quy-che-vt-lt

SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC CỘNG HỒ XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM –––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––– Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Xuân Lộc (Ban hành kèm theo Quyết định số 54/QĐ-THPT ngày 26 tháng năm 2013 trường THPT Xuân Lộc.) ––––––––––––––––––––––– Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng a) Quy chế áp dụng quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trường trường THPT Xuân Lộc (sau gọi nhà trường) b) Quy chế áp dụng thống Tổ Hành phận chun mơn, đồn thể nhà trường (sau gọi chung phận) Đối tượng điều chỉnh a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Điều Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng có trách nhiệm chung Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo phận phân công phụ trách tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ nhà trường; ký ban hành văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; đạo triển khai thực hiện, xử lý văn văn đến Tổ trưởng Tổ Hành giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ nhà trường; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ phận Trưởng phận có trách nhiệm phân cơng, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, giáo viên, nhân viên phận thực nhiệm vụ giao; phối hợp với phận khác để thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Quy chế Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường/ thực nhiệm vụ giao việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định Quy chế Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư lưu trữ quan Phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường có 01 người chuyên trách làm việc điều hành trực tiếp Hiệu trưởng Tổ trưởng Tổ Tổ Hành Nhiệm vụ văn thư nhà trường a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình Hiệu trưởng; b) Chuyển giao văn đến cho phận, cá nhân sau có ý kiến Hiệu trưởng; c) Giúp Tổ trưởng Tổ Hành theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến; d) Phối hợp với phận, trình dự thảo văn để Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng xem xét, duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn đi; đóng dấu nhà trường dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); e) Đăng ký văn đi; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn đi; g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường; i) Bảo quản, sử dụng dấu quan loại dấu khác; k) Ứng dụng thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhà trường Nhiệm vụ lưu trữ nhà trường a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều Nhân viên văn thư lưu trữ Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật hành Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư lưu trữ Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành tham mưu Hiệu trưởng việc lập dự trù kinh phí tổ chức thực trang bị thiết bị chuyên dùng, tổ chức hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu công tác văn thư lưu trữ nhà trường từ nguồn kinh phí cấp thường xuyên từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư lưu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhà trườngthực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Quy chế Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Trưởng phận có trách nhiệm quản lý văn độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật lĩnh vực phụ trách Nhân viên văn thư lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật hành Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Những hình thức văn nhà trường phép ban hành loại văn hành thơng thường như: định (cá biệt), quy chế, quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển văn chuyên ngành nhà trường Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng phận cán bộ, giáo viên, nhân viên chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn phải thực thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (Kèm theo phụ lục quy định) Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn hành thơng thường nhà trường quy định sau: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao Trưởng phận cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì phối hợp soạn thảo Các văn đạo quan cấp trên, cần phải triển khai văn nhà trường Căn ý kiến đạo Hiệu trưởng , Trưởng phận chuyển giao cho giáo viên, nhân viên phận trực tiếp soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng phận phải chịu trách nhiệm nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn giáo viên, nhân viên thực Khi giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm thực cơng việc sau: Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt thảo văn có kèm theo tài liệu liên quan Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến phẫn khác quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo Khi giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm cung cấp thơng tin, đề xuất ý kiến lĩnh vực giao phụ trách để người giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn hồn thành nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, xác theo quy định Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Công việc duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt thực qua văn giấy trao đổi qua hộp thư điện tử cá nhân nhà trường cấp Trưởng phận giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm duyệt thảo (sửa chữa, bổ sung) ký tắt xác nhận duyệt vào cuối dịng phần nội dung văn (đã hồn chỉnh sau duyệt) giáo viên, nhân viên soạn thảo trước trình lãnh đạo nhà trường ký ban hành Đối với văn quan trọng phải ký tắt xác nhận duyệt cuối trang Lãnh đạo nhà trường duyệt nội dung văn (đã Trưởng phận duyệt ký tắt xác nhận) ký ban hành Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo nhà trường ý kiến bổ sung vào Phiếu