Giáo trình mô đun 04: Sử dụng bảng tính cơ bản

Giáo trình mô đun 04: Sử dụng bảng tính cơ bản cung cấp cho người học những kiến thức như: Kiến thức cơ bản về bảng tính; Sử dụng phần mềm bảng tính Excel 2010; Thao tác trên trang tính; Biểu thức và hàm;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bài 1: Kiến thức bảng tính I Khái niệm bảng tính Khái niệm Bảng tính phần mềm thiết kế để giúp ghi lại trình bày thơng tin dạng bảng, thực tính tốn xây dựng biểu đồ biểu diễn cách trực quan số liệu bảng 2.Các bước để xây dựng ứng dụng bảng tính thơng thường - Nhập liệu: Có thể nhập dữ liệu vào ô , mô ̣t vài ô cùng mô ̣t thời điể m, hay vào nhiề u trang tin ́ h cùng mô ̣t thời điể m Dữ liê ̣u mà ba ̣n nhâ ̣p vào có thể số, văn bản , ngày tháng hoặc thời gian Bạn có thể định dạng dữ liệu theo nhiề u cách khác Và có số thiết đặt mà bạn có thể điều chỉnh để giúp cho viê ̣c nhâ ̣p dữ liê ̣u dễ dàng - Biên tập liệu: Có nghĩa tổ chức dữ liệu cho bảng tính phân tích cách hữu hiệu Nhiều phân tích thống kê, cần phải tập trung số liệu thành nhóm, hay tách rời thành nhóm, hay thay từ kí tự (characters) sang số (numeric) cho tiện việc tính tốn Biên tập gồm bước: + Hiệu chỉnh nội dung có ô + Thay nội dung tồn ô - Tạo lập công thức: - Gõ dấu = trước cơng thức, ví dụ: =E1+F1 - Ấn Enter để kết thúc - Nội dung công thức hiển thị Formula bar - Sử dụng cặp dấu ( ) để thay đổi độ ưu tiên phép tốn cơng thức - Hàm: Thực chất chương trình lập trình sẵn cho người sử dụngHàm thực chất loại chươ Dạng tổng quát (đối số 1, đối số 2, …, đối số n) Đối số Giá trị kiểu số, xâu, … Địa chỉ ô hoặc vùng ô Một hàm khác - Biểu diễn trực quan liệu dạng biểu đồ: Khả biểu diễn số liệu biểu đồ đồ thị phần mềm bảng tính phong phú Các biểu đồ/đồ thị bảng tính tăng thêm tính hấp dẫn thuyết phục số liệu - Một số ứng dụng cao cấp phân tích liệu, dự báo: Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Khả phân tích tất dữ liệu trang tính có thể giúp bạn đưa quyế t đinh ̣ kinh doanh tố t Nhưng thâ ̣t khó để biế t bắ t đầ u từ đâu , đă ̣c biê ̣t là ba ̣n có rấ t nhiề u dữ liê ̣u Excel có thể giúp ba ̣n bằ ng cách đề xuấ t sau đó tự động tạo PivotTable , là mô ̣t cách tuyê ̣t vời để tóm tắ t , phân tích, tìm hiểu trình bày dữ liệu bạn - In phối bảng tính Nhập dữ liệu, tính tốn xử lý dữ liệu Excel có nhiều lúc cần in giấy để tiện cho việc sử dụng Các bạn có thể thiết lập thông số trước in dữ liệu bảng tính Excel Bước 1:Thiết lập thông số cho trang in + Căn lề giấy (Margins) + Chiều trang in (Orientation) + Chọn khổ giấy (Size) + Chọn vùng in (Set Print Area) + Điều chỉnh tỉ lệ phóng to thu nhỏ trang in + In đường lưới ô Bước 2: Thiết lập thông số hộp thoại Print II Phần mềm bảng tính 1.Một số phần mềm bảng tính khác - Phần mềm LibreOffice Calc: Calc phần mềm bảng tính LibreOffice Ta có thể nhập dữ liệu (thường số) bảng tính sau đó thao tác dữ liệu để xuất kết định Ngoài ra, ta có thể nhập dữ liệu sau đó sử dụng hàm Calc để thay đổi số dữ liệu quan sát kết mà khơng cần phải gõ lại tồn bảng tính hoặc trang khác - Các tính khác Calc cung cấp bao gồm: - Functions sử dụng để tạo cơng thức để thực tính toán phức tạp dữ liệu - Chức sở dữ liệu để xếp, lưu trữ lọc dữ liệu - Biểu diễn dữ liệu dạng biểu đồ 2D, 3D trực quan giúp phân tích dữ liệu dự báo - Macros ghi thực lại thao tác lặp lặp lại; ngôn ngữ kịch hỗ trợ bao gồm LibreOffice Basic, Python, BeanShell, JavaScript - Tính mở, có thể chỉnh sửa lưu bảng tính Microsoft Excel - Import (nhập) export (xuất) bảng tính với nhiều định dạng, bao gồm Sử dụng bảng tính Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu - HTML, CSV, PDF, PostScript -Phần mềm Open Office Calc Open Office Calc phần mềm bảng tính thuộc phần mềm OpenOffice.org phát triển Sun Microsytems cộng đồng mã nguồn mở OpenOffice.org có thể chạy nhiều hệ điều hành hỗ trợ đa ngôn ngữ, đó có phiên tiếng việt OpenOffice Calc có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office Excel, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Calc ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao cơng việc -Microsoft excel: Là phần mềm cho phép người sử dụng có thể tạo lập lưu trữ, tính tốn chỉnh sửa hình thức trình bày bảng tính cách dễ dàng thuận tiện Ngoài ra, phần mềm Excel cho phép người sử dụng tổ chức trình bày số liệu tính tốn dạng biểu đồ hoặc đồ thị thống kê 2.Các thao tác thường thực với phần mềm - Nhập dữ liệu vào bảng tính: Chọn cần nhập, nhập dữ liệu từ bàn phím (theo quy ước kiểu dữ liệu), kết thúc việc nhập cách gõ phím Enter hoặc di chuyển ô khác - Cập nhật dữ liệu - Biên tập dữ liệu - Áp dụng phép tính +, -, *, / - Các cơng thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Chúng ta dùng công thức để tính tốn từ dữ liệu lưu trữ bảng tính, dữ liệu thay đổi cơng thức tự động cập nhật thay đổi tính kết giúp đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Cơng thức Excel nhận dạng nó bắt đầu dấu = sau đó kết hợp toán tử, trị số, địa chỉ tham chiếu hàm - Các hàm Excel lập trình sẵn dùng tính tốn hoặc thực chức đó Việc sử dụng thành thạo hàm giúp tiết kiệm nhiều thời gian so với tính tốn thủ cơng khơng dùng hàm - Xây dựng biểu đồ hoặc đồ thị giúp cho việc đánh giá phân tích tạo báo cáo trực quan, dễ hiểu - In kết - Trao đổi với ứng dụng khác Các thành phần tạo nên bảng tính Ơ (cell): giao dịng cột Mỗi xác định địa chỉ (ví dụ: A4) Ơ có đường viền quanh ô hành Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Dịng (row): Là tập hợp trang tính theo chiều ngang đánh thứ tự số từ đến 1048576 dòng Cột (column): Là tập hợp trang tính theo chiều dọc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C , tổng số có 163846) Vùng (range): Một vùng bảng tính xác định địa chỉ ô góc bên trái vùng địa chỉ ô góc bên phải vùng (có dấu : phân cách) ) Đặc biệt, địa chỉ cột hoặc dòng xác định : Ví dụ: Hình bên ô hành có địa chỉ B11 nó có tiêu đề cột B số dòng 11, vùng bao nét chấm đứt có địa chỉ H2:H12 vùng có địa chỉ H2 ô cuối vùng H12 Địa chỉ vùng Trang tính (worksheet): Cịn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với dữ liệu, nó gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chỉ chứa 256 cột 65,536 dịng) Bảng tính (spreadsheet): Về bảng tính tạo Google Spreadsheet giống bảng tính excel đơn giản Microsoft Office khơng có q nhiều lạ lẫm Tuy không đầy đủ Excel Spreadsheet lại sở hữu những tính chia sẻ phong phú đa dạng điện toán đám mây giúp cho bạn có thể làm việc cách hiệu Nhìn chung giao diện bảng tính Google Spreadsheet giống với Microsoft Excel, gồm trang tính, trang tính gồm nhiều ô tạo dòng cột, công cụ hỗ trợ công cụ như: định dạng trang tính, ơ, chữ, chèn biểu đồ, hình ảnh, ….Spreadsheet có hàm, hỗ trợ hàm tính toán tương tự Excel, đó sử dụng Spreadsheet tạo bảng tính khơng khác nhiều so với việc sử dụng Microsoft Excel Chức phần mềm bảng tính Microsof Office Excel  Biểu diễn dữ liệu dạng bảng Sử dụng bảng tính Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông     Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Tính tốn tự động dựa cơng thức cho người dùng nhập vào Biểu diễn số liệu dạng đồ thị biểu đồ Sắp xếp sàng lọc dữ liệu Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bài