Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa vật tư

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin, chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa vật tư

đại học kinh tế quốc dânkhoa tin học kinh tế

Chuyên đề thực tậpTốt nghiệp

Đề tài :

Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hoá vật t

Họ tên sinh viên : Ngô Thành Long

Lớp : Tin 43 C

Họ tên giáo viên hớng dẫn : Đoàn Quốc Tuấn

Nơi thực tập : Viện công nghệ thông tin, Bộ Quốc Phòng

Địa chỉ: 31A Trần Phú Ba Đình - Hà Nội–

Hà Nội - 2005

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển vợt bậc của công nghệ thông tin trên toàn thế giới, ở Việt Nam, công nghệ thông tin ngày càng đợc áp dụng nhiều hơn trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện nay là các ứng dụng các hệ thống thông tin trong việc quản lý Chính vì thế, khi trình độ tin học hoá cao, việc phát triển, ứng dụng các hệ thống thông tin sẽ đợc thực hiện ở hầu hết các đơn vị Điều đó vừa thể hiện vai trò của khoa học công nghệ mới đối với xã hội, đồng thời cũng là sự đáp ứng của một nhu cầu ngày càng tăng, càng đa dạng của một nền kinh tế đang phát triển.

Một xã hội phát triển và năng động là một xã hội luôn có sự vận động và trao đổi thông tin Các thông tin này đợc hình thành trên nhiều yếu tố rất đa dạng và phức tạp Để đảm bảo cho một xã hội nói chung, một tổ chức, một đơn vị nói riêng hoạt động nhịp nhàng, đòi hỏi cần phải xử lý thông tin linh hoạt, thuận tiện và nhanh chóng Hơn nữa việc ứng dụng các hệ thống thông tin giúp cho các đơn vị tổ chức dễ dàng hơn trong việc quản lý.

Là một sinh viên đợc đào tạo tại Khoa Tin học kinh tế của Trờng Đại học Kinh tế quốc dân trong giai đoạn quan trọng này, em tha thiết đợc mang những kiến thức đã học hỏi trong trờng để đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế đất nớc, của Trờng Đại học Kinh tế quốc dân nói chung và Khoa Tin học kinh tế nói riêng.

Thực hiện Chuyên đề thực tập tốt nghiệp, Em đã lựa chọn Đề tài "Phân tích thiết kế phần mềm Quản lý hàng hoá vật t" với hy vọng chơng trình có

thể đợc áp dụng trong công tác quản lý hàng hoá của quân đội nói riêng, cũng nh trong công tác quản lý vật t nói chung Chơng trình đợc thực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nhằm nâng cao công tác quản lý hàng hoá.

Chuyên đề bao gồm các chơng :

- Chơng 1: Tổng quan về Viện công nghệ thông tin, Bộ quốc phòng.- Chơng 2: Cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài.- Chơng 3: Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hoá vật t.

Do hạn chế về mặt thời gian, trình độ, chắc chắn chơng trình còn rất nhiều thiếu sót, rất mong đợc sự quan tâm, góp ý của các quý thầy cô và các bạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Quốc Tuấn – khoa Tin học kinh tế , Đại học Kinh Tế Quốc Dân, các thầy giáo trong khoa Tin học kinh tế cùng với các anh chị trong Viện công nghệ thông tin và các bạn đã quan tâm, giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này.

Chơng i Tổng quan về Viện công nghệ thông tin bộ quốc phòng

I tổNG QUAN Về VIệN CÔNG NGHệ THÔNG TIN1 Tên tổ chức khoa học công nghệ

Viện công nghệ thông tin- Trung tâm khoa học kĩ thuật và công nghệ quân sự.

2 Cơ quan ra quyết định thành lập

Bộ quốc phòng

- Quyết định số 429/QĐ-TM ngày 12/5/2003 của tổng tham mu ởng về việc thành lập viện công nghệ thông tin trực thuộc trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự Bộ quốc phòng.

tr Viện công nghệ thông tin đợc thành lập trên cơ sở hợp nhất phân viện chiến tranh thông tin và phân viện công nghệ thông tin Phân viện công nghệ thông tin tiền thân là phân viện Toán- máy tính, sau đó là trung tâm Toán – máy tính của Bộ quốc phòng, đợc chính thức đa vào hoạt động với dàn máy tính đầu tiên từ ngày 15/4/1974 Phân viện chiến tranh thông tin đợc hình thành năm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP.

3 Thành phần kinh tế : Nhà nớc4 Trụ sở chính thức

- Địa chỉ 1 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội.- ĐT: (04)846364;(069)552612

5 Họ và tên ng ời lãnh đạo của tổ chức

- Đại tá: Nguyễn Quang Bắc.- Ngày sinh : 29/12/1952

- Chức danh : Tiến sỹ khoa học.

6 Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam

- Địa chỉ: 2 Hồng Hà - Quận Tân Bình - TPHCM- ĐT : (08)8446027 – (069)665420

7 Biên chế

- Chính nhiệm : 181 ngời.- Kiêm nhiệm: 0

8 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn

- Viện công nghệ thông tin có chức năng là 1 tổ chức nghiên cứu khoa học kĩ thuật và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thông tin phục vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân Là đơn vị đầu ngành về công nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm vụ sau:

a Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theo chơng trình nghiên cứu của nhà nớc và Bộ quốc phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên các lĩnh vực công nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranh thông tin, số hoá và điều khiển đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh.

b Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho sản xuất, sửa chữa, cải tiến và từng bớc hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật.

c Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩ thuật và công nghệ nói chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốc phòng.

d ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vào việc tổ chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh Xây dựng quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trớc khi chuyển giao công nghệ

e Tham gia t vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan Thực hiện nhiệm vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi.

f Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện.

g Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực cho các học viện, nhà trờng trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin.

h Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyển giao công nghệ với các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nớc, tham gia các hoạt động kinh tế gắn với chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nớc và Bộ quốc phòng.

- Viện công nghệ thông tin đợc quyền đứng t cách pháp nhân để:a Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ,

chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trì hoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơ bản ở đất liền, ngoài biển, đảo và biên giới phù hợp với khả năng chuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xây dựng kinh tế.

b Đợc liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm nhanh chóng tiếp thu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến có liên quan đến sự phát triển kĩ thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nớc.

c Đợc tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành và các học thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu t trang bị kĩ thuật, tài liệu và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nớc để cùng hợp tác nghiên cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngành theo đúng quy định của nhà nớc và Bộ Quốc Phòng.

d Đợc dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các đề tài, chơng trình, đề án, dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ của quân đội và nhà nớc trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan.

e Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trang thiết bị thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các t liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện Đ-ợc lựa chọn cán bộ khoa học kĩ thuật - công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi, đúng chuyên ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí Đợc cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học và công nghệ.

f Mọi cán bộ của viện đợc hởng đầy đủ các chế đồ bồi dỡng, đào tạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nớc Mọi hoạt động khoa học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy định, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nớc và Bộ quốc phòng.

9 Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ

- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện đợc thành lập và phát triển 30 năm nay Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tơng đối mạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ s và cử nhân, 42 nhân viên kĩ thuật.

- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ đại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm.

- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu.

10. Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống công nghệ thông tin

- Làm chủ các hớng công nghệ Viện công nghệ thông tin đã duy trì đợc đội ngũ cán bộ nghiên cứu tơng đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các sản phẩm tin học mới nh :

a Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,

b Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.

ii Những vấn đề chuyên môn đã tìm hiểu tại nơi thực tập và định hớng đề tài nghiên cứu.

1 Những vấn đề chuyên môn đã tìm hiểu tại nơi thực tập

Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và nghiên cứu đợc một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lu kho, các chiến lợc kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng hoá, trong công tác quản lý hàng hoá vật t của viện nhằm đáp ứng các nhu cầu trong và ngoài quân đội Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý hàng hoá, vật t.

a Quản lý hàng hoá lu kho:

Hàng hoá lu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận ợc sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua Các nhà điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt Bởi vậy rất nhiều nỗ lực đã đợc triển khai để loại bỏ hàng hoá lu kho không cần thiết Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lu kho, đặc biệt là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài Mục tiêu của nhà quản lý chỉ đợc thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản lý một cách hiệu quả

đ-Các vấn đề về hàng hoa lu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dung của dịch vụ khách hàng Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn sẵn có khi họ cần chúng Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giá hàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại Các khách

hàng bên ngoài, những ngời không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần nh sẽ chuyển sang một đối thủ cạnh tranh.

Về thực chất quản lý hàng hoá lu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của việc duy trì hàng hoá lu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lu kho Trong trờng hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên quan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng nh các quỹ gắn với các mặt hàng đang có trong tổ chức Trong một ví dụ, vào năm 1995, chi phí của rất nhiều yếu tố mang tính đa dạng khác nhau đã giảm nhanh đến nỗi tập đoàn máy tính Compaq phát hiện ra rằng họ đang tích trữ hơn 2 tỷ USD hàng hoá lu kho, những mặt hàng này không thể bán nh giá ban đầu của chúng Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối lợng hàng hoá lu kho, dẫn đến kết quả đầu t ở mức thấp hơn Việc giảm hàng hoá lu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí cao hơn dới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngng trệ sản xuất Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lỡng tất cả những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lu kho ở mức nào.

Tuy nhiên, rất quan trọng khi nhận ra rằng hàng hoá lu kho có thể phục vụ nhiều mục tiêu có lợi khác nhau trong một tổ chức.

+ Tạo điều kiện thuận lợi về mặt kinh tế: Nhà quản lý có thể quyết định, ví dụ mua một số lợng lớn một sản phẩm để nhận đợc sự giảm giá Hoặc các chi phí vận tải thấp hơn có thể đạt đợc khi nhận đợc một số l-ợng lớn sản phẩm trong cùng một thời gian Tơng tự nh vậy, một quá trình sản xuất dài lâu có thể giảm đáng kể các chi phí sản xuất Trong tất cả các tr-ờng hợp, hàng hoá lu kho đang đợc sử dụng nh một cách để đạt đến điểm tiết kiệm trong các bộ phận khác của hệ thống hậu cần.

+ Cung cấp một công cụ trong việc cân bằng cung và cầu Một số hãng có thể chỉ bán sản phẩm của họ vào những thời điểm nhất định trong năm Để tận dụng các đầu t tài sản cố định về nhà cửa và thiết bị duy trì một lực lợng lao động có tay nghề, nhà quản lý có thể quyết định sản xuất quanh năm và dự trữ hàng hoá thành phẩm tới tận mùa bán sau.

+ Cung cấp sự bảo hộ đối với nhu cầu không ổn định Mặc cho những nỗ lực dự đoán tốt nhất của các nhà quản lý, không bao giờ có thể xác định chính xác nhu cầu ở mức nào Tơng tự nh vậy, các phơng tiện vận tải bị hỏng hóc, nguyên vật liệu thô có thể đột nhiên hết và dây chuyền sản xuất có thể dừng lại Hàng hoá lu kho đợc sử dụng để đảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng đợc đáp ứng thậm chí khi quá trình sản xuất bị gián đoạn vì những nguyên nhân trên.

