Phân tích thiết kế hệ thông quản lý phòng máy

KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Phân tích thiết kế hệ thống BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài “ Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy” LỜI NĨI ĐẦU Trong cơng đổi không ngừng khoa học công nghệ, nhiều lĩnh vực phát triển vượt bậc, đặc biệt lĩnh vực công nghệ thông tin Thành cơng lớn đời máy tính, kể từ máy tính coi phương tiện trợ giúp đắc lực cho người lĩnh vực Hơn nữa, giai đoạn nay, mà cách mạng công nghiệp 4.0 hình thành tác động mạnh mẽ lên tất lĩnh vực đời sống xã hội, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin q trình quản lý trở nên cần thiết quan trọng, góp phần giảm bớt phiền tối cơng tác quản lý thủ cơng giấy tờ Thơng qua tìm hiểu phịng máy số trường đại học, công việc quản lý phòng máy, việc quản lý phòng máy giấy tờ chủ yếu, mang lại phiền toái định thủ công thời gian, gây nhầm lẫn công tác quản lý Một vấn để thiết cần đặt cần phải xây dựng hệ thống Quản lý thông tin trang thiết bị phòng máy giúp cho việc quản lý phòng máy trở nên dễ dàng, khoa học, đáp ứng yêu cầu sử dụng theo yêu cầu chương trình đào tạo học viện, đồng thời bảo đảm tài sản cho trung tâm máy tính nói riêng tồn học viện nói chung Chính lý trên, em chọn đề tài “Quản lý thông tin trang thiết bị phòng máy” với mong muốn xây dựng hệ thống tốt phục vụ cho công tác quản lý học học viện quy mô nhỏ, phận nhân viên quản lý dễ nắm bắt thông tin trang thiết bị MỤC LỤC Chương Khảo sát hệ thống 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ Nhiệm vụ hệ thống quản lý thông tin trang thiết bị phịng máy là: • Quản lý, theo dõi tình trạng trang thiết bị ngày (về chất lượng, số lượng đồng trang thiết bị) để từ đưa hướng giải quyết, sửa chữa, bổ sung, lý hay điều chuyển trang thiết bị, kèm theo báo cáo thống kê, hóa đơn giấy xác nhận thu, chi có liên quan • Quản lý q trình khai thác, sử dụng, khấu hao bảo quản trang thiết bị, kèm theo báo cáo, thống kê có liên quan 1.1.2 Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ Hệ thống gồm phận : Bộ phận quản lý, phận kỹ thuật, phận sửa chữa Bộ phận quản lý: Bộ phận chịu trách nhiệm: • Theo dõi tình trạng trang thiết bị phòng máy: Về chất lượng, số lượng đồng trang thiết bị, đánh giá tình trạng báo cáo ngày cho phận kỹ thuật tình trạng trang thiết bị thơng qua sổ sách ghi chép, lập báo cáo, thống kê tình trạng trang thiết bị ngày • Căn vào tình trạng trang thiết bị phịng máy, phận quản lý lập cập nhật kế hoạch khai thác, sử dụng trang thiết bị, lên kế hoạch tiến hành bảo quản trang thiết bị theo định kì, gửi báo cáo lên trưởng Trung tâm máy tính • Trong trường hợp thiếu, điều chuyển thiết bị, hỏng hóc,…bộ phận quản lý cần làm đơn đề nghị phòng kỹ thuật yêu cầu sửa chữa với phận sữa chữa, lập đơn đề nghị bổ sung, điều chuyển lập danh sách lý trang thiết bị Kết thúc trình, phận quản lý đểu phải cập nhật tình trạng trang thiết bị Bộ phận sửa chữa: Bộ phận chịu trách nhiệm: • Thống kê báo cáo thông tin sửa chữa, bảo quản trang thiết bị theo định kì • Tiếp nhận u cầu sửa chữa từ phận quản lý tiến hành sửa chữa trang thiết bị • Thống kê thiết bị khơng sửa chữa được, gửi báo cáo danh sách phận quản lý • Lập hóa đơn sửa chữa trang thiết bị Bộ phận kỹ thuật: Bộ phận chịu trách nhiệm: • Tiếp nhận yêu cầu điều chuyển trang thiết bị xác nhận điều chuyển trang thiết bị với phận quản lý • Tiếp nhận yêu cầu bổ sung từ phận quản lý, lập danh sách trang thiết bị cần mua, cập nhật danh sách trang thiết bị bổ sung, hoàn thiện báo cáo có liên quan sau bổ sung trang thiết bị theo định kỳ • Tiếp nhận yêu cầu lý, thực lý trang thiết bị, tổng hợp hóa đơn lý thổng kê gửi báo cáo lý kèm theo hóa đơn lên