Sử dụng phần mềm bảng tính Excel 2010 I Làm việc với phần mềm bảng tính Microft Office Excel 2010 Mở phần mềm bảng tính trực tiếp gián tiếp a Mở trực tiếp Thao tác: B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel - Ngồi cịn số cách khác để mở như: + Nháy kép chuột vào biểu tượng Desktop hình + Vào ổ C / ProgramFile/ MicrosoOffice /Office11/ EXCEL.EXE b Mở gián tiếp: - Tìm đến tên tệp cần mở lưu máy - Nhấn đúp chuột vào tên tệp để mở - Hoặc nhấn chuột phải vào tên tệp, chọn Open with, chọn tên phần mềm Microsoft Excel 2010, nhấn OK Màn hình làm việc Excel 2010 a Giao diện Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước đó Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta có thể chế biến thành lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Các lệnh thực đơn Office Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Sử dụng bảng tính Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thơng tin Truyền thơng Lai Châu Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng hoặc cột, xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, kí hiệu, … Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn Excel Data: Các nút lệnh thao dữ liệu ngồi Excel, danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Tab mặc định ẩn nó chỉ hữu dụng cho lập trình viên, những người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options / Popular / Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab chỉ xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… - Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực thao tác đó đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng đó Lập tức thực đơn chứa lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Thực đơn ngữ cảnh b Ẩn công cụ, Duy băng Để ẩn thành phần công cụ bạn có thể click vào phần trống nó chọn Cusomize the Ribbon Hoặc vào File > Options > Cusomize Ribbon Đánh dấu check uncheck vào tab bạn muốn hiển thị hoặc ẩn cơng cụ Sử dụng bảng tính Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu 3.Chỉnh sửa thiết đặt để mở lưu bảng tính Có thể đặt tập tin định dạng tài liệu mở (ODF) làm khuôn mẫu tập tin mặc định cho thư viện tài liệu Bằng cách này, đó tạo tập tin thư viện, tập tin mở tiết kiệm tệp ODF Mọi người có thể sử dụng chương trình lựa chọn họ để chỉnh sửa tập tin có thể chỉ định cài đặt khác hoặc cung cấp nội dung mặc định xuất tất file mới, chẳng hạn phác thảo ưa thích cho đề xuất chiến dịch tiếp thị hoặc từ bỏ thức chân trang II Làm việc với bảng tính 1.Mở, đóng bảng tính có sẵn a Mở workbook có sẵn đĩa Chọn nút Office > Open, hộp thoại Open Trong hộp thoại Open, tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin b Đóng bảng tính - Cách 1: Chọn mục File/Exit - Cách 2: Nhấn vào nút Close - Cách 3: Dùng tổ hợp phím nóng Alt + F4 2.Mở nhiều bảng tính xếp cửa sổ để làm việc đồng thời Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sử dụng bảng tính 10 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu II.Hiệu chỉnh biểu đồ (Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ) 1.Chỉnh sửa (thêm, xóa, sửa) di chuyển tiêu đề, ghi cho biểu đồ a Thêm tiêu đề, thích ý nghĩa trục đồ thị  Nhắp chọn đồ thị  Vào Insert /Chart / Chart Option hoặc nhấn chuột phải chọn Chart Option  Trong hộp thoại chọn Tittle sau đó chỉnh sửa tiêu đề  Nhấn OK để kết thúc b.Xoá bỏ tiêu đề  Nhắp chọn đồ thị  Nhắp đúp chuột vào vùng tiêu đề hay thích, ấn Delete c Hiển thị khơng hiển thị đường kẻ ô lưới  Chọn đồ thị Vào Chart\Chart Option hoặc nhấn chuột phải vào biểu đồ cần, chọn Chart