giải văn đến ghi trực tiếp vào văn soạn thảo (hoặc cho ý kiến qua hộp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa, bổ sung để trình ký ban hành cho quy định Cán bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn sau hoàn thành dự thảo văn đi, chuyển cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trường duyệt, ký ban hành Hồ sơ trình ký bao gồm: Phiếu giải văn đến; văn đến, dự thảo văn tài liệu khác có liên quan Trường hợp lãnh đạo nhà trường có sửa chữa, bổ sung thảo văn bản, lãnh đạo nhà trường chuyển lại cho nhân viên văn thư để chuyển giao cá nhân phụ trách soạn thảo điều chỉnh, bổ sung gửi lại nhân viên văn thư trình lại lần với lãnh đạo nhà trường xem xét, định Điều 11 Đánh máy, nhân Việc soạn thảo văn hành thơng thường cán bộ, giáo viên, nhân viên giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay, người giao đánh máy phải đảm bảo nguyên văn thảo, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo viết tay người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân số lượng phát hành a) Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng ghi nơi nhận văn Nếu gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách, cần phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nơi nhận nguyên tắc văn gửi đến quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan tới nội dung văn quan cấp gửi văn đạo; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng không thuộc phạm vi điều chỉnh khơng có liên quan đến nội dung văn c) Các đối tượng quy định gửi văn điện tử (theo quy định Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời sử dụng văn điện tử để giao dịch văn hành Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai) văn khơng cần phải nhân giấy để gửi; cần nhân đủ số lượng để lưu Giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật Hiệu trưởng nhà trường định thực theo quy định bảo mật Nhà nước Điều 12 Kiểm tra văn trước ban hành Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng phận cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Hiệu trưởng độ xác nội dung văn soạn thảo, duyệt thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ giao Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định; xác định văn gửi hình thức văn điện tử hay văn giấy Nhân viên văn thư Tổ trưởng Tổ Hành kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn trước Hiệu trưởng trước pháp luật Trường hợp dự thảo văn chưa quy định hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thẩm quyền ký ban hành, nhân viên văn thư Tổ trưởng Tổ Hành quyền yêu cầu phận cá nhân chủ trì soạn thảo văn điều chỉnh, bổ sung cho quy định Điều 13 Ký văn Thẩm quyền ký văn a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất văn nhà trường ban hành; b) Hiệu trưởng giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật nội dung văn ký Người ký văn có trách nhiệm kiểm tra yêu cầu số lượng ký trực tiếp; số lượng phát hành Khi ký văn khơng ký bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 14 Bản văn Các hình thức, thể thức văn thực theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Các hình thức quy định Quy chế gồm y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: y trích sao, lục; tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu nhà trường; nơi nhận (như phụ lục kèm theo Quy chế này) Bản y chính, trích lục thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định Khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát nhà trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành để gửi Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Việc quản lý văn đến văn thực theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách quản lý văn áp dụng theo quy định Thơng tư số 07/2012/TT-BNV Điều 15 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến nhà trường qua đường bưu điện, gửi trực tiếp, gửi fax gửi qua hộp thư điện tử (sau gọi chung văn đến) trước tiên phải chuyển đến nhân viên văn thư xử lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; ghi nội dung Phiếu giải văn đến kèm theo văn đến; Trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ủy quyền xử lý ban đầu trường hợp Hiệu trưởng) vắng mặt quan để phân công xử lý; chuyển giao văn đến phân công xử lý tới phận và cá nhân; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào Sổ Công văn đến Các văn cán bộ, giáo viên, nhân viên họp mang nhận trực tiếp, nhận từ hộp thư điện tử nhà trường phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Các văn đến không đăng ký văn thư, phận, cá nhân trách nhiệm giải Đối với văn đến quy định Điều 15 Quy chế này, cán văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang, phân loại, đóng dấu đến, đăng ký vào Sổ Công văn đến Trường hợp văn đến bị thiếu, rách, bị bóc niêm phong văn bên khơng với số ghi ngồi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến quan muộn thời gian ngồi bì trường hợp phát sai sót, cán văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi biết báo cáo với Tổ trưởng Tổ Hành xem xét giải Nếu cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nhà trường có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Tổ trưởng Tổ Hành chính, chuyển cho nhân viên văn thư xử lý theo quy định Nếu văn mật văn có tên cụ thể cán bộ, giáo viên, nhân viên người nhận, cần chuyển giao cho người có thẩm quyền, cá nhân liên quan xử lý trước bóc bì Sau người có thẩm quyền cá nhân liên quan bóc bì, văn có liên quan cơng việc nhà trường phải chuyển lại cho nhân viên văn thư đăng ký, chuyển xử lý theo quy định; văn mật sau Hiệu trưởng xử lý phải chuyển cho người có trách nhiệm liên quan quản lý theo chế độ mật Trường hợp văn điện tử, nhân viên văn thư người phụ trách hộp thư điện tử nhà trường tải xuống, in ấn thực đăng ký văn đến theo quy định Nếu fax cần chụp lại để bảo quản lâu dài khơng bị phai mực đóng dấu văn đến, lưu với fax Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải lập Phiếu xử lý văn đến, trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng xử lý chuyển giao phận, cá nhân ngày nhận, làm việc sau có ý kiến xử lý Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng chuyển giao văn đến phận, cá nhân, nhân viên văn thư phải vào Sổ chuyển giao văn đến Sổ Theo dõi giải văn đến Nếu văn “KHẨN” phải bóc bì, đăng ký, trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng xử lý kịp thời chuyển giao cho người phân công giải quyết, kể lúc ngồi làm việc Trường hợp q khẩn cấp chuyển cho người có trách nhiệm xử lý giao lại cán văn thư đăng ký văn đến sau Yêu cầu chuyển giao xác, giữ bí mật nội dung văn Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung, Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm phận phân cơng phụ trách, có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Trưởng phận cá nhân giao nhiệm vụ cần giải kịp thời, luật định báo cáo Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng sau giải Tổ trưởng Tổ Hành có trách nhiệm (hoặc giao nhân viên văn thư) giúp Hiệu trưởng tổ chức theo dõi, đôn đốc phận cán bộ, giáo viên, nhân viên việc giải văn đến Thời hạn hoàn thành giải văn đến loại khẩn chậm ngày mà quan gửi văn đến yêu cầu giải quyết; loại bình thường trước 01 ngày mà quan gửi văn đến yêu cầu giải Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải khơng q 15 ngày làm việc Điều 19 Trình tự quản lý văn Tất văn nhà trường phát hành phải nhân viên văn thư quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; Đóng dấu nhà trường dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; trường hợp văn văn điện tử phải gửi từ hộp thư điện tử nhà trường từ địa c3.xuanloc@dongnai.edu.vn để gửi đến quan, đơn vị Lưu văn Điều 20 Chuyển phát đính văn Văn sau ký ban hành đăng ký cần chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc Nếu văn khẩn phải đóng dấu “HOẢ TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” “KHẨN” tuỳ theo mức độ văn ngồi bì thư Đối với văn mật phải đóng dấu “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” “MẬT” tuỳ theo mức độ văn ngồi bì thư Có thể chuyển cho nơi nhận Fax chuyển văn điện thử qua mạng thông tin nhanh (Website, Email) quy định Quyết định số 239/QĐSGDĐT ngày 15/3/2010 Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời sử dụng văn điện tử để giao dịch văn hành Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương nhà trường Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn hành nhà trường Điều 21 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc (là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn nhà trường ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền) lưu Văn thư nhà trường (là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn nhà trường ban hành, tức chụp lại từ gốc chưa có đóng dấu quan Sở đóng dấu phát hành) lưu hồ sơ giải công việc cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo Bản gốc lưu Văn thư nhà trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước Tuyệt đối không mang lưu khỏi nhà trường, cần khai thác phải có đồng ý Hiệu trưởng Bản lưu phải sử dụng loại giấy tốt có độ pH trung tính, in mực bền màu bảo quản lâu dài Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ NHÀ TRƯỜNG Việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường thực theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ áp dụng theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung tên loại văn bản; quan ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ phận cá nhân Nội dung việc lập hồ sơ hành a) Mở hồ sơ: Căn danh mục hồ sơ lập hàng năm xác định nhiệm vụ phân công cụ thể, cán bộ, cơng chức chuẩn bị bìa hồ sơ cho cơng việc, ghi tiêu đề lên bìa để quản lý văn liên quan đến công việc giao giải Bìa hồ sơ sử dụng theo mẫu quy định b) Thu thập văn đưa vào hồ sơ: Cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào bìa hồ sơ có liên quan xếp theo trình tự hợp lý c) Kết thúc biên mục hồ sơ: Sau hồn tất cơng việc, tiến hành kiểm tra tập hồ sơ lập, bổ sung văn thiếu; loại văn trùng, thừa, nháp tài liệu không cần thiết Chuẩn bị sẵn sàng để nộp lưu trữ theo thời hạn quy định Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ nhà trường; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường Các phận cá nhân phải giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành nhà trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần thiết muốn giữ lại hồ sô công việc kết thúc đến hạn nộp, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập danh mục gửi cán lưu trữ giữ lại không hai năm Mọi cán bộ, giáo viên, nhân viên trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho phận hay người kế nhiệm Thời hạn giao nộp sau: a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau năm kể từ năm công việc kết thúc b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức c) Tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng kể từ cơng trình tốn d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Khi nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu nộp” hai “Biên giao nhận tài liệu” Bộ phận cá nhân giao nộp tài liệu giữ loại Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành thuộc phạm vi quản lý Trên sở đề xuất danh mục hồ sơ hàng năm phận, nhân viên văn thư lưu trữ giúp Tổ trưởng Tổ Hành tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm vào tháng 12 năm trước Tổ trưởng Tổ Hành có trách nhiệm tham mưu cho Ban lãnh đạo nhà trường việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành phận; tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành nhà trường 10 Trưởng phận chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo nhà trường cán bộ, giáo viên, nhân viên phận phụ trách việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành nhà trường Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập hồ sơ cơng việc giao nộp vào lưu trữ nhà trường theo quy định Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm theo dõi kết xử lý công việc cán bộ, giáo viên, nhân viên giao giải văn đến để đôn đốc nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ thời hạn quy định Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ; thực việc tiếp nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường theo thời hạn thủ tục quy định Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Con dấu nhà trường giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu nhà trường quản lý, điều hành Hiệu trưởng Nhân viên văn thư thể giao giữ sử dụng dấu Đảng ủy, Cơng đồn loại dấu khác (nếu có) theo quy định Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ nhà trường c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; khơng đóng dấu khống Văn quan, tổ chức ban hành đóng dấu quan, tổ chức Điều 26 Đóng dấu Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đối với trang phụ lục, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, dấu phải thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên hợp đồng, biên bản, dự tốn có nhiều trang, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tất tờ giấy Đối với văn bản, tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật 11 Khơng đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký tắt xác nhận duyệt thảo Trưởng phận, có nội dung, chữ ký khơng rõ ràng Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường Hàng năm nhân viên văn thư lưu trữ nhà trường có trách nhiệm: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm tham mưu Tổ trưởng Tổ Hành trình Hiệu trưởng ký ban hành b) Phối hợp với phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập c) Hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” d) Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Bộ phận có tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” gửi nhân viên văn thư lưu trữ với tài liệu giao nộp Điều 28 Chỉnh lý tài liệu Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động nhà trường Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu, bảo quản kho lưu trữ nhà trường Khi có yêu cầu, cán bộ, giáo viên, nhân viên phận phải có trách nhiệm phối hợp chỉnh lý tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu theo mức độ bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập công cụ tra cứu gồm mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng tài liệu; lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều 29 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Tổ trưởng Tổ Hành phối hợp với Trưởng phận nghiên cứu tham mưu Hiệu trưởng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhà trường theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy 12 định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Điều 30 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, nhà trường phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng việc định: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản b) Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: a) Hiệu trưởng giao 01 Phó Hiệu trưởng làm Chủ tịch Hội đồng; b) Đại diện Tổ Hành chính: Ủy viên thường trực, Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo phận có tài liệu xác định giá trị: Ủy viên Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy c) Thơng qua biên bản, trình Hiệu trưởng định Biên có đủ chữ ký thành viên hội đồng dự họp, lập thành 02 bản, 01 lưu hồ sơ hủy tài liệu, 01 đưa vào hồ sơ trình quan lưu trữ cấp thẩm tra tài liệu hết giá trị Điều 31 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng có thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhà trường sau có ý kiến thẩm định văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhà trường có ý kiến văn quan lưu trữ cấp kết thẩm tra tài liệu hết giá trị Cá nhân không tự tiện hủy hồ sơ, tài liệu hình thức nào; khơng bán hồ sơ, tài liệu thị trường tự Tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu c) Việc tiêu hủy tài liệu phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu hủy đại diện phận có tài liệu d) Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản nhà trường thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo thủ tục hồ sơ sau: 13 a) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng phông (khối) tài liệu - Hoàn thiện hồ sơ danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị phép tiêu huỷ; ghi lại số đánh số lại trật tự bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề tập; viết lại lý loại - Trình quan có thẩm quyền định việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị b) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Sau có định văn người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo bước sau: - Đóng gói tài liệu hết giá trị; - Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người quản lý kho lưu trữ người thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: thực nhà trường máy cắt giấy, ngâm nước xé nhỏ; chuyển đến nhà máy giấy để tái chế; - Lập biên việc huỷ tài liệu hết giá trị c) Lập lưu hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: (1) Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (2) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh tài liệu hết giá trị (3) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (4) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (5) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị (6) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (7) Biên bàn giao tài liệu hết giá trị (8) Biên việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (9) Các tài liệu có liên quan khác Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Điều 32 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ nhân viên văn thư lưu trữ 14 Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ 00 ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê thực theo quy định Bộ Nội vụ chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Các loại sổ sách thống kê kho lưu trữ nhà trường sau: * Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm: (1) Sổ nhập tài liệu (2) Sổ xuất tài liệu (3) Danh sách phông (Sổ thống kê phông) (4) Phiếu phông (5) Mục lục hồ sơ (6) Mục lục văn (7) Biên bàn giao tài liệu (8) Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (9) Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu (10) Báo cáo thống kê định kỳ * Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm: (1) Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ (2) Hồ sơ phơng (3) Biên kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu kho (4) Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng (5) Sách dẫn phông lưu trữ (6) Sơ đồ dẫn tài liệu kho,… Điều 33 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nhà trường phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm bảo quản an toàn Tổ trưởng Tổ Hành có trách nhiệm tham mưu Hiệu trưởng đạo thực quy định sau bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ 15 đ) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm thực quy định bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ; xếp khoa học tài liệu lưu trữ, bảo đảm thuận tiện thống kê, kiểm tra tra cứu tài liệu; kiểm tra thường xuyên đề xuất biện pháp bảo quản, tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lưu trữ Bộ Nội vụ quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Điều 34 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi nhà trường cần nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm giao b) Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu tài liệu để làm việc, học tập c) Người nước ngồi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu để làm việc, học tập Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ nhà trường mục đích cơng vụ phải Trưởng phận giới thiệu đồng ý người có thẩm quyền b) Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhà trường mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị Giấy giới thiệu quan công tác đồng ý người có thẩm quyền; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu Nếu xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp từ xa cơng vụ phải có văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác c) Đối với cá nhân có nhu cầu riêng đáng việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhà trường, phải có Giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu (nếu người nước ngoài) đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận quan cơng tác quyền địa phương nơi cư trú, Tổ trưởng Tổ Hành xem xét trình Hiệu trưởng để giải d) Tất đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 35 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 16 Các tài liệu lưu trữ quan trọng phép nghiên cứu phòng đọc Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường mượn phòng làm việc tài liệu lưu trữ thơng thường Đối với cá nhân ngồi quan nghiên cứu chỗ Các quy định tổ chức sử dụng tài liệu a) Nhân viên văn thư lưu trữ phải lập loại sổ: Sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ; sổ đăng ký đọc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu phục vụ khai thác tài liệu b) Người khai thác tài liệu phải ký mượn, ký trả, bảo quản hoàn trả tài liệu đầy đủ; bảo mật thông tin theo quy định c) Trường hợp cần chụp tài liệu, người khai thác phải có giấy xin chụp chụp phép người có thẩm quyền Việc chụp tài liệu phải nhân viên văn thư lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 36 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiệu trưởng có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhà trường tài liệu mật; tổ chức, cá nhân nước ngồi có yếu tố nước ngồi Tổ trưởng Tổ Hành có thẩm quyền cho phép cán bộ, cơng chức trong, ngồi quan cá nhân đến nghiên cứu sử dụng sao, điện tử tài liệu lưu trữ (không thuộc loại tài liệu mật) để thực nhiệm vụ giao nhu cầu đáng cơng dân, cấp tài liệu thông thường Nhân viên văn thư lưu trữ nhà trường cung cấp tài liệu lưu trữ nhà trường theo yêu cầu cá nhân có phê duyệt Hiệu trưởng Tổ trưởng Tổ Hành Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt Hiệu trưởng Điều 37 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhà trường phải có loại sổ sách, hồ sơ để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả; phiếu yêu cầu khai thác tài liệu, Cần có chương trình, phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 38 Khen thưởng xử lý vi phạm Các tập thể, cá nhân có thành tích việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo chế độ quy định chung Nhà nước Các tập thể, cá nhân vi phạm quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ tùy theo mức độ sai phạm để có hình thức xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình 17 Căn việc thực Quy chế để xem tiêu chí duyệt xét kết thi đua phận, cán bộ, giáo viên, nhân viên đánh giá phân loại cán bộ, giáo viên, nhân viên hàng năm Điều 39 Khiếu nại, tố cáo Các đơn vị, cơng chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Điều 40 Tổ chức thực Trưởng phận có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế đến toàn thể cán bộ, công chức phạm vi quản lý Tổ trưởng Tổ Hành có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi thực Quy chế Tất cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường có trách nhiệm thực Quy chế thực thi nhiệm vụ giao Trong trình thực Quy chế này, có vướng mắc, Trưởng phận phối hợp với Tổ trưởng Tổ Hành trao đổi thống nhất, báo cáo với Hiệu trưởng để bổ sung, sửa đổi cho phù hợp./ HIỆU TRƯỞNG (Đã ký) Trần Đình Vinh 18