trưởng Trung tâm máy tính theo định kì • Theo định kỳ, tiến hành bảo quản trang thiết bi phòng máy, gửi báo cáo bảo quản trang thiết bị phận quản lý 1.1.3 Quy trình xử lý STT Tên nghiệp vụ Quy trình xử lý nghiệp vụ Đánh giá trang thiết bị • Vào thời điểm: trước buổi làm việc, trước có lớp thực hành, Sau kết thúc buổi làm việc, sau lớp thực hành xong, trang thiết bị phận quản lý đánh giá tình trạng trang thiết bị (01) (MB01) : Số lượng trang thiết bị phân làm cấp (5 tình trạng ) i Cấp 1: Trang bị kỹ thuật mới, chưa qua sử dụng sử dụng thời hạn bảo hành sau sản xuất ii Cấp 2: Trang bị kỹ thuật tốt, đồng bộ, qua sử dụng qua sửa chữa, hư hỏng đến mức sửa chữa nhỏ mà lực lượng sửa chữa đơn vị khác phục iii Cấp 3: Trang bị kỹ thuật có hư hỏng hết hạn sử dụng phải đưa sửa chữa vừa ( trang bị kỹ thuật chờ sửa chữa vừa), trang bị kỹ thuật thiếu đồng bộ, vật tư kỹ thuật để thay nhằm đảm bảo sử dụng iv Cấp 4: Trang bị kỹ thuật có hư hỏng hết hạn sử dụng phải đưa sửa chữa lớn (Trang bị kỹ thuật chờ sửa chữa lớn) v Cấp 5: Trang bị kỹ thuật có hư hỏng, khơng cịn khả sửa chữa, hồi phục sửa chữa không kinh tế; trang bị kỹ thuật hết tổng tuổi thọ kỹ thuật, tăng hạn để sử dụng tiếp • Sau đánh giá tình trạng trang thiết bị (02), phận quản lý cập nhật tình trạng trang thiết bị (03) thống kê trang thiết bị (04) phòng máy với tình trạng nhất, gửi báo cáo thơng tin trang thiết bị (05)(MB02) vừa hoàn thiện lên Trưởng trung tâm máy tính Mẫu biểu gồm có : + Phiếu đánh giá trang thiết bị (MB01) + Báo cáo thông tin trang thiết bị (MB02) Sửa chữa Quy trình xử lý nghiêp vụ sữa chữa thiết bị trang thiết bị tuân theo yêu cầu theo quy định P5/ Học viện kỹ thuật Quân sự: i Quy định mức sửa chữa: sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn ii Đối với trang thiết bị Công nghệ thông tin sửa chữa ban TC-DL-CL ( tình trạng cấp 3) iii Trang thiết bị CNTT phục vụ huy điều hành sửa chữa Trung tâm công nghệ thông tin iv Trang thiết bị ( cấp 4) mang sửa chữa lớn Xưởng sửa chữa • Khi phận quản lý đánh giá trang thiết bị phịng máy với tình trạng: cấp cấp 4, phận quản lý lập đơn sửa chữa trang thiết bị(06) (MB03) gửi đơn đến phận sửa chữa Bộ phận sửa chữa tiếp nhận yêu cầu, giao cho đơn vị sửa chữa thêm thông tin trang thiết bị sửa chữa (07), gi nhận : “Đang sửa chữa”, cập nhật trang thiết bị sữa chữa(08) danh sách thiết bị phòng máy “Đem sửa chữa” tiến hành sữa chữa trang thiết bị (09) • Đối với trang thiết bị cấp 4, phận sửa chữa lập danh sách trang thiết bị sữa chữa lớn (10) gửi phận kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận danh sách điều chuyển trang thiết bị sửa chữa lớn (11) tới Xưởng sữa chữa Xưởng sữa chữa tiếp nhận sửa chữa xong, lập danh sách trang thiết thiết bị sữa chữa xong gửi Bộ phận sữa chữa Bộ phận sữa chữa cập nhật trang thiết bị sửa chữa (12) gửi phận quản lý • Bộ phận quản lý đánh giá tình trạng trang thiết bị (13), cập nhật tình trạng trang thiết bị (14) • Bộ phận sửa chữa tổng hợp hóa đơn sửa chữa(15) (MB04) gửi hóa đơn sửa chữa xác nhận chi cho tài vụ • Tài vụ tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra gửi lại phận sửa chữa ghi chi tiền sữa chữa • Bộ phận sửa chữa làm thống kê sữa chữa trang thiết bị (16) gửi báo cáo sữa chữa trang thiết bị (17) (MB05) cho Trưởng trung tâm máy tính theo định kỳ Mẫu biểu gồm có : + Đơn đề nghị sửa chữa trang thiết bị (MB03) + Tổng hợp hóa đơn sửa chữa ( MB04) + Báo cáo sửa chữa trang thiết bị (MB05) Bổ sung trang thiết bị • Khi có u cầu bổ sung trang thiết bị, phận quản lý lập đơn bổ sung trang thiết bị (18)(MB06) gửi cho phận kỹ thuật • Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận đơn Bộ phận kỹ thuật lập danh sách trang thiết bị cần mua(19), chọn