QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2015 CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG

Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tp.Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng năm 2015 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2015 CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG - Căn Luật Doanh nghiệp Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thơng qua khố XI, kỳ họp thứ ngày 29/11/2005; - Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng, Nhằm đảm bảo Đại hội cổ đông Thường niên Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng năm 2015 diễn thành công tốt đẹp, Hội đồng quản trị xây dựng quy chế, nguyên tắc làm việc, ứng xử, biểu Đại hội sau: I MỤC ĐÍCH - Đảm bảo trình tự, ngun tắc ứng xử, biểu Đại hội cổ đông thường niên Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng diễn quy định thành công tốt đẹp - Các Nghị Đại hội đồng cổ đông thể ý chí thống Đại hội cổ đơng, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi cổ đông pháp luật II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI - Đối tượng: Tất cổ đông, đại biểu tham dự ĐHCĐ Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng phải chấp hành, tuân thủ quy định Quy chế này, Điều lệ Công ty quy định hành pháp luật - Phạm vi áp dụng: Quy chế sử dụng cho việc tổ chức Đại hội cổ đông thường niên năm 2015 Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng III GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ/TỪ VIẾT TẮT - Công ty : Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng - HĐQT : Hội đồng Quản trị - BKS : Ban kiểm soát - BTC : Ban tổ chức Đại hội - ĐHCĐ : Đại hội cổ đông IV NỘI DUNG QUY CHẾ: Điều kiện tiến hành Đại hội cổ đông: - Đại hội cổ đơng Cơng ty tiến hành có số cổ đơng tham dự đại diện 65% tổng số cổ phần có quyền biểu - Trường hợp khơng có đủ số lượng đại biểu cần thiết vòng 30 phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc Đại hội, Đại hội phải triệu tập lại vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày dự định tổ chức ĐHĐCĐ lần thứ Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại tiến hành có thành viên tham dự cổ đơng đại diện uỷ quyền dự họp đại diện cho 51% cổ phần có quyền biểu Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 - Trường hợp Đại hội lần thứ hai không tiến hành khơng có đủ số đại biểu cần thiết vòng ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc Đại hội, Đại hội đồng cổ đơng lần thứ ba triệu tập vòng hai mươi (20) ngày kể từ ngày dự định tiến hành Đại hội lần hai, trường hợp Đại hội tiến hành không phụ thuộc vào số lượng cổ đông hay đại diện uỷ quyền tham dự coi hợp lệ có quyền định tất vấn đề mà Đại hội đồng cổ đơng lần thứ phê chuẩn Điều kiện cổ đông tham dự Đại hội: Các cổ đông Công ty theo danh sách chốt đến 16h ngày 01/04/2015 có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đơng; trực tiếp tham dự uỷ quyền cho đại diện tham dự Trường hợp có nhiều người đại diện theo ủy quyền cử phải xác định cụ thể số cổ phần số phiếu bầu người đại diện Đại biểu tham dự Đại hội với tư cách khách mời: - Là chức danh quản lý Công ty, khách mời, thành viên BTC Đại hội cổ đông Công ty mời tham dự Đại hội - Đại biểu khách mời không tham gia phát biểu Đại hội (trừ trường hợp Chủ tọa Đại hội mời, có đăng ký trước với BTC Đại hội Chủ tọa Đại hội tán thành) Các cổ đông, đại biểu tham dự Đại hội phải tuân thủ: - Đúng giờ, trang phục lịch sự, trang trọng, tuân thủ việc kiểm tra an ninh (nếu có), giấy tờ tùy thân… theo yêu cầu BTC Đại hội - Nhận hồ sơ tài liệu, phiếu biểu phận đón tiếp trước hội trường Đại hội - Cổ đông đến muộn có quyền đăng ký sau có quyền tham gia biểu Đại hội Đoàn chủ tịch khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đến muộn đăng ký; hiệu lực đợt biểu tiến hành trước cổ đông đến muộn tham dự không bị ảnh hưởng - Không làm việc riêng, tiếp khách, lúc diễn Đại hội - Để điện thoại chế độ rung tắt máy, cần bên đàm thoại - Tuân thủ quy định BTC, Chủ tọa, Đoàn chủ tịch điều hành Đại hội - Giữ gìn bí mật tài liệu nội dung Đại hội Những tài liệu quy định thu hồi sau Đại