TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TCMS V2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TCMS V2 For FingerTec® Fingerprint Readers Các yêu cầu tối thiểu hệ thống Cài đặt Khởi động - FingerTec® TCMS V2 Khởi động Lựa chọn ngơn ngữ Lời chào trình cài đặt Định dạng Ngày/Giờ Kiểu ngày Lịch làm việc hàng ngày Mật liên hệ Kết thúc Danh mục Dịch vụ cập nhật Kích hoạt thơng số ẩn 2 4 8 10 11 12 B CÀI ĐẶT CƠ BẢN Cài đặt đầu đọc FingerTec® Cài đặt nâng cao Cấu hình hệ thống Định dạng Ngày/Giờ Kiểu ngày Kiểu nghỉ Công ty người liên hệ Đổi mật Chọn ngôn ngữ Cải tạo danh mục liệu Sao lưu/Phục hồi liệu Xác định tên phòng ban Xác định nhóm người dùng Xác định ghi Đặt ngày cho thiết bị nguồn Đặt thời gian tự động tải Tải liệu từ nguồn Xoá tất liệu nguồn Danh sách kiểm tra liệu nguồn Quản lý dấu vân tay Hồ sơ người dùng 14 15 18 19 20 20 21 22 22 23 23 24 25 26 28 28 29 30 30 31 32 CONTENTS A CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Thêm người dùng Kèm tháo gỡ ảnh Thay đổi thông tin nhân viên Xóa người dùng Bổ nhiệm nhân viên cài đặt điểm danh Cambiar ID 33 33 33 34 34 34 C CÀI ĐẶT THỜI GIAN & ĐIỂM DANH (Chỉ dành cho người sử dụng khố cửa, vui lịng bỏ qua chương này) CONTENTS Thời gian Biểu Xác định Biểu Thời gian Tuần Xác định Biểu Thời gian Ngày Phân cơng Nhiệm vụ Nhóm Cài đặt Nhiều Ca làm việc Ca Đêm Nhân viên Nghỉ Thêm Báo cáo Ra-vào Lịch sử Ra-vào Xuất Hồ sơ Ra-vào Nhập Hồ sơ Ra-vào Xuất Hồ sơ Giao dịch Gởi đến Bộ phận Tiền Lương 36 37 39 42 45 52 57 57 60 61 62 63 66 D CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA (Đối với người dùng thiết bị Chấm cơng, vui lịng bỏ qua chương này) Các lựa chọn Mã Ra-vào Người dùng Kiểm soát Người dùng Thiết bị Được phép Múi Kiểm tra Người dùng Kiểm soát Hoạt động Thiết bị 68 68 69 69 70 71 72 PHỤ LỤC Các Báo cáo Thời gian Ra-vào Bảng báo cáo Ra-vào Thẻ Điện tử Báo cáo Nghỉ Danh sách Ra-vào Hàng ngày Báo cáo Đi trễ Bảng Chấm công Phê duyệt Ngồi Bảng Tóm tắt Ra-vào Báo cáo Lương Tổng Lịch Cơng việc Phân tích theo Ngày Phân tích theo Tháng Báo cáo Hiệu chỉnh Báo cáo khoá cửa Phân tích Sự lại Nhân viên Báo cáo Hoạt động Thiết bị Danh mục Giao dịch Thiết bị 74 74 74 75 75 75 76 76 77 77 78 78 78 79 79 79 80 CONTENTS CÁC BÁO CÁO MẪU LỜI GIỚI THIỆU Chào mừng bạn đến với Tài liệu Hướng dẫn FingerTec® TCMS V2 Tài liệu giới thiệu đến bạn Cài đặt Phần mềm Quản lý Kiểm soát thời gian đặc tính giúp bạn vận hành dễ dàng Tài liệu hướng dẫn dẫn bạn phải làm việc thông thường đặc tính hửu ích phần mềm Phần mềm FingerTec® TCMS V2 tập trung vào ba loại ứng dụng sau: Chỉ Hệ thống Chấm cơng Ra-vào; Chỉ Hệ thống khố cửa; Cả hai Hệ thống Chấm cơng Ra-Vào Khố cửa Khi sử dụng tài liệu này, cần lưu ý: Cài đặt Chương Lưu ý quan trọng CHẤM CÔNG RA-VÀO 1, 2, Bỏ qua chương KHOÁ CỬA 1, 2, Bỏ qua chương CHẤM CƠNG RA-VÀO VÀ KHỐ CỬA 1, 2, 3, Tất chương Lưu ý: Tài liệu không bao gồm Câu hỏi Thường Gặp(FAQ) Nếu bạn gặp vấn đề q trình sử dụng TCMS V2, vui lịng ln liên hệ Trung Tâm Chăm sóc Khách hàng www.fingertec.com vấn đề nhất, bạn tìm thấy hướng dẫn CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Các yêu cầu tối thiểu hệ thống Cài đặt Khởi động - FingerTec® TCMS V2 Khởi động Lựa chọn ngơn ngữ Lời chào trình cài đặt Định dạng