HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM DSPACE TÌM KIẾM VÀ KHAI THÁC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM DSPACE TÌM KIẾM VÀ KHAI THÁC [2021] Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace MỤC LỤC GIỚI THIỆU TỐNG QUAN 1.1 Thanh tìm kiếm đăng nhập 1.2 Phần tìm tài liệu phương thức DUYỆT TÌM 1.3 Phần tìm kiếm tài liệu theo hồ sơ tác giả (author profiles) 1.4 Phần duyệt tìm tài liệu theo chủ đề/ đề tài (Topics) 1.5 Tìm kiếm tài liệu nhất/ tài liệu truy cập nhiều 1.6 Phần báo cáo thống kê 1.7 Phần footer TÌM KIẾM 2.1 Tìm kiếm nhanh phương thức nhập từ khoá 2.2 Duyệt tìm tài liệu theo thông tin 12 Duyệt tìm tài liệu theo Đơn vị sưu tập 12 Duyệt tìm tài liệu theo năm xuất 17 Duyệt tìm tài liệu theo tác giả 20 Duyệt tìm tài liệu theo nhan đề 22 1.1 Duyệt tìm tài liệu theo chủ đề 25 Duyệt tìm tài liệu theo Topic 27 Duyệt tìm tài liệu theo hồ sơ tác giả 30 2.3 Tìm kiếm tài liệu nhất/ tài liệu truy cập nhiều 33 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 34 ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG BÁO TÀI LIỆU MỚI QUA EMAIL 36 XEM BÁO CÁO THỐNG KÊ 37 HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI MẬT KHẨU 38 HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN CỦA NGƯỜI DÙNG 40 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace GIỚI THIỆU TỐNG QUAN Dspace phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu kỹ thuật số, cung cấp cho người dùng cơng cụ hữu ích việc tra cứu đọc trực tuyến tài liệu internet Được xây dựng với mục đích hướng tới người sử dụng, hầu hết nội dung trang chủ Dspace cơng cụ tìm kiếm hỗ trợ người dùng tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng xác Trang chủ Dspace bao gồm mục sau: 1.1 Thanh tìm kiếm đăng nhập Thanh tìm kiếm đăng nhập nằm phía đầu giao diện trang chủ Dspace, người dùng dễ dàng nhìn thấy sau truy cập vào hệ thống Với này, bạn đọc nhập từ khố để tìm kiếm, đăng nhập vào hệ thống hay quay trở lại trang chủ (bằng cách nhấn vào biểu tượng home) bạn truy cập trang 1.2 Phần tìm tài liệu phương thức DUYỆT TÌM Phần DUYỆT TÌM nằm phía bên trái giao diện, phía logo Dspace Phần cho phép người dùng duyệt tìm tài liệu theo tiêu chí mong muốn Dspace hỗ trợ người dùng duyệt tài liệu theo sưu tập, tác giả, năm xuất bản, chủ đề/ đề tài (topic) nhan đề Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace 1.3 Phần tìm kiếm tài liệu theo hồ sơ tác giả (author profiles) Nằm phía bên trái giao diện, phần duyệt tài liệu, phần quản lý hồ sơ tác giả cung cấp công cụ quản lý hồ sơ tác giả tài liệu thư viện Qua đây, người dùng xem đầy đủ thơng tin liên quan đến tác họ tên, địa chỉ, tiểu sử, điện thoại, email, Mỗi hồ sơ tác giả liên kết với tất tài liệu có liên quan tới tác giả hệ thống Bạn đọc truy cập vào hồ sơ tác giả để tìm kiếm tài liệu liên quan Ngồi ra, mục hồ sơ tác giả cung cấp cho người dùng số liệu thống kê liên quan tới tổng số lượt truy cập tải tài liệu tác giả thư viện Qua đây, bạn đọc biết tài liệu tác giả hệ thống quan tâm nhiều 1.4 Phần duyệt tìm tài liệu theo chủ đề/ đề tài (Topics) Nằm vị trí phía bên trái giao diện, tính quản lý topic cho phép thư viện quản lý tài liệu theo chủ đề/ đề tài Theo đó, bạn đọc cần tìm kiếm tài liệu thuộc chủ đề/ đề tài cần kích chuột vào tên chủ đề/ đề tài để hệ thống hiển thị tất tài liệu liên quan Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace 1.5 Tìm kiếm tài liệu nhất/ tài liệu truy cập nhiều Danh sách tài liệu nằm vị trí giao diện danh sách tài