SacombankVBR-HuongDanSuDung

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI TIÊU THẺ TRỰC TUYẾN (VISA BUSINESS REPORTING) Sacombank Visa Business Reporting (VBR) công cụ báo cáo dành riêng cho Khách hàng Sacombank có sử dụng Thẻ doanh nghiệp Khách hàng đăng ký sử dụng cơng cụ thơng qua đường link ngân hàng cung cấp chủ động cập nhật thêm người dùng/ thẻ A ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG VBR: Cổng đăng ký: https://register.businesssolutions.visa.com/sacombank/vbr Lưu ý: Khách hàng cần sử dụng email Cấp quản lý doanh nghiệp để đăng ký hệ thống cấp quyền quản trị (Business Administrator – phân quyền cao nhất, có thêm chức quản lý người dùng khác doanh nghiệp) Bước 1: Sử dụng trình duyệt máy tính vào đường dẫn Ngân hàng cung cấp để đăng ký: Các thơng tin cần thiết: • Email cấp quản lý, • Thẻ doanh nghiệp kích hoạt Nhập liệu email -> nhấn Đăng ký (Register) Bước 2: Màn hình giới thiệu tổng quan 360 VBR, Điều kiện điều khoản sử dụng dịch vụ, nhấn Bắt đầu (Get Started) Bước 3: Nhập liệu thông tin đăng ký: Có vùng thơng tin: • Thơng tin cá nhân (Personal information): nhập họ tên, email, số điện thoại (cấp quản lý) • Thơng tin thẻ: nhập thông tin Thẻ doanh nghiệp cần sử dụng VBR (Khách hàng sử dụng thơng tin thẻ ghi nợ/ thẻ tín dụng doanh nghiệp theo nhu cầu) Trường hợp Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng VBR nhiều thẻ doanh nghiệp, nhập trước thẻ bất kỳ, thẻ cịn lại bổ sung sau hồn tất đăng ký • Thơng tin địa (Billing Address): nhập thông tin địa Doanh nghiệp • Tên doanh nghiệp: nhập tên Doanh nghiệp Sau hồn tất nhập liệu, đồng ý Chính sách, Điều kiện, Điều khoản, nhấn Xác nhận thông tin (Begin validation) Bước 4: Hệ thống hiển thị hình nhập thêm thẻ, Chọn Khơng (No) (Khách hàng có Thẻ doanh nghiệp bổ sung thêm thẻ sau) chọn Có (Yes) để đăng ký thêm thẻ, sau nhấn Gửi (Submit) hoàn tất đăng ký Hoàn tất đăng ký, kết đăng ký thông tin đăng nhập hệ thống gửi tự động đến email đăng ký vòng 24~36 Bước 5: Nhận email thông báo Tài khoản VBR mới: Khách hàng nhận email tự động từ hệ thống thông báo kèm thông tin đăng nhập mẫu bên From: "system@intellilink.visa.com" Date: May 22, 2021 at 23:30:07 GMT+7 To: Subject: Visa Business Reporting New User Account Reply-To: donotreply@intellilink.visa.com Dear Nguyen Nguyen, Congratulations! Your Visa Business Reporting account has been approved and set up Your temporary password is: a8BC7DEF To login for the first time, please follow the following steps: Click on this link: https://commercial.visaonline.com/ Enter your email address in the "Email Address" field Enter the temporary password indicated above and click on “Login” Follow instructions on the screen to create a new password You will then be prompted to select and provide answers to four identity questions Review and accept the "Terms of Use" Use your email address and NEW password to access VBR Reminder: To access VBR directly, please bookmark https://commercial.visaonline.com/ for future use Online Help can be found in the right hand top corner of any screen If you have any questions about the information provided, please contact your Financial Institution This is an automated e-mail Please not reply to this message The information contained in this transmission is confidential It is intended only for the