Quy trình chuẩn bị, thực hiện, quản lý dự án đầu tư

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Quy trình chuẩn bị, thực hiện, quản lý dự án đầu tư

Chơng 1: Cơ sở lý luận.

1.1 Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu t.

1.1.1 Khái niệm về dự án và quản lý dự án đầu t.

1.1.1.1 Khái niệm dự án.

1.1.1.1.1 Khái niệm.

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó Trên phơng diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu

“tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình tợng

về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai

“động” có thể định nghĩa dự án nh sau:

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm

vụ cụ thể cần phải đợc thực hiện với phơng pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.

Nh vậy theo định nghĩa này thì:

- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác

định

- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tợng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới

Trên phơng diện quản lý, có thể định nghĩa dự án nh sau:

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu t đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án

đã đạt đợc hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạt đợc

- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể hiện một hoặc một

nhóm nhiệm vụ cần đợc thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần đ-

ợc chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhng phải

đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lợng cao

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Nghĩa là,

giống nh các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tơng tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham…gia của nhiều bên hữu quan nh chủ đầu t, ngời hởng thụ dự án, các nhà t vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nớc Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu t mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thờng xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thờng xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản

lý khác

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải

là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại

- Môi trờng hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia

nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trờng hợp, các thành viên quản lý dự án thờng có hai thủ trởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiện quyết

định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau

- Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi lợng tiền vốn,

vật t và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu t và vận hành kéo dài nên các dự án đầu t phát triển thờng có độ rủi ro cao

1.1.1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu t.

Chu kỳ của hoạt động đầu t là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt

đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án đợc hoàn thành chấm dứt hoạt

ý đồ về

dự án mới

Hình 1.1: Chu kì của dự án đầu t.

quả đầu t (Sản xuất kinh doanh) Mỗi giai đoạn lại đợc chia làm nhiều bớc Chúng ta có thể sơ đồ hoá nh sau:

dự án BCNC

KT )

Đánh giá

và quyết

định (thẩm

định

dự án)

Đàm phán

và

kí kết các hợp

đồng

Thiết kế

và lập

dự toán thi công xây lắp công trình

Thi công xây lắp công trình

Chạy thử và nghiệm thu sử dụng

Sử dụng cha hết công suất

Sử dụng công suất

ở mức

độ cao nhất.

Công suất giảm dần và thanh lý.

Các bớc công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn đợc tiến hành tuần tự nhng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhau nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bớc kế tiếp

Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu t chúng ta có thể đa ra một số nhận xét cơ bản sau đây:

- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu t (tiền đầu t) tạo tiền đề

và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu t Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu

t, vấn đề chất lợng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán

và dự đoán là quan trọng nhất Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành

đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cú Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu t chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu t của dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu t sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu t của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu t (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh đợc những chi phí không cần thiết khác ) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án đợc thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu t và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến

- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả ở giai đoạn này 85 đến 99,5% vốn đầu t của dự án đợc chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu t Đây là những năm vốn không sinh lời Thời gian thực hiện đầu t càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn Đến lợt mình, thời gian thực hiện đầu t lại phụ thuộc nhiều vào chất l-ợng công tác chuẩn bị đầu t, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu t,

Bảng 1.1 Các bớc công việc của một dự án đầu t.

quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu t đã đợc xem xét trong dự án đầu t.

- Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu t (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt đợc các mục tiêu của dự án Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu t tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lợng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối u thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự

án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động các kết quả đầu t Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu t và thực hiện

đầu t tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu t

- Thời gian hoạt động của dự án đợc xác định bởi thời gian vận hành các kết quả đầu t

- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến chu kỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận hành

dự án

- Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu t là việc xây dựng dự án đầu t

1.1.1.2 Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án.

1.1.1.2.1 Khái niệm.

Phơng pháp quản lý dự án lần đầu đợc áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng đợc ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lợng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phơng pháp quản lý dự án là:

- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;

- Kiến thức của con ngời (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành

đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đợc duyệt và đạt đợc các yêu cầu đã

định về kỹ thuật và chất lợng sản phẩm dịch vụ, bằng những phơng pháp và

điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện

và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt đợc các mục tiêu xác định

- Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công

việc cần đợc hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dới dạng sơ đồ hệ thống

- Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm:

tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý

tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).

- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình

hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động

từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án nh trình bày trong hình 1.2

Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đợc hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lợng, trong phạm vi chi phí đợc duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau:

C= f ( P, T, S ).

Trong đó :

C : Chi phí

P : Hoàn thành công việc ( kết quả )

T : Yếu tố thời gian

S : Phạm vi dự án

Phơng trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, thời gian và phạm vi dự án Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất l-ợng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án đợc

mở rộng

Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau Không

đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng nh chi phí để đạt kết quả

đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng Hình 1.3 trình bày mối quan

hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhng nói chung đạt đợc kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hi vọng đạt đợc sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án

Giám sát Điều phối thực hiện

- Thiết lập mục tiêu

- Điều tra nguồn lực

- Xây dựng kế hoạch

- Đo lường kết quả

- So sánh với mục tiêu

- Báo cáo

- Giải quyết các vấn đề

- Điều phối tiến độ thời gian

- Phân phối nguồn lực

- Phối hợp các nỗ lực

- Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên

Hình 1 2 Chu trình quản lý dự án.

1.1.1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án.

Mặc dù phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhng tác dụng của nó rất lớn Phơng pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án

- Tăng cờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vớng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đợc Tạo

điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lợng cao hơn

1.1.2 Nội dung của quản lý dự án.

1.1.2.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.

1.1.2.1.1 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nớc đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nớc mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nớc về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hớng và chi phối hoạt

động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nớc để quản lý dự

án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch nh chính sách về tài chính tiền

tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu t, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lơng

Chi phí cho phép

1.1.2.1.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự

án Nó bao gồm nhiều khâu công việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nh: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu t, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý

đợc thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu t, thực hiện đầu t đến giai

đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tợng quản lý cụ thể có khác nhau nhng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý

dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

1.1.2.2.2 Quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

1.1.2.2.3 Quản lý chi phí.

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

1.1.2.2.4 Quản lý chất lợng.

Quản lý chất lợng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lợng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu t

1.1.2.2.5 Quản lý nhân lực.

Quản lý nhân lực là việc hớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lợng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

1.1.2.2.6 Quản lý thông tin

Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời đợc các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự

án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

1.1.2.2.7 Quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lợng hoá mức độ rủi ro

và có kế hoạch đối phó cũng nh quản lý từng loại rủi ro

1.1.2.2.8 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn,

th-ơng lợng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận đợc hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lợng cung nh thế nào?

1.1.2.2.9 Lập kế hoạch tổng quan.

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể

và hoạch định một chơng trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đợc kết hợp một cách chính xác và đầy

đủ

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nh: kế hoạch tổng thể về dự án,

kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

1.1.2.3 Quản lý theo chu kỳ của dự án.

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thờng chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Mỗi giai đoạn đợc đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này đợc gọi là chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác

định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác

định những công việc nào sẽ đợc thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc

điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thờng là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhng giảm nhanh chóng khi dự án bớc vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do

đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bớc qua các pha sau Thứ ba, khả năng ảnh hởng của chủ đầu t tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt

đầu và giảm mạnh khi dự án đợc tiếp tục trong các pha sau

1.1.3 Mô hình tổ chức dự án.

Tổ chức là một nhân tố động Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với

sự thay đổi của môi trờng cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hớng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả

Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp

1.1.3.1 Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dự án.

1.1.3.1.1 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án.

Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình

thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, t vấn cho chủ đầu t

Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án thờng đợc áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu t có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự

án Chủ đầu t đợc lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án

1.1.3.1.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó

chủ đầu t giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm

điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ

đ-ợc đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là ngời quản lý, điều hành

và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu t về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ đợc triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp

Chủ đầu tư – Chủ dự án

Tổ chức thực

hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II hiện dự án IIITổ chức thực Tổ chức thực hiện dự án n

Chuyên gia quản lý

dự án (Cố vấn)

Hình 1.4 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.

1.1.3.1.3 Mô hình chìa khoá trao tay.

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó

nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu t - chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án

Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu t đợc phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm đợc giao cho nhà quản

lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án Trong một số trờng hợp nhà quản lý dự án không chỉ đợc giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn đợc phép cho ngời khác nhận thầu từng phần việc trong dự án

đã trúng thầu Khi đó họ nh một thứ “cai” điều hành dự án Trong trờng hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự

án chuyên nghiệp

Chủ đầu tư - Chủ dự án.

Chủ nhiệm điều hành dự án.

Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II

Hình 1.5 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

1.1.3.1.4 Mô hình tự thực hiện.

Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu t không thuê các

nhà quản lý dự án chuyên trách làm t vấn cũng nh quản lý dự án Chủ đầu t có đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự

Tổ chức thực hiện

dự án I

Tổ chức thực hiện

dự án II.

Khảo sát Thiết kế Xây lắp

Hình 1.6 Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.

- Các thành viên của dự án đợc điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.

- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng

- Vì dự án đợc đặt dới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thờng có xu hớng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả

đáng các vấn đề của dự án Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tơng tự Trong một vài trờng hợp, dự án không nhận đợc u tiên cần thiết, vì vậy không đủ phơng tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ

1.1.3.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.

Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con

do một chủ nhiệm dự án quản lý Mô hình tổ chức này có dạng nh hình 1.7

 Ưu điểm:

- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trớc yêu cầu của thị trờng

- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án

- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm

dự án (chứ không phải những ngời đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành)

- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đờng thông tin đợc rút ngắn

 Nhợc điểm:

- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu t thực hiện đồng thời vài dự án và phải

đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực

- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hớng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực

1.1.3.2.3 Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.

Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án theo chức năng và dạng chuyên trách dự án

 Ưu điểm:

Giám đốc

Chủ nhiệm dự

án A

Trưởng phòng kinh doanh

Chủ nhiệm dự

án B

Trưởng phòng tài

Tài

chính

Tiếp thị

Sản xuất

Tài chính

Tiếp thị

Sản xuất

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

- Giống nh hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí đợc duyệt.

- Giống nh tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn đợc phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau

- Khắc phục đợc hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kết thúc

dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình

- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trớc yêu cầu của khách hàng

ơng lợng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án

- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý Một nhân viên có hai thủ trởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trờng hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau

1.2 Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin.

1.2.1 Vai trò của Công nghệ thông tin.

1.2.1.1 Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế nớc ta.

đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của cả 2 công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới mà ngày nay chúng ta gọi là Công nghệ thông tin.

1.2.1.1.2 Quá trình phát triển.

Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài ngời đã trải

qua 5 cuộc cách mạng thông tin

Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn bản

về các công cụ tiếp nhận, lu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lợng thông tin

có thể phổ biến đợc cho mọi ngời

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất đợc khởi đầu bằng việc con ngời có

đ-ợc tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bớc đờng phát triển tiến hoá của loài ngời Kể từ đây, con ngời tách hẳn khỏi thế giới động vật Nhờ có tiếng nói, thông tin tạo ra đợc thay đổi, truyền bá và lu trữ và trở thành một động lực mạnh

mẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở những giai đoạn phát triển

đầu tiên của thời đại nông nghiệp

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữ viết Đây là một công cụ căn bản, làm thay đổi phơng thức sinh hoạt của cộng

đồng, dẫn đến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng đồng mới vợt ra khỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại nông nghiệp Nhờ có chữ viết, thông tin đã đợc lu trữ, truyền bá nhanh chóng với khối lợng tri thức lớn để t duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật và công nghệ mới Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi cha từng có để phát triển và sáng tạo kỹ thuật, công nghệ Tri thức đợc ghi lại, tích luỹ, truyền bá, sử dụng đã đa kỹ thuật và công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình là các công trình kim tự tháp

Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các thành phố nổi tiếng còn

Liên lạc

Xử lý thông tin

Quản lý thông tin

+ Máy tính

= Công nghệ thông tin

Hình 1.8 Sự hình thành công nghệ thông tin.

lu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã Nhờ chữ viết, mà những công trình toán học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si – met, Ptô - lê - mê đã đợc ghi lại.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những cuộc chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá giữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phát cho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng nh tạo ra các xung lực mạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và giao lu quốc tế

Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả năng cha từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian, vợt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân loại đợc nhân bản,

xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành tài sản chung của loài ngời

Cuộc cách mạng thông tin thứ t hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền thông bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩy sự truyền bá rất nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy mô toàn cầu Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lợng sản xuất và phân công lao động trên quy mô quốc tế

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đẩy mạnh

mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm nổi bật là các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure), hạ tầng cơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và hạ tầng cơ sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure) Trong đó, biểu trng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn cầu hóa diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ, chính trị, quân sự , đồng thời đang tạo ra những thách thức mới đối với các quan niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời Mặc dù cha có thể dự đoán đợc hết các tác động của mạng Internet đối với loài ngời nhng trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin lần này đang mở ra một kỷ nguyên mới –

Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn t duy và sinh hoạt của xã hội loài ngời.

Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nớc t bản chủ nghĩa phát triển nh Mỹ

đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và Internet thuộc thế hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độ truy cập cao hơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần Với những tác động có tính cách mạng mà đến nay chỉ có thể so sánh đợc với các truyện viễn tởng

1.2.1.1.3 Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nớc ta.

Đảng và Nhà nớc ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác

đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cờng năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lợng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Nhận thức đợc tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên ngay

từ thời kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, Đảng và Nhà nớc ta đã có chủ trơng vận dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực Bớc sang thời kỳ đổi mới, chủ tr-

ơng ấy đã đợc nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính phủ

Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: ”Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn nh điện tử, tin học ” Nghị quyết Hội nghị

lần thứ bẩy Ban Chấp hành trung ơng (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác định:

“Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, nh công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân” Nghị quyết

Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lợng và hiệu quả của nền kinh tế Hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế” Để thể chế hoá

về mặt Nhà nớc, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về

“Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”.