liệu cập nhật danh sách tài liệu bạn đọc quan tâm nhiều Tuỳ thuộc vào nhu cầu mình, bạn đọc lựa chọn tiêu chí để hệ thống hiển thị hai loại 1.6 Phần báo cáo thống kê Nằm phía bên phải giao diện trang chủ Dspace, phần báo cáo thống kê cung cấp cho người dùng báo cáo thống kê chi tiết thể với hình thức khác nhau: - Báo cáo đồ thể số liệu thống kê liên quan tới tổng số lượt truy cập người dùng tới nội dung hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace - Báo cáo biểu đồ cột thể tổng số lượt xem tải tài liệu hệ thống theo thời gian 12 tháng gần - Báo cáo biểu đồ tròn thể số liệu thống kê tài liệu theo kiểu tài liệu 1.7 Phần footer Nằm vị trí giao diện, phần Footer Dspace cung cấp cho người dùng gắn liên kết tới trang tiện ích như: thơng tin giới thiệu, sách câu hỏi thường gặp thư viện… TÌM KIẾM 2.1 Tìm kiếm nhanh phương thức nhập từ khố Phương thức tìm kiếm nhanh cách nhập từ khoá cho phép người dùng nhanh chóng tìm tài liệu mà cần liên quan đến từ khố tìm xác định Để thực việc tìm kiếm nhanh phương thức nhập từ khoá, tiến hành theo hướng dẫn đây: Bước 1: Truy cập trang chủ Dspace Bước 2: Từ giao diện trang chủ Dspace, nhập điều kiện tìm kiếm vào tìm kiếm Lưu ý: - Người dùng sử dụng kí tự đại diện để tìm kiếm, chẳng hạn như: dấu “*” sau từ gốc để tìm tất từ gốc Ví dụ: để tìm kiếm tài liệu test, tests or tester, testing… sử dụng tìm kiếm: “test*” Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace - Người dùng tìm xác cách: Đặt dấu cộng (+) trước từ phải xuất kết tìm kiếm.Ví dụ, việc tìm kiếm từ khố "cao học", từ "đào tạo" phải có kết quả, sử dụng “+đào tạo cao học” Bước 3: Nhấn phím Enter để hệ thống thực việc tìm kiếm Khi đó, hệ thống trả lại kết sau: Trên giao diện này, người dùng có thể: - Click chuột vào nút “Thêm tùy chọn” để hệ thống hiển thị lọc giới hạn kết tìm kiếm bạn - Chọn trang kết click chuột vào nút “Trang sau” để di chuyển sang trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace - Sử dụng tùy chọn thiết lập cách kích chuột vào biểu tượng thiết lập phía bên phải giao diện Để: ▪ Sắp xếp lại kết tìm kiếm theo Mức độ liên quan/ Nhan đề/ Năm xuất ▪ Sắp xếp tài liệu theo thứ tự tăng dần giảm dần kết hợp tiêu chí mục (Nội dung liên quan/ Nhan đề/ Năm xuất bản) - ▪ Tuỳ chọn số lượng kết hiển thị trang ▪ Tuỳ chọn số lượng tác giả hiển thị tài liệu Giới hạn lại kết tìm cách sử dụng lọc: Kết hợp tiêu chí tìm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Và toán tử tìm: Ví dụ: - Thực phiên tìm kiếm cách nhập từ khố tìm vào tìm kiếm chọn giới hạn đơn vị tìm kiếm (chỉ tìm tài liệu đơn vị nào) phía giao diện, sau nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống thực việc tìm Bước 4: Kích chuột vào tên tài liệu bạn muốn tìm, hệ thống hiển thị thông tin chi tiết tài liệu sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Từ đây, người dùng có thể: - Xem thơng tin mô tả tài liệu sưu tập lưu trữ - Xem số liệu thống kê lượt xem thông tin mô tả (metadata) tài liệu - Xem số liệu thống kê lượt xem trực tuyến tải tệp tin toàn văn - Liên kết tới tài liệu tác giả cách click vào tên tác giả mục Tác giả 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bước 2: Chọn phần Topic phía bên trái giao diện Khi đó, giao diện hiển thị danh sách chủ đề/ đề tài (topics) có hệ thống số lượng tài liệu tương ứng topics thư viện sau: Trên giao diện bạn đọc - - Click chuột vào biểu tượng bàn tay trỏ sang phải bên cạnh chủ đề lớn (main topic) để hiển thị chủ đề nhỏ (sub topic) thuộc chủ đề lớn Click vào