Điều Trưởng Phịng …………………, Kế tốn trưởng phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; KBNN (để kiểm soát chi); Lưu …… HIỆU TRƯỞNG Đóng dấu giáp lai DANH MỤC VẬT TƯ THIẾT BỊ Kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHSPKT-HCTH ngày tháng năm 2013 STT Loại hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Tổng cộng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Thành tiền Độc lập – Tự – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: /…………… - Căn Luật dân số 33/2005/QH11 ngày 14/6/2005 Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam - Căn Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005 Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam - Căn Quyết định phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu số: / ngày / /2013 Hiệu Trưởng trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TP.HCM - Căn vào khả nhu cầu hai bên Hôm nay, ngày tháng năm 2013, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, gồm có : BÊN A: TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH Đại diện ơng: - Chức vụ: (Theo Giấy ủy quyền số 127/GUQ–ĐHSPKT–HCTH ngày 27/09/2013 Hiệu Trưởng Trường Đại Học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM) thầy Phó.Hiệu trưởng ký Địa : 01 Võ Văn Ngân, P Linh Chiểu, quận Thủ Đức – TP.HCM MST : 0302721706 : 08.38968641 Tài khoản : 9523.1.1055501 9527.1.1055501 3712.1.1055501.00000 - Tại Kho Bạc Nhà Nước Thủ Đức - TP.HCM BÊN B: ………………………………… Đại diện : ………………………………… Chức vụ: ……………………… (Theo Giấy ủy quyền số ………ngày …./… /…… ……….) cấp phó ký kèm theo giấy Ủy quyền –bản photo y Địa : ……………………………………………… MST : ……………………………………… Tài khoản số : …………………………… Tại NH : Nông nghiệp & phát triển nơng thơn chi nhánh Thủ Đức – TP.Hồ Chí Minh Điều I: Nội dung hợp đồng: (Gợi ý thay đổi theo thực tế) Bên B đồng ý cung cấp cho bên A loại hàng hóa sau: ( tùy thuộc vào nội dung thực tế VD: vật tư, hàng hóa, thiết bị … ) thay vào chỗ hàng hóa STT Loại hàng hóa Tổng cộng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Điều II: Quy cách, tiêu chuẩn kỷ thuật, xuất xứ hàng hóa Điều III: Giá trị hợp đồng, Phương thức thời hạn toán - Tổng giá trị hợp đồng: đồng Bằng chữ: (Viết hoa chữ đầu…………………… đồng) - Bên B giao hàng chủng loại, số lượng ……… Bên A yêu cầu vào (ngày/tháng……) Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM - Bên A tạm ứng cho bên B 30% giá trị hợp đồng tương ứng với số tiền …….đồng sau hợp đồng ký kết (Nếu tạm ứng thêm dịng này; khơng tạm ứng khơng đưa vào hợp đồng) - Bên A toán cho bên B …………………………….sau hợp đồng nghiệm thu, lý kèm theo hóa đơn tài Điều IV: Thời hạn thực hợp đồng …………… (là số ngày tính từ ngày hai bên ký kết hợp đồng thời gian toán P.KHTC thời hạn HĐ khoảng 10 ngày => mục đích để kéo dài thời gian tốn khơng bị hết hạn, lưu ý kéo dài thời gian Điều V: Điều khoản chung Hai bên cam kết thực điều khoản ghi hợp đồng, bên làm sai bên chịu trách nhiệm bồi thường khoản tổn thất bên gây Trường hợp có khó khăn trở ngại phải báo cho biết trước 07 ngày để hai bên bàn bạc giải