hội, đại biểu phải có trách nhiệm nộp lại cho Tiểu ban tiếp tân để giao lại cho BTC Đại hội trước - Trường hợp có cổ đơng đại diện uỷ quyền không tuân thủ quy định kiểm tra biện pháp, quy định nói trên, Đoàn chủ tịch sau xem xét cách cẩn trọng, từ chối trục xuất cổ đơng đại diện nói khỏi nơi diễn Đại hội để đảm bảo Đại hội diễn cách bình thường theo chương trình kế hoạch Chủ tọa đoàn chủ tịch Đại hội: - Chủ tịch HĐQT chủ tọa điều hành Đại hội - Quyết định Chủ tọa trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội cổ đơng mang tính phán cao - Chủ tọa đề cử thành viên đoàn chủ tịch (4 người) Ban thư ký Đại hội (2 người) - Đoàn chủ tịch Đại hội gồm đại biểu thức Đại hội, quan điều hành Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 công việc Đại hội chủ tọa đề cử - Nhiệm vụ quyền hạn Đoàn chủ tịch:  Điều hành công việc Đại hội theo chương trình, quy chế làm việc Đại hội  Phân công, giới thiệu đại diện thành viên HĐQT, Ban Kiểm sốt Cơng ty trình bày báo cáo Đại hội  Giới thiệu thành phần Thư ký Đại hội, Ban kiểm phiếu để Đại hội biểu  Phê chuẩn, ban hành văn bản, kết quả, biên bản, nghị Đại hội sau kết thúc Đại hội Thư ký Đại hội - Thư ký Đại hội Đại hội chủ tọa đề cử Thư ký Đại hội Đoàn Chủ tịch trực tiếp điều hành - Chịu trách nhiệm tính trung thực, xác đầy đủ Biên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên Ban kiểm phiếu - Ban kiểm phiếu gồm đại biểu thức tham dự Đại hội khơng có tên danh sách ứng cử, đề cử (khi bầu cử) Đồn Chủ tịch giới thiệu (khơng q người) để Đại hội thông qua biểu cách giơ phiếu biểu - Nhiệm vụ Ban kiểm phiếu:  Phổ biến nguyên tắc, thể lệ, hướng dẫn cách thức biểu  Kiểm phiếu, lập biên kiểm phiếu, cơng bố kết quả; chuyển biên cho Đồn Chủ tịch phê chuẩn kết biểu quyết, kết bầu cử Phát biểu Đại hội Cổ đông tham dự đại hội muốn phát biểu ý kiến phải tán thành Chủ tọa Đại hội Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thông qua Chủ tọa Đại hội xếp cho cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc cổ đông Thể lệ biểu Đại hội: 9.1 Các quy định chung biểu - Mỗi cổ phần sở hữu đại diện sở hữu ứng với đơn vị biểu - Mỗi cổ đông người ủy quyền, gọi chung đại biểu đến dự Đại hội Ban tổ chức Đại hội phát 01 “Phiếu biểu quyết” có ghi mã số đại biểu, số cổ phần sở hữu và/hoặc đại diện - Trường hợp có phát sinh thêm nội dung khác bầu cử đại biểu phát thêm thẻ biểu phiếu bầu cử 9.2 Thể thức biểu quyết, trình tự xin ý kiến biểu Từng vấn đề đưa trước Đại hội thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng xin ý kiến theo trình tự: - Tán thành với nội dung vừa trình; - Khơng tán thành với nội dung vừa trình; Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 - Khơng có ý kiến với nội dung vừa trình Tất vấn đề Đại hội biểu thông qua phương thức sau: - Phương thức bỏ phiếu kín: Mỗi đại biểu phát phiếu biểu có 03 ý kiến: tán thành, khơng tán thành, khơng có ý kiến với vấn đề nêu Đai biểu đánh dấu “X” vào chọn Phương thức dùng để thơng qua nội dung trình bày tờ trình Hội đồng Quản trị - Phương thức giơ “Phiếu biểu quyết”: Mỗi đại biểu phát phiếu biểu Khi tiến hành biểu Đại hội, đại biểu biểu giơ phiếu biểu lên cao Phương thức dùng để thông qua vấn đề khác đại hội (nếu có) - Trừ việc bầu thay thế, thành viên HĐQT Ban kiểm soát bầu theo phương thức bầu dồn phiếu (nếu có) 9.3 Ghi nhận kết biểu - Tại Đại hội, Đại hội đồng cổ đông thông qua Ban Kiểm phiếu - Ban Kiểm phiếu kiểm tra số phiếu tán thành, Khơng tán thành, Khơng có ý kiến nội dung báo với Thư ký Đại hội 9.4 Tỷ lệ tối thiểu cần đạt biểu - Đối với định Đại hội đồng cổ đông quy định Khoản 2, Điều 20 liên quan đến việc sửa đổi bổ sung Điều lệ, loại cổ phiếu số lượng cổ phiếu chào bán, việc tổ chức lại hay giải thể doanh nghiệp, giao dịch mua, bán tài sản Công ty chi nhánh thực có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản Cơng ty tính theo Báo cáo tài gần kiểm tốn thơng qua có từ 75% trở lên tổng số phiếu bầu cổ đơng có quyền biểu có mặt trực tiếp thơng qua đại diện uỷ quyền có mặt Đại hội đồng cổ đơng - Đối với vấn đề cịn lại, phải số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành 10 Bầu phương pháp bỏ phiếu