Option   Trong hộp thoại chọn thẻ Gridline sau đó chỉnh sửa tiêu đề Chú ư: Trục Y có thuộc tính d Hiển thị liệu kèm theo đồ thị  Chọn biểu đồ  Vào Chart\Chart Option hoặc nhấn chuột phải chọn Chart Option  Trong hộp thoại chọn Data Table đánh dấu chọn Show data Table b Thay đổi hình dạng biểu đồ Sử dụng bảng tính 54 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Chọn dạng biểu đồ đó công cụ Chart tự động hiển thị cửa sổ chương trình  2.Thêm tiêu đề nhãn cho biểu đồ Chọn biểu đồ, Chart Tools bạn chọn Layout Để thêm tiêu đề bạn chọn Chart Title chọn kiểu tiêu đề sau đó nhập tiêu đề biểu đồ nhấnEnter Để thêm nhãn, dữ liệu cho cột biểu đồ bạn chọn Data Labels chọn vị trí muốn hiển thị nhãn 3.Thay đổi mầu biểu đồ, đồ thị Nhấn chuột vào thành phần cần thay đổi (Tiêu đề, vùng thích, vùng dữ liệu, đối tượng cột đứng…) Sử dụng bảng tính 55 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thơng tin Truyền thơng Lai Châu 4.Thay đổi kích thước  Chọn biểu đồ Đặt trỏ vào nút hình vng trỏ chuyển thành hình mũi tên hai chiều, kéo di để thay đổi kích thước  Chú ý: Muốn thay đổi thành phần: Tiêu đề, cột biểu diễn… ta làm tương tự Thêm thích cho trục biểu đồ Để thêm tiêu đề cho trục biểu đồ bạn chọn Chart Tools > Layout Labels chọn Axis Titles lựa chọn trục cần viết thích Ví dụ Axis Titles -> Primary Horizontal Axis Title -> Title Below Axis, đó biểu đồ xuất khung cho bạn nhập thích, bạn có thể di chuyển tới vị trí mong muốn 5.Cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ a.Di chuyển biểu đồ Sử dụng bảng tính 56 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông  Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Chọn biểu đồ cần di chuyển Ấn trỏ vào bên biểu đồ xuất mũi tên chiều ấn di đến vị trí  b.Cắt, dán biểu đồ:  Nhấn chuột phải lên biểu đồ cần cắt, chọn Cut ( )  Di chuyển chuột đến vị trí cần dán, nhấn chuột phải chọn Paste c.Xố biểu đồ  Chọn biểu đồ cần xố  Ấn phím Delete Sử dụng bảng tính 57 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bài 8: Kết xuất phân phối trang tính, bảng tính I.Trình bày trang tính để in Excel 2010 hỗ trợ mạnh việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy kết in hình Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview Để truy cập chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views ,chọn kiểu xem  Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xuyên trình nhập liệu, tính tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel  Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn có thể tính tốn nhập liệu  Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn có thể chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang Thiết lập thông số cho trang in (Thay đổi lề: trên, dưới, trái, phải) Tất tùy chọn thiết lập thông số trang in có nhóm Page Layout / nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang,…) Bạn có thể thiết lập thông số hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout / đến nhóm Page Setup / nhấn vào nút Sử dụng bảng tính 58 Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Trình bày trang Chiều trang in (Orientation) Cách Chọn Page Layout / Page Setup / Orientation / chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) Cách Trong hộp thoại Page Setup chọn ngãn Page / Orientation / chọn chiều trang in Portrait / Landscape - Khổ giấy (Size) Cách Chọn Page Layout / Page Setup / Size / chọn khổ giấy Cách Trong hộp thoại Page Setup / chọn ngãn Page / Page size / chọn giấy - Canh lề giấy (Margins) Cách Chọn Page Layout / Page Setup / Margins / chọn kiểu chừa lề Cách