CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN PHẦN MỀM PLANNER
Khái niệm về lập và quản lí dự án
1.1.1 Giới thiệu về dự án
Dự án là một quá trình tích hợp các công việc liên quan, nhằm đạt được mục tiêu đã xác định trong các giới hạn về thời gian, tài nguyên và ngân sách.
Các đặc điểm của dự án:
Mỗi dự án phải được thực hiện trong một thời hạn nhất định tức là phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc dự án
Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng
Mỗi dự án có thể chia làm 3 giai đoạn : Bắt đầu thực hiện dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc, lãnh đạo và kiểm tra nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu và tiến độ đã đề ra.
Một dự án được coi là thành công phải đạt các yêu cầu sau:
Hoàn thành dự án theo đúng tiến độ đề ra (thời gian)
Các công tác nhiệm vụ trong dự án đạt chất lượng kết quả tốt (chất lượng)
Chi phí thực hiện dự án là ít nhất ( tài chính)
1.1.3 Một số trở ngại và khó khăn có thể gặp trong việc quản lí dự án
Dự án thực hiện trong thời gian quá dài
Độ phức tạp của dự án
Công nghệ và nguồn lực thực hiên dự án không đầy đủ
Các rủi ro trong dự án
Thay đổi công nghệ và cấu trúc lại
Phát sinh kinh phí khi thực hiện dự án
1.1.4 Các bước thực hiện trong một dự án
Khảo sát thực tế, ý tưởng …của loại dự án
Nghiên cứu tiền khả thi là bước quan trọng trong quá trình triển khai dự án, bao gồm việc phân tích các yếu tố kinh tế, xã hội và pháp luật có ảnh hưởng Đồng thời, việc nghiên cứu thị trường, kỹ thuật và tài chính cũng cần được thực hiện để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án.
Tiến hành nghiên cứu khả thi
Thiết kế chi tiết dự án
Kết thúc đưa vào vận hành , rút kinh nghiệm chuẩn bị cho dự án tiếp theo.
Giới thiệu chung về phần mềm Planner
Planner là một phần mềm quản lí dự án mã nguồn mở được Imemdio thiết kế Lịch sử sửa đổi :
Planner User Guide V1.3, for MrProject V0.8 ngày 29/12/2002
Planner User Guide V1.4, for MrProject V0.9 ngày 23/2/2003
Planner User Guide V1.5.2, for MrProject V0.10 ngày 13/11/2003
Planner User Guide V1.5.3 for Planner V0.11 ngày 29/3/2004
Planner User Guide V1.6, for Planner V0.12 ngày 24/4/2004
1.2.2 Tổng quan về phần mềm Planner
Planner là một ứng dụng quản lý dự án mã nguồn mở, phát triển từ sự đóng góp của cộng đồng Khác với nhiều phần mềm nhóm khác, Planner hoàn toàn miễn phí và được viết bởi một nhóm nhỏ cộng tác viên Nó đã được so sánh tích cực với các phần mềm quản lý dự án của Microsoft 2010, cho thấy tính năng và hiệu quả vượt trội.
Planner được dùng trên hệ điều hành Linux và Windowns Planner không hỗ trợ thiết bị di động, như là điện thoại di động
Planner là một lựa chọn tuyệt vời cho các dự án phi lợi nhuận, cung cấp nhiều chức năng tương tự như các phần mềm nhóm đắt tiền, mặc dù giao diện có thể không được mượt mà Ngoài ra, nó cũng rất hữu ích cho những người quản trị dự án lần đầu, giúp họ dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
Giao diện dễ sử dụng của Planner là một trong những ưu điểm nổi bật, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với phần mềm Với số lượng tính năng hạn chế, Planner trở thành công cụ lý tưởng cho những ai mới bắt đầu học về quản lý dự án, mang lại hiệu quả cao trong việc nắm vững kiến thức cơ bản.
Biểu đồ Gantt hỗ trợ việc phân chia dữ liệu thành cái nhìn theo dòng thời gian, giúp hiển thị các thời hạn cốt yếu và giai đoạn của dự án Đây là một định dạng biểu đồ phổ biến trong các ứng dụng phần mềm nhóm, được sử dụng để thể hiện hạn chót của dự án một cách trực quan.
Màn hình này cung cấp thông tin cho nhà quản lý dự án về việc các thành viên trong nhóm đang hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và với hiệu suất cao.
Màn hình tác vụ cung cấp cho nhà quản lý dự án khả năng thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng dự án, đồng thời tạo danh sách các thành viên sẽ tham gia vào dự án đó Nhờ vào tính năng này, việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nhóm 11, Tin Kinh Tế k63, thực hiện các tác vụ cụ thể với nhiều thiết lập khác nhau, bao gồm ngày bắt đầu, thời gian hoàn tất và chi phí ước tính cho từng tác vụ.
Thường xuyên được cập nhật
Planner là phần mềm giúp rút ngắn khoảng cách giữa việc lập kế hoạch với các bảng tính đơn giản và các sản phẩm phức tạp như Microsoft Project Phần mềm này cung cấp giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thực hiện việc lập kế hoạch một cách hiệu quả.
CÀI ĐẶT PHẦN MỀM PLANNER
o Phiên bản Planner User Guide V0.14 http://sourceforge.net/projects/winplanner/files http://sourceforge.net/projects/gtk-win/?source=typ_redirect
Chú ý : GTK + for Windowns chính là môi trường để chạy Planner Sau khi cài đặt GTK chúng ta mới được phép tiến hành cài đặt Planner
Quá trình cài đặt như sau: Đầu tiên chúng ta chọn ngôn ngữ để cài đặt là “English”
Sau đó tích chọn “Next “ như trên màn hình
Tiếp theo chúng ta xem bản thỏa thuận cấp phép sau đó chọn “Next”
11 Nhóm 11 Tin Kinh Tế k63 Ở đây chúng ta chọn thành phần để cài đặt sau đó chọn “Next
Thao tác trên sẽ giúp bạn tự động lưu vào ổ C nếu bạn muốn thay đổi ổ hãy chọn “ Browse” và tiếp tục bấm “Install “
Sau khi cài đặt xong ta nhấn nút “Finish” kết thúc quá trình
13 Nhóm 11 Tin Kinh Tế k63 Đây là giao diện chính của chương trình
GIAO DIỆN VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI PLANNER
Giới thiệu
Planner là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cung cấp nhiều tính năng thông qua bốn góc nhìn khác nhau Người dùng có thể dễ dàng truy cập các góc nhìn này bằng cách nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ bên trái của cửa sổ Planner.
Task nằm phía dưới Gantt Chart , nhưng task cho thấy chi tiết hơn đối với mỗi tác vụ
Task Definition :phân nhỏ vật chuyển giao dự án vào nhỏ hơn để tác vụ dễ dàng quản lý hơn
Task Sequencing: nhận dạng tính phụ thuộc giữa tác vụ và các ràng buộc thông qua hộp thoại Properites tác vụ, phiên bản trước đây của tab
Task Duration Estimating: ước tính thời gian cần để hoàn thành tác vụ
Task Cost Calculation: ước tính sẽ tốn bao nhiêu chi phí để hoàn thành tác vụ
Gantt view là sự kết hợp giữa biểu đồ Gantt và các tác vụ trong dự án Biểu đồ Gantt hiển thị đồ họa tất cả các tác vụ của dự án, với mỗi thanh biểu diễn khoảng thời gian thực hiện của từng tác vụ Mặc dù không cung cấp các tính năng như các góc nhìn khác, biểu đồ Gantt vẫn là công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý dữ liệu dự án.
Gantt Chart cho phép bạn:
Xem biểu diễn bằng đồ thị cho kế hoạch của dự án
Mối quan hệ tác vụ xử lí kéo và thả
Sử dụng phóng to và thu nhỏ tính năng để xem mức chi tiết khác nhau
Tài nguyên sẽ được gán cho mỗi tác vụ
Bạn có thể dễ dàng thay đổi cột hiển thị bằng cách chọn View → Edit Visible Columns Hộp thoại này cho phép bạn thêm, xóa và sắp xếp lại các cột trong góc nhìn Gantt, và tính năng tương tự cũng có trong các góc nhìn khác.
Resource view cho bạn quyền truy cập vào tính năng sau :
Quản lý danh sách nguồn lực, bao gồm cả nguồn nhân lực và tư liệu
Quản lý nhóm nguồn lực
Quản lý chi phí nguồn lực
Figure 4 Planner Resource Usage View
Resource Usage View hiển thị nguồn tài nguyên có sẵn dựa trên các tác vụ được gán cho chúng Giao diện này được sắp xếp tương tự như biểu đồ Gantt, nhưng được tổ chức theo cách tập trung vào nguồn lực.