use of the individual or entity named above If you, the reader of this message, are not the intended recipient, you are hereby notified that any dissemination, distribution or copying of this communication is strictly prohibited If you have received this communication in error please delete it promptly and contact your financial institution immediately Bước 6: Đăng nhập lần đầu cài đặt mật khẩu, câu hỏi bảo mật: Truy cập trang web VBR: https://commercial.visaonline.com (Khách hàng lưu lại (bookmark) đường dẫn để sử dụng cho lần truy cập sau) • Username: email đăng ký • Password: mật tạm thời email Thông báo Bước 7: Khách hàng cập nhật mật câu hỏi bảo mật để bắt đầu sử dụng công cụ Tại hình tạo mật (Create Your Password) • Khách hàng nhập lại mật tạm thời (trên email) Re-enter temporary password • Nhập mật (New Password) xác nhận mật (Confirm Password) Lưu ý: mật thức có độ dài từ 8-64 ký tự cần bao gồm tối thiểu ký tự thường (lowercase), ký tự in hoa (uppercase), chữ số (numeric) ký tự đặc biệt (special character) sau ! @ # $ % ^ & *, không sử dụng tên đăng nhập làm mật • Sau hồn tất nhập liệu mật khẩu, Khách hàng nhấn Tiếp tục (Continue) để tiếp tục cập nhật câu hỏi bảo mật • Khách hàng lựa chọn câu hỏi khác danh sách nhập đáp án tương ứng Câu hỏi bảo mật sử dụng Khách hàng đăng nhập thiết bị mới/ sử dụng chức quên mật Sau hoàn tất khai báo câu hỏi bảo mật, Khách hàng nhấn đăng nhập (Login) để tiếp tục Lưu ý: nhập sai mật khẩu/ trả lời sai câu hỏi bảo mật lần tài khoản Khách hàng bị khóa • Khi đăng nhập lần đầu, Khách hàng cần xem, đồng ý (Accept) Điều kiện sử dụng để tiếp tục: Bước 8: Truy cập VBR cách nhấn Dịch vụ (My Services) chọn Visa Business Reporting hình Tổng quan (Overview) Ghi chú: hình Khách hàng có tài khoản quản trị doanh nghiệp (Business Administrator) đăng ký thêm thẻ cách nhấn vào Quick Link: ENROLL ADDITIONAL CARDS TO VBR (1) (2) Sau hoàn tất tạo tài khoản người dùng VBR Doanh nghiệp, Khách hàng đăng ký bổ sung thêm tài khoản sử dụng VBR Chi tiết theo Mục Phần C Hướng dẫn sử dụng B CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA VBR: I Chức theo kênh sử dụng: Kênh sử dụng Chức Đăng ký tài khoản VBR/ thêm thẻ/ Trình duyệt Trình duyệt Ứng dụng máy tính thiết bị di động thiết bị di động Có Khơng Khơng Xem biểu đồ Có Có Khơng Nhận thơng báo giao dịch thẻ Khơng Khơng Có Có Có Có Có Khơng Khơng thêm người sử dụng Chức liên quan giao dịch: • Thêm ghi chú, chứng từ giao dịch; • Phân bổ giá trị giao dịch nhiều danh mục chi tiêu; • Thêm danh mục chi tiêu Xem lịch sử giao dịch Xem báo cáo, thơng báo định lịch II Chức theo nhóm quyền: • Nhóm quyền quản trị doanh nghiệp (Business Administrator): sử dụng tất chức năng, tra cứu toàn thẻ đăng ký VBR doanh nghiệp, đồng thời có thêm chức quản lý người dùng (cấp mới, điều chỉnh, hủy bỏ user khác cán nhân viên doanh nghiệp tài khoản cấp cho Bên thứ 3) • Nhóm quyền người sử dụng thẻ (Business CardHolder): sử dụng chức tra cứu, báo cáo, quản lý giao dịch (gồm bổ sung chứng từ, ghi lên giao dịch) phát sinh thẻ • Nhóm quyền kiểm sốt (Business Auditor): có chức tra cứu, xem thơng tin tồn thẻ đăng ký VBR Doanh nghiệp C CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG THEO KÊNH SỬ DỤNG I Trình duyệt máy tính: Hồ sơ tơi (My Profile) (1) (2) • Xem, điều chỉnh thơng tin cá nhân tài khoản