Trong hộp thoại Page Setup chọn ngãn Margins / nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề cuối trang) Ngồi cịn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc) - Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Page Layout / Page Setup / Print Area / Set Print Area - Ngắt trang (Page Break) Sử dụng bảng tính 59 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu  Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hành đến nơi chèn ngắt trang cột A, sau vào Page Layout / Page Setup / Breaks / Insert Page Break (Nếu không để cột A ngắt trang theo chiều ngang dọc)  Bỏ dấu ngắt trang: Di chuyển ô hành đến ô nằm dấu, sau vào Page Layout / Page Setup / Breaks / Remove Page Break  Bỏ tất đánh dấu ngắt trang: Page Layout / Page Setup / Breaks /Reset All Page Breaks - Thêm hình (Background) Vào Page Layout / Background / chọn hình lưu trữ máy / nhấn nút Insert - In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) Vào Page Layout / Sheet Options / Headings / chọn Print - In tiêu đề cột dòng lặp lại trang B1 Vào Page Layout / Page Setup / Print Title B2 Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số vào hộp: $1:$1 B3 Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A : $A:$A B4 Nhấn OK hồn tất Hình minh họa chọn in lặp lại tiêu đề dòng cột A - Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta vào Page Layout / Scale To Fit / Scale Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngoài ta có thể ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Page Layout / Scale To Fit / Width Ribbon / Page Layout / Scale To Fit / Height Sử dụng bảng tính 60 Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Thêm thông tin vào đầu trang cuối trang (Header Footer) Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang Các phiên trước ta dùng ngãn Hearder/ Footer hộp thoại Page Setup để thêm Header Footer những phiên làm cách khác dễ dàng trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào Vào View, chuyển sang chế độ xem Page Layout Tiến hành thêm Header Footer vào Lưu bạn phải nhấp chuột vào vùng Header Footer nhóm lệnh Design Các nút lệnh Design Các nút lệnh Header Footer Nút lệnh Chức nãng Hiển thị số trang tài liệu Hiển thị tổng số trang in Hiển thị ngày Hiển thị giờ Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin Tên tập tin Hiển thị tên tập tin Hiển thị tên sheet Chèn hình lựa chọn vào Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, chọn hình nhấn nút Insert Thiết lập thơng cố cho hình chèn vào II Kiểm tra in Thiết lập thông số hộp thoại Print Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn File / Print hay nhấn tổ hợp phím Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác Sử dụng bảng tính 61 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu  Selection: Chỉ in vùng chọn trước nhấn lệnh Office /Print  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In toàn workbook  Table: Chỉ có tác dụng ô hành bảng, chọn chỉ in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta vào Page Layout / Scale To Fit / Scale Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngoài ta có thể ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Page Layout / Scale To Fit / Width Ribbon / Page Layout / Scale To Fit / Height - Inđường lưới ô Để in đường lưới kẻ bảng tính ta chọn Page Layout / Sheet Options / Gridline / Print Sử dụng bảng tính 62 Trung tâm cơng nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thơng Lai Châu III Phân phối trang tính 1.Lưu trang tính, bảng tính dạng PDF Sau hồn thành bảng tính EXCEL, để lưu