Các loại hàng hoá lu kho:

Hàng hoá lu kho thông thờng đợc sử dụng để hỗ trợ cho quá trình cung cấp thêm trong những điều kiện chắc chắn.

Hàng hoá lu kho dự phòng đợc sử dụng nhằm hỗ trợ cho khách hàng lu kho thông thờng để bù đắp những nhu cầu không ổn định và khoảng thời gian giữa lúc bắt đầu và hoàn thành một quá trình sản xuất mới Mục tiêu của nó là nhằm giúp cho công ty và khách hàng khi bị rơi vào trờng hợp hết hàng hoá.

Hàng hoá lu kho đang luân chuyển: Là hàng hoá đang trên đờng từ một nơi tới một nơi khác Nó có thể thuộc về nhà vận chuyển hoặc khách hàng tuỳ thuộc vào các giai đoạn bán hàng.

Hàng hoá tích trữ đợc triển khai vì những lí do khác hơn là việc đáp ứng nhu cầu hiện tại Các nhà quản lý có thế sợ rằng giá của những nguyên vật liệu cần thiết sẽ tăng trong tơng lai hoặc nguyên vật liệu bị khan hiếm và lựa chọn mua một số lợng lớn do tiên đoán một số tình huống có thể xảy ra Một ngời bán lẻ có thể bán với một giá đặc biệt thấp nếu mua một khối lợng lớn tại một thời điểm.

Hàng hoá lu kho theo mùa: Đợc tích luỹ trớc một mùa bán Nó cung cấp cho nhà quản lý khả năng ổn định sản xuất và duy trì một lực lợng lao động dài hạn, thậm chí khi phần lớn việc bán hàng xảy ra vào những thời điểm khá nhỏ của năm.

Hàng hoá tồn kho là loại hàng hoá mà không ai muốn, ít nhất là ngay lập tức Một sinh viên nhanh nhạy sẽ phân vân tại sao bất cứ một tổ chức nào

đều gánh chịu những chi phí liên quan đến việc lu trữ những hàng hoá này hơn là việc vứt bỏ chúng Một lí do có thể là nhà quản lý hy vọng nhu cầu sẽ tiếp tục ở một số lĩnh vực trong tuơng lai, và do đó nó việc vứt bỏ những hàng hoá này có thể có chi phí lớn hơn việc giữ chúng lại Nhng lý do ép buộc lớn nhất cho việc duy trì những hàng hoá này là dịch vụ khách hàng, có lẽ một ngời mua quan trọng có những nhu cầu không thờng xuyên đối với một số mặt hàng này, bởi vậy nhà quản lý giữ chúng nh là một cử chỉ thiện chí với khách hàng.

b Chiến lợc kho bãi

Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống logistics của một hãng Kho bãi có thể đóng vai trò nh các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai Đối với một số tổ chức, các kho bãi đóng vai trò nh một điểm thống nhất hoặc tập hợp Ví dụ những số l-ợng nhỏ của các hàng hoá đa dạng có thể đợc nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa Tại cơ sở, rất nhiều mặt hàng sau đó đợc kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và đợc vận chuyển đến khách hàng với số lợng đủ tải trọng của phơng tiện Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ khác, chúng đợc kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhà máy lắp ráp Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho nh một công cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phải đợc vận chuyển Nh một sự lựa chọn, kho bãi có thể thực hiện một chức năng phân chia.

Nơi những số lợng lớn hoặc hàng hoá đến từ các nhà cung cấp qua các chuyến vận tải đầy tải trọng và đợc chia thành những lô nhỏ hơn và sau đó vận chuyển đến khách hàng trên những chuyến vận tải nhỏ hơn tải trọng.

Ví dụ, các chuỗi bán lẻ rau quả, thờng mua một khối lợng lớn hàng hoá Những sản phẩm này đợc nhận bởi các xe tải và đa vào một nhà kho nơi mà chúng đợc chia thành nhữngg số lợng nhỏ hơn đợc mỗi cửa hàng yêu cầu Một lần nữa, mục tiêu là thiểu hoá quá trình vận chuyển ít hơn tải trọng Lu

ý rằng, trong khi các phơng tiện vận chuyển hàng hoá từ nhà kho đến nhà bán lẻ có thể đợc chất đầy hàng, các sản phẩm có thể đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Bởi vậy, vận chuyển về thực chất trở nên nhỏ thấp hơn tải trọng Các hãng đang hoạt động trên những thị trợng toàn cầu thờng thấy rằng họ phải sử dụng kho bãi với cả hai vai trò Hàng hoá đợc tập trung lại trong kho bãi nội địa để đạt tới container đầy đủ Các container khác nhau sau đó có thể đợc vận chuyển cùng với nhau đến một nhà kho ở thị trờng nớc ngoài nơi hàng hoá đợc phân chia để vận chuyển đến khách hàng.

Các nhà quản lý phục vụ khách hàng quốc tế phải quyết định hoặc phục vụ các thị trờng khác nhau từ một nhà kho tập trung hoặc đặt một nhà kho tại mỗi thị trờng Có một số u điểm tập trung hàng lu kho bao gồm đơn giản thủ tục đặt hàng, hạn chế các hoạt động kho bãi tại quốc gia, giảm nhu cầu sử dùng vốn và duy trì hàng lu kho, giảm chi phí vận tải ra bên ngoài và có tiềm năng sử dụng tốt hơn năng lực đa phơng thức Tuy nhiên, những bất lợi cũng phải đợc cân nhắc Chúng bao gồm các chi phí vận tải về kho tăng lên, cũng nh sự nhận thức của khách hàng và doanh thu nội bộ tăng và các nhà quản lý Marketing những ngời có thể phản ứng tiêu cực với việc sản phẩm đợc vận chuyển từ bên ngoài nớc của họ Cuối cùng một cơ sở tập trung có thể phải lớn hơn và phức tạp hơn để xử lý nhu cầu hàng lu kho của rất nhiều quốc gia hoặc thị trờng khác nhau.

Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng, không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cách tối u Một khi một cơ sở đợc xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên đợc quản lý nh thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp Những vấn đề này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị trờng toàn cầu bởi vì các thị trờng khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác nhau về kho bãi phải đợc cân nhắc thận trọng để đảm

bảo rằng các nhu cầu của khách hàng đợc đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể.

c Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá

Hệ thống xử lý thủ công thờng yêu cầu nhiều lao động Các kho bãI sử dụng một phơng thức không tự động hoá thờng dựa trên một hệ thống khá đơn giản các giá và ngăn để lu trữ hàng hoá.

Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua một số thiết bị đợc cơ giới hoá nh một thiết bị nâng( xe nâng) Hệ thống thủ công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phơng tiện và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm với của ngời công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt nhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoá đợc dự trữ ở trong đó Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là con ngời.

Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức lơng ở địa phơng cao Hơn nữa, ngời làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào các vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựa chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng Rất nhiều những lỗi này có thể đợc loại bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu.

Tự động hoá kho bãi nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả bằng cách cơ giới hoá hoạt động lu trữ hàng có nhiều lao động Thiết bị tự động phổ biến nhất đợc sử dụng ngày nay là xe nâng, đợc khoảng gần một nửa các hãng đợc hỏi sử dụng(47,6%), hệ thống đợc sử dụng phổ biến tiếp theo là các hệ thống nằm ngang đợc cải tiến nh băng tải hoặc xe kéo vòng tròn, (41,2%), hệ thống lu trữ và thu hồi tự động (39%), phân loại tốc độ cao hoặc hệ thống sàng lọc, (30,1%), các thiết bị dỡ hàng hoá tự động, bán tự động và không ngời lái (28,1%) và các thiết bị chọn hàng (15,9%).

Sản phẩm bao bì là một chủ đề nhận đợc sự chú ý ngày càng gia tăng trên khắp thế giới Ví dụ, trong nền kinh tế kế hoạch trớc đây của Trung

Quốc, ngành sản xuất của Thợng Hải đặt trọng tâm chính vào chất lợng của sản phẩm và ít chú ý đến bao gói Các mặt hàng của Thợng Hải trên cả hai thị trờng nội địa và thế giới thờng đợc xem là thể hiện “ Chất lợng hạng nhất, bao gói hạng nhì, giá hạng ba”.

Thợng Hải đã tụt xa so với các nớc phát triển và các khu vực duyên hải khác của Trung Quốc về bao gói Trong vòng 2 năm qua, Thợng Hải đã đánh dấu sự đầu t gia tăng của họ cho công nghiệp bao gói để đảm bảo rảng các sản phẩm đợc đóng gói của nó đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng đối với hàng hoá dễ hỏng hóc Các nhà sản xuất nhận ra rằng bao gói đợc cải tiến của hàng hoá có thể làm tăng đáng kể giá trị bổ sung của sản phẩm.

Có 2 loại bao gói cơ bản: Đóng gói theo ngời tiêu dùng và đóng gói công nghiệp Loại đầu tiên cũng đợc đề cập đến nh là bao gói Marketing hoặc nội bộ bởi vì nó là cái mà khách hàng nhìn thấy khi sản phẩm ở trên giá Bao gói nội bộ thờng chịu ảnh hởng bởi quan điểm của bộ phận

Marketing bởi vì nó đựơc thiết kế để thể hiện và giới thiệu đến khách hàng cuối cùng Bao gói công nghiệp đợc biết đến nh là bao gói bên ngoài Mục tiêu chính của bao gói bên ngoài là bảo vệ hàng hoá trong khi tạo thuận lợi cho chuyến đi của chúng qua các đờng, tuyến hậu cần Thông thờng loại bao gói này bị vứt bỏ trớc khi sản phẩm đợc đặt lên giá bán, bởi vậy khách hàng có thể không bao giờ nhìn thấy loại vật liệu này Cái mà họ cần xem là liệu sản phẩm có đợc bao gói hợp lý không, tức là một sản phẩm không bị hỏng và có thể vận hành tốt.

Qúa trình phân tích giữa kho bãi thủ công và kho bãi tự động hoá hẳn là một vấn đề khó khăn Hệ thống xử lý hàng hoá đợc cơ giới hoá tạo ra những cơ hội to lớn nhằm cải thiện dòng hàng hoá thông qua các cơ sở kho bãi trong khi tăng cờng khả năng kiểm soát hàng lu kho và thiểu hoá thiệt hại xảy ra Không may là, đầu t ban đầu có thể khá cao và bản chất cứng ngắc của hệ thống có thể làm nó rất không linh hoạt Mặt khác hệ thống thủ công đơn giản hơn nhiều, và dễ thích ứng với những điều kiện thay đổi hơn và không yêu cầu một lợng vốn đầu t ban đầu lớn Các nhà quản lý phải đánh

giá mỗi thị trờng để xác định cái gì là phơng pháp tốt nhất trong điều kiện của địa phơng và nhu cầu dịch vụ khách hàng Bao gói là một lĩnh vực đang đợc cho là có vai trò lớn trong hệ thống cung ứng phục vụ công tác hậu cần, khi các nhà quản lý hớng tới mục tiêu đáp ứng nhu cầu của các khách hàng toàn cầu của họ về những hàng hoá không bị h hỏng cùng với các vật liệu bao gói không ảnh hởng đến môi trờng và có chi phí thấp Thêm vào đó, nó đang đợc nhìn nhận nh một nhân tố đóng góp tích cực vào toàn bộ hiệu quả của hệ thống bởi những khả năng tự động hoá có thể thực hiện cùng với những mã vạch.