Ngày/Giờ Kiểu ngày Lịch làm việc hàng ngày Mật liên hệ Kết thúc Danh mục Dịch vụ cập nhật Kích hoạt thơng số ẩn 2 4 8 10 11 12 CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Chương cung cấp cho bạn hướng dẫn nhanh đơn giản việc làm để khởi động Phần mềm FingerTec® TCMS V2 CÁC YÊU CẦU TỐI THIỂU CỦA HỆ THỐNG Cấu hình Pentium III 450MHZ trở lên Bộ nhớ 128 MB Windows 98 cao Dung lượng trống ổ cứng tối thiểu 14 MB cho phần mềm FingerTec® TCMS V2 (Đề nghị dành riêng100MB nhiều cho liệu cơng ty) Màn hình VGA cao Ổ cứng, đĩa CD ROM Máy in kim/Máy in Laser CÀI ĐẶT Các tập tin phần mềm FingerTec® TCMS V2 chuyển dạng nén tự động giải nén trình cài đặt Do đó, để cài đặt chạy phần mềm FingerTec® TCMS V2 máy tính bạn, bạn phải chạy chương trình cài đặt trước tiên Lưu ý : Khơng chép tập tin FingerTec® TCMS V2 vào thư mục ổ cứng bạn! Có cách để chạy chương trình cài đặt: Tự động Đưa đĩa CD FingerTec® TCMS V2 vào ổ đĩa CD-ROM máy tính bạn, hệ thống tự động chạy chương trình cài đặt Thủ công (Trong trường hợp ổ đĩa CD bạn khơng hỗ trợ tính Tự động chạy) Đưa đĩa CD FingerTec® TCMS V2 vào ổ đĩa CD-ROM máy tính bạn Chắc chắn máy tính bạn chạy Windows 98 cao Hình 1.1 Chọn RUN từ Windows 98 cao - Vào Start Menu gõ vào hộp thoại, nhấp “OK” hình 1.1 CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Đối với chương trình cài đặt tự động chạy thủ cơng, vui lịng xem hướng dẫn hình Chúng tơi đề xuất bạn chấp thuận tất lựa chọn định sẳn để việc cài đặt hoàn chỉnh Một biểu tượng tắt xuất hình trình cài đặt kết thúc Nếu biểu tượng tắt khơng xuất hiện, vui lịng theo bước sau để tạo lên hình Di chuyển chuột đến Danh mục khởi động (Start Menu) góc trái bên hình Nhấp chuột phải, danh mục xuất Nhấp vào Explore, Windows Explorer xuất nội dung danh mục Start Menu Nhấp đúp vào danh mục Programs Tìm FingerTec® TCMS V2 Dùng chuột phải nhấp vào FingerTec® TCMS V2 kéo đến hình Thả chuột ra, danh mục xuất Đừng mở hình Windows Explorer đến cực đại, khơng có khoảng trống để bạn kéo danh mục đến Nhấp vào Create Shortcut(s) Here Biểu tượng tắt tạo hình KHỞI ĐỘNG – FingerTec® TCMS V2 Khi việc cài đặt hồn tất, bạn chạy FingerTec® TCMS V2 theo cách qua bước đây: Hình 1.2 Nhấp vào Start Menu chọn chương trình Trỏ vào FingerTec® TCMS V2 nhấp lên hình 1.2 CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Hình 1.3 Từ hình Windows, nhấp đúp lên biểu tượng tắt FingerTec® TCMS V2 hình 1.3 Nếu bạn chạy chương trình lần đầu, trình cài đặt TRÌNH CÀI ĐẶT Trình cài đặt dẫn bạn suốt trình cài đặt ban đầu phần mềm FingerTec® TCMS V2 Các phần sau mơ tả hình trình cài đặt thơng tin yêu cầu Khi bạn hoàn thành, hệ thống sẵn sàng để sử dụng Lựa chọn ngơn ngữ Hình 1.4 Bảng lựa chọn ngơn ngữ xuất hình 1.4 cho phép bạn lựa chọn ngôn ngữ sử dụng xuyên suốt toàn phần mềm Lưu ý: Một vài ngơn ngữ hình 1.4 xuất dạng khơng thể đọc máy tính khơng hỗ trợ ngơn ngữ Tuy nhiên khơng gây trở ngại đến trình làm việc hệ thống Lời chào trình cài đặt Nhập mã “Khố sản phẩm” vào hình 1.5 nhấp “Tiếp” để tiếp tục Bạn tìm thấy mã nhãn bảo vệ đĩa CD cài đặt CHƯƠNG 01 CÀI ĐẶT BAN ĐẦU Hình 1.5 Định dạng Ngày/Giờ Hình 1.6 Việc cài đặt định dạng hình 1.6 cho phép bạn lựa chọn định dạng ngày theo yêu cầu phù hợp với thông lệ công ty bạn hay đất nước