Đang tải... (xem toàn văn)
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan; là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo, đảm bảo hậu cần và các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan.... được thành lập theo Quyết định số ... ngày ... của ... trên cơ sở hợp nhất ...Văn phòng ... (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là phòng trực thuộc ...; là bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức năng tham mưu công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, tổng hợp, hành chính và hậu cần; thực hiện các nhiệm vụ về xây dựng chương trình hoạt động của cơ quan; thu thập, quản lý, xử lý và cung cấp thông tin; tham gia soạn thảo một số văn bản hành chính và thực hiện công tác thẩm định về mặt kỹ thuật và pháp lý các văn bản ban hành của ...; tổ chức giao tiếp, làm công tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực hiện một số công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và phục vụ một số khâu trong công tác hậu cần… Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng phải được tổ chức xây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chuyên nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ các yêu cầu, nhiệm vụ công tác được giao.Sau gần … năm thành lập và qua nhiều lần biến động về cơ cấu tổ chức, công tác Văn phòng đã có những thay đổi, cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của .... Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao trong giai đoạn mới đòi hỏi Văn phòng phải nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa, mới đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ mới. Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố gắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tính chuyên nghiệp trong công tác, vừa hồng, vừa chuyên.Trong thời gian vừa qua, nhiều cán bộ của Văn phòng đã chuyển công tác khác nên để lại không ít khó khăn, hạn chế. Điều đáng quan tâm là, cho đến nay, quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng vẫn chưa được xây dựng để làm căn cứ pháp lý cho việc xây dựng tổ chức và hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.Công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, thực hiện các chế độ, chính sách; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng trong thời gian qua chưa được quan tâm đúng mức nên có ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay.Với những lý do trên, việc tìm ra những giải pháp thiết thực, có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác của Văn phòng, nhất là công tác tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành là yêu cầu bức thiết hiện nay ở .... Vì thế, tôi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng công tác văn phòng của Văn phòng ... …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận chính trị của mình.
ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP CAO CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA … Họ tên: … Mã : … Chức vụ, quan cơng tác: … Lớp, khóa học: … HÀ NỘI - 2021 i LỜI CAN ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu đề án trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trích dẫn quy định Đề án phù hợp với vị trí, chức vụ, đơn vị cơng tác tơi chưa triển khai thực thực tiễn Tác giả … ii MỤC LỤC Trang Phần MỞ ĐẦU LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN Văn phịng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức, văn phịng ln giữ vai trị đặc biệt quan trọng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan; nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo, đảm bảo hậu cần điều kiện vật chất cho hoạt động quan thành lập theo Quyết định số ngày sở hợp Văn phòng (sau gọi tắt Văn phòng) phòng trực thuộc ; phận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức tham mưu công tác tổ chức máy, cơng tác cán bộ, tổng hợp, hành hậu cần; thực nhiệm vụ xây dựng chương trình hoạt động quan; thu thập, quản lý, xử lý cung cấp thông tin; tham gia soạn thảo số văn hành thực công tác thẩm định mặt kỹ thuật pháp lý văn ban hành ; tổ chức giao tiếp, làm công tác đối nội, đối ngoại hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực số cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ số khâu công tác hậu cần… Để thực chức năng, nhiệm vụ mình, Văn phòng phải tổ chức xây dựng theo hướng đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chuyên nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, khơng ngừng nâng cao chất lượng phục vụ yêu cầu, nhiệm vụ công tác giao Sau gần … năm thành lập qua nhiều lần biến động cấu tổ chức, cơng tác Văn phịng có thay đổi, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao giai đoạn đòi hỏi Văn phòng phải nỗ lực phấn đấu nhiều nữa, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố gắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ tính chun nghiệp cơng tác, vừa hồng, vừa chuyên Trong thời gian vừa qua, nhiều cán Văn phịng chuyển cơng tác khác nên để lại khơng khó khăn, hạn