sử dụng, thơng tin phép điều chỉnh: • o Họ tên (Last/ First Name), o Mã số nhân viên (Employee ID), o Ngôn ngữ, múi giờ, số điện thoại quan (Language, Time Zone, Phone Number) Xem thông tin đăng nhập, thay đổi mật gần (Last Login/ Password Change Date) • Cài đặt trang hiển thị (Landing Page) truy cập VBR VD: Khách hàng muốn truy cập VBR hiển thị hình bảng điều khiển biểu đồ chọn Landing Page Dashboard Bảng điều khiển báo cáo (Dashboard) Khách hàng nhấn vào Add Chart để thêm biểu đồ Chọn loại biểu đồ ô Chart Metric, có nhóm biểu đồ: Doanh số, số lượng giao dịch chi tiêu Thẻ theo: • Thẻ (Spend by Card) • Tháng (từng thẻ/ tất thẻ) (Company or Card Spend by Month) • Danh mục chi phí (Spend by Expense Categories) • Đơn vị chấp nhận thẻ (Spend by Merchants) • Danh mục Cơng ty (Spend by My Categories) • Giao dịch khơng qua thẻ (Non-Card Transactions) Xu hướng giao dịch (so sánh liệu kỳ kỳ liền trước tương ứng) theo: • Danh mục chi phí (Trend by Expense Categories) • Danh mục Cơng ty (Trend by My Categories) • Đơn vị chấp nhận thẻ (Trend by Merchants) • Thẻ (Trend by Card) Thơng báo chi tiêu thẻ (Notifications) • Quản lý danh mục chi tiêu (Expense Category), tạo danh mục chi tiêu theo nhu cầu • Thiết lập định mức chi tiêu: o Tổng giao dịch theo danh mục (Category) o Từng giao dịch (Transaction) Trường hợp Tổng giao dịch doanh mục/ giá trị giao dịch khoản thời gian/ kỳ hóa đơn vượt định mức hiển thị thông tin Cho phép lập lịch thông báo tương lai Quản lý, phân loại giao dịch (Manage Transaction) a Tra cứu giao dịch • • Tìm kiếm giao dịch tìm kiếm (Search Transaction) theo: o Tên người sử dụng thẻ (Cardholder Name) o Tên Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant Name) o Giá trị giao dịch (Billing Amount) Có thể bổ sung thêm lọc Tìm kiếm nâng cao (nhấn vào Advanced Search) gồm: o Thời giao giao dịch (Start Date, End Date) o Giá trị giao dịch (Amount) o Danh mục chi tiêu (Category) o Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant) b Bổ sung thông tin giao dịch: (1) (2) Khách hàng bấm vào ô vuông (check box) trước giao dịch, sau bấm Tùy chọn (Option) để bổ sung thơng tin cho giao dịch gồm: • Bổ sung ghi (Note): Khách hàng bổ sung nhiều ghi (mỗi ghi lên đến 2000 ký tự) • Bổ sung chứng từ đính kèm (Attachment): Có thể bổ sung hình ảnh, file scan (hóa đơn, chứng từ liên quan), email trao đổi, (các định dạng tệp hỗ trợ: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, OFT, HTM, HTML, MHT, MHTML, RTF, ZIP, GIF, PNG, JPG, JPEG, MSG, EML, TIF, TIFF, and BMP, tổng dung lượng chứng từ đính kèm cho giao dịch khơng vượt q 5MB) • Phân loại giao dịch theo Danh mục chi tiêu (Categorize) phân bổ (số tiền/ tỷ lệ phần trăm) giao dịch vào nhiều Danh mục chi tiêu (Split Transaction) Báo cáo (Reports) Tạo (Run), lập lịch (Schedule) loại báo cáo giao dịch theo: • Thẻ sử dụng (Cardholder Report) • Danh mục chi tiêu (Expense Category Report) • Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant Report) • Danh mục tài khoản sử dụng khởi tạo (My Category Report) • Các giao dịch khơng ghi nhận cho thẻ (Non-Card Transaction Report) Quản trị (Administration) Gồm chức quản trị: • Xuất Danh sách thẻ công ty đăng ký VBR (Export Card Account List) • Quản lý người sử dụng VBR (Manage Users, dành cho tài khoản có nhóm quyền quản trị - Business Administrator) o