bạn CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA 67 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA Các lựa chọn Mã Ra-vào Người dùng Kiểm soát Người dùng Thiết bị Được phép Múi Kiểm tra Người dùng Kiểm soát Hoạt động Thiết bị 68 68 69 69 70 71 72 CHƯƠNG 04 (Đối với người dùng thiết bị Chấm cơng, vui lịng bỏ qua chương này) 68 CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA CÁC LỰA CHỌN Mã Ra-vào Người dùng Mã vào người dùng mã dùng để xếp khả xử lý người dùng theo đặc quyền vào họ Số từ đến đại diện cho mã vào Người dùng cấp mã vào khác người dùng có mã vào theo mặc định, nghĩa người dùng cấp mã vào anh ấy/cơ phép vào mã Khi mã vào người dùng thay đổi, nhấp nút “Cập nhật Người dùng“ để cập nhật thay đổi vào đầu đọc FingerTec¡è Chỉ người giám sát có quyền thay đổi mã vào người dùng Trong hình 4.1 bên đặc tính hiển thị sổ Mã Ra vào Người dùng: Hình 4.1 Mã Ra vào Mã vào khác có vào cho phép khác Mã vào định theo cài đặt múi Mô tả ô ký tự Để nhập vào mô tả mã vào khác vào 24 giờ, vào buổi sáng, v.v Bảng người dùng bên trái Khi nhấp vào mã người dùng, người dùng liệt kê theo mã vào cụ thể hiển thị lên bảng Các thông tin hiển thị bao gồm ID Người dùng, Tên, Phòng ban Mã Ra vào CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA Bảng người dùng bên phải Các người dùng cấp mã vào khác khác với mã vào người dùng bảng bên trái hiển thị lên bảng Phím Shift-trái Khi nhấp vào phím này, người dùng chọn bảng bên phải di chuyển sang bảng bên trái Phím Shift-phải Khi nhấp vào phím này, người dùng chọn bảng bên trái di chuyển sang bảng bên phải KIỂM SOÁT NGƯỜI DÙNG THIẾT BỊ Được phép Hình 4.2 Cửa sổ Kiểm sốt Người dùng Thiết bị để kiểm soát vào người dùng đầu đọc Có mục cài đặt bao gồm định rõ quyền phép vào người dùng, múi cho đầu đọc kiểm tra thông tin người dùng bên đầu đọc Nhóm Múi Giờ (Nhóm TZ) Người dùng cài đặt ba tổ hợp cài đặt múi hàng tuần theo nhóm Có tối đa nhóm múi Múi Giờ Mỗi nhóm/người dùng có đến tổ hợp cài đặt múi mặc định Do đó, có cột trống để điền vào ký tự số múi Bạn thêm cài đặt múi hàng tuần thay đổi cài đặt ô ký tự 69 70 CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA Mã vào Mã từ đến cài đặt sau: Cài đặt Mã Ra vào Diển giải Tương ứng với vào Tương ứng với vào theo nhóm múi (Nhóm TZ 1) Tương ứng với vào theo nhóm múi (Nhóm TZ 2) Tương ứng với vào theo nhóm múi (Nhóm TZ 3) Tương ứng với vào theo nhóm múi (Nhóm TZ 4) Tương ứng với vào theo nhóm múi (Nhóm TZ 5) Tương ứng với vào người dùng cài đặt thời gian xác định Ra vào Người dùng Đặc biệt Trong phần này, người dùng phép có quyền vào đặc biệt vài người dùng cụ thể Đối với người dùng chọn danh sách này, quyền vào cửa họ cao thông qua cài đặt mã vào Múi Hình 4.3 Có thể cài đặt 50 múi khác phần hình 4.3 Mỗi múi bao gồm lịch tuần Phần cho phép bạn đặt múi cá nhân Những người dùng không thuộc múi vào cửa lỗi báo đầu đọc hiển thị “Phạm vi thời gian bị từ chối” Theo mặc định, người dùng theo múi 1, cho phép họ vào 24 ngày, (00:00-23:59) CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA Kiểm tra người dùng Hình 4.4 Chức hình 4.4 cho phép người quản trị kiểm tra xác nhận thông tin người dùng đầu đọc Trong phần này, bạn gọi thơng tin đây: Tên người dùng Mật kết nạp người dùng