sang dạng File *PDF bạn chọn Office Button –> Save As–> PDF or XPS –>Chọn thư mục lưu File– >Publish Chuyển từ file Excel 2010 sang pdf Chọn File –>Save & Send –> Create PDF/XPS Ban chọn đường dẫn Lưu File –>Publish Vậy bạn chuyển File Excel qua dạng file *Fdf thời gian ngắn mà không cần phải sử dụng phần mềm hỗ trợ đổi đuôi Đặt mật cho File Excell 2010 Bước 1: Mở file excel bạn cần đặt mật vào File /Info /Protect Workbook / Encrypt with Password Bước 2: Xuất hộp thoại Options: Chọn vào thẻ Security Nhập mật bạn muốn đặt vào ô Password to Open Sau đó nhấn nút OK Bước 3: Xuất hộp thoại Confirm Password (1) Nhập lại mật lần nữa để xác nhận (2) Nhấp OK Đính kèm File văn theo thư điện tử Gửi email hạnh động bạn soạn thảo thư máy tính, sau qua dịch vụ trung gian ví dụ gmail, bạn gửi thư đó qua cho người khác địa chỉ email Bạn hồn tồn có thể đính kèm theo ảnh, video , tệp văn khác v.v Bước 1– Truy cập vào gmail theo địa chỉ http://gmail.com , bạn nhập email mật sau đó nhấn “Sign In” hoặc “Đăng nhập” để đăng nhập vào Gmail Lưu với gmail nhập email để đăng nhập vào gmail bạn không cần phải nhập @gmail.com có thể đăng nhập được, tiết kiệm thời gian Để bắt đầu soạn thảo email bạn nhấn vào nút “SOẠN” màu đỏ nh hình đây, hộp thoại soạn email Sử dụng bảng tính 63 Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bước 2: Điền thông tin người nhận chủ đề email – Ở vị trí màu đỏ, bạn nhập địa chỉ email người nhận nhớ phải có @gmail.com hoặc @yahoo.com tùy theo email người nhận – Bạn có thể gửi email cho nhiều người lúc cách nhập nhiều email chỗ người nhận, email cách dấu phẩy “,” *** Tại khu vực màu xanh cây, chỗ để bạn nhập tiêu đề email ví dụ như: Báo cáo họp lớp, Lịch học tháng hoặc Thơng báo v.v… nói tóm lại tóm tắt nội dung thư để người nhận biết nội dung thư Bước 3: Soạn thảo email đính kèm văn bản, hình ảnh, âm có – Bên tiêu đề thư khu vực để bạn viết thư điện tử email gmail, thư nên gồm có phần: phần mở đầu câu chào hỏi, phần nội dung cuối câu chào cuối (Thân ái, Chúc mạnh khỏe, Kính thư hoặc đó) – Trong trường hợp bạn muốn gửi theo file đính kèm như: hình ảnh, file nhạc, tài liệu hoặc chương trình đó qua email, bạn chỉ việc nhấn vào nút “Đính kèm tệp” có hình kẹp giấy cuối phần soạn thảo email, gần nút gửi, hộp thoại ra, bạn chọn file cần gửi để tải file đó đính kèm email vừa soạn Bước 4: Gửi email Sau hoàn tất thứ kiểm tra lại tả email, xem file đính kèm tải lên hết chưa, địa chỉ email người nhận chưa, tiêu đề hợp lư chưa Khi thứ có vẻ OK bạn nhấn vào nút “Gửi” để gửi thư điện tử gmail đi: Khi email gửi bạn nhận thông báo sau: Lưu trang tính lên mạng Với phát triển mạnh mẽ Internet ngày có nhiều dịch vụ tảng đám mây mở nhằm đem đến cho người dùng những lợi ích thiết thực nhất, dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến số Sử dụng bảng tính 64 Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu đó Bài viết hướng dẫn giới thiệu với bạn dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến tiếng Đầu tiên số ưu điểm bật dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến: - Có thể truy cập dữ liệu nơi lúc cách nhanh chóng thuận tiện, không bị phụ thuộc vào vị trí địa lí hay thiết bị kết nối - Giúp tránh nguy bị dữ liệu ổ cứng bạn bị hỏng bị virus dữ liệu bạn upload lên mạng trước đó - Có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí Ví dụ: Khi ổ cứng bạn đầy mà không muốn mua thêm ổ cứng để lưu dữ liệu có thể dùng tới dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí - Dễ dàng chia sẻ hoặc chỉnh sửa tài liệu chia sẻ với người khác  Google Drive dịch vụ lưu trữ trực tuyến Dịch vụ người khổng lồ Goolge mặc dù đời sau Dropbox nhiều người quan tâm sử dụng o Trang chủ: www.drive.google.com o Yêu cầu đăng kí tài khoản: Có o Giới hạn tập tin tải lên: 10 GB o Dung lượng lưu trữ miễn phí: GB Ngồi dung lượng mua thêm có thể dùng chung với tài khoản Picasa liên kết với Tài khoản Google Tự động nhận thêm dung lượng Gmail bạn mua gói dung lượng - Ưu điểm: Khả đồng dữ liệu tốt, hỗ trợ tiếng Việt, tích hợp Google+, Google Docs, chỉnh sửa văn trực tuyến Có thể tạo tài liệu, bảng tính, trình bày v.v… làm việc đồng thời với người khác tài liệu Có chức phân quyền hạn chia sẻ file, chỉ xem hay vừa xem vừa sửa được… Hỗ trợ xem trực tuyến nhiều định dạng file Hỗ trợ xem trước file dạng thu nhỏ tiện lợi Chức tìm kiếm tốt - Nhược điểm: Dung lượng lưu trữ miễn phí hơi nên không phù hợp để lưu những file lớn phim hay phim HD v.v… - Đăng kí Bạn truy cập vào địa chỉ: https://accounts.google.com/SignUp Nếu chưa thấy tiếng Việt nhấn chọn ngôn ngữ ô góc phải trang, sau đó làm theo hướng dẫn Google để đăng kí + Đăng nhập: Truy cập vào địa chỉ www.drive.google.com nhấn Sign In -> nhập email, mật > Sign In Bảng chào mừng xuất nhấn Try Google Drive Sử dụng bảng tính 65 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Nếu chưa thấy tiếng Việt bạn vào phần Settings chọn xong ấn Save + Giao diện: Giao diện tiếng Việt dễ sử dụng, ấn nút Sắp xếp (để xắp xếp file) hoặc nút Tạo (để tạo tài liệu mới) có trình đơn mở ra, chọn file có nút ra, đưa chuột vô nút có thích nút đó giúp hiểu thêm chức nút đó - Upload thông qua trình duyệt Web Bạn đăng nhập tài khoản nhấn Tải lên > Tệp Sau đó chọn file > Open Một bảng hiển thị trạng thái upload, đó có tùy chọn tải lên ấn vào Cài đặt, tùy chọn tải lên có thể chọn phần Cài đặt > Cài đặt tải lên Tải lên thư mục chọn bật tải lên thư mục Để tải lên dùng trình duyệt Chrome - Tạo tài liệu Khác với số dịch vụ lưu trữ khác, Google Drive có thêm chức cho phép ban tạo tài liệu trực tuyến chỉnh sửa nó mà khơng cần phải cài thêm chương trình khác Cách thực hiện: Nhấn vào Tạo > Chọn dạng tài liệu muốn tạo > Bạn đưa tới trang có đầy đủ công cụ để thao tác với tài liệu - Chia sẻ file/thư mục Bạn có thể chia sẻ file cho người, nhiều người, hay phân quyền chia sẻ phân quyền chỉnh sửa tài liệu, mời nhiều người tham gia chỉnh sửa tài liệu, thu hồi quyền truy cập, thay đổi quyền hạn từ “xem chỉnh sửa” thành “chỉ xem” v.v… Cách dùng: Chọn file > ấn Chia sẻ hoặc chuột phải > Chia sẻ chỉnh tùy chọn nên hộp thoại bạn đọc tùy chỉnh theo muốn thơi - Đồng hóa liệu Bạn đăng nhập ấn vào Cài đặt Google Drive cho máy tính hoặc Tải xuống Google Drive bên phía trái, hộp thoại chọn Accept and install để tải cài online cài đặt Ngoài hạn chế nhỏ chương trình chưa lấy đường dẫn tập tin chia sẻ Sử dụng bảng tính 66 Trung tâm cơng nghệ thơng tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu MỤC LỤC: Bài 1: Kiến thức bảng tính I Khái niệm bảng tính 1 Khái niệm 2.Các bước để xây dựng ứng dụng bảng tính thơng thường II Phần mềm bảng tính .2 1.Một số phần mềm bảng tính khác 2.Các thao tác thường thực với phần mềm 3 Các thành phần tạo nên bảng tính Chức phần mềm bảng tính Microsof Office Excel Bài Sử dụng phần mềm bảng tính Excel 2010 I Làm việc với phần mềm bảng tính Microft Office Excel 2010 Mở phần mềm bảng tính trực tiếp gián tiếp Màn hình làm việc Excel 2010 - Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 3.Chỉnh sửa thiết đặt để mở lưu bảng tính 10 II Làm việc với bảng tính 10 1.Mở, đóng bảng tính có sẵn 10 2.Mở nhiều bảng tính xếp cửa sổ để làm việc đồng thời 10 3.Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ xem bảng tính 13 4.Tạo bảng tính theo mẫu cho trước 13 Các kiểu tệp dùng để lưu bảng tính 13 Lưu bảng tính với tên khác 15 Chuyển đổi giữu bảng tính 15 Bài 3:Thao tác ô (ơ tính) 16 I Nhập liệu vào ô .16 Khái niệm Ô: 16 Các kiểu dữ liệu chứa ô 16 Chọn (đánh dấu) ô 17 Nhập nội dung cho ô tính 19 Hủy kết lấy lại kết vừa làm 19 II Biên tập nội dung, xếp thứ tự ô 19 Xóa, sửa nội dung ô tính 19 Tìm kiếm thay nội dung ô 19 Sắp xếp dữ liệu Excel 20 III.Sao chép di chuyển nội dung ô 21 1.Sao chép, cắt, dán nội dung ô hoặc nhiều ô 21 Sao chép trang tính (worksheet) 21 Sử dụng công cụ tự động điền nội dung (autofill) 22 Di chuyển nội dung ô, nhiều trang trính 24 Bài 4: Thao tác trang tính 25 I.Dòng cột 25 1.Chọn dòng cột 25 Chèn dòng chèn cột, xóa dòng xóa cột 27 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 28 Ẩn/hiện, cố định (freeze)/thôi cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột 30 II Trang tính (Worksheet) .30 Thêm, đóng, xóa trang tính 30 Vai trị tên trang tính 31 Cách đặt tên trang tính 31 Đổi tên trang tính 32 5.Chuyển, Sắp xếp thứ tự trang tính 32 Sao chép trang tính 32 Sử dụng bảng tính 67 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bài 5: Biểu thức hàm 34 I.Biểu thức số học 34 1.Khái niệm biểu thức số học 34 2.Tạo biểu thức số học đơn giản 34 3.Các lỗi gặp phải sử dụng biểu thức 34 II Hàm .35 1.Công thức cách sử dụng hàm 35 Giới thiệu hàm (Function) 36 3.Các hàm thông dụng 36 Bài 6: Định dạng ô, dãy ô 41 I.Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ 41 Thay đổi định dạng 41 2.Định dạng dữ liệu theo tỷ lệ phần trăm 44 3.Định dạng ô chuyển đổi cách hiển thị đơn vị số, kiểu ngày tháng, kư hiệu tiền tệ 44 II Văn .44 1.Định dạng Font chữ 44 2.Cách tơ màu xen kẽ bảng tính Excel 45 3.Sao chép định dạng từ ô, dãy ô tới ô khác hoặc dãy ô khác 49 III.Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền 49 1.Ngắt dòng nội dung ô, dãy ô 49 2.Định hướng dữ liệu Ô 49 Tách (Split)/ ghép (merge) ô 49 Kẻ viền, đổ mầu viền cho ô, dãy ô 50 Bài 7: Biểu đồ 51 I.Tạo biểu đồ Excel 51 Các loại biểu đồ 51 2.Chọn biểu đồ 52 II.Hiệu chỉnh biểu đồ (Chỉnh sửa, cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ) 54 1.Chỉnh sửa (thêm, xóa, sửa) di chuyển tiêu đề, ghi cho biểu đồ 54 2.Thêm tiêu đề nhãn cho biểu đồ 55 3.Thay đổi mầu biểu đồ, đồ thị 55 4.Thay đổi kích thước 56 5.Cắt, dán, di chuyển, xóa biểu đồ 56 Bài 8: Kết xuất phân phối trang tính, bảng tính 58 I.Trình bày trang tính để in .58 Thiết lập thông số cho trang in (Thay đổi lề: trên, dưới, trái, phải) 58 Chiều trang in (Orientation) 59 Thêm thông tin vào đầu trang cuối trang (Header Footer) 61 II Kiểm tra in .61 Thiết lập thông số hộp thoại Print 61 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in 62 III Phân phối trang tính 63 1.Lưu trang tính, bảng tính dạng PDF 63 Đặt mật cho File Excell 2010 63 Đính kèm File văn theo thư điện tử 63 Lưu trang tính lên mạng 64 Sử dụng bảng tính 68 ... Áp dụng phép tính +, -, *, / - Các cơng thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Chúng ta dùng cơng thức để tính tốn từ dữ liệu lưu trữ bảng. .. BeanShell, JavaScript - Tính mở, có thể chỉnh sửa lưu bảng tính Microsoft Excel - Import (nhập) export (xuất) bảng tính với nhiều định dạng, bao gồm Sử dụng bảng tính Trung tâm cơng nghệ thơng tin... xen kẽ bảng tính Excel Bước 1: Mở bảng tính Excel Sử dụng bảng tính 45 Trung tâm công nghệ thông tin Truyền thông Sở thông tin Truyền thông Lai Châu Bước 2: Thực tơ màu xen kẽ dịng bảng tính Trên