Khách hàng nhấn vào thêm tài khoản (Add User) để tạo thêm tài khoản người dùng sử dụng VBR Điền thông tin người dùng (User Information), nhóm quyền (User Privilege) ưu tiên hiển thị (Landing Page) Lưu ý: Tại mục Cơ cấu (Organization) Khách hàng cần chọn: ✓ Tên doanh nghiệp để chọn nhóm quyền (Role) Quản trị (Business Administrator) Kiểm soát (Business Auditor) ✓ Số thẻ doanh nghiệp để chọn nhóm quyền (Role) Người sử dụng thẻ (Business Cardholder) Sau hoàn tất nhập liệu, nhấn Thêm người dùng (Add User) để hoàn tất nhấn Nhập lại từ đầu (Reset Form) để nhập lại Ghi chú: Khi tạo user Thành công, hệ thống thông báo mật tạm thời hình tạo tài khoản, đồng thời gửi email Thông báo đến người sử dụng theo địa email đăng ký Người sử dụng hoàn tất bước để sử dụng VBR theo hướng dẫn Phần A (chỉ thực từ Bước trở đi) o Khách hàng nhấn Tìm kiếm (Search) để hiển thị danh sách tất người dùng VBR Doanh nghiệp tìm kiếm người dùng cụ thể theo địa email, Họ/ tên Nhấn vào tài khoản người dùng (Username) để cập nhật thông tin tài khoản Các thông tin phép điều chỉnh: ✓ Họ tên (Last/ First Name), ✓ Mã số nhân viên (Employee ID), ✓ Ngôn ngữ, múi giờ, số điện thoại quan (Language, Time Zone, Phone Number) ✓ Cài đặt trang hiển thị (Landing Page) truy cập VBR ✓ Cập nhật trạng thái tài khoản (Change Account Status): hoạt động (Active); khóa (Disabled) ✓ Hỗ trợ khởi tạo lại mật (Manage password), câu hỏi bảo mật (Manage Identity Questions) ✓ Điều chỉnh/ Bổ sung nhóm quyền người dùng (Add New Privilege) Sau Bổ sung/ Điều chỉnh, Khách hàng nhấn Gửi (Submit) để hoàn tất II Ứng dụng thiết bị di động (Visa Biz Receipt): Tải, đăng nhập ứng dụng a Tải ứng dụng: Khách hàng tìm kiếm Kho ứng dụng (Apps Store) theo tên Visa Biz Receipt sử dụng đường dẫn bên để tải ứng dụng thiết bị di động Visa Biz Receipt Đường dẫn tải ứng dụng theo hệ điều hành: • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visa.businessreceipts • iOS: https://apps.apple.com/us/app/biz-receipts/id1180714846 (hỗ trợ hệ điều hành iOS 13/ Android trở lên) b Đăng nhập: Sau cài đặt ứng dụng thành công, Khách hàng sử dụng thông tin Đăng nhập VBR để đăng nhập vào ứng dụng Lưu ý: lần đăng nhập đầu tiên, Khách hàng cần đọc, đồng ý (Accept) Điều kiện sử dụng để bắt đầu sử dụng ứng dụng Màn hình mặc định đăng nhập hình Danh sách giao dịch (Transactions), Khách hàng nhấn vào hình khác để chuyển sang Các chức a Nhận thông báo phát sinh giao dịch (Notification) Cài đặt thơng báo: Bước 1: Khách hàng nhấn góc trái hình để hiển thị danh sách Menu, chọn Cài đặt (Settings) Bước 2: Bật/ Tắt thông báo giao dịch thẻ (Notifications Enabled, với Bật) Bước 3: Cài đặt thẻ nhận thông báo giao dịch (Notifications Enabled for, nhấn vào Thẻ cần bật thông báo, với Bật ) b Tra cứu, bổ sung thông tin cho giao dịch Có 02 cách để Khách hàng bổ sung thơng tin cho giao dịch: (1) Nhấn trực tiếp vào thông báo giao dịch, (2) Nhấn vào giao dịch danh sách giao dịch (Transactions) Các chức hình chi tiết giao dịch: • Phân giao dịch vào Danh mục chi tiêu (Categories) • Đính kèm chứng từ giao dịch (Attachment) • Bổ sung ghi giao dịch (Notes) • Phân bổ giao dịch nhiều Danh mục chi tiêu theo giá trị tỷ lệ phần trăm: Sau Phân giao dịch vào Danh mục chi tiêu, Khách hàng phân bổ phần giá trị giao dịch vào Danh mục khác cách nhấn Phân giao dịch (Split)