Tất dấu vân tay kết nạp người dùng Mã vào Cấp độ đặc quyền người dùng Các cài đặt múi người dùng 71 72 CHƯƠNG 04 CÀI ĐẶT KHOÁ CỬA KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THIẾT BỊ Hình 4.5 Chức cho phép bạn kiểm sốt tình trạng đầu đọc/thiết bị vào việc nhấp nút “Kết nối/Tạm dừng” Để tạm dừng trình, nhấp nút Tạm dừng Để tiếp tục kiểm soát, nhấn nút Tạm dừng lần nữa, chuyển sang tình trạng Kết nối hình 4.5 Nút mở cửa Chức giải phóng khố từ cửa Nút Đồng thời gian Chức làm đồng máy tính đầu đọc Nút xem ảnh Chức kích hoạt/vơ hiệu việc hiển thị ảnh mà theo người dùng ra-vào theo đầu đọc/thiết bị cụ thể APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA 73 Các Báo cáo Thời gian Ra-vào Bảng báo cáo Ra-vào Thẻ Điện tử Báo cáo Nghỉ Danh sách Ra-vào Hàng ngày Báo cáo Đi trễ Bảng Chấm cơng Phê duyệt Ngồi Bảng Tóm tắt Ra-vào Báo cáo Lương Tổng Lịch Cơng việc Phân tích theo Ngày Phân tích theo Tháng Báo cáo Hiệu chỉnh Báo cáo khố cửa Phân tích Sự lại Nhân viên Báo cáo Hoạt động Thiết bị Danh mục Giao dịch Thiết bị 74 74 74 75 75 75 76 76 77 77 78 78 78 79 79 79 80 PHỤ LỤC CÁC BÁO CÁO MẪU 74 APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA CÁC BÁO CÁO THỜI GIAN RA-VÀO Bảng Báo cáo Ra-vào Bảng báo cáo ra-vào báo cáo tổng thể chi tiết hoạt động nhân viên tháng Thẻ Điện tử Thẻ Điện tử thể chi tiết hoạt động người lao động tháng APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA Báo cáo Nghỉ Báo cáo Nghỉ báo cáo thời gian nghỉ nhân viên theo ngày cụ thể Danh sách Ra-vào Hàng ngày Danh sách Ra-vào Hàng ngày ra-vào nhân viên ngày theo yêu cầu Báo cáo Đi trễ Báo cáo Đi trễ báo cáo hiển thị hoạt động hàng ngày nhân viên Vào, Ra, Ngoài giờ, vv… 75 76 APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA Bảng Chấm cơng Phê duyệt Ngồi Bảng Chấm cơng phê duyệt Ngồi thể bảng chấm cơng người dùng phê duyệt người cho phép làm ngồi Bảng Tóm tắt Ra-vào Bảng tóm tắt Ra-vào báo cáo tóm tắt ra-vào nhân viên bao gồm tổng thời gian làm việc, vắng mặt, nghỉ, trễ, sớm, không kiểm tra, vv… APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA Báo cáo Lương Tổng Báo cáo Lương Tổng bảng tính tổng làm việc tất nhân viên theo tỷ lệ họ theo giai đoạn thời gian cụ thể Lịch Công việc Lịch Công việc lịch bao gồm ngày làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ ngơi ngày nghỉ việc theo nhóm cụ thể 77 78 APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA Phân tích theo Ngày Bảng phân tích theo Ngày báo cáo ra-vào tóm tắt hàng ngày theo mức độ làm việc số lần vắng mặt, nghỉ, trễ, sớm, không kiểm tra, vv… Phân tích theo Tháng Bảng phân tích theo Tháng báo cáo ra-vào tóm tắt hàng tháng theo mức độ làm việc số lần vắng mặt, nghỉ, trễ, sớm, không kiểm tra, vv… Báo cáo Hiệu chỉnh Báo cáo Hiệu chỉnh báo cáo có hay không trường hợp ghi thời gian ngoại lệ để phận hành hiệu chỉnh APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA BÁO CÁO KHỐ CỬA Phân tích lại nhân viên Bảng phân tích lại nhân viên hồ sơ giao dịch nhân viên theo ID người dùng Báo cáo Hoạt động Thiết bị Báo cáo Hoạt động Thiết bị liệu giao dịch nhân viên phân theo đầu đọc 79 80 APÉNDICE INFORMES DE MUESTRA Danh mục Giao dịch Thiết bị Danh mục Giao dịch Thiết bị hồ sơ tất liệu giao dịch tải từ đầu đọc