nhà cung cấp, gửi đến nhà cung cấp để nhà cung cấp chuyển hàng hóa đơn mua hàng cho phận kỹ thuật • Bộ phận kỹ thuật cập nhật danh sách trang thiết bị bổ sung (20)(MB07) theo phiếu giao hàng nhà cung cấp • Bộ phận kỹ thuật tổng hợp hóa đơn bổ sung trang thiết bị (21) gửi hóa đơn mua hàng giấy xác nhận chi cho tài vụ • Tài vụ tiếp nhận, kiểm tra gửi lại cho phận kỹ thuật gi chi tiền • Bộ phận kỹ thuật gửi danh sách trang thiết bị bổ sung(22) cho Bộ phận quản lý cập nhật thông tin trang thiết bị (23) • Theo định kỳ, phận kỹ thuật phải thống kê bổ sung trang thiết bị (24) gửi báo cáo bổ sung trang thiết bị (25)(MB08) cho trưởng trung tâm máy tính Mẫu biểu gồm có: + Đơn đề nghị bổ sung thiết bị(MB06) + Danh sách trang thiết bị bổ sung (MB07) + Báo cáo bổ sung trang thiết bị (MB08) Điều chuyển trang thiết bị • Khi mong muốn có yêu cầu điều chuyển trang thiết bị, phận quản lý lập đơn điều chuyển trang thiết bị (26)(MB09), gửi đơn lên phận kỹ thuật • Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận đơn, xem xét gửi xác nhận điều chuyển xuống phận quản lý • Khi đồng ý điều chuyển, phận kỹ thuật tiến hành điều chuyển trang thiết bị (27) phận quản lý cập nhật đơn điều chuyển trang thiết bị (28) cho thiết bị điều chuyển • Bộ phận quản lý lên thống kê điều chuyển trang thiết bị (29) theo định kỳ, gửi báo cáo điều chuyển trang thiết bị (30)(MB10) lên trưởng trung tâm máy tính Mẫu biểu gồm có: + Đơn đề nghị điều chuyển trang thiết bị.(MB09) + Báo cáo điều chuyển trang thiết bị (MB10) Thanh lý trang thiết bị • Khi phận quản lý kiểm tra thấy trang thiết bị tình trạng cấp 5, Bộ phận quản lý lập danh sách trang thiết bị lý(31) (MB11) gửi phận kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận danh sách kiểm tra Bộ phận kỹ thuật chọn nơi lý • Bộ phận kỹ thuật gửi danh sách trang thiết bị lý giao hàng cho Nhà lý Nhà lý toán đơn hàng với phận kỹ thuật gửi hóa đơn lý cho Bộ phận kỹ thuật • Bộ phận kỹ thuật tổng hợp hóa đơn lý trang thiết bị (32) (MB12) gửi kèm giấy xác nhận thu tài vụ Trung tâm Tài vụ xác nhận với Bộ phận kỹ thuật ghi thu tiền • Theo định kỳ, phận kỹ thuật lập thống kê trang thiết bị lý (33), gửi cho phận quản lý để thống kê trang thiết bị (34)gửi báo cáo lý trang thiết bị (35)(MB13) trưởng Trung tâm máy tính Mẫu biểu gồm có: + Danh sách trang thiết bị lý(MB11) + Tổng hợp hóa đơn lý trang thiết bị(MB12) + Báo cáo lý trang thiết bị(MB13) Khai thác trang thiết bị • Căn vào tình trạng trang thiết bị, Bộ phận quản lý lập kế hoạch khai thác trang thiết bị(36)(MB14) gửi kế hoạch khai thác trang thiết bị (MB14) cho Trưởng trung tâm máy tính phê duyệt , phận quản lý cập nhật kế hoạch khai thác trang thiết bị(37), • Bộ phận quản lý nhận đăng kí thực hành phịng máy từ phía giáo viên môn sau gửi yêu cầu đến giáo viên Căn vào kế hoạch khai thác trang thiết bị, lập lịch thực hành phòng máy (38), gửi lịch thực hành phòng máy cho Trưởng trung tâm máy tính • Khi Trưởng trung tâm máy tính xác nhận, phận quản lý cập nhật lịch thực hành phòng máy(39), gửi lịch thực hành phòng máy cho giáo viên • Căn vào lịch thực hành phòng máy, 10 ... quản lý trở nên cần thiết quan trọng, góp phần giảm bớt phiền tối công tác quản lý thủ công giấy tờ Thông qua tìm hiểu phịng máy số trường đại học, cơng việc quản lý phịng máy, việc quản lý phòng. .. lịch thực hành phòng máy (38), gửi lịch thực hành phòng máy cho Trưởng trung tâm máy tính • Khi Trưởng trung tâm máy tính xác nhận, phận quản lý cập nhật lịch thực hành phòng máy( 39), gửi lịch... cầu lý, thực lý trang thiết bị, tổng hợp hóa đơn lý thổng kê gửi báo cáo lý kèm theo hóa đơn lên trưởng Trung tâm máy tính theo định kì • Theo định kỳ, tiến hành bảo quản trang thiết bi phòng máy,