CHƯƠNG II : CÀI ĐẶT PHẦN MỀM PLANNER
3.3 Làm việc với phần mềm Planner
3.3.5 Làm việc với tác vụ ( Task)
28 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Để thêm một nhiệm vụ, bạn có thể nhấp vào nút Insert trên thanh công cụ, hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào vùng tác vụ và chọn Insert tác vụ từ các cửa sổ pop-up hộp tùy chọn. Các tùy chọn này làm việc như nhau trong giao diện Gantt View hoặc Task View.
Để thêm một số nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chọn Actions → Insert Task, sẽ mở hộp thoại công việc chèn. Hộp thoại này cho phép nhập nhanh chóng của nhiều nhiệm vụ. Đơn giản chỉ cần nhập tên của nhiệm vụ và nỗ lực làm việc và nhấn Enter. Nhiệm vụ mới sẽ được thêm vào, và hộp thoại sẽ vẫn mở và sẵn sàng cho mục công việc tiếp theo của bạn. Thơng tin chi tiết có thể được thêm vào sau này.
Figure 15. Insert Task
Chú ý: Menu Actions là nhạy cảm để xem bạn hiện đang hiển thị, vì vậy nếu bạn muốn sử dụng hộp thoại cơng việc chèn, bạn cần phải có một trong hai task hoặc Gantt Views.
Đặc tính Task
Một số đặc tính của Task có thể được chỉnh sửa trực tiếp từ Gantt View : tên cơng việc và nỗ lực làm việc. Bạn cũng có thể khởi chạy các tính chất nhiệm vụ thoại từ đây bằng cách click chuột phải vào một nhiệm vụ và chọn Edit Task.
29 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Trong Task xem bạn có thể chỉnh sửa nhiều lĩnh vực cho một công việc hơn trong Gantt View, đây quan điểm ưu tiên khi bạn bắt đầu để thêm nhiệm vụ cho một dự án.
Figure 16. Task View
Trong tab General chứa các phần sau: - Name: Tên của nhiệm vụ.
- Milestone - cờ hộp mốc kiểm tra các công việc như là một cột mốc quan trọng, mà vơ hiệu hóa khả năng để thay đổi Work, Duration, Complete, and Priority fields, kể từ khi một cột mốc quan trọng đánh dấu một sự kiện quan trọng trong dòng thời gian của một dự án mà khơng có thời gian hay cơng việc hoạt động riêng của mình.
- Fixed duration - tùy chọn thời gian cố định được sử dụng khi thời hạn của một nhiệm vụ sẽ mất một lượng thời gian nhất định bất kể cả thay đổi
30 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
nguồn lực dành cho nó. Chọn thời gian cố định cho một nhiệm vụ sẽ mở khóa các lĩnh vực thời gian và cho phép bạn nhập vào một giá trị cho thời gian cố định.
- Work - đây là những nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Duration - số lượng thời gian cần thiết để hồn thành lịch cơng tác. Thời gian thường được tính dựa trên số lượng cơng việc và các nguồn lực được giao cho nhiệm vụ. Việc tính tốn cũng mất lịch vào tài khoản. Xem các Calendars phần cho biết thêm thông tin.
- Schedule - đặt một hạn chế vào ngày nhiệm vụ bắt đầu, đó có thể là càng sớm càng tốt, không sớm hơn, hoặc trên một ngày cố định.
- Complete - cho phép theo dõi số lượng công việc được thực hiện cho công việc, bước vào như một phần của tổng công.
- Priority - đặt ưu tiên cho cơng việc. Khơng có chức năng cụ thể gắn liền với lĩnh vực này tại thời điểm này. Nó chỉ là thơng tin.
Figure 17. Task properties dialog
31 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Các tab Resource ( nguồn lực) cho phép bạn chỉ định các nguồn lực cho một nhiệm vụ. Hãy nhớ rằng các nguồn lực có thể bao gồm các vật liệu cũng như con người. Nhấp vào hộp kiểm trong cột Assigned để phân bổ các nguồn lực cho công việc hiện tại. Sử dụng các lĩnh vực đơn vị để nhập số phần trăm các nguồn tài nguyên đó được phân bổ cho các nhiệm vụ.
Figure 18. Task resources dialog
Gantt Views sẽ liệt kê các nguồn lực được giao cho một nhiệm vụ ở bên phải của thanh. Nếu một tên ngắn đã được nhập vào trong giao diện nó sẽ hiển thị trong Gantt, nếu khơng tên đầy đủ sẽ được hiển thị.
32 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Tab Predecessor
Bạn có thể nhìn thấy trong tab Predecessors các nhiệm vụ cần phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ đang được chỉnh sửa có thể bắt đầu.
33 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Khi bạn thêm một người tiền nhiệm mới, bạn cần phải chọn những người tiền
nhiệm của công việc, mà bạn có thể chọn từ trình đơn thả xuống hộp danh sách. Các lĩnh vực kế tiếp là loại quan hệ. Bạn có thể chọn Finish để bắt đầu (FS), Finish để Kết thúc (FF), Start để bắt đầu (SS), hoặc Start để Finish (SF). Cuối cùng bạn có thể nhập một độ trễ thời gian cho các mối quan hệ, trong đó đại diện cho số ngày sau khi mối quan hệ đã được thỏa mãn. Ví dụ, nếu bạn nhập một thời gian trễ của 1 trong một Finish để bắt đầu mối quan hệ, nó có nghĩa là các nhiệm vụ hiện tại có thể bắt đầu 1 ngày sau khi người tiền nhiệm nhiệm vụ đã hoàn thành.
34 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Thời gian trễ có thể được nhập về giờ, ngày, tuần hoặc bằng cách thêm một h, d, hay w với giá trị đơn vị bạn nhập vào. Ví dụ như:
3h = 3 giờ 2d = 2 ngày 4w = 4 tuần
Thời gian nhập như tuần sẽ được chuyển đổi sang ngày. Tab Notes
Figure 22. Task notes dialog
Tạo Subtask
Nhiệm vụ phức tạp có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ để làm cho họ dễ dàng hơn để quản lý. Một nhiệm vụ mà được chia trong nhiệm vụ nhỏ được gọi
35 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
là một nhiệm vụ tóm tắt. Ngày bắt đầu tóm tắt nhiệm vụ và thời gian không thể được chỉnh sửa bởi vì nó được tính tốn từ các nhiệm vụ nhỏ.
Figure 23. A Task with subtasks
Ràng buộc công việc
Tất cả công việc bắt đầu vào ngày bắt đầu dự án theo mặc định có một ngoại lệ là trường hợp một phụ thuộc được thiết lập. Tuy nhiên, khi một phụ thuộc không tồn tại, nhưng nhiệm vụ phải bắt đầu vào, hoặc không sớm hơn một ngày cụ thể. Bạn có thể xác định những khó khăn này trong hộp thoại start date.
36 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Bạn có thể xóa các ràng buộc cho các tác vụ hiện hành sử dụng Actions → Reset constraint, hoặc cho tất cả các nhiệm vụ bằng cách chọn Actions → Reset all constraints
Tuỳ chỉnh Task Properties
Thuộc tính tùy chỉnh có thể được thêm vào trong xem nhiệm vụ bằng cách chọn Actions → Edit Custom Properties. Nhấp vào nút Add sẽ mở hộp thoại New Property.
37 Nhóm 11. Tin Kinh Tế k63
Trong hộp thoại New Property, bạn có thể cho thuộc tính mới của bạn một nhãn, tên, mô tả và thiết lập các loại tài sản cho một trong hai văn bản, số nguyên, hoặc nổi số điểm. Một khi bạn đã thêm thuộc tính mới của bạn, nó sẽ hiển thị như là một cột mới trong giao diện Task.