Hợp đồng lập thành 04 bản, bên giữ 02 có giá trị pháp lý kể từ ngày ký ĐẠI DIỆN BÊN A Chức danh ĐẠI DIỆN BÊN B Chức danh CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU, THANH LÝ HỢP ĐỒNG Căn hợp đồng số: / ngày tháng năm 2013 ký kết Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh ……………………………… Hơm nay, ngày tháng năm 2013, chúng tơi gồm có: BÊN A: TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH Đại diện ông: - Chức vụ: Theo Giấy ủy quyền số 127/GUQ–ĐHSPKT–HCTH ngày 27/09/2013 Hiệu Trưởng Trường Đại Học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM (Nếu P.Hiệu trưởng ký đưa dòng vào) Địa : 01 Võ Văn Ngân, P Linh Chiểu, quận Thủ Đức – TP.HCM MST : 0302721706 : 08.38968641 Tài khoản : 9523.1.1055501 9527.1.1055501 3712.1.1055501.00000 Tại Kho Bạc Nhà Nước Thủ Đức - TP.HCM BÊN B: CỬA HÀNG SÁCH VÕ VĂN NGÂN Đại diện : ………………………………… Chức vụ: ……………………… (Nếu cấp phó ký phải kèm theo Giấy Ủy quyền số…… , ngày … /…./20….….của … ) Địa : ……………………………………………… MST : ……………………………………… Tài khoản số : …………………………… Tại NH : Nông nghiệp & phát triển nông thôn chi nhánh Thủ Đức – TP.Hồ Chí Minh Hai bên thỏa thuận tiến hành nghiệm thu lý hợp đồng số : ngày tháng năm 2013 sau: /………đã ký Điều 1: Bên B hoàn tất việc ……………………… theo yêu cầu bên A, Hàng 100% yêu cầu quy cách, số lượng, chất lượng Điều 2: Giá trị hợp đồng lý: ……… đồng Bên A tạm ứng cho Bên B số tiền…………( Nếu tạm ứng thêm dịng này; khơng tạm ứng bỏ dịng ra) Bên A có trách nhiệm tốn số tiền cịn lại …………………… đồng (Nếu khơng tạm ứng bỏ chữ lại) Bằng chữ: (Viết hoa chữ đầu…………………… đồng) Thanh toán chuyển khoản sau Biên nghiệm thu lý hợp đồng lý kết Điều 3: Sau Bên B nhận số tiền nói hợp đồng coi lý Biên lập thành 04 có giá trị nhau, bên giữ 02 ĐẠI DIỆN BÊN A Chức danh ĐẠI DIỆN BÊN B Chức danh Bộ Giáo Dục Đào Tạo CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc PHỊNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN KHOẢN Họ tên người đề nghị: …………………………………………………………………………… Đơn vị: ………………………………………………………………………………………… …… Xin đề nghị chuyển số tiền: ………………………………………………………………………… Bằng chữ: …………………………………………………………………………………………… Về khoản: …………………………………………………………………………………………… Kèm theo chứng từ :…………………………………………… …………………………………… Trả cho: ……………………………………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………… Số tài khoản: ………………… ngân hàng …………………………………………………… BGH duyệt P.Kế hoạch Tài TP HCM ngày Phụ trách phận tháng năm 20 Người đề nghị ... hợp đồng/nghiệm thu, lý HĐ: - Trường hợp Thầy Phó Hiệu trưởng ký hợp đồng phải ghi rõ Giấy Ủy quyền số 127/GUQ-ĐHSPKT-HCTH ngày 27/09/2013 Hiệu Trưởng Trường Đại Học Sư phạm Kỹ thu? ??t TP.HCM Có... ngày ký HĐ - Ngày ký Biên nghiệm thu lý hợp đồng phải thời hạn hiệu lực hợp đồng phải với ngày xuất hóa đơn tài - Ngày giao hồ sơ toán P.KHTC phải trước thời hạn hiệu lực 10 ngày - Trường hợp... biên nghiệm thu lý hợp đồng Bộ hồ sơ toán báo gồm: - Giấy đề nghị chuyển khoản (lãnh đạo đơn vị ký phần phụ trách phận) - 02 Quyết định định thầu thông thường (nếu từ 20 tr đến 100 tr) - 03 báo