d Quản lý thông tin

Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi vì nó đóng vai trò nh keo dán hệ thống này lại với nhau, ở một phạm vi lớn hơn trớc đây, những công ty lớn xem xét thế giới dạng các khu vực nhiều hơn là những quốc gia cụ thể Ví dụ, từ một quan điểm hậu cần, Na Uy, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Phần Lan, đang đợc xem là một thực thể thống nhất hoặc là khu vực Scandinavian Tuy nhiên, từ viễn cảnh của việc bán hàng và

Marketing, chúng đợc xem xét nh những quốc gia độc lập, nghĩa là công việc kinh doanh mang tính cục bộ Phía sau bối cảnh này có các hệ thống thông tin đầy quyền lực, cho phép có thể kết hợp các định giá khác nhau ( giá bán, giá nội bộ), tỷ giá hối đoái, kho bãi, các nhà cung cấp, nhà máy và phơng thức cung cấp cho các đơn đặt hàng giống nhau

Những tiến bộ trong hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý Việc tự động hoá chức năng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập đợc nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này Việc sử dụng ngày càng nhiều của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại cho các hãng một công cụ để

truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công Cuối cùng những tiến bộ về công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cờng chất lợng của thông tin có thể

sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thời gian phục vụ.

2 Định h ớng đề tài nghiên cứu

Sau khi đã tìm hiểu và thực tập tại Viện công nghệ thông tin, đợc tiếp xúc với thực tế, em nhận thấy rằng việc quản lý hàng hoá lu kho là vô cùng quan trọng trong công tác hậu cần phục vụ quân đội, cũng nh trong công tác hậu cần nói chung.

Đây là một đề tài khá hay và rất thiết thực trong đời sống Chính vì thế khi thực hiện chuyên đề thực tập, em đã lựa chọn đề tài “ Phân tích thiết kế phần mềm quản lý hàng hoá vật t”, với hy vọng là chơng trình sẽ có thể đợc

áp dụng trong thực tiễn nhằm phục vụ công tác quản lý kho hàng trong quân đội và có thể giảm bớt chi phí trong quá trình quản lý hàng hoá, vật t.

CHơng II cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài

i Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trớc cha đợc xử lý Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tợng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác.

Để mô tả thông tin ngời ta thờng sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ phong phú của thông tin

Độ cứng của một thông tin là thớc đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin.

Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó giàu hay nghèo Nó phụ thuộc vào phơng tiện thông tin liên lạc Sau đây là bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đa qua một số phơng tiện thờng dùng.

2 Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập dữ…liệu, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ

Phong phú

Nghèo nàn nhất

Mặt đối mặt

Điện thoại Tài liệu gửi đích danh

Tài liệu viết không giành cho riêng ai

Số liệu

kiện đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.

Để một hệ thống thông tin có thể đợc nhìn một cách trực quan ngời ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Nhờ có việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc của mình Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định.

Mô hình hoá hệ thống thông tin

Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.

Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật t thì nguồn chính là các phiếu xuất và nhập vật t Qua đây ta cần phải thu thập đợc các thông tin nh hàng hoá đợc xuất và nhập từ kho nào, chất lợng và số lọng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn vị nào

Vấn đề xử lý: chơng trình phải cập nhật đợc dữ liệu đa vào nh cập nhật đợc danh mục hàng hoá, vật t, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra đợc các báo cáo đầu ra cần thiết.

Phân phátXử lý và lưu

Kho dữ liệuThu thập

Sau khi xử lý và lu dữ, các dữ liệu phải đợc đa vào kho dữ liệu nh các danh mục…

Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo nh báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá.

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhng có hai cách phân loại thông dụng nhất là:

Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Ví dụ trong một chơng trình quản lý vật t hàng hoá thì ngời sử dụng coi chơng trình này nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối đối với những thông báo đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị nhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá ) Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn ch… ơng trình này nh một thực thể với những thủ tục khác nhau đợc viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn dung lợng là bao nhiêu.

Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

LôgicVật lý ngoài

Vật lý trong

LôgicVật lý ngoàiVật lý trong

Nguồn tin

LôgicVật lý ngoàiVật lý trong

Đích tinLôgic

Vật lý ngoàiVật lý trong

Thông tin

vào Thông tin ra

Lưu trữ dữ liệu

Một hệ thống thông tin theo ba mô hình

Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".

Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của ngời sử dụng ) chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này chú ý đến mặt thời gian hệ thống Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi nào?"

Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông tin liên quan loại trang bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi " Nh thế nào ?"

3 Cơ sở dữ liệu

Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ liệu Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định Dù ở trong thời đại nào thì việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng Khi máy tính điện tử cha ra đời

thì tất cả thông tin vẫn đợc thu thập, lu trữ, xử lý và cập nhật Các dữ kiện này đợc ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng Ngày…nay nhờ sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều

Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.

Phơng pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Thông qua mô hình dữ liệu ta có thể biết đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt đợc Thiết kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ hữu ích cho việc ra quyết định

Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:

Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản trị muốn lu giữ thông tin về nó Một số thực thể có vẻ vật chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên , còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm nh…tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.

Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất đợc gọi là thuộc tính Mỗi

thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thờng không chia nhỏ đợc nữa Các thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lu trữ.

Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện

riêng biệt thực thể.

Cột ( trờng ) dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể Giao giữa một

dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực thể trên dòng đó.

Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin do một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

Trong một bảng thì thờng có các khóa chính Khoá chính là một kiểu chỉ mục đặc biệt Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin Vì vậy sẽ không có hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trờng khoá chính cũng nh trong trờng khoá chính sẽ không có giá trị rỗng

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin Có nhiều loại cơ sở dữ liệu

Sau đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu (quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, đợc cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trờng Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.

Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật t có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng nh DM_DVN.dbf, DM_DVX.dbf,

CTCHUNG.dbf, CTVT.dbf, Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị…nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật t, số lợng, đơn giá,

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu đợc nhập vào cơ sở thông qua việc nhập dữ liệu Thể thức dữ liệu đợc nhập vào cơ sở dữ liệu không giống nh thể thức dữ liệu đợc nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để ngời sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn.

- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Thông thờng sử dụng hai ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc bằng ví dụ QBE

- Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu đợc kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý và đa ra cho ngời sử dụng trong một thể thức sử dụng đợc.

- Tổ chức cấu trúc các tệp: Dữ liệu cần phải đợc tổ chức theo một cách nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu đợc chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải đợc cấu trúc lại Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế để gắn các thực thể mà chúng có mối quan hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia.

ii Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt Phát triển một hệ thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt Phân tích một hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đa ra chuẩn đoán về thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

1 Mô hình của phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

2 Các ph ơng pháp th ờng dùng để phát triển một hệ thống thông tin

Phơng pháp 1:phơng pháp nguyên mẫu (protyping)

ý kiến NSDHiệu chỉnh

Mức logic

Yêu cầu mới về hệ thống

thông tin

Hệ thống thông tin hiện tại làm

cái gì ?.

Mức vật lý

Hệ thống thông tin mới sẽ làm

cái gìXem hệ thống

thông tin hiện tại hoạt động như

thế nào ?.

Thiết kếPhân

Xem hệ thống thông tin mới hoạt động như

thế nào ?.

Ph¬ng ph¸p 2: Ph¬ng ph¸p chu kú ph¸t triÓn (system development life cycle)

3 Các công đoạn của phát triển hệ thống:3.1 Đánh giá yêu cầu

Khi thấy đợc sự cần thiết cần thay đổi hay điều chỉnh một hệ thống thông tin thì ngời quản lý chịu trách nhiệm đề đạt yêu cầu phát triển hệ thống tới lãnh đạo bộ phận tin học hoặc đến một hãng chuyên môn Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu mà cần phải có cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này gọi là thẩm định yêu cầu hay nghiên cứu khả thi và cơ hội.

Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công cho một dự án Chỉ cần một sai lầm trong giai đoạn này cũng sẽ làm lùi bớc trên toàn

Thiết kế lô gíc

Xây dựng một số phương án

Thiết kế vật lý

Thực hiện kỹ thuật

Cài đặtPhân tích

Xác định và làm rõ yêu cầu phát triển nhanh

bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc toán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho ngời ra quyết định.

Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:

a Lập kế hoạch

Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải đợc làm cẩn thận.

Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn và phơng pháp thu thập cần dùng Quy mô số lợng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phân tích của từng dự án Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng nh các phơng tiện đi kèm với từng nhiệm vụ.

b Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác yêu cầu của ngời sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu

Chẳng hạn trợ lý Khoa Tin học kinh tế muốn làm lại hệ thống quản lý điểm của các sinh viên Thực chất ngời trợ lý này chỉ muốn bổ xung một phần nhỏ trong hệ thống đó ví dụ nh quản lý điểm của các sinh viên học lại Nếu yêu cầu không đợc làm rõ rất có thể phân tích viên xác định sai yêu cầu là viết cả một chơng trình quản lý điểm của sinh viên.

Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng nh đề nghị của tổ chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cờng mở rộng thêm.

Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức nh: phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra để có cái nhìn khác nhau về vấn đề gốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất

về hệ thống Khung cảnh hệ thống phải vừa vặn, hẹp quá hay rộng quá đều ảnh hởng không tốt đến việc thực hiện dự án.

Khả thi về kỹ thuật đợc đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm đợc với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất Cũng nh việc các thiết bị đó có tơng thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức.

Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu đợc từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.

Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đa ra đợc bảng tiến độ thời gian.

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo này đợc gửi cho ngời có thẩm quyền quyết định việc có thực hiện bớc tiếp theo của dự án Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và những kiến nghị trong những bớc thực hiện tiếp theo một cách rõ ràng đầy đủ nhất

Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:

• Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên ngời yêu cầu, hệ thống thông

tin nghiên cứu, những vấn đề do ngời yêu cầu nêu lên)

• Phơng pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin, những ngời đã gặp và làm việc )

• Mô tả khung cảnh ( nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hởng hoặc bị ảnh hởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trng về tổ chức, đặc trng về công nghệ, khung cảnh tài chính )

• Hệ thống nghiên cứu ( tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống)• Nêu các vấn đề ( vấn đề dới góc độ các nhà quản lý có liên quan

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trớc hết ta phải thu thập thông tin

Có nhiều phơng pháp thu thập thông tin nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát.

Các thông tin thu thập đợc cần phải đợc phân loại theo các tiêu chí- Hiện tại / tơng lai:

Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trờng hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý.

Thông tin cho tơng lai đợc lấy thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoạch

- Tĩnh / động / biến đổi:

Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá Ví dụ các thông tin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, …

Các thông tin động thờng là các thông tin về không gian, thời gian, …

Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy định của nhà nớc…

- Môi trờng / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi trờng có tác động tới hệ thống

Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu Mã hoá là tên viết tắt gắn cho một đối tợng nào đó Trong mỗi đối tợng gồm nhiều thuộc tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính là một yêu cầu cần thiết Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử lý bằng máy tính.