biểu tượng bàn tay trỏ xuống để ẩn hiển thị chủ đề nhỏ (subtopic) Click vào tên chủ đề/ đề tài lớn chủ đề/ đề tài hẹp để xem tất tài liệu có chủ đề/ đề tài hệ thống 28 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bước 4: Chọn topic từ danh sách topic xếp theo trật tự bảng chữ để xem tài liệu thuộc chủ đề mà bạn cần tìm Kết hiển thị hình xếp theo nhan đề tài liệu (a tới z), bạn đọc click chuột vào biểu tượng thiết lập phía bên phải giao diện chọn phương thức xếp thích hợp/ số lượng hiển thị kết trang Bước 5: Chọn tài liệu để xem trực tuyến/ tải tài liệu cách click chuột vào tên tài liệu 29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Duyệt tìm tài liệu theo hồ sơ tác giả Tính duyệt tìm tài liệu theo hồ sơ tác giả cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm hồ sơ tác giả hệ thống Trong đó, hồ sơ tác giả mô tả chi tiết thông tin tác họ tên, biến thể khác tên (tên khác), lĩnh vực chuyên môn, số điện thoại, địa email, tiểu sử… Tính hỗ trợ cho bạn đọc biết đầy đủ thông tin tác giả, tài liệu tác giả hệ thống mức độ yêu thích người dùng tài liệu tác giả (lượt view, tải) Để tìm kiếm hồ sơ tác giả, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Truy cập trang chủ Dspace Bước 2: Click chuột vào mục HỒ SƠ TÁC GIẢ phía bên trái giao diện Khi đó, giao diện hiển thị danh sách hồ sơ tác giả có hệ thống: Bước 3: Chọn hồ sơ tác giả cách click chuột vào tên tác giả Hệ thống hiển thị sau: 30 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Trên giao diện này, người dùng có thể: - Xem số liệu thống kê tổng số tài liệu tác giả có thư viện, phân chia theo loại tài liệu - Tổng số lượt truy cập xem thông tin mô tả tài liệu (metadata) tác giả 31 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace - Tổng số lượt xem trực tuyến tải tệp tin tồn văn đính kèm tài liệu tác giả - Tài liệu tác giả xem tải nhiều quốc gia - Bạn đọc click chuột vào biểu tượng thiết lập phía bên phải giao diện chọn phương thức xếp thích hợp/ số lượng hiển thị kết trang Ngoài ra, giao diện bạn đọc di chuyển sang trang khác (nếu kết tìm đươc nhiều trang) để xem thêm tài liệu, click chuột vào tài liệu phù hợp với nhu cầu để xem trực tuyến tải chúng 32 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace 2.2.7 Tìm kiếm tài liệu nhất/ tài liệu truy cập nhiều Ngồi phương thức tìm kiếm trên, truy cập trang chủ Dspace, bạn đọc cịn dễ dàng tìm kiếm tài liệu cập nhật tài liệu bạn đọc quan tâm sử dụng nhiều Theo mặc định, vị trí giao diện trang chủ Dspace, hệ thống hiển thị danh sách tài liệu Để hiển thị tài liệu quan tâm sử dụng nhiều nhất, bạn đọc cần click chuột vào thẻ Tài liệu bật Khi đó, hệ thống trả lại kết sau: 33 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bạn đọc chọn tài liệu để xem trực tuyến/ tải tài liệu cách click chuột vào tên tài liệu (tham khảo bước 4, mục để xem thêm giao diện hiển thị thông tin chi tiết cho tài liệu) ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Thư viện số Dspace quản lý truy cập sử dụng tài liệu dựa phân quyền sách tài khoản người dùng Chính vậy, số sưu tập thư viện, bạn đọc cần phải đăng nhập tài khoản nhìn thấy tài liệu, xem trực tuyến tải tài liệu máy tính cá nhân Đối với trang Dspace sử dụng hệ thống xác thực tập trung (đăng nhập lần cho nhiều hệ thống khác nhau), người dùng phải sử dụng tài khoản xác thực tập trung để xác thực phân quyền sử dụng 34 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace tài khoản hệ thống Đối với trang Dspace thông thường, thực bước theo