Tài liệu Sử dụng thanh công cụ của Excel ppt

 Status bar: Hiện thị thanh trạng thái làm việc  Windows in Taskbar: Hiển thị riêng biệt các cửa sổ Workbook trên thanh Taskbar của Windows nếu bỏ chọn thì các cửa sổ Workbook sẽ đ

Trần Thanh Phong 1

Excel | Tool | Options…

1 View

Nhóm Show (Mức Application)

 Startup Task Pane: Hiện khung chứa các công việc thông thường liên quan đến tạo

Workbook, Sherach, Clipboard, Insert Clip Art bên cạnh phải màn hình

 Formular bar: Hiện thanh nhập công thức nằm phía trên các tiêu đề cột (A, B, )

 Status bar: Hiện thị thanh trạng thái làm việc

 Windows in Taskbar: Hiển thị riêng biệt các cửa sổ Workbook trên thanh Taskbar của

Windows (nếu bỏ chọn thì các cửa sổ Workbook sẽ được hiển thị nhóm lại)

Nhóm Comments (Mức Application)

 None: Ẩn tất cả các chú thích và ký hiệu có chú thích của ô

 Comment indicator only: Chỉ cho hiện ký hiệu có chú thích của ô, khi rà chuột lên thì

chú thích sẽ hiện ra

 Comment & indicator: Các chú thích luôn hiện ra trên màn hình bảng tính

Nhóm Objects (Mức Application)

 Show all: Cho hiển thị tất cả các đối tượng như Textbox, hình, đồ thị, các hình vẽ từ

công cụ Drawing

 Show placeholders: Các đồ thị sẽ biến thành hộp chữ nhật màu xám (làm tăng tốc độ

tính toán trong bảng tính)

 Hide all: Ẩn tất cả các đối tượng

Windows Options

 Page breaks: Hiển thị bảng tính trong chế độ phân trang (Sheet)

 Formulars: Hiển thị công thức trong các ô chứa công thức, không hiển thị kết quả tính

toán (Sheet)

 Gridlines: Hiển thị đường lưới mờ phân chia các ô trong bảng tính (Sheet)

 Gridlines color: Lựa chọn màu sắc cho đường lưới

 Row & column headers: Hiển thị tiêu đề các dòng (1, 2, ) và các cột (A, B, C, )

(Sheet)

 Outline symbols: Nếu bạn có sử dụng chức năng Ouline (Data | Group and Outline) và

muốn hiện các ký hiệu Outline thì chọn cái này (Sheet)

 Zero values: Cho hiện số 0, nếu bỏ chọn thì các số 0 trên sheet sẽ bị ẩn đi (Sheet)

 Horizontal scroll bar: Cho hiện thanh cuốn ngang (Workbook)

 Vertical scroll bar: Cho hiện thanh cuốn dọc (Workbook)

 Sheet tabs: Cho hiện nhóm tên các sheet bên góc dưới bên trái màn hình (Workbook)

2 Calculation

Trần Thanh Phong 3

Nhóm Calculation

 Automatic: Excel tự động tính toán lại các công thức khi có sự thay đổi trong bảng tính

(Workbook)

 Automatic except tables: Excel tự động tính toán lại các công thức khi có sự thay đổi

trong bảng tính ngoại trừ các bảng số liệu tạo ra dùng lệnh Data Table sẽ không được tính lại.(Workbook)

 Manual: Nhấn F9 để ra lệnh tính toán khi cần, Excel sẽ không tính toán lại các công thức

khi có sự thay đổi trong bảng tính (Workbook)

o Recalculate before save: Nếu chọn, Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức

trước khi lưu

 Calc Now (F9): Nhấn F9 thì Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức có trong

Workbook (Workbook)

 Calc Sheet: Nhấn nút này Sheet sẽ được tính toán lại (Sheet)

 Iteration: Cho phép tính toán tham chiếu vòng, qui định số lần lặp cho tính toán có tham

chiếu vòng (Thường tính năng này dùng trong dự báo, ước lượng).(Workbook)

o Maximum iterations: Số lần tính toán lặp tối đa (số càng lớn thì lần lặp càng lớn,

chỉ nhận số nguyên dương)

o Maximum change: Độ chính xác của các lần tính toán lặp (số càng nhỏ thì kết

quả càng chính xác, nhận giá trị >=0)

Nhóm Workbook options (Workbook)

 Update remote references: Cho phép tính toán và cập nhập các công thức có tham chiếu

đến các Workbook (ứng dụng) khác

 Precision as displayed: Thay đổi ngay tức khắc độ chính của các giá trị lưu trong các ô

từ độ chính xác 15 số của phần số thập phân sang độ chính xác theo định dạng hiện tại của ô

 1904 date system: Sử dụng hệ thống ngày bắt đầu tính toán là 02 tháng 01 năm 1904

(thường sử dụng cho các hệ điều hành MAC OS của Apple) Windows sử dụng mặc định

hệ thống ngày bắt đầu là 01 tháng 01 năm 1990

 Save external link values: Cho phép lưu lại các giá trị tham chiếu từ workbook (ứng

dụng) khác Điều này sẽ làm tăng kích cở tập tin

 Accept labels in formulars: Cho phép sử dụng các nhãn vào trong công thức

3 Edit

Tất cả tùy chọn áp dụng cho mức Application

 Edit directly in cell: Cho phép nhấp chuột 2 lần để vào chế độ hiệu chỉnh nội dung trong

ô thay vì phải vào thanh Formula

 Allow cell drag and drop: Cho phép kéo và thả các ô

o Alert before overwriting celss: Có cảnh báo khi kéo thả đè lên các ô có dữ liệu/

giá trị/ công thức khác

 Move selection after Enter: Cho phép chọn hướng di chuyển sau khi bạn nhập xong nội

dung một ô và nhấn phím Enter

o Direction: Down (dịch xuống dưới 1 ô), Right (dịch qua phải 1 ô), Up (dịch lên

trên 1 ô), và Left (dịch qua trái 1 ô)

 Fixed decimal: Cho phép xác định cứng số lẻ của phần thập phân tại Places, ví dụ tùy

chọn này được chọn và Places là 2, thì khi bạn nhập vào số 123 thì Excel tự động gán phần thập phân và hiển thị giá trị là 1.23

o Places: Xác định số con số sau phần thập phân

 Cut, copy, and sort objects with cells: Các tháo tác cắt, sao chép, sắp xếp các ô sẽ có

tác dụng đối với các đối tượng như Textbox, hình ảnh, đồ thị được liên kết với các ô này

 Ask to update automatic links: Hiện hộp thông báo chờ xác nhận khi Excel cập nhật

thông tin của các liên kết

 Provide feedback with Animation: Hiện thông báo với các hiệu ứng hoạt hình khi bạn

thực hiện việc chèn các ô, các dòng, hay các cột

Trần Thanh Phong 5

 Enable AutoComplete for cell values: Nếu chọn, Excel sẽ tự động điền các nội dung

cho ô đang nhập nếu các ô trước đó trong cột đã có nội dung này

 Extend list formats and formulas: Cho phép tự định dạng và sao chép công thức cho

các dòng mới chèn thêm trong danh sách (Chỉ có tác dụng khi trước dòng mới chèn thêm

có ít nhất 3 dòng phía trên nó đã định dạng và/hoặc có công thức)

 Enable automatic percent entry: Khi được chọn và bạn nhập một con số vào vùng được

định dạng kiểu % thì giá trị nhập vào chính là giá trị đó thêm ký hiệu % phía sau Ví dụ bạn nhập 12 thì Excel hiểu là 12%, nhập là 0.23 thì Excel hiểu là 0.23% Nếu tùy chọn này không được chọn và bạn nhập một con số vào vùng được định dạng kiểu % thì giá trị nhập vào sẽ được nhân với 100 và thêm ký hiệu % vào phía sau Ví dụ, bạn nhập vào 12 thì Excel hiểu là 1200%

 Show Paste Options buttons: Hiện nút Paste khi bạn thực hiện lệnh dán một nội dung từ

bộ nhớ vào bảng tính Excel

 Show Insert Options buttons: Hiện các tùy chọn Insert khi bạn thực hiện lệnh chèn các

ô, dòng hay cột vào bảng tính Excel

4 General

Toàn bộ các tùy chọn có tác dụng mức Application

 R1C1 reference style: Đổi từ kiểu tham chiếu địa chỉ dạng A1 sang R1C1, nghĩa là các

tiêu đề cột của các Sheet sẽ được đánh số thứ tự như các tiêu đề dòng chứ không đánh thứ

tự bằng các chữ cái

 Ignore other applications: Nếu chọn sẽ ngăn chặn việc trao đổi dữ liệu giữa Excel với

các ứng dụng khác thông qua cơ chế DDE (Dynamic Data Exchange)

 Function tooltips: Hiện các mô tả ngắn về các hàm trong Excel khi bạn nhập hàm vào

một ô nào đó

 Recently used file list: Thiết lập số lượng tập tin sử dụng gần đây nhất ở dưới cùng của

thực đơn File

 Sheets in new workbooks: Qui định số Sheet sẽ được tạo trong Workbook khi bạn ra

lệnh tạo Workbook mới

 Standard font: Chọn Font chữ mặc định của Excel khi tạo Workbook hay Worksheet

mới Và qui định kích cở chữ tại hộp Size

 Default file location: Qui định thư mục làm việc mặc định cho chương trình Excel

 At startup, open all files in: Mở tất cả các tập tin có trong thư mục do bạn qui định này,

bất kể định dạng nào (cẩn thận coi chừng treo máy)

 User name: Tên của người đang sử dụng chương trình Excel

 Prompt for workbook properties: Nếu chọn, khi bạn lưu Workbook lần đầu thì Excel

sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở nhập các thông tin thuộc tính cho tập tin

 Provide feedback with sound: Phát ra âm thanh kèm theo các hộp thoại thông báo/ báo

lỗi

 Zoom on roll with IntelliMouse: Nếu chọn, bạn có thể phóng to/ thu nhỏ bảng tính bằng

nút bánh xe (wheel button) trên chuột

Trần Thanh Phong 7

 Web Options Thiết lập cách trình bày dữ liệu của Excel khi được xem bằng trình

duyệt

5 Transition

Các tùy chọn ở đây nhằm đảm bảo tính tương thích với các tập tin của Lotus

 Save Excel files as: Chọn định dạng mặc định cho tập tin mới khi thực hiện lệnh Save

(Application)

 Microsoft Excel menu or Help key: Qui định nhấn phím nào trên bàn phím thì sẽ chọn

thanh thực đơn của Excel hay mở phần trợ giúp cho người dùng Lotus Note

(Application)

o Microsoft Excel menus: Nếu chọn thì nhấn phím tắt qui định ở trên sẽ mở thanh

thực đơn của Excel

o Lotus 1-2-3 Help: Nếu chọn thì nhấn phím tắt qui định ở trên sẽ mở phần trợ

giúp cho người dùng Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 là phần mềm bảng tính của Lotus Software thuộc IBM rất phổ biến vào thập niên 1980)

 Transition navigation keys: Bật bộ phím phụ trợ dùng để di chuyển trên bảng tính,

trong thanh nhập liệu,

 Transition formula evaluation: Nếu chọn thì khi mở tập tin Lotus sẽ không làm mất

hay thay đổi thông tin của tập tin Excel xem chuỗi rỗng chứa giá trị 0 (zero), và kết quả biểu thức luận lý là 0 hay 1, và giữ lại các nguyên tắc ràng buộc về dữ liệu của Lotus (Sheet)

 Transition formula entry: Nếu chọn thì khi mở tập tin Lotus, Excel sẽ chuyển cú pháp

của các công thức nhập trong Lotus về cú pháp của Excel, và chuyển cách định nghĩa tên vùng (Name) của Excel về tương thích với cách định nghĩa tên vùng của Lotus (Sheet)

Trần Thanh Phong 9

6 Custom Lists

Tự tạo danh sách AutoFill:

B1 Vào Tools à Options… à Chọn ngăn Custom lists

B2 Nhập tên danh sách theo qui luật do bạn qui định, các phần tử trong danh sách cách nhau bằng dấu phẩy

B3 Nhấp nút Add để thêm vào danh sách Custom lists

B4 Nhấp OK để hoàn tất

Ngoài ra, nếu bạn đã có 1 danh sách nào đó trong bảng tính và muốn đưa vào Custom lists thì chọn địa chỉ các ô chứa danh sách tại hộp nhập địa chỉ Import list From cells, sau đó nhấn nút

Import

Danh sách các AutoFill có sẵn:

Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00

15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,

Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,

Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,

Text1, textA text2, textA, text3, textA,

1st Period 2nd Period, 3rd Period,

Product 1 Product 2, Product 3,

7 Chart

Active Chart (Chart) (Chỉ hiện lên cho chọn lựa khi bạn đang chọn đồ thị)

Trần Thanh Phong 11

 Plot empty cells as: Các ô chứa dữ liệu trong Data Series bị bỏ trống hay khuyết

o Not plotted (leave gaps): Nếu chọn, thì Excel không vẽ các ô bị thiếu dữ liệu, và

đồ thị bị chia thành nhiều phân đoạn

o Zero: Nếu chọn, Excel xem dữ liệu bí thiếu là các số 0 (zero) và vẽ bình thường

o Interpolated: Nếu chọn, Excel sẽ bỏ qua các ô bị khuyết dữ liệu và lấp khoảng

trống bằng một đường kẽ nối 2 điểm có dữ liệu trước và sau khoảng trống (Chỉ có tác dụng đối với một số kiểu đồ thị)

 Plot visible cells only: Nếu chọn Excel sẽ chỉ vẽ đồ thị trên các số liệu có thể nhìn thấy

trong bảng tính, không vẽ các số liệu bị ẩn

 Chart sizes with window frame: Nếu chọn, đồ thị sẽ được phóng to/ thu nhỏ theo cửa sổ

chương trình Excel (Chỉ có tác dụng cho chart sheet, không tác dụng cho đồ thị nhúng trong Sheet)

Chart tips (Application)

 Show names: Cho hiện tên thành phần của đồ thị khi ta trỏ chuột lên thành phần

 Show values: Cho hiện giá trị của các điểm dữ liệu trên đồ thị khi ta trỏ chuột lên các

điểm này

8 Security

File encryption settings for this workbook (Workbook)

 Password to open: Xác lập mật mã để mở Workbook, bạn có thể chọn nút Advanced để

chọn phương pháp mã hóa khác từ danh sách

File sharing settings for this workbook (Workbook)

 Password to modify: Xác lập mật mã để hiệu chỉnh Workbook

Read only recommanded: Nếu chọn thì Workbook chỉ mở dưới dạng chỉ đọc không cho cập

nhật, nếu có thay đổi trong Workbook thì phải lưu lại thành một Workbook khác (Workbook)

Digital Signatures: Chứa danh sách các chữ ký của những người đã ký vào tài liệu này và bạn

có thể thêm chữ ký điện tử của mình vào (Workbook)

Privacy options (Workbook)

 Remove personal information from this file on save: Nếu bạn không muốn các thông

tin của mình được lưu kèm với Workbook thì hãy chọn vào đây

Macro security (Application)

 Nhấp vào nút Macro Security để vào thiết lập mức độ bảo mật (an toàn) của ứng dụng

đối với macro Có 3 mức thiết lập là

o High: Chỉ có các macro đã được xác nhận trong danh sách Trusted Sources

(nguồn tin cậy) mới được chạy, tất các các macro còn lại sẽ không chạy được

o Medium: Nếu chọn mức này, khi bạn mở Workbook có macro thì Excel sẽ báo

cho bạn biết và cho bạn quyết định cho phép macro được chạy hay không

o Low: Bạn quá lạc quan khi chọn mức này, tất cả các macro đều được phép chạy

và không có thông báo nào cả

Trần Thanh Phong 13

9 Spelling

Spelling (Application)

 Dictionary language: Chọn ngôn ngữ cho từ điểm dùng để kiểm tra lỗi chính tả

 Add words to: Khi bạn dùng chức năng kiểm tra lỗi chính tả nếu từ đó không có trong từ

điển bạn có thể nhấn nút Add to dictionary để thêm vào từ điểm Custom.dic này

 Suggest from main dictionary only: Nếu chọn thì Excel chỉ sử dụng từ điển chọn tại

Dictionary language ở trên để kiểm tra chính tả mà không sử dụng từ điển Custom.dic Nếu không chọn thì Excel sử dụng cả hai từ điển

 Ignore words in UPPERCASE: Bỏ qua không kiểm tra các từ in HOA

 Ignore words with numbers: Bỏ qua không kiểm tra các từ có chứa các con số

 Ignore Internet and file addresses: Bỏ qua không kiểm tra các địa chỉ Internet, e-mail

và tên các tập tin

 AutoCorrect Options: Các tùy chọn cho chức năng tự động sửa từ khi nhập trên bảng

tính

 Language specific: Các tùy chọn dùng cho việc kiểm tra chính tả của các loại ngôn ngữ

khác như Tiếng Đức, Hàn,

10 Error Checking

Settings (Application)

 Enable background error checking: Bật/ tắt tính năng kiểm tra lỗi hoạt động âm thầm

khi mở chương trình Excel

 Error Indicator Color: Qui định màu, để khi phát hiện lỗi trong ô Excel sẽ đánh dấu ô

đó bằng một hình tam giác nhỏ ở góc trên trái của ô theo màu bạn chọn tại đây

 Reset Ignored Errors: Khi nhấp vào nút này, tất cả các lệnh Ignored Errors bạn áp dụng

cho các ô có lỗi sẽ bị hủy bỏ, tất cả các ô bị lỗi sẽ bị đánh dấu lại

Rules (Application) Các qui tắc kiểm tra lỗi

 Evaluates to error value: Nếu chọn, khi công thức tính toán trả về kết quả có lỗi thì

Excel sẽ đánh dấu báo ô có lỗi Ví dụ bạn nhập vào công thức =1/0

 Text date with 2 digit years: Nếu chọn, khi nhập một chuỗi dưới dạng ngày tháng,

nhưng năm chỉ có 2 con số thì Excel sẽ cảnh báo lỗi Ví dụ bạn nhập vào ngày tháng năm

ở dạng Text như '11/11/08

 Number stored as text: Nếu chọn, Excel sẽ cảnh báo khi bạn lưu trữ các con số theo

dạng Text Ví dụ bạn nhập vào co số nhưng ở dạng Text như '1234

 Inconsistent formula in region: Nếu chọn, Excel sẽ kiểm tra xem các công thức trong 1

vùng được tính có giống qui luật với nhau hay không, ô nào chứa công thức không đúng qui luật sẽ bị đánh dấu nghi ngờ có lỗi Ví dụ bạn nhập vào các con số nào đó vào vùng