kín 10.1 Nguyên tắc bầu cử: - Đúng luật, điều lệ bỏ phiếu kín - Quyền bầu cử tính theo số cổ phần sở hữu, đại diện sở hữu Kết bầu cử tính số cổ phần có quyền biểu cổ đông dự họp - Mỗi lần bầu cử, đại biểu cổ đông sử dụng phiếu bầu tương ứng với số cổ phần sở hữu, đại diện sở hữu - Ban kiểm phiếu Đoàn chủ tịch đề cử đại hội thông qua Thành viên ban kiểm phiếu khơng có tên danh sách đề cử ứng cử vào Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 10.2 Phương thức bầu cử: - Danh sách ứng cử viên HĐQT BKS xếp theo thứ tự ABC theo tên, ghi đầy đủ họ tên phiếu bầu - Phương thức bầu cử:  Thực theo phương thức bầu dồn phiếu: theo cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên bầu Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 HĐQT BKS cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên  Mỗi cổ đông dự họp cấp phiếu bầu HĐQT phiếu bầu BKS Các cổ đơng điền số cổ phần tín nhiệm cho thành viên mà tín nhiệm cho tổng số cổ phần tín nhiệm thành viên phải thấp số cổ phần biểu cổ đơng Trong trường hợp có lựa chọn nhầm lẫn, cổ đơng liên hệ với Ban bầu cử xin cấp lại phiếu bầu cử phải nộp lại phiếu cũ - Phiếu bầu cử bỏ vào thùng phiếu niêm phong trước tiến hành kiểm phiếu - Phiếu bầu hợp lệ: phiếu bầu theo mẫu in sẵn ban tổ chức phát ra, khơng tẩy xố, cạo sửa, khơng viết thêm nội dung khác quy định cho phiếu bầu - Các phiếu bầu sau coi không hợp lệ:  Ghi thêm nội dung khác vào phiếu bầu  Gạch tên ứng cử viên  Phiếu bầu không theo mẫu in sẵn ban tổ chức phát ra, tẩy xoá, cạo sửa, viết thêm nội dung khác qui định cho phiếu bầu  Tổng số cổ phần tín nhiệm cho thành viên lớn số cổ phần biểu cổ đông sở hữu - Việc kiểm phiếu: Tiến hành phòng riêng giám sát đại diện cổ đơng - Ban kiểm phiếu có trách nhiệm lập biên kiểm phiếu, công bố kết với chủ toạ đoàn giải thắc mắc, khiếu nại cổ đơng (nếu có) - Phiếu bầu cử sau kiểm lưu trữ theo quy định mở theo yêu cầu Đại hội cổ đông công ty 10.3 Nguyên tắc trúng cử lựa chọn ứng cử viên: - Đạt tỷ lệ % số cổ phiếu bầu cao đủ số thành viên đề (tỷ lệ % số cổ phiếu bầu lấy từ xuống cho đủ thành viên HĐQT thành viên BKS) Tuy nhiên tỷ lệ phải đạt tối thiểu 65% tổng số phiếu bầu cổ đơng có quyền biểu Đại hội cổ đông - Trường hợp có ứng cử viên đạt tỷ lệ % số cổ đơng tín nhiệm ngang mà cần phải loại bớt để đạt đủ số thành viên trúng cử theo quy định người sở hữu nhiều cổ phần chọn Nếu số cổ phần sở hữu ngang tổ chức để bầu lại ứng cử viên để chọn - Nếu kết bầu cử lần không đủ số thành viên HĐQT BKS theo quy định điều lệ tiến hành bầu cử bổ sung bầu đủ số lượng thành viên HĐQT BKS V THỰC HIỆN - Tất cổ đông, người đại diện ủy quyền, đại biểu tham dự Đại hội có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ nội dung quy định quy chế này, quy định, nội quy, quy chế quản lý hành cơng ty quy định pháp luật có liên quan - Các cổ đông, người đại diện ủy quyền, đại biểu tham dự đại hội cổ đơng có trách nhiệm chấp hành định chủ tọa, Đoàn chủ tịch Đại hội, Ban tổ chức Đại Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 hội, vi phạm tùy theo mức độ phải chấp thuận biện pháp xử lý Đoàn chủ tịch Đại hội từ việc hạn chế không phát biểu, trục xuất khỏi hội trường nơi diễn Đại hội, không tham gia biểu quyết, bầu cử chuyển sang quan pháp luật xử lý theo trình tự quy định pháp luật - Các nội dung không quy định chi tiết quy chế thống áp dụng theo quy định Điều lệ công ty, Luật Doanh nghiệp 2005 văn hành Nhà nước Nơi nhận: - Cổ đông; - Lưu HĐQT, BKS TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Bùi Quang Huy ... nhiệm tuân thủ đầy đủ nội dung quy định quy chế này, quy định, nội quy, quy chế quản lý hành cơng ty quy định pháp luật có liên quan - Các cổ đông, người đại diện ủy quy? ??n, đại biểu tham dự đại... hội, không tham gia biểu quy? ??t, bầu cử chuyển sang quan pháp luật xử lý theo trình tự quy định pháp luật - Các nội dung không quy định chi tiết quy chế thống áp dụng theo quy định Điều lệ công ty,... hội, quan điều hành Quy chế Đại hội cổ đông thường niên 2015 công việc Đại hội chủ tọa đề cử - Nhiệm vụ quy? ??n hạn Đoàn chủ tịch:  Điều hành công việc Đại hội theo chương trình, quy chế làm việc