hướng dẫn để đăng nhập hệ thống: Bước 1: Truy cập trang chủ Dspace Bước 2: Kích chuột vào biểu tượng “Login” phía bên phải giao diện Hệ thống hiển thị sau: Bước 3: Click chuột vào phương thức đăng nhập “Nhập tên đăng nhập mật Dspace” Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập tài khoản: Bước 4: Khai báo tên đăng nhập (email) mật khẩu, sau chọn “Đăng nhập” Sau đăng nhập hoàn tất, giao diện trang cá nhân bạn đọc hiển thị hình đây, ngồi tên tài khoản đăng nhập bạn đọc hiển thị phía bên phải giao diện sau: 35 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace ĐĂNG KÝ NHẬN THƠNG BÁO TÀI LIỆU MỚI QUA EMAIL Tính đăng ký nhận thông báo tài liệu qua email cho phép người dùng nhận email thông báo tài liệu tải lên sưu tập mà bạn đọc quan tâm Để đăng ký theo dõi tài liệu sưu tập, bạn đọc thực theo hướng dẫn sau đây: Bước 1: Đăng nhập vào Dspace Bước 2: Click vào tên đăng nhập phía bên phải giao diện, chọn “Đăng ký nhận thông báo email” Bước 3: Click chuột chọn sưu tập mà bạn muốn theo dõi mục “Chọn sưu tập”, sau chọn “Đăng ký” 36 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Trong trường hợp bạn đọc muốn huỷ theo dõi tất sưu tập mà trước đăng ký, click chuột chọn “Xóa tất cả” Ngồi ra, bạn đọc đăng ký theo dõi/ huỷ theo dõi sưu tập truy cập vào sưu tập XEM BÁO CÁO THỐNG KÊ Trên giao diện trang chủ Dspace IKR, bạn đọc xem báo cáo thống kê sau: - Báo cáo đồ thể số liệu thống kê liên quan tới tổng số lượt truy cập người dùng tới nội dung hệ thống (đơn vị, đơn vi con, sưu tập, tài liệu, tệp tin số) theo quốc gia 37 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace - Báo cáo biểu đồ cột thể tổng số lượt xem tải tài liệu hệ thống theo thời gian 12 tháng gần (cột cuối tháng tại) - Báo cáo biểu đồ tròn thể số liệu thống kê tài liệu theo sưu tập thư viện HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI MẬT KHẨU Khi quên muốn thay đổi mật khẩu, người dùng dễ dàng thay đổi lại mật cách thao tác theo bước hướng dẫn đây: Bước 1: Vào trang chủ Dspace Bước 2: Chọn “Đăng nhập” => “Trang cá nhân" 38 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bước 3: Tại giao diện đăng nhập tài khoản, chọn “Quên mật khẩu?” để tiến hành lấy lại mật khẩu: Bước 4: Nhập địa email tài khoản chọn “Tơi qn mật khẩu” Ngay sau đó, hệ thống gửi đường dẫn để đổi mật tới email bạn Bước : Kiểm tra lại email cá nhân, mail mà hệ thống gửi tới đường link kết nối đến thư viện để có thay đổi mật 39 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bước 6: Click vào đường link gửi đến email sau nhập lại mật vào khung: Bước 7: Chọn “Thiết lập mật mới” để chương trình hồn tất việc thay đổi mật bạn HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN CỦA NGƯỜI DÙNG Khi muốn thay đổi thông tin cá nhân mình, ví dụ như: số điện thoại, emai hay mật khẩu…, cách người quản trị thư viện thay đổi giúp bạn, bạn tự thay đổi thông tin bước sau đây: Bước 1: Vào trang chủ Dspace Bước 2: Chọn “Đăng nhập” => “Trang cá nhân” 40 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Bước 3: Nhập địa email mật bạn, sau chọn “Đăng nhập” Bước 4: Chọn Hồ sơ cá nhân từ menu xổ xuống mục tên tài khoản bạn Bước 5: Từ giao diện hiển thị, bạn xem thông tin cũ tiến hành chỉnh sửa thông tin mà bạn muốn thay đổi vào khung mẫu Bạn thay đổi mật giao diện Sau hoàn tất thay đổi, nhấn “Cập nhật”: 41 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm DSpace Những thông tin lưu vào Hồ sơ cá nhân bạn Dspace, quay trở lại mục để kiểm tra thông tin thay đổi 42