Tuyến tóm tắt phản ánh sự sẵn có của các nguồn lực Người dùng có thể cuộn lại tính sẵn sàng của từng nguồn lực, chỉ hiển thị tuyến tóm tắt khi chọn tam giác bên cạnh tên nguồn lực.
Mỗi tác vụ trong dự án được phân công nguồn lực và thời gian cụ thể, với lịch trình được thể hiện qua các khối không cho ra biểu đồ Các tình trạng phân bổ quá mức (Overallocations) được đánh dấu bằng màu đỏ trong tóm tắt, giúp dễ dàng nhận diện nơi mà các tác vụ bị xếp hàng dẫn đến tình trạng này.
Màu xanh lá câycho thấy rằng nguồn lực không phải là được cấp cho tác vụ nào vào lúc đó
Màu xanh da trời mang ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh sử dụng Trong lĩnh vực tác vụ, màu này biểu thị rằng nguồn lực có thể được xem xét cả ở mức độ từng phần lẫn tổng thể.
Nhóm 11, Tin Kinh Tế k63, đã cấp cho tác vụ với phần trăm phân bổ hiển thị bên cạnh Tuy nhiên, trên tuyến tóm tắt nguồn lực, nguồn lực được cho thấy là hoàn toàn phân bổ tại thời điểm đó.
Màu xám cho thấy rằng nguồn lực là từng phần phân bổ vào lúc đó
Màu đỏ cho thấy rằng nguồn lực là overallocated.
Bắt đầu làm việc với Planner
Khi bạn bắt đầu với Planner, cửa sổ sau được hiển thị Như bạn thấy, biểu đồ Gantt là mặc định
Figure 5 Planner Start Up Window
Cửa sổ Planner chứa phần tử sau :
Menubar: Menu trên menubar chứa toàn bộ lệnh ra cho bạn cần làm việc với tập tin trong Planner
Toolbar : Thanh công cụ chứa tập hợp con lệnh của bạn có thể truy cập từ menubar
Statusbar :Statusbar hiển thị thông tin về hoạt động Planner hiện hành và theo ngữ cảnh thông tin về khoản mục menu
3.2.2 Soạn thảo nhiều dự án
Dự án nhiều hơn một có thể là mở cùng lúc Mỗi dự án sẽ có cửa sổ Planner của riêng mình Thử nó bằng nhấn" Ctrl - N" vài lần
Figure 6 Several projects at the same time
Làm việc với phần mềm Planner
3.3.1 Mở và lưu dự án
Mở và lưu dư án
Để mở một dự án, bạn cần chọn File → Open hoặc nhấn nút Open trên thanh công cụ Khi đó, hộp thoại Open file sẽ xuất hiện Bạn hãy chọn tập tin Planner với phần mở rộng planner mà bạn muốn mở, rồi nhấn OK để tiếp tục.
- Bạn cũng có thể mở tập tin bằng chọn nó từ trình duyệt hoặc máy tính để bàn và kéo nó vào cửa sổ Planner
Để lưu dự án, bạn có thể chọn File → Save As để tạo một dự án mới hoặc lưu dự án hiện có dưới tên tập tin mới Nếu bạn muốn lưu lại dự án đã có mà không thay đổi tên, hãy chọn File → Save.
- Nếu bạn cố mở dự án tập tin trong định dạng Planner không nhận ra, ứng dụng hiển thị thông báo lỗi
Mở và lưu dự án từ cơ sở dữ liệu
Để mở dự án từ cơ sở dữ liệu, bạn cần chọn File → Import → Open From Database Hộp thoại cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập máy chủ, tên cơ sở dữ liệu, người dùng và mật khẩu trước khi nhấn OK Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên cùng một máy tính với Planner, bạn có thể để trống các trường máy chủ và mật khẩu Sau khi nhập thông tin cần thiết, hãy chọn kế hoạch dự án mà bạn muốn mở và nhấn OK.
Để lưu dự án vào cơ sở dữ liệu, bạn cần chọn File → Export → Save to Database Sau đó, một hộp thoại cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập máy chủ, tên cơ sở dữ liệu, tên người dùng và mật khẩu, rồi nhấn OK Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên cùng một máy tính với Planner, bạn có thể để trống các trường máy chủ và mật khẩu nếu không cần thiết.
21 Nhóm 11 Tin Kinh Tế k63 an toàn tập tin của bạn để không tồn tại, Planner sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để tự động tạo ra nó
3.3.2 Nhập và xuất dữ liệu
Để nhập vào Microsoft Project XML, bạn cần lưu dự án của mình dưới định dạng XML, vì phần mềm Quản lý Dự án của Microsoft từ phiên bản 2002 trở lên chỉ hỗ trợ định dạng này Để thực hiện việc nhập, hãy chọn File → Import → MS Project XML và chọn tập tin bạn muốn nhập trong hộp thoại Import a File Lưu ý rằng tính năng nhập vào không hoạt động với tập tin mpp.
Properties – MS projectkhông lưu này vào đến tập tin XML
Calendars - không nhập khẩu vì sự khác biệt trong cách hai công cụ lưu trữ dữ liệu
Resource Groups- không nhập khẩu vì sự khác biệt trong cách hai công cụ lưu trữ dữ liệu
Chức năng xuất dữ liệu sang HTML cho phép bạn tạo ra một cái nhìn tổng quan về dự án dưới dạng tệp HTML, có thể dễ dàng xuất bản trên trang web hoặc gửi qua email cho những người tham gia không truy cập vào Planner Tài liệu HTML bao gồm biểu đồ Gantt đơn giản hóa và danh sách nhiệm vụ với thông tin về tỷ lệ hoàn thành, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Nhóm 11, Tin Kinh Tế k63, đã phát triển một hệ thống quản lý công việc và cột nguồn lực, cùng với bảng phân phối tài nguyên Hệ thống này cung cấp một cách tuyệt vời để mọi người dễ dàng truy cập thông tin trạng thái dự án.
Bạn có thể tạo ra trang HTML bằng chọn File → Export → HTML
3.3.3 Chỉnh sửa các thuộc tính của dự án Để chỉnh sửa thuộc tính dự án, chọn Project → Edit Project Properties Trong hộp thoại này bạn có thể chỉnh sửa tên của dự án, ngày bắt đầu của nó, tên của nhà quản lý dự án, tổ chức dự án thuộc về, giai đoạn dự án, và lịch mặc định
Ngày bắt đầu mặc định cho mọi tác vụ là ngày bắt đầu của dự án, vì vậy bạn nên thiết lập ngày này trước khi nhập các tác vụ Nếu bạn thay đổi ngày bắt đầu dự án sau khi đã nhập tác vụ, các tác vụ này sẽ tự động điều chỉnh theo ngày mới, trừ khi có ràng buộc như tác vụ trước đó hoặc ràng buộc "bắt đầu không sớm hơn".
Hộp thoại này cho phép người dùng gán chuyển đổi thành dự án Để thêm giai đoạn, người dùng có thể chọn Project → Edit Project Properties, từ đó mở ra hộp thoại hiển thị danh sách đơn giản của các giai đoạn dự án cùng với các nút Thêm và Xóa Việc gán chuyển đổi thành dự án chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin cụ thể.
Nó chẳng có chức năng khác ở thời gian này
Mỗi dự án đều có một lịch mặc định áp dụng cho tất cả các nguồn lực, trừ khi có quy định khác trong trình soạn thảo nguồn lực Để thay đổi lịch mặc định của dự án, người dùng có thể sử dụng nút chọn trong hộp thoại Để biết thêm thông tin chi tiết về lịch, hãy tham khảo phần lịch.
Bạn có thể thêm thuộc tính theo ý riêng vào dự án bằng bấm nút thêm
Trong hộp thoại Tính chất Tùy chỉnh, bạn có thể thêm các thuộc tính mới như nhãn, tên và mô tả, đồng thời thiết lập loại thuộc tính là văn bản, số nguyên hoặc số dấu phẩy động Sau khi thêm thuộc tính mới, bạn có thể thiết lập giá trị cho nó bằng cách nhấp vào trường giá trị trong hộp thoại Tính chất Dự án Tùy chỉnh.
Figure 9 Custom Project Properties Add Dialog
3.3.4 Chỉnh sửa lịch của dự án Để chỉnh sửa lịch dự án, chọn Project → Manage Calendars Lịch dự án hỗ trợ chúng tôi trong lịch biểu bằng định nghĩa khi tài nguyên có thể được dùng trong thuật ngữ của ngày làm việc và không làm việc, và giờ chúng sẵn sàng trên ngày làm việc Bên trái là tên của lịch hiển thị, trong trung tâm là lịch, và ở phía bên tay phải là phạm vi của giờ làm việc cho Ngày chọn lọc Lịch mặc định được chỉ ra dưới mô tả một tháng làm việc bình thường, với ngày cuối tuần chuyển sang màu xám ra, có nghĩa là chúng là ngày không làm việc
Trong biểu đồ Gantt, các ngày không làm việc được hiển thị bằng màu xám Mọi thay đổi đối với lịch mặc định của dự án sẽ được cập nhật trong biểu đồ Gantt Để điều chỉnh lịch, hãy chọn ngày cần thay đổi và sử dụng một trong ba nút radio có sẵn.
- Use working time from derived calendar - dùng lịch cha để xác định thời gian làm việc cho ngày đó
Để xác định giờ làm việc cho một ngày cụ thể, hãy sử dụng loại ngày chọn lọc Thông tin chi tiết về thời gian làm việc và loại ngày có thể được tìm thấy ở phần trên.
- Custom working time - định nghĩa duy nhất tập hợp các giờ làm việc cho một ngày cụ thể
CÁC PHẦN MỀM TƯƠNG TỰ
P2ware Planner 2011 Professional
Có bản dùng thử 30 ngày
P2ware Planner 2011 Professional là một công cụ quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư hiệu quả, giúp tiết kiệm đến 90% thời gian lập kế hoạch Phần mềm này rất cần thiết cho việc thực hiện dự án hiệu quả, mang lại thời gian hoàn vốn ngắn cho các khoản đầu tư vào Planner P2ware.
Nhóm 11, Tin Kinh Tế k63, sẽ hỗ trợ bạn trong việc xây dựng các kế hoạch dự án và chương trình, đồng thời kiểm soát sự thực hiện thành công của chúng Quy trình bắt đầu từ việc xác định các gói công việc, tiếp theo là kiểm soát tiến độ và báo cáo kết quả cuối cùng Planner là công cụ hỗ trợ kỹ thuật lập kế hoạch dựa trên sản phẩm, giúp tự động tạo ra mạng lưới hoạt động và biểu đồ Gantt dựa trên cấu trúc chi tiết sản phẩm và dòng sản phẩm.
Project Gantt Chart
Mẫu Gantt Chart là công cụ hữu ích để thiết kế kế hoạch dự án trên nền tảng Microsoft Excel, hỗ trợ các nhà quản lý dự án và nhóm lập kế hoạch hiệu quả dựa trên nguồn lực hiện có Với tính linh hoạt cao, mẫu này cho phép cá nhân hóa bố trí, thiết lập ngày làm việc tùy chỉnh và tự động tính số ngày làm việc Nó có thể được áp dụng cho nhiều loại kế hoạch dự án như xây dựng, tư vấn, phát triển thị trường, đổi mới, phát triển sản phẩm và tổ chức sự kiện Đây là một lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Microsoft Project và các mẫu Gantt Chart khác trên internet.
Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giúp lập kế hoạch cho nhiều loại dự án và chương trình khác nhau Từ việc xác định thời hạn cho các cuộc họp quan trọng đến việc phân bổ ngân sách cho nguồn lực dự án, phần mềm này được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như công nghệ thông tin và marketing Đặc biệt, MS Project tỏ ra đặc biệt hiệu quả trong quản lý dự án xây dựng khi cung cấp thông tin chi tiết về tài nguyên cần thiết cho từng công việc.
MS Project của Microsoft giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn.
So sánh 2 phần mềm Planner và Microsoft Project
Nội dung Planner Microsoft Project Ưu điểm Giao diện đơn giản dễ sử dụng
Hỗ trợ biểu đồ Gantt để thấy được hạn chót và các giai đoạn của dự án
Planner là phần mềm cố gắng rút ngắn khoảng cách giữa lập kế hoạch với bảng tính đơn giản và sản phẩm phức tạp như là Microsoft Project
Đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí
Giao diện đẹp, hấp dẫn với người dùng
Có biểu đồ Gantt Chart để có cái nhìn tổng quan đối với dự án
Phần mềm quản lý dự án của Microsoft là một công cụ rất trưởng thành, thường được sử dụng cho các dự án quy mô lớn.
Dự án của Microsoft là một trong những dự án lớn nhất và uy tín nhất trong ngành công nghiệp phần mềm toàn cầu, mang lại sự hỗ trợ và độ tin cậy cao cho người dùng.
Có thế cân đối khi nguồn lực bị quá tải Nhược điểm Nó có ít tính năng, giao diện khá đơn giản và sơ sài
Chỉ thích hợp với các dự án vừa và nhỏ
Không thể cân đối khi nguồn lực bị quá tải
Dự án là phần mềm cần được đào tạo và có kinh nghiệm để biết cách sử dụng nó
Chi phí mua bản quyền cao