chế Điều đáng quan tâm là, nay, quy chế chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức máy Văn phòng chưa xây dựng để làm pháp lý cho việc xây dựng tổ chức hoạt động Văn phòng nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, thực chế độ, sách; đầu tư sở vật chất phục vụ công tác Văn phòng thời gian qua chưa quan tâm mức nên có ảnh hưởng định đến việc thực nhiệm vụ Văn phòng Với lý trên, việc tìm giải pháp thiết thực, có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng, cơng tác tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc quản lý, điều hành yêu cầu thiết Vì thế, tơi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Văn phịng …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận trị TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 3.1 Mục đích Làm rõ sở khoa học, sở thực tiễn đưa giải pháp để xây dựng chế phương thức hoạt động nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng giai đoạn 3.2 Nhiệm vụ - Làm rõ sở khoa học, lý luận, sở pháp lý yếu tố tác động đến việc thực chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng - Phân tích chức năng, nhiệm vụ cơng tác chủ yếu Văn phòng - Đánh giá thực trạng mặt cơng tác Văn phịng , kết đạt được, tồn tại, hạn chế nguyên nhân, làm sở thực tiễn để giải có hiệu vấn đề đặt cơng tác văn phịng - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng thời gian tới PHƯƠNG HƯỚNG NGHIÊN CỨU Đề án tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng giai đoạn từ 2017-2020, từ đề giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Văn phòng cho giai đoạn ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Ý NGHĨA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Phần NỘI DUNG Chương Cơ sở lý luận thực tiễn đề tài Cơ sở lý luận đề tài 1.1 Khái niệm Văn phòng Văn phòng thuật ngữ tiếp cận hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo (Văn phòng Giám đốc, Văn phòng luật sư…) - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị; địa điểm mà cán bộ, cơng chức hàng ngày đến để thực thi cơng vụ - Văn phịng hiểu loại hoạt động quan nhà nước, xí nghiệp (thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại cơng văn, giấy tờ quan…) - Văn phịng hiểu máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị Từ quan niệm khác trên, có khái niệm văn phòng sau: “Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức đó” [5, tr 11 - 12] “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị” [1, tr 10] Hay “Văn phòng tổ chức thuộc cấu quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo đảm bảo hậu cần nhằm thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức đó” [4, tr 84] Với khái niệm nêu trên, thấy rằng, hoạt động quan, tổ chức việc tồn phận Văn phịng tất yếu khách quan Tùy quan, tổ chức khác có tên gọi khách nhau, dù gọi theo cách chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng phải thực đầy đủ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động quan, tổ chức mà chức năng, nhiệm vụ Văn phịng khác nhau, dù Văn phịng có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: a Chức - Chức tham mưu, tổng hợp: Đây chức văn phòng, hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, điều hành Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng khía cạnh thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý điều kiện vật chất để đảm bảo sử dụng có hiệu cho quan, đồng thời thực số công tác nhằm phục vụ, hỗ trợ cho cơng tác chun mơn quan Đó chức hậu cần Văn phịng Quy mơ, đặc điểm điều kiện vật chất công tác phục vụ hỗ trợ Văn phòng phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị - Chức giúp việc, điều hành: Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý lãnh đạo quan, đơn vị thông qua công việc cụ thể như: xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tổ chức triển khai thực chương trình, kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức phục vụ hội nghị, chuyến công tác; tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành Ngồi ra, Văn phịng cịn giúp lãnh đạo đơn vị việc theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch, kết luận đạo đơn vị xử lý vướng mắc phát sinh thực tế Tóm lại, Văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua chức chủ yếu nêu Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho trình hoạt động Văn phòng quan, đơn vị b Nhiệm vụ: Để thực chức trên, Văn phịng có nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, đơn vị theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định; tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thể thức, thẩm quyền theo quy định Nhà nước - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối nhằm thực tốt mối liên hệ với quan, đơn vị, phận quan với người dân, đồng thời giúp lãnh đạo chuyến công tác, làm việc với quan, ban ngành địa phương - Bảo đảm cung cấp yếu tố vật chất cho hoạt động quan theo phân cấp - Tổ chức công tác bảo vệ, đảm bảo trật tự an toàn quan 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơ cấu tổ chức Văn phòng tổng hợp phận khác Văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phịng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan yêu cầu tổ chức máy mà cấu tổ chức văn phòng khác Tuy nhiên, phận chủ yếu hay cấu tổ chức văn phòng quan thường bao gồm: - Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá cán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân - Bộ phận hành - văn thư: có nhiệm vụ quản lý, điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, bảo mật, chuyển giao văn ngồi quan; tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởng cơng tác lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động; theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan; quản lý, theo dõi, sửa chữa phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu - Bộ phận lưu trữ: sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan; phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan có yêu cầu - Bộ phận tài vụ (nếu quan khơng có phận chun trách): dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức; thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan - Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá cán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân - Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an quản lý người vào quan; kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự quan Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phịng phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan quản lý, điều hành kết hoạt động Văn phòng Các phó Chánh Văn phịng người giúp việc cho Chánh Văn phịng, phân cơng phụ trách số mặt công tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng việc phân cơng giải số cơng việc Chánh Văn phịng ủy nhiệm 1.4 Một số nhân tố tác động đến công tác văn phòng Hoạt động Văn phòng chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố, bên lẫn bên ngồi, nhân tố khách quan chủ quan, có ảnh hưởng đến hoạt động Văn phịng Trong có nhân tố chủ yếu sau: 1.4.1 Cơ cấu tổ chức, chế quản lý chế độ cơng tác văn phịng - Quy mơ cách thức tổ chức quan, công sở: quy mô quan lớn, có nhiều đơn vị, phận hoạt động Văn phòng đa dạng phức tạp - Về nội quy, quy chế hoạt động, làm việc: Trong quan, quy chế hoạt động quy định kỷ luật lao động, nếp sinh hoạt, làm việc phận có ý nghĩa quan trọng Những quy định góp phần tạo lập ràng buộc mối quan hệ công tác lãnh đạo với nhân viên, phận người với - Mơi trường khơng khí làm việc Văn phịng: Nếu điều kiện kỹ thuật (trang thiết bị) có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu công tác Văn phịng mơi trường xã hội (khơng khí làm việc, quan hệ cá nhân…) Văn phịng có tác động khơng Điều thể trước hết việc phân công, phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với lực, trình độ, hoàn cảnh, tâm lý người Thứ hai thái độ ứng xử lãnh đạo với nhân viên nhân viên với Chính điều tạo khơng khí làm việc vui tươi, phấn khởi để vượt qua thiếu thốn chật chất nhằm đem lại chất lượng, hiệu công việc cao - Cơ chế, sách cán bộ, nhân viên Văn phịng: Văn phịng có nhiều nhiệm vụ khác từ đơn giản đến phức tạp, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng khơng có nhiệt tình, tận tụy với cơng việc, mà cịn phải có trình độ chun mơn, kỹ thuật tính chun nghiệp cao Vì vậy, cần thường xun quan tâm đến công việc đội ngũ để động viên, khích lệ khen thưởng kịp thời Đồng thời thực số chế độ, sách nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tham quan, nghiên cứu thực tế…; quan tâm thực vận dụng chế độ sách, đảm bảo thu nhập tạo động lực công tác cho cán Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ 1.4.2 Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhân tố quan trọng định đến chất lượng hiệu cơng tác văn phịng Cán Văn phòng, đặc biệt cán lãnh đạo, quản lý có vai trị, vị trí quan trọng hoạt động quan nói chung, Văn phịng nói riêng Bởi vì, cơng việc Văn phòng liên quan đến nhiệm vụ trị, đến chất lượng tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cơng việc chung, mà cịn ảnh hưởng trực tiếp đến mặt hoạt động khác quan Do đó, địi hỏi người cán làm cơng tác văn phịng phải có trình độ, kiến thức, lực để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đồng thời phải động, sáng tạo nhiệt tình; phải biết có khả phối kết hợp chặt chẽ với đơn vị quan; phải có phương pháp làm việc khoa học, phù hợp, hiệu tính cẩn trọng, trách nhiệm Đây đặc trưng bản, vấn đề mấu chốt cán Văn phòng nhằm đảm bảo 21 - Trong trình hoạt động, số tổ, đội cơng tác cịn tình trạng chậm triển khai thực nhiệm vụ, cịn thiếu tính nhiệt tình, làm việc mang tính chiếu lệ, đối phó làm ảnh hưởng tới hiệu hoạt động chung Văn phịng - Cơng tác theo dõi, kiểm tra, đơn đốc lãnh đạo Văn phịng đơi chưa kịp thời Công tác soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn đơi lúc cịn để xảy sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng văn ban hành * Nguyên nhân: Những hạn chế, bất cập nêu có nhiều lý do, song chủ yếu xuất phát từ nguyên nhân sau: - Nhận thức cán bộ, nhân viên Văn phịng vai trị, vị trí cơng tác văn phòng hạn chế, xem nhẹ, chưa có nhìn đắn cơng tác để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn - Số lượng, cấu cán bộ, nhân viên Văn phòng thiếu so với u cầu cơng việc; đó, khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, số nhân viên kiêm hai ba công việc,… áp lực nhân viên Văn phòng thực nhiệm vụ giao; mặt khác yếu tố lịch sử để lại (nhận người vào làm khơng trình độ chuyên môn, hệ đào tạo, …); số cán bộ, nhân viên làm cơng tác Văn phịng lực cịn hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt - Cơ sở vật chất, trang thiết bị thiếu, chưa đáp ứng so với yêu cầu nhiệm vụ, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tham mưu xử lý công việc - Thu nhập chế độ, sách đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng chưa quan tâm mức Điều dẫn đến tình trạng “đứng núi trơng núi nọ”, khơng tạo động lực để cán yên tâm công tác 2.2.2 Mục tiêu nhiệm vụ đề án 2.2.2.1 Mục tiêu chung - Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao, công tác tham mưu cho lãnh đạo hoạt động đạo, điều hành - Góp phần thực thắng lợi mục tiêu, nhiệm vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý nghiên cứu khoa học giai đoạn 2.2.2.2 Mục tiêu cụ thể 22 - Nâng cao nhận thức công tác văn phòng cho cán bộ, viên chức , lãnh đạo người làm công tác văn phịng - Xây dựng chế vận hành mơi trường làm việc khoa học, chuyên nghiệp, đảm bảo văn hóa cơng sở - Kiện tồn tổ chức máy nhân Văn phòng theo hướng tinh gọn, chun mơn hóa, hiệu cơng việc cao, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ trị giao - Hiện đại hóa sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành mặt hoạt động Văn phòng 2.2.2.3 Nhiệm vụ - Tiến hành rà sốt, đánh giá lại cách cụ thể, tồn diện đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Từ đó, xây dựng danh mục vị trí việc làm với yêu cầu, tiêu chuẩn cụ thể; tiến hành công tác quy hoạch xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực cách phù hợp, có hiệu - Tham mưu cho lãnh đạo đạo cơng tác văn phịng cách toàn diện, cụ thể, xây dựng, ban hành quy định nội quy, quy chế hoạt động, phối hợp cơng tác văn phịng; xây dựng trình tự, thủ tục tiến hành cơng việc cách khoa học, phù hợp, đảm bảo tính chuyên nghiệp - Nắm tình hình, cơng việc liên quan đến nhiệm vụ cụ thể, trang bị phương tiện kỹ thuật cần thiết để nâng cao hiệu mặt cơng tác văn phịng, cơng tác tổng hợp, tham mưu - Tổ chức kiểm tra, đánh giá lại sở vật chất, trang thiết bị có cách cụ thể Đề xuất sửa chữa, mua sắm, trang bị phù hợp, khoa học, tiết kiệm - Xây dựng thực văn hóa cơng sở - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải công việc hiệu - Xây dựng kế hoạch phối hợp với quan, đơn vị liên quan để tổ chức thực tốt đề án 2.2.3 Các giải pháp để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng giai đoạn 2.2.3.1 Một số yêu cầu đặt - Văn phòng phải xây dựng theo hướng đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chun nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu 23 - Kiện toàn tổ chức, máy nhằm nâng cao vị Văn phòng ngang tầm với chức năng, nhiệm vụ giao; đồng thời phải bố trí, xếp cán cách hợp lý, người, việc, đảm bảo cho máy Văn phòng hoạt động có hiệu lực, hiệu - Xác định lại chức năng, nhiệm vụ xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động Văn phòng - Tổ chức đào tạo đào tạo lại đội ngũ cán Văn phòng - Thực nghiêm kỷ luật lao động, chấp hành tốt kỷ cương phép nước, sống làm việc theo hiến pháp pháp luật 2.2.3.2 Phương hướng Thứ nhất, phát huy truyền thống đoàn kết , Văn phòng, đổi phương thức hoạt động, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thứ hai, bám sát nhiệm vụ trị, kế hoạch chủ trương cơng tác , đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ giao Thứ ba, nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành, công tác chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, nhân viên Văn phòng Thứ tư, thực tốt phối kết hợp công tác Văn phòng với đơn vị khác tinh thần hợp tác, cộng đồng trách nhiệm 2.2.3.3 Giải pháp a Nhóm giải pháp xây dựng đội ngũ cán * Thứ nhất, tăng cường công tác giáo dục trị, tư tưởng nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm, khơi dậy tính tích cực, tự giác cán gắn với tăng cường công tác quản lý, kỷ luật Cán bộ, nhân viên Văn phịng phải ln nhận thức vai trị, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên tuyên truyền, giáo dục chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm, đường lối Đảng cho cán bộ, nhân viên mình, hệ trẻ Đây nội dung giáo dục bản, tảng quan trọng hàng đầu tư tưởng trị Nắm vững lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm đường lối Đảng sở thống nhận thức hành động 24 Đẩy mạnh việc học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh, góp phần nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên, xây dựng đoàn kết, thống nội để thực thắng lợi nhiệm vụ trị giao * Thứ hai, xác định danh mục vị trí việc làm Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung nhân lực đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũ cán Văn phòng bước chun mơn hóa, ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, khơng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Văn phòng phụ trách nhiều lĩnh vực, việc xác định vị trí việc làm yếu tố định, có ý nghĩa quan trọng việc phân bổ hợp lý đội ngũ cán có trình độ chun mơn hóa theo lĩnh vực cụ thể đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ để hoàn thành tốt hai chức Văn phòng chức tham mưu, tổng hợp chức hậu cần Bên cạnh việc đáp ứng điều kiện quy định Luật cán bộ, cơng chức, viên chức, vị trí việc làm Văn phịng có địi hỏi riêng tính chất cơng tác, đối với: - Cán làm công tác tham mưu: + Phải nắm vững quy định pháp luật (Hiến pháp, Luật, Nghị định, Thông tư,…) lĩnh vực; có lực tổ chức quản lý để bao quát công việc, hiểu xử lý đắn mối quan hệ nội với bên ngoài, chắn thận trọng định + Khả tiếp nhận thông tin nhạy cảm phân tích xử lý thơng tin quản lý để tham mưu cho lãnh đạo có định hợp lý đắn + Có trình độ am hiểu pháp luật, khả nhận thức pháp luật phải có chiều sâu, có khả cảm hố, thuyết phục người + Có khả phản biện với lãnh đạo ý kiến, đề xuất mình, giúp cho lãnh đạo có định đắn - Cán làm công tác tổng hợp + Phải có lực chun mơn vững vàng khả tư tổng hợp lĩnh vực phân công để giải cách khoa học công việc giao hàng ngày vị trí cơng tác phân cơng, u cầu địi hỏi cần phải có đầy đủ tiêu chuẩn trình độ chun mơn cơng tác quản lý nhà nước + Có trình độ hiểu biết pháp luật, khả nắm vận dụng nhuần nhuyễn pháp luật vào công việc - Cán làm công tác hành chính, hậu cần 25 + Đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư, thường trực, bảo vệ, lễ tân, khánh tiết phục vụ nhà khách giao tiếp phải trọng đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện kiến thức kỹ cần thiết công tác lễ tân, tiếp khách, giao dịch, đổi tác phong, phong cách phục vụ + Phải có tinh thần nhiệt tình trách nhiệm cao cơng việc Có trình độ lực chun mơn, nắm vững sở pháp lý, thể thức tiếp nhận hồ sơ, quy trình tiếp nhận, giải thủ tục hành + Thành thạo chun mơn, nghiệp vụ, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan hành phịng, ban chun mơn có liên quan * Thứ ba, tiến hành rà soát, xác định cấu, làm công tác quy hoạch cán Tập trung rà soát số lượng, chất lượng cán bộ, nhân viên Văn phịng chun mơn, nghiệp vụ lý luận trị làm sở cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng máy Văn phịng đủ mạnh, có cấu tổ chức hợp lý; bố trí cán đủ tiêu chuẩn, lực, đủ tâm, đủ tầm để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Công tác quy hoạch, đào tạo, luân chuyển cán phải xem trọng thực thường xuyên; việc đề bạt, bổ nhiệm phải người, việc, làm tốt công tác động lực lớn để kích thích, động viên cán bộ, viên chức phấn đấu, rèn luyện, lãnh đạo Văn phòng cần vào khả hồn thành cơng việc, tiêu chuẩn để đề xuất cấp ủy quy hoạch cán đảm bảo tính kế thừa Ngoài ra, để nâng cao chất lượng hiệu cơng việc, hàng năm Văn phịng phải tiến hành việc đánh giá, nhận xét phân loại theo quy định nhằm phục vụ cho cơng tác bố trí, sử dụng cán bộ, nhân viên Văn phịng với chun mơn, ngành nghề đào tạo nhằm phát huy hết lực, sở trường, khơng để xảy tình trạng lãng phí thời gian nguồn lực lao động * Thứ tư, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nhằm nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ cán Văn phòng Đào tạo, bồi dưỡng nội dung công tác cán Thường xuyên chăm lo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng đội ngũ, đáp ứng yêu cầu đặt cho trước mắt lâu dài Đối với Văn phòng , cán bộ, nhân viên dược đào tạo từ nhiều nguồn, nhiều hệ khác nhau, đa số vị trí cơng tác khơng phù hợp với chuyên ngành đào tạo chưa qua đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn 26 phịng lý luận trị Do việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ cần thiết cần quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên Văn phòng học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình mới, theo hai hướng sau: - Một là, đào tạo theo nhu cầu công việc Căn vào nhu cầu công việc mà lựa chọn số cán trẻ cho đào tạo theo nhu cầu cơng tác để hình thành đội ngũ cán bộ, viên chức chuyên nghiệp, giỏi chuyên môn, nghiệp vụ lý luận trị cho Văn phịng - Hai là, đào tạo theo nhu cầu cá nhân Để tạo điều kiện cho cán phấn đấu học tập, rèn luyện nhằm nâng cao trình độ kiến thức, chuẩn hóa chức danh cán bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn ngồi đào tạo theo nhu cầu công việc, nên mở rộng đào tạo theo nhu cầu cá nhân, phải đảm bảo chuyên ngành đào tạo phù hợp với nguyện vọng cá nhân, với chức trách đảm nhiệm với nhu cầu thiết thực quan, đơn vị Hàng năm vào kế hoạch mở lớp đơn vị đào tạo, cử cán bộ, nhân viên tham gia vào lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn chun mơn, nghiệp vụ theo vị trí cơng tác xác định; cử cán bộ, viên chức chuyên môn tham gia đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị để nâng cao nhận thức trình độ lý luận trị nhằm đáp ứng yêu cầu cơng việc cán Chính trị giai đoạn Để thực tốt việc này, lãnh đạo Văn phòng cần vào quy định nhà nước để đề xuất lãnh đạo việc cử cán bộ, nhân viên Văn phòng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức * Thứ năm, giải tốt chế độ, sách nhằm tạo động lực, động viên cán bộ, cơng chức Văn phịng yên tâm công tác Gắn liền với tổ chức máy xây dựng đội ngũ cán bộ, phạm vi chức năng, trách nhiệm mình, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm nghiên cứu, đề xuất, kết hợp thực tốt chế độ, sách cán bộ, nhân viên nhằm tạo động lực để cán phấn đấu vươn lên, như: đề nghị nâng lương trước thời hạn, tặng giấy khen, khen, tổ chức tham quan, nghĩ dưỡng cán có thành tích xuất sắc; nghiên cứu, đề xuất phụ cấp trách nhiệm cho tổ trưởng không nằm chế độ phụ cấp chức vụ; thực đầy đủ chế độ sách cho cán bộ, viên chức… b Nhóm giải pháp điều kiện mơi trường làm việc 27 * Thứ nhất, xây dựng, hoàn thiện nội quy, quy chế chức năng, nhiệm vụ công tác Văn phòng Việc xây dựng quy chế hoạt động Văn phòng phải dựa sở quy chế hoạt động phải xác định rõ cấu tổ chức máy Văn phòng Quy chế phải đầy đủ, chặt chẽ, rõ ràng, phù hợp; có phân cấp, phân cơng phân định trách nhiệm, quyền hạn hợp lý, thể lề lối làm việc Văn phòng, làm sở cho việc gắn kết trách nhiệm, quy tắc cách thức ứng xử, quan hệ công tác nội cán bộ, nhân viên Văn phịng nói riêng chế phối hợp Văn phòng với đơn vị thuộc nói chung Cắt giảm khâu trung gian khơng cần thiết trình tham mưu, trình văn đơn vị chức lên lãnh đạo , nâng cao trách nhiệm trình độ chun mơn cán tham mưu nhằm rút ngắn thời gian soạn thảo, ban hành chất lượng văn đảm bảo * Thứ hai, xây dựng thực văn hóa cơng sở Hồn thiện xây dựng thực văn hóa cơng sở có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn thể chất lượng hiệu xử lý, giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngũ cán bộ, viên chức Vì lãnh đạo Văn phòng cần triển khai thực số nội dung sau: - Tiếp tục nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền, nhận thức đội ngũ cán bộ, viên chức văn hóa cơng sở tầm quan trọng văn hóa cơng sở mơi trường làm việc - Tổ chức tập huấn cho toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động quan, đơn vị nội dung văn hóa cơng sở Sau khóa học cần xây dựng bảng nội quy với quy định buộc người phải thực hiện, có kiểm tra, có đánh giá chấm điểm phải làm thường xuyên liên tục, không làm kiểu phong trào, tránh hơ hiệu to cịn làm nhỏ giọt - Lãnh đạo Văn phịng phải người gương mẫu, có khả kết nối, dẫn dắt nhân viên đam mê công việc, làm chủ công việc thực sự, hăng say sáng tạo, không ngừng đổi phương pháp làm việc Sắp xếp công việc phù hợp tạo môi trường làm việc thân thiện, kịp thời biểu dương khen thưởng cá nhân xuất sắc, quan tâm đến đời sống công chức, người lao động đơn vị * Thứ ba, quan tâm tạo điều kiện sở vật chất trang thiết bị làm việc 28 Cơ sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị làm việc ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần phải có giải pháp cải tiến theo hướng đại, nâng cấp trang thiết bị làm việc văn phòng: - Từng bước đầu tư sở vật chất kỹ thuật, đại hóa trang thiết bị văn phịng, trang thiết bị cho cán bộ, nhân viên phận tổng hợp, phận văn thư có đủ số lượng, đảm bảo chất lượng phục vụ thực thi công việc - Tăng cường công tác quản lý, sử dụng sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng, như: xây dựng quy định trang bị, quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị; nân cao hiệu đầu tư, trang bị; tăng cường công tác giáo dục ý thức trách nhiệm quản lý, sử dụng phương tiện, tài sản… - Tập trung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cơng tác quản lý điều hành lãnh đạo , giúp lãnh đạo định đắn, kịp thời, xác 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 2.3.1 Các nguồn lực để thực đề án - Về nhân lực: Văn phịng chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ thực đề án - Về vật lực, tài lực: thực sở làm việc Văn phịng , kinh phí thực để xây dựng đề án lấy từ dự tốn cấp cho Văn phịng từ đầu năm - Nguồn kinh phí: Nguồn kinh phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức lấy từ nguồn mua sắm sửa chữa đào tạo cán dự trù phê duyệt năm 2.3.2 Kế hoạch, tiến độ thực đề án Sau đề án phê duyệt cho phép thực Dự kiến: - Quý IV/2016, xây dựng kế hoạch phân công cụ thể cho cán bộ, nhân viên Văn phòng chuẩn bị điều kiện cần thiết để có lộ trình thực đề án - Giai đoạn (2017 - 2018): + Rà soát số lượng, chất lượng cán bộ, nhân viên Văn phịng chun mơn nghiệp vụ, lý luận trị làm sở cho cơng tác đào tạo, bồi dưỡng + Triển khai việc mô tả cơng việc, xây dựng tiêu chí để làm sở cho việc xác định danh mục vị trí việc làm 29 + Xây dựng kế hoạch cử cán bộ, viên chức tham gia lớp đào tạo phù hợp với vị trí cơng tác, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị + Rà soát, đánh giá trang thiết bị có xây dựng dự tốn sửa chữa, mua sắm sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị + Xây dựng hoàn thiện quy chế, quy định theo kế hoạch đề - Giai đoạn (2019 - 2020): + Đánh giá thường xuyên để rút kinh nghiệm, học nhằm đạt tính hiệu việc triển khai thực đề án + Tiến hành bố trí cán theo danh mục vị trí việc làm thường xuyên đánh giá q trình cơng tác cơng chức Văn phịng sau tham gia đào tạo, bồi dưỡng để bố trí, sử dụng vị trí cơng tác, phát huy khả năng, kiến thức tham gia đào tạo, bồi dưỡng,… để làm sở cho việc điều chỉnh cho năm + Tiếp tục cử cán bộ, viên chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị chun mơn, nghiệp vụ theo kế hoạch đề sở điều chỉnh cho phù hợp + Tiến hành đánh giá hiệu quả, hiệu lực thực quy chế, quy định để kịp thời bổ sung, điều chỉnh phù hợp giai đoạn + Xây dựng, hoàn thiện đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ yêu cầu nhiệm vụ + Tổng kết rút kinh nghiệm việc triển khai thực đề án 2.3.4 Phân công trách nhiệm thực đề án 2.3.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo Giám đốc có trách nhiệm việc phê duyệt kế hoạch triển khai thực đề án cho chế, chủ trương phối hợp đơn vị chức (Văn phòng, Phòng Kế hoạch - Tài chính) để thực đề án Trên sở quy hoạch cán phê duyệt, Lãnh đạo cần quan tâm tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng, đội ngũ lãnh đạo Văn phòng đảm bảo đáp ứng yêu cầu trình độ lý luận trị giai đoạn Xem xét bố trí kinh phí năm cho hoạt động Văn phòng để thực mua sắm, sửa chữa sở vật chất, trang thiết bị theo đề án phê duyệt; hàng năm tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên Văn phòng tham quan, học tập kinh nghiệm cơng tác văn phịng địa phương khác, để nâng cao nhận thức, 30 chun mơn nghiệp vụ văn phịng nhằm phục vụ tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo 2.3.4.2 Trách nhiệm Văn phòng Sau đề án phê duyệt, Văn phịng chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai thực đề án; bổ sung, điều chỉnh kịp thời để thực nghiêm túc Quy chế làm việc Văn phòng theo hướng quy định rõ nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải cơng việc quan hệ cơng tác phận văn phịng nhằm đảm bảo hiệu quả, chất lượng hoạt động cơng tác Văn phịng Hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc cán bộ, nhân viên đơn vị triển khai thực nhiệm vụ đề án; định kỳ đánh giá, rà soát, bổ sung rút kinh nghiệm thực Quy chế phối hợp cơng tác Văn phịng với đơn vị chức liên quan Hàng năm, tổng hợp dự tốn kinh phí mua sắm trang thiết bị đề nghị lãnh đạo xem xét phân bổ vào dự tốn ngân sách Văn phịng, đồng thời quản lý, tốn kinh phí theo quy định 2.3.4.3 Trách nhiệm Phòng Kế hoạch - Tài vụ Chủ trì, phối hợp với Văn phịng đơn vị chức liên quan tổng hợp dự toán kinh phí năm đào tạo, bồi dưỡng cán mua sắm trang thiết bị để kịp thời báo cáo Ban Giám đốc cho chủ trương thực 2.4 DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 2.4.1 Sản phẩm đề án Nếu đề án thực theo dự kiến đề ra, kết đạt là: - Kiện toàn hoàn chỉnh cấu tổ chức máy Văn phòng , kiện tồn đội ngũ lãnh đạo Văn phịng - Thành lập phòng trực thuộc Văn phòng sở tổ, đội công tác - 100% cán bộ, nhân viên Văn phòng đạt yêu cầu chuẩn trình độ chun mơn, nghiệp vụ; 60% cán bộ, nhân viên Văn phịng đạt u cầu chuẩn trình độ lý luận trị - 100% sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ công tác văn phịng khơng cịn phù hợp sửa chữa, thay - Xây dựng hoàn thiện quy chế chức năng, nhiệm vụ, có chế hoạt động phối hợp hoạt động Văn phòng 2.4.2 Tác động ý nghĩa đề án 31 Nếu đề án thực góp phần nâng cao chất lượng mặt cơng tác Văn phịng , công tác tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo đạo, điều hành thực thắng lợi nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý nghiên cứu khoa học giai đoạn Văn phòng đầu mối tham mưu cho lãnh đạo đưa định giải cơng việc đắn, có hiệu Cùng với đơn vị chức trực thuộc , Văn phòng cánh tay đắc lực lãnh đạo phạm vi quyền hạn trách nhiệm phân cơng Chính vậy, việc nâng cao chất lượng hoạt động Văn phịng có ý nghĩa thiết thực việc nâng cao hiệu hoạt động Cơ sở vật chất, trang thiết bị đầu tư tạo mơi trường làm việc có hiệu cho cán bộ, viên chức nói chung cán bộ, nhân viên Văn phịng nói riêng 32 Phần KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 KẾT LUẬN Cùng với phát triển kinh tế - xã hội khoa học kỹ thuật, cơng tác văn phịng có nhiều thay đổi, khẳng định vai trò quan trọng quan, tổ chức Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, cánh tay phải đắc lực lãnh đạo Có thể nói Văn phịng có vai trị “quản gia” quan, tổ chức Cơng tác văn phịng đa dạng có nhiều phức tạp, nhiều chức năng, nhiệm vụ đan xen nhau; khối lượng công việc lớn, có cơng việc ổn định, thường xun có cơng việc đột xuất, địi hỏi phải thực xác, kịp thời nhằm đảm bảo yêu cầu, địi hỏi thực tiễn Nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng , Đề án trình bày vấn đề chung cơng tác Văn phịng nêu bật vị trí, vai trị Văn phịng cấu quan hành nhà nước (từ thực tiễn Văn phòng ) Việc xác định đúng, đầy đủ, phù hợp chức năng, nhiệm vụ Văn phòng giai đoạn cần thiết để xây dựng máy tổ chức phát triển đội ngũ cán Văn phòng tương thích với u cầu cơng tác, thực nhiệm vụ trị Việc phân cơng, phân cấp, phân nhiệm chặt chẽ, đầy đủ, mức, người, việc tạo điều kiện phát huy lực công tác chuyên môn cán bộ, phận công tác Văn phòng, tránh chồng chéo bỏ sót nhiệm vụ, đảm bảo cơng tác khỏi bị dồn ép, khơng để xảy ách tắc, có việc để làm đủ sức để làm, khắc phục tình trạng thừa người thiếu việc ngược lại Đội ngũ cán Văn phòng nhiều hạn chế trình độ học vấn, chun mơn, kỹ giao tiếp, ứng xử lực thích ứng cao với công việc phức tạp, nhiều áp lực, địi hỏi phải xử lý cơng việc nhanh, hiệu quả, kịp thời Xuất phát từ ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác Văn phịng đối chiếu với tình hình thực tiễn cơng tác Văn phịng giai đoạn 2017 - 2020, Đề án đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng, hướng tới thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phù hợp với bối cảnh, điều kiện giai đoạn Muốn vậy, cần thực đồng hệ thống giải pháp kiện toàn máy tổ chức chế hoạt động Văn phòng; nâng 33 cao lực công tác phẩm chất đạo đức, trách nhiệm đội ngũ cán Văn phòng; đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc, hoạt động Văn phòng Nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng cơng việc có tính cấp bách, thường xun, lâu dài, tiến hành liên tục với nhiều hình thức, cần triển khai đồng nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác giai đoạn nói chung Văn phịng nói riêng Tuy nhiên, hạn chế thời gian nên Đề án khơng thể mở rộng, sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ sâu sắc toàn nghiệp vụ hoạt động văn phòng Nhưng với nội dung trình bày giải pháp đưa Đề án, hi vọng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng giai đoạn 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT ĐỀ ÁN NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Để làm điều vừa nêu trên, Lãnh đạo lãnh đạo Văn phòng cần phải triển khai quan tâm thực tốt công việc sau: Song song với việc tiến hành kiện toàn cấu tổ chức máy Văn phòng, cần nhanh chóng xây dựng Quy chế chức năng, nhiệm vụ, tổ chức hoạt động, lề lối làm việc Văn phịng Văn phịng thực tốt nhiệm vụ công tác giao, không ngừng nâng cao chất lượng cơng tác, ngang tầm với Văn phịng , góp phần thực tốt nhiệm vụ trị máy tổ chức Văn phịng kiện tồn xây dựng quy chế tổ chức hoạt động, chức nhiệm vụ lề lối làm việc Văn phòng Xây dựng đội ngũ cán đủ mạnh, đảm bảo chất lượng, đủ số lượng, thực tốt việc phân công, phân cấp, phân nhiệm phận cá nhân Đặc biệt cán lãnh đạo Văn phịng trưởng, phó phận phải thực có tâm, đủ tầm nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý, từ việc hoạch định chủ trương, tổ chức, nhân sự, phát triển nguồn nhân lực đến việc phối hợp, thực theo thẩm quyền, theo dõi, kiểm tra việc thực nhiệm vụ Văn phịng Cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại giải pháp tình Về lâu dài, lãnh đạo đơn vị chức cần phải quan tâm nhiều đến công tác tuyển dụng, luận chuyển, bố trí cán theo u cầu nhiệm vụ cơng tác Văn phịng, đảm bảo ngun tắc “vì việc mà bố trí người, khơng người mà bố trí việc” 34 Việc tiến hành kiện tồn cấu tổ chức máy, xây dựng quy chế chức năng, nhiệm vụ, tổ chức hoạt động, lề lối làm việc Văn phịng, ngồi việc phải dựa tình hình, đặc điểm, u cầu, nhiệm vụ cơng tác giai đoạn mới, đòi hỏi phải quan tâm đến lực tổ chức, quản lý, điều hành, qn xuyến cơng việc lãnh đạo Văn phịng Lãnh đạo cần quan tâm thực chế độ, sách cho phận cán bộ, nhân viên Văn phịng có thu nhập thấp, tạo điều kiện để cán yên tâm công tác, tận tụy với công việc giao Lãnh đạo cần quan tâm phân bổ ngân sách hàng năm cho hoạt động Văn phòng mua sắm trang thiết bị khoản chi phí phục vụ hoạt động đảm bảo yêu cầu công việc đặt giai đoạn 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cẩn, Cẩm nang Tổ chức Quản trị hành Văn phịng, Nxb Tài chính, Hà nội - 2003 GS,TS Nguyễn Thành Độ GVC Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội -2005 , Báo cáo Tổng kết cơng tác tài chính, hậu cần 05 năm (2010 - 2015) phương hướng, nhiệm vụ 05 năm (2016 - 2020) Hành chính, Giáo trình Thư ký lãnh đạo quan, tổ chức, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội - 2008 Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Giáo trình Hành Văn phịng quan Nhà nước, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội - 2004 Văn phịng … , Báo cáo tình hình hoạt động Văn phịng năm 2020 phương hướng, nhiệm vụ năm 2021 ... chọn vấn đề: ? ?Nâng cao chất lượng công tác văn phòng Văn phòng …” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận trị TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 3.1... Cơ sở lý luận thực tiễn đề tài Cơ sở lý luận đề tài 1.1 Khái niệm Văn phòng Văn phòng thuật ngữ tiếp cận hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo (Văn phòng. .. kiện cần thiết để có lộ trình thực đề án - Giai đoạn (2017 - 2018): + Rà soát số lượng, chất lượng cán bộ, nhân viên Văn phòng chun mơn nghiệp vụ, lý luận trị làm sở cho công tác đào tạo, bồi