VD: Khi ta nói mã số chứng từ là 1111/PX thì chỉ có duy nhất một phiếu là có mã số đó trong số các phiếu xuất.

Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn đối tợngMô tả nhanh chóng các đối tợngNhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn

t-Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Nguồn hoặc đích:

Nguồn hay đích có thể là một ngời hay một nhóm tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống thông tin thống nhng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống.

Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn đợc xác định bằng các danh từ

Thủ côngTin học hoá

Tên ngời / bộ phận phát / nhận tin

VD Trong quản lý hàng hoá, vật t thì các tổ chức cung cấp hàng hoá cho đơn vị hoặc các tổ chức,cá nhân mà đơn vị bán hàng đ… ợc coi là tệp nguồn hay đích

Chức năng xử lý:

Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin,…

Biểu diễn: Chức năng xử lý đợc biểu diễn bằng đờng tròn hay ô van, trong đó có ghi tên của chức năng Tên của chức năng là các thao tác nên nó phải là một động từ cộng với bổ ngữ.

VD Trong quản lý hàng hoá,vật t thì có một số chức năng nh: Viết phiếu xuất, viết phiếu nhập, tổng hợp tồn kho, xem thẻ kho, …

Tiến trình xử lý

Viết phiếu xuất hàng

Xem thẻ

VD Trong qu¶n lý hµng ho¸ vËt t cã c¸c luång d÷ liÖu nh: phiÕu xuÊt hµng, phiÕu nhËp hµng,…

liệu, luồng dữ liệu chỉ mô tả ở mức khái quát thờng là tập hợp các mục riêng lẻ Các khái quát này cần đợc mô tả chi tiết hoá hơn qua công cụ từ điển dữ liệu.

Từ điển dữ liệu là sự liệt kê có tổ chức các phần tử dữ liệu thuộc hệ thống thông tin, liệt kê các mục từ chỉ tên gọi theo một thứ tự nào đó và giải thích các tên một cách chính xác chặt chẽ ngắn gọn.

Ký pháp mô tả nội dung cho từ điển dữ liệu

=+[|]n( )

*Lời chú thích*

Đợc tạo từVà

HoặcLặp n lần

Dữ liệu tuỳ chọnGiới hạn chú thích

3.2.5 Các công đoạn của phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn

Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết

Thành lập đội ngũ thực hiện dự án: Việc đầu tiên trong giai đoạn này đó là đa ra đợc đội ngũ thực hiện dự án Để hệ thống có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của ngời sử dụng thì trong quá trình xây dựng hệ thống nên có những thành viên của tổ chức tham gia trực tiếp cùng các phân tích viên Tuy nhiên điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của từng dự án, cũng nh điều kiện cụ thể của từng tổ chức.

Lựa chọn phơng pháp và công cụ: Trong giai đoạn phân tích chi tiết thì lập trình viên cần phải lựa chọn đợc phơng pháp và công cụ thu thập thông tin và phân tích thông tin phù hợp, hiệu quả Công cụ thu thập thông tin th-ờng dùng là: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát còn công cụ phân tích hay dùng là: Sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các phích từ điển hệ thống thông tin.

Ngoài ra vấn đề xác định thời gian cũng rất cần thiết Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, công việc nào thì khi lập kế hoạch ta không thể không đề cập tới vấn đề thời gian Trong xây dựng hệ thống cũng vậy, thời gian luôn luôn phải đợc đảm bảo một cách chính xác nhất tới mức có thể Đây là vấn đề cần quan tâm nhng thờng thì nó hay sai lệch so với dự kiến.

Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

Bất cứ một điều gì cũng không thể tồn tại một cách đơn lẻ, luôn luôn có các yếu tố xung quanh mà nó chịu tác động cũng nh nó tác động ngợc trở lại các yếu tố đó.

Môi trờng bao quanh hệ thống thông tin: môi trờng ngoài, môi trờng tổ chức, môi trờng vật lý, môi trờng kỹ thuật.

- Môi trờng ngoài : phải xem xét các tổ chức khác hoạt động ra sao, có

các sản phẩm, dịch vụ gì Xu thế phát triển chung của các ngành cũng nh các yếu tố mang tích chất cạnh tranh biểu hiện ra sao Ngoài ra cũng cần xem xét

các chính sách bộ luật mà ngành này phải tuân thủ, những nhân tố ảnh hởng đến sự thành công của các tổ chức cùng ngành.

- Môi trờng tổ chức : Đó chính là lý do hình thành cũng nh lịch sử ra

đời của tổ chức, chức năng, nhiện vụ và mục tiêu của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, các đối tác cũng nh các đối thủ cạnh tranh của tổ chức Đồng thời cần chú ý đến cơ cấu tổ chức, các hoạt động chính mà tổ chức thực hiện, cũng nh các vấn đề về tình trạng tài chính, đầu t dự kiến,

- Môi trờng vật lý: Việc phân bổ ngời sử dụng và khách hàng ra sao, tổ

chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu Bên cạnh đó là vấn đề an ninh, kiểm soát.

- Môi trờng kỹ thuật: Là các phần cứng, phần mềm đợc dùng để xử lý

dữ liệu, cũng nh các thiết bị ngoại vi khác Đồng thời luôn chú ý đến vấn đề phát triển nhân sự và mở rộng hệ thống trong tơng lai.

Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Trớc hết cần phải thu thập các thông tin về hệ thống hiện tại: - Những hoạt động chung;

- Dữ liệu vào;- Thông tin ra;

- Các vấn đề về xử lý mà tổ chức cần tập hợp;- Vấn đề cơ sở dữ liệu;

Sau đó phân tích viên cần xây dựng mô hình vật lý ngoài dựa trên các dữ liệu mô tả đã thu thập đợc về hệ thống Toàn bộ những thông tin này phục vụ cho việc đa ra chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại trợ giúp cho việc xác định đợc mục tiêu và những yêu cầu mà hệ thống mới cần phải làm thoả mãn Mô hình vật lý chỉ có giá trị khi nó là bức tranh trung thực của hệ thống, vì vậy trong quá trình xây dựng phân tích viên phải đặt mình trong một quá trình lặp, tức là không tự đa ra những câu trả lời, mà cần phải lấy thông tin từ ngời sử dụng Rồi từ đó rút ra vấn đề, nguyên nhân và làm hoàn chỉnh chúng trên các phích tài liệu vấn đề.

Cuối cùng dựa trên mô hình vật lý ngoài và các dữ liệu thu thập đợc mô hình lô gíc sẽ đợc xây dựng.

Hai mô hình cho chúng ta hai cảnh sắc khác nhau của cùng một hệ thống đang nghiên cứu Tài liệu lúc này sẽ là sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu Cũng nh mô hình vật lý, mô hình lô-gíc cho phép nhà phân tích hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với ngời sử dụng và là công cụ để xác định một số vấn đề của hệ thống cũng nh các nguyên nhân của chúng Đồng thời mô hình này cũng đợc dùng cho việc đa ra các chẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới.

Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề

Trong thực tế thì ba nhiệm vụ chẩn đoán, xác định mục tiêu, xác định các yếu tố của giải pháp đợc thực hiện cũng một lúc, tuy nhiên khi trình bày thì các nhiệm vụ này đợc trình bày cái nọ nối tiếp cái kia.

- Đa ra chẩn đoán là "xác định bản chất của căn bệnh trên cơ sở các triệu chứng" Vì vậy lúc này phân tích viên sẽ sử dụng các phích tài liệu, kỹ thuật phận tích nguyên nhân, để từ đó tìm ra một số nguyên nhân của những vấn đề đã đợc chỉ ra Lúc này nhiệm vụ chính của phân tích viên không phải là sửa chữa các căn bệnh đợc chỉ ra, mà quan trọng hơn cả là phân tích viên phải tìm và báo sớm nhất những nguyên nhân gây ra sai lầm mà thôi.

Dựa trên các kết quả đã có, trong giai đoạn tiếp theo, hai mục tiêu chính sẽ đợc xây dựng: để hớng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và để đánh giá hệ thống mới sau khi nó đợc cái đặt Có hai nguyên tắc cần tuân thủ đối với hai mục tiêu là: phải đo đợc và phải có giá trị bằng số cần đạt đợc

Nh ta đã biết, các mục tiêu của hệ thống mới luôn gắn chặt với các vấn đề của hệ thống, còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn đề Vì thế khi thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thì yếu tố giải pháp trớc tiên là phải nâng cao năng lực đó.

Đánh giá lại tính khả thi

Vào lúc này, một khối lợng lớn thông tin về hệ thống và môi trờng của nó, cùng với các nguyên nhân và giải pháp đã đợc làm sáng tỏ thì việc đánh giá khả thi có phần chính xác hơn Tuy nhiên ta cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt ở giai đoạn tiếp theo, vì vậy việc đánh giá tính khả thi sẽ không chỉ dừng lại vào thời điểm này, mà nó còn tiếp tục đi theo cho mãi tới khi kết thúc dự án Và tất nhiên nó vẫn phải đảm bảo xem xét với các ràng buộc về: tổ chức, kỹ thuật, tài chính, thời gian.

Sửa đổi đề xuất của dự án

Qua các thông tin mới thu thập đợc và qua báo cáo đánh giá tính khả thi, đề xuất của dự án mới sẽ đợc xem xét và sửa đổi, sao cho: ngời ra quyết định sẽ đợc cung cấp một bức tranh rõ hơn về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Mỗi báo cáo ở cuối mỗi kỳ đều rất quan trọng, vì nó phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Vì thế, báo cáo vừa chứa đựng những thông tin tổng quát nhất mà phân tích viên đã tìm thấy (có thể đính kèm phụ lục mô tả chi tiết), đồng thời không chồng đống các thông tin chi tiết cho những ngời ra quyết định Ví dụ : không nên đa ra các bảng DCI, DFD, từ điển dữ liệu, trong bảng báo cáo.

Đề cơng báo cáo phân tích chi tiết

1 Trình bày lại yêu cầu

2 Mô tả phơng pháp phân tích

Trình bày về các thu thập thông tin đợc dùngTrình bày các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống3 Mô tả về môi trờng

4 Mô tả về hệ thống thông tin đang tồn tại

5 Chẩn đoán về hệ thống thông tin và xác định các yếu tố giải pháp6 Đánh giá tính khả thi

7 Đề xuất của dự án

3.3 Thiết kế lô gíc

Thiết kế lô gíc nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác cái gì mà hệ thống thông tin thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng.

Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình vô cùng phức tạp, các sản phẩm phải đa ra đợc trong giai đoạn này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu lô gíc của từ điển hệ thống

3.3.1Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc từ thông tin đầu ra

Bớc 1 Xác định các thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra

- Nội dung khối lợng tần xuất và nơi nhận chúng

VD: Quản lý hàng hoá vật t có thể có các thông tin đầu ra là: các phiếu xuất, phiếu nhập vật t, thông tin về tồn kho,…

Bớc 2 Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các

thông tin đầu ra theo yêu cầu.

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộc tính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) - thuộc tính đợc sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

Các mức chuẩn hoá dữ liệu

- Chuẩn hoá mức 1 (1NF): trong một danh sách không đợc chứa những

thuộc tính lặp Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý