Tài liệu Tổng quan về Excel docx

Tổng quan về Excel Lê Thị Minh Nguyện Bài giảng Excel 2 Cửa sổ làm việc của Excel Khái niệm bảng tính  Công dụng: Excel là trình ứng dụng - dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo các thao tác báo cáo, báo biểu.  Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256 cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là CELL. Excel được ghi trên đĩa thành một tập tin dạng *.XLS Bài giảng Excel 3 Khái niệm bảng tính (tt)  Mỗi workbook cho phép 225 sheet  Tiêu đề dòng: được đánh số theo thứ tự 1,2,3,…65536  Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A,B,C, AA,AB, IV  Một ô của bảng tính được xác định bởi toạ độ cột và dòng. Ví dụ: ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có thể chứa 32767 ký tự. Mỗi bảng tính chứa tối đa 256*65536 ô 3/11/2004 Bài giảng Excel 4 3/11/2004 Bài giảng Excel 5 Mở một tệp trắng mới (New)  C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N  C3: Vào menu File/New…/Workbook 3/11/2004 Bài giảng Excel 6 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)  C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O  C3: Vào menu File/Open…  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 3/11/2004 Bài giảng Excel 7 Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)  C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.  C3: Vào menu File/Save.  Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).  Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 3/11/2004 Bài giảng Excel 8 Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)  Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.  Vào menu File/Save As 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp  3/11/2004 Bài giảng Excel 9 Thoát khỏi Excel (Exit)  C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4  C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.  C3: Vào menu File/Exit  Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:  Yes: ghi tệp trước khi thoát,  No: thoát không ghi tệp,  Cancel: huỷ lệnh thoát. 3/11/2004 Bài giảng Excel 10 Địa chỉ ô và miền  Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.  Địa chỉ ô bao gồm:  Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.  Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5. Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không. [...]... 3/11/2004 Bài giảng Excel 12 Các kiểu dữ liệu  Dữ liệu chuỗi (nằm ở bên trái của ô)  Dữ liệu số (nằm ở bên phải của ô)  Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân    Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó Ví dụ: ’04.8766318 Dữ liệu ngày cũng là kiểu dữ liệu số (nằm bên phải của ô) 3/11/2004 Bài giảng Excel 13 CHÈN CHÚ... Bài giảng Excel 22 Kiểm tra dữ liệu nhập Bước 3: Chọn thẻ Settings Bước 4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép Bài giảng Excel 23 Kiểm tra dữ liệu nhập  Bước 5: Để chọn công thức  chọn Custom Bài giảng Excel 24 Kiểm tra dữ liệu nhập  Bước 6: Lựa chọn điều kiện cho các ô Bài giảng Excel 25 Kiểm tra dữ liệu nhập  Bước 7: Chọn thẻ Input Message  Chỉ định thông báo khi người dùng chọn ô Bài giảng Excel 26... và hàng Bài giảng Excel 33 CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ Bài giảng Excel 34 CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ  Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều, ta không thể hiển thị chúng trên một màn hình, cần phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được, lúc nhìn thấy dữ liệu phía dưới có thể không biết dữ liệu đó là dữ liệu nào Do vậy cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề 3/11/2004 Bài giảng Excel 35 CỐ ĐỊNH... Bài giảng Excel 28 Tạo ListBox cho ô  Bước 3: Chọn mục List trong mục Allow Bài giảng Excel 29 Tạo ListBox cho ô  Bước 4: Chỉ định các giá trị vừa nhập ở bước 1 Bài giảng Excel 30 Tạo ListBox cho ô  Bước 5: Đánh dấu check vào mục In-cell dropdown Bài giảng Excel 31 SAO CHÉP DỮ LIỆU Bài giảng Excel 32 SAO CHÉP DỮ LIỆU  Sao chép đặt biệt: Chức năng này cho phép bạn sao chép đặc biệt như:   b1:copy... nhập vào công thức) Bài giảng Excel 18 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN  Bước 5: Nhấn nút Format và định dạng khi điều kiện cho kết quả TRUE Bài giảng Excel 19 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN  Bước 6: Nếu muốn thêm điều kiện, nhấn nút Add và thực hiện lại các bước từ 3 5 Bài giảng Excel 20 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN = Mod(Row(),2)=0 = CountIf ($A$1:$D$10, A1)>1 Bài giảng Excel 21 Kiểm tra dữ liệu nhập Bước 1: Chọn các ô... 26 Kiểm tra dữ liệu nhập  Bước 7: Chọn thẻ Error Alert  Chỉ định thông báo khi người dùng nhập sai điều kiện Bài giảng Excel 27 Tạo ListBox cho ô Để giảm lỗi nhập dữ liệu cho người dùng  Tạo một ListBox cho phép người dùng lựa chọn các giá trị trong đó Bước 1: Tạo một danh sách các giá trị trên cùng một dòng hoặc cùng một cột Bước 2: Menu Data  Validation  Thẻ Settings Bài giảng Excel 28 Tạo ListBox... CHÚ THÍCH CHO Ô 2 1 3 3/11/2004 Bài giảng Excel 15 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN   Bước 1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện Bước 2: Menu Format  Conditional Formatting Bài giảng Excel 16 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN  Bước 3: Lựa chọn cách áp dụng điều kiện (Cell Value Is hay Formular Is) Sử dụng giá trị trong ô để so sánh điều kiện Sử dụng công thức Bài giảng Excel 17 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN  Bước 4: Lựa... thích, những ghi chú thêm về kết quả trong ô Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác n ằm ở góc phải trên của ô Để chèn chú thích, thường thực hiện những bước sau:     Bước 1: xác định ô cần chú thích Bước 2: chọn insert/comment (hoặc double click chọn Insert Commnet) Bước 3: Nhập vào chú thích trong hộp Bước 4: kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích  3/11/2004 Bài giảng Excel 14 CHÈN CHÚ THÍCH...Địa chỉ ô và miền (tiếp)   Miền là một nhóm ô liền kề nhau Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8 3/11/2004 Bài giảng Excel 11 Các phím dịch chuyển con trỏ ô: + + + + + + + + + + + + ←, ↑, →, ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình Home... định vị trí ô nằm phía trên các hàng và nằm phía bên trái các cột cần giữ lại như tiêu đề: Chọn Window -> Freeze Panes (nếu muốn bỏ cố định tiêu đề, chọn Window -> Unfreeze Panes) 3/11/2004 Bài giảng Excel 36 . Tổng quan về Excel Lê Thị Minh Nguyện Bài giảng Excel 2 Cửa sổ làm việc của Excel Khái niệm bảng tính  Công dụng: Excel là trình ứng. phân.  Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.  Ví dụ: ’04.8766318  Dữ liệu ngày cũng là kiểu dữ liệu số