Thực hiện các chủ trơng của Đảng và Nhà nớc, từ những năm 70 công nghệ thông tin ở nớc ta đã đợc ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội của đất nớc

Tuy nhiên, Đảng và Nhà nớc ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn với nhiều nớc trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tin cha đáp ứng đợc yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu

về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công nghệ thông tin cha đợc phát huy mạnh mẽ , ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, cha thiết thực và còn lãng phí

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội

về vai trò của công nghệ thông tin cha đầy đủ; thực hiện cha triệt để các chủ

tr-ơng, chính sách của Đảng và Nhà nớc; cha kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phơng thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nớc; chậm ban hành các chính sách

đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ; ; cha coi đầu t cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu t xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội

Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đó là:

“Công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.”

Để đạt đợc những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và nhiệm vụ; và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trớc hết là các Tổng công ty 90 và 91 cần đầu t cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, sử dụng thơng mại điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mới quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trờng và nâng cao năng lực cạnh tranh.”

1.2.1.2 Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt

động của Tổng Công ty điện lực Việt Nam.

1.2.1.2.1 Khái quát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.

Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra, EVN- với

t cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ đạo và chi phối mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triển công tác công nghệ thông tin trong thời gian qua Trung tâm Công nghệ thông tin đợc thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổng công ty Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ đợc triển khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển nh Cơ quan phát triển thơng mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) nh dự

án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý,

dự án đào tạo về công nghệ thông tin Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng…

và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dỡng và sửa chữa Tổng Công

ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nh phần cứng, hệ thống mạng mà còn thờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên gia công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổng Công ty bằng các chơng trình đào tạo thờng xuyên

Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụng

đồng bộ hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sản xuất các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện mà hớng tới cung cấp cho thị trờng công nghệ thông tin Việt Nam Kết hợp với các hoạt

động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trờng viễn thông Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các phần mềm quản lý viễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên Internet

1.2.1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.

Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu

đ-ợc một số thành công sau đây:

- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên Đợc đào tạo các kiến thức về công nghệ thông tin và đồng thời đợc trang bị các phơng tiện làm việc hiện đại đã giúp cho

đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ s của EVN thực hiện công việc của mình với năng suất và hiệu quả cao hơn trớc kia Họ không còn phải dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công nữa, mà sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ

- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trờng làm việc hiện đại Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình đã giúp cho EVN có đợc một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ Một

hệ thống thông tin thông suốt đợc nối từ lãnh đạo cấp cao của EVN tới các

đơn vị trực thuộc Điều đó giúp cho các cấp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết định quản lý chính xác và kịp thời Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý những thủ tục giấy

tờ, giúp EVN tin học hoá đợc các thủ tục hành chính, nhờ đó mà tinh giảm

đợc một bộ phận lao động và nâng cao năng suất lao động

- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các

đơn vị sản xuất – kinh doanh trong EVN Với việc đào tạo nâng cao trình

độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ s, đầu t mua sắm các trang thiết bị hiện đại nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong hoạt

động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vị có chức năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bớc trởng thành về nhiều mặt Có thể lấy khối t vấn thiết kế xây dựng điện (bao gồm các Công

ty t vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lợng) làm ví dụ Nhờ đợc

đầu t nh vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công tác khảo sát thiết kế

đến nay đã đảm đơng đợc hầu hết hơn 15/19 loại hình công tác t vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn bị dự án, thực hiện dự án cho

đến đa dự án vào hoạt động Họ có thể thực hiện đợc hầu hết các loại hình công tác t vấn của các công trình XDCB có tính truyền thống và các công trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các chuyên gia nớc ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam

1.2.2 Đặc điểm của hoạt động đầu t các dự án Công nghệ thông tin

- Thứ nhất, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một

số lợng vốn lớn (do chi phí cho đầu t cho các thiết bị công nghệ thông tin thờng rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu t

- Thứ hai, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là đợc tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu t trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó khăn

- Thứ ba, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng chịu rủi

ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu t có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu t công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thờng xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời

- Thứ t, các thành quả của hoạt động đầu t có giá trị sử dụng không lâu và

đòi hỏi phải thờng xuyên đợc cập nhật, nâng cấp Cũng do tốc độ phát triển

nh vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất ợng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời

l-đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu t phải thờng xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình

Chơng 2: Thực trạng quy trình Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Công ty điện lực Việt Nam.

2.1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công

ty Điện lực Việt Nam.

2.1.1 Lịch sử hình thành của EVN.IT.

Trung tâm Công Nghệ Thông Tin đợc thành lập theo quyết định số EVN-HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa học Công nghệ và Môi trờng ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ Môi trờng và máy tính và đổi tên trung tâm này Sau khi đợc thành lập Trung tâm là

108/QĐ-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có t cách pháp nhân, đợc sử dụng con dấu riêng để hoạt động, đợc mở tài khoản tại Ngân hàng theo phân cấp của TCT Trung tâm là một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty

Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực công nghệ thông tin, có chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt động Công nghệ Thông tin theo định hớng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công ty trong các đơn

vị thành viên của EVN

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của EVN.IT.

2.1.2.1 Nhiệm vụ của EVN.IT

- Xây dựng chiến lợc, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho toàn TCT

- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện

- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu chuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối với mạng của TCT

- Xây dựng, bảo dỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của TCT; tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành viên để kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việc bảo dỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT

- Tham gia bộ phận thờng trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT

- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của TCT

- Tham gia xây dựng kế hoạch chơng trình, nội dung đào tạo công nghệ thông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện Ký kết và thực hiện hợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT.

- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy tính của TCT

- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT

- Nghiên cứu và triển khai các chơng trình tự động hoá và GIS (Geography Information System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và Phân phối

điện Thu thập số liệu, xử lý và đa các thông tin về các lĩnh vực này lên mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp lãnh đạo trong TCT

- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phần mềm theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm trong mạng (WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT

- Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc TCT

- Thực hiện các dịch vụ t vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông tin trên thị trờng công nghệ thông tin trong và ngoài nớc

- Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dỡng hệ thống máy tính của cơ quan TCT

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của các

đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT

2.1.2.2 Quyền hạn của EVN.IT.

Có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tài chính,

đợc hởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền phân cấp cụ thể

- Kế hoạch lao động tiền lơng

- Kế hoạch chi phí sản xuất

- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học

- Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác

- Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bớc tiếp theo theo quy chế phân cấp.

- Đợc phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối với một số công trình theo phân cấp

- Đợc ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ đợc giao

2.1.2.2.3 Công tác tài chính kế toán:

Trung tâm có các quyền sau:

- Đợc TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác theo quy chế phân cấp của TCT

- Đợc quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức ) liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanh ngoài

kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Đợc hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nớc và của TCT

2.1.2.2.4 Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo

Căn cứ vào mô hình tổ chức đã đợc TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạn sau đây:

- Đợc thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc

- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng ban thuộc Trung tâm

- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ của công nhân viên chức

- Đợc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lơng, khen thởng, kỷ luật và quyết định nghỉ hu đối với Trởng, phó phòng ban trực thuộc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của EVN.IT.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhân viên của Trung tâm đợc biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trung tâm gồm:

9 Trung tâm dữ liệu tại TP Đà Nẵng

10.Trung tâm dữ liệu tai TP Hồ Chí Minh

Với bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ và đội ngũ công nhân viên lành nghề, Trung tâm có đủ tiềm năng để phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng Công ty đề ra

Dới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm:

2.1.3.1 Ban Giám đốc.

Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc Giám

đốc là đại diện pháp nhân của Trung tâm trớc pháp luật, là ngời có quyền hành cao nhất trong Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Tổng Giám

đốc về điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm

Các phó giám đốc đợc giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnh vực đ-

- Tham mu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơn vị làm CNTT trong và ngoài ngành điện

 Nhiệm vụ

- Làm đầu mối kết hợp, triển khai các dự án về CNTT theo chỉ đạo của TCT

- Tham gia xây dựng dự toán, kế hoạch thực hiện các dự án CNTT, tổ chức

đấu thầu, xét thầu, đàm phán hợp đồng

- Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT

- Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm và TCT

- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệt quyết toán các dự án CNTT theo đúng tiến độ

- Thực hiện công tác kế hoạch:

 Nghiên cứu định hớng phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất, chi phí giá thành, kinh doanh dịch vụ )

 Tham gia lập kế hoạch sữa chữa lớn các công trình cải tạo, nâng cấp

hệ thống CNTT Thẩm tra dự toán các công trình theo phân cấp

 Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việc cho

TT Đề xuất nguồn vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ đột xuất

2.1.3.3 Phòng Tổng hợp.

 Chức năng:

Tham mu giúp việc cho giám đốc Trung tâm trong lĩnh vực Tổ chức cán bộ; lao động tiền lơng; tổng hợp; hành chính; pháp chế; quản trị; vật t và các công việc đột xuất khác.

 Nhiệm vụ chính:

- Tổ tổ chức cán bộ- Tiền lơng quản lý, theo dõi các công tác về:

 Tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dỡng nguồn nhân lực

• Tổ chức tuyển chọn, sắp xếp nhân sự trong TT

• Lập qui hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ

• Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách về an toàn lao động và bảo

hộ lao động

 Lao động tiền lơng, bảo hiểm, an toàn lao động tại TT

- Tổ Hành chính quản trị quản lý theo dõi công tác về:

 Hành chính, văn th, lu trữ, lễ tân

 Pháp chế, thi đua, tuyên truyền, bảo vệ

 Quản trị: Quản trị các phơng tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tình hình sử dụng điện, nớc, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy

 Vật t:

• Tổng hợp lập các kế hoạch về vật t; kết hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức mua sắm, đấu thầu giao nhận vật t

• Tổ chức kiểm tra quản lý cấp phát, sử dụng, kiểm kê vật t

• Thực hiện công tác sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng, tổ chức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu, tổ chức nghiệm thu và quyết toán khối lợng sửa chữa

2.1.3.4 Phòng Tài chính - Kế toán.

 Chức năng:

Quản lý công tác tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán của TT nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, phục vụ hiểu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Nhiệm vụ chính:

- Công tác tài chính :

 Phối hợp các phòng chức năng lập kế hoạch tài chính- chi phí sản xuất

 Thực hiện các biện pháp huy động vốn, quan hệ với các đon vị khác

để đảm bảo vốn cho hoạt động SXKD của TT

 Hớng dẫn và kiểm tra việc áp dụng chế độ quản lý tài sản của TT; quản lý các quỹ của TT

- Công tác hạch toán kế toán:

 Hạch toán kế toán nhằm ghi chép phản ánh kịp thời chính xác tình hình hoạt động kinh tế tài chính của TT

- Quản lý vận hành, phát triển các hệ thống mạng, hệ thống máy tính chủ,

hệ thống th tín điện tử của EVN

- T vấn thiết kế xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT

- Phối hợp các phòng chuyên môn khác thực hiện quản lý kỹ thuật về CNTT theo nhiệm vụ đợc EVN giao

2.1.3.6 Phòng Công nghệ phần mềm.

Phòng CNPM đợc cơ cấu thành 4 tổ:

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tài chính” (FMIS)

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” (CMIS)

 Tổ “WEB và hệ thông tin quản lý khách hàng”

- Tham gia lập các dự án xây dựng các phần mềm thống nhất cho TCT

- Thực hiện bảo trì, bảo dỡng nâng cấp các phần mềm dùng chung cho toàn TCT

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo qui chế hoạt động và theo yêu cầu chỉ

đạo của Trung tâm và của TCT

2.1.3.7 Phòng Đào tạo nghiên cứu và phát triển.

 Quản lý các phòng LAB và các hoạt động đào tạo về CNTT

 Nghiên cứu và phát triển

 Xây dựng nội dung và kế hoạch nghiên cứu để tổ chức triển khai ứng dụng CNTT cho ngành điện theo định hớng và chỉ đạo của TCT

 Thực hiện và thử nghiệm các đề tài nghiên cứu khoa học về CNTT trong quản lý ngành điện

2.1.3.8 Tổ vận hành

 Chức năng

- Duy trì hệ thống CNTT tại TCT vận hành ổn định và hiệu quả cao

 Nhiệm vụ

- Quản lý, vận hành hệ thống sao lu dữ liệu trên các máy chủ của TCT

- Tiếp nhận và chuyển giao CNTT cho hệ thống CNTT tại TCT

- Sữa chữa thiết bị, phần mềm hỗ trợ ngòi dùng cuối tại TCT

- Phòng chống Vius tin học cho các máy tính của TCT

2.2 Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT.

2.2.1 Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông

tin - Tổng công ty điện lực Việt Nam.

Để quy định thống nhất phơng pháp quản lý các hoạt động tiếp nhận và triển khai các dự án công nghệ thông tin của EVN.IT nhằm hỗ trợ những ngời thực hiện công tác quản lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy định của EVN và Nhà nớc về quản lý đầu t và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án Dới đây là sơ đồ Quy trình thực hiện

và quản lý dự án đầu t

Trách nhiệm Sơ đồ quá trình thực hiện

Tiếp nhận yêu cầu / Xác định nhu cầu/ Kế hoạch thực hiện

Lập báo cáo tiền khả thi Phê duyệt

Phê duyệt

Lập báo cáo khả thi

Phê duyệt

Tiêu chuẩn xét thầu

Hồ sơ mời thầu

Tổ chuyên gia

Chuẩn bị các điều kiện gọi thầu

Phê duyệt Xét thầu

Phê duyệt kết

Kế hoạch đấu thầu

Th«n

g

Th«n

g b¸o.

Th«n

g b¸o

Th«n

g

2.2.1.1 Tiếp nhận dự án - Xác định nhu cầu.

Yêu cầu xuất phát từ phía các phòng hoặc nhóm hoặc xuất phát từ lãnh đạo EVN.IT về nhu cầu có các dự án CNTT phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của TCT hoặc với đơn vị bên ngoài Các nhóm viết bản yêu cầu và kế hoạch thực hiện, sau khi đợc lãnh đạo EVN.IT phê duyệt, dự án gửi lên TCT TCT trên cơ sở đó xem xét và phê duyệt Trong một số trờng hợp dự án thực hiện theo yêu cầu của TCT thì căn cứ thực hiện dự án là quyết định giao nhiệm vụ

2.2.1.2 Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc tiền khả thi).

Theo quy định về quản lý đầu t xây dựng của Nhà nớc và của TCT về phân cấp hạng mục dự án thì tuỳ theo giá trị, dự án có thể phải lập BCNCTKT và BCNCKT Với những dự án nhỏ thì không nhất thiết phải lập 2 loại báo cáo trên

mà chỉ cần có Báo cáo đầu t Trong một số trờng hợp phải thuê khoán một số chuyên gia thì sơ đồ thực hiện cũng đợc áp dụng cho chính dự án thuê chuyên gia

t vấn lập BCNCTKT hoặc BCNCKT tuy nhiên không áp dụng bớc lập BCNCTKT

và BCNCKT

2.2.1.3 Phê duyệt.

Theo dừi thực hiện dự ỏn

Nghiệm thu, quyết toỏn dự ỏn

Tổng công ty có thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCT thực hiện các dự án đầu t nh ký kết hợp đồng thực hiện dự án Tuy nhiên, sau khi kết thúc dự án phải có báo cáo lên TCT về kết quả thực hiện.

Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mô dự án mà có các cấp phê duyệt khác nhau Có thể Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt

Các BCNCTKT và BCNCKT còn phải trình cho cơ quan cho vay tài chính phê duyệt sau khi Tổng công ty đã phê duyệt

Hoàn toàn tơng tự về cấp phê duyệt các hạng mục nh: dự toán, Hồ sơ mời thầu, Tiêu chuẩn xét thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng sau khi

đã thơng thảo thành công

2.2.1.4 Các công việc chuẩn bị gọi thầu.

Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bớc sơ tuyển, danh sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu Các nội dung này đợc quy định rõ ràng trong Nghị định 88 của Chính phủ và có hớng dẫn chi tiết TCT cũng có một

số quy định về hình thức thực hiện này

Những điều kiện chuẩn bị gói thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thể thực hiện việc gọi thầu

2.2.1.5 Thủ tục xét thầu.

Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau:

- Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền

- Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu

- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu

- Tiêu chuẩn xét thầu

2.2.1.6 Xét thầu.

Tổ chuyên gia tiến hành xét thầu theo tiêu chuẩn đã đợc phê duyệt

2.2.1.7 Thơng thảo hợp đồng.

Tổ chuyên gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chính và các quy

định hiện hành của TCT và các đơn vị cho vay tài chính để thơng thảo

2.2.1.8 Theo dõi thực hiện dự án.

Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khối ợng công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi các hoạt động của dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả

đổi trong quy trình cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án đó.

Nh vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang đợc áp dụng cho công tác chuẩn

bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT, tác giả thấy rằng quy trình này cha có

đợc sự phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong trung tâm; cha trình bày rõ đợc nhiệm vụ của từng phòng chức năng trong từng bớc của quy trình Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa các phòng, bộ phận chức năng sẽ có nhiều lúng túng Từ đó mà ảnh hởng tới chất l-ợng và tiến độ của dự án

Nh vậy, một số câu hỏi đặt ra là: Một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêu chuẩn gì? Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang đợc áp dụng tại EVN.IT có đảm bảo các tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cần hoàn thiện ở khâu nào, nội dung nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bớc đợc làm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và phân tích một dự án cụ thể đã và đang đợc thực hiện tại EVN.IT

2.2.1.10 Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự

án đầu t.

2.2.1.10.1.Khái niệm quy trình.

Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình Theo ý kiến của cá nhân tác giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tợng nhất, là một

sơ đồ trong đó nêu lên các bớc công việc cần thực hiện theo một trình tự lô gic nhất định nào đó, các chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó và cơ chế phối kết hợp hoạt động giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kết quả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra

2.2.1.10.2.Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự

Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và

đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu t

Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh đợc sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”

Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó

sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản thân dự án đó

Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khác nhau Vì vậy để có thể nêu bật đợc thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý dự án đang diễn ra tại EVN.IT là một việc làm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Bên cạnh đó, do hạn chế về trình độ và thời gian cho nên tác giả xin phép đợc lựa chọn dự án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực t vấn” làm ví dụ để phân tích xuyên suốt trong bản Luận văn này

Chính vì vậy EVN đang tiến hành thực hiện đề án nâng cao năng lực khối các công ty t vấn xây dựng điện và Viện Năng lợng nhằm giúp các đơn vị này từng b-

ớc lớn mạnh đủ khả năng thực hiện độc lập các công tác t vấn đầu t, đáp ứng nhiệm vụ đầu t xây dựng phát triển to lớn của ngành điện trong những năm tới

Đề án này tập trung vào các giải pháp chính là nâng cao trình độ năng lực, đổi mới trang thiết bị, cơ sở vật chất và đặc biệt là trang bị công nghệ phần mềm tiên tiến Các chi phí này đợc xác định lấy từ nguồn vốn đầu t phát triển của EVN Công tác thực hiện triển khai trang bị phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện

là một trong những dự án quan trọng trong đề án đó Dự án đã đợc tiến hành thực hiện với sự phân công đơn vị đầu mối là EVN.IT với sự phối hợp của Viện Năng lợng, các Ban của EVN gồm Ban Khoa học công nghệ môi trờng và Viễn thông, Ban Quản lý Đấu thầu

Viện Năng lợng là một trong những thành viên của EVN cũng đang xây dựng chơng trình nâng cao năng lực nhằm đáp ứng các yêu cầu của EVN giao cho Viện Năng lợng đợc giao các nhiệm vụ chính sau:

- Đảm nhận chức năng đầu mối của ngành và Nhà nớc, tham mu cho Nhà

n-ớc và ngành về chiến lợc phát triển năng lợng và điện lực, cũng nh chính sách năng lợng quốc gia

- Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các chơng trình và dự án phát triển năng ợng tổng thể, cân bằng năng lợng toàn quốc và phân vùng

l Lập các quy hoạch phát triển năng lợng, lới điện, lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án nguồn điện và lới điện

- Làm t vấn chính cho các công trình nguồn điện, lới điện, lập thiết kế kỹ thuật chi tiết cho công trình và giám sát công trình (hiện nay phần việc này vẫn phải thuê t vấn nớc ngoài cùng tham gian)

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho các nhà máy, hoặc nâng cấp các nhà máy hiện có đều yêu cầu triển khai thiết kế thi công công trình

- Nghiên cứu chiến lợc phát triển khoa học và khoa học ứng dụng trong ngành năng lợng, nghiên cứu các vấn đề tài nguyên môi trờng, nâng cao hiệu qủa sử dụng năng lợng và phát triển bền vững

Để có thể nâng cao năng lực nghiên cứu ứng dụng song song với việc nghiên cứu lý thuyết, Viện Năng Lợng cần phải tham gia vào dây chuyền sản xuất của EVN từ khâu sản xuất, thiết kế và triển khai dự án, nh vậy Viện mới có thể nắm bắt đợc nhu cầu của sản xuất và tiếp cận đợc công nghệ trên thế

giới Với phơng thức thực hiện nh vậy sẽ từng bớc nâng cao đợc năng lực của cán

bộ và kỹ s của Viện

Hiện nay trong công tác của mình, Viện Năng Lợng đã có các bớc phát triển tích cực Viện đã đợc EVN giao nhiệm vụ t vấn thiết kế các công trình nhà máy nhiệt điện lớn, trọng điểm của quốc gia Việc tham gia thiết kế các công trình nhiệt điện ngày càng lớn, ở một mức độ chuyên môn ngày càng cao với đòi hỏi tiến độ ngày càng rút ngắn, vì vậy Viện cần có các trang bị ứng dụng phần mềm

tự động hoá thiết kế

Hơn thế nữa, trong qúa trình phát triển của mình, Viện Năng lợng đã và đang nâng cao quy mô thiết kế trong các công trình nhà máy nhiệt điện, áp dụng các công nghệ tiên tiến trong công tác thiết kế, chính vì thế việc triển khai giải pháp

tự động hoá thiết kế là công tác mang tính chiến lợc lâu dài của Viện Năng lợng Xuất phát từ nhu cầu trên của Viện Năng lợng, EVN đã có chỉ đạo việc mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện để sớm đáp ứng nhu cầu thiết kế các công trình nhà máy trong thời gian sắp tới

- Tên dự án: “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện phục vụ nâng cao năng lực t vấn”

- Địa điểm thực hiện dự án: Viện Năng lợng

- Dự án thuộc lĩnh vực: tăng cờng năng lực t vấn

- Cơ quan chủ quản của dự án: Tổng công ty Điện lực Việt Nam

- Cơ quan quản lý dự án: Trung tâm công nghệ thông tin – TCT Điện lực VN.

- Tổng mức đầu t: 770.881USD tơng đơng 12.334.096.000 VNĐ

- Nguồn vốn đầu t: Nguồn vốn đầu t phát triển của EVN

2.2.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đầu t.

2.2.2.2.1. Sự cần thiết phải đầu t.

Hiện nay, cụng nghệ thụng tin ứng dụng trong lĩnh vực điện núi chung và trong cụng tỏc tư vấn đang phỏt triển nhanh chúng và rộng rói trờn mọi lĩnh vực, từ cụng việc nghiờn cứu, tớnh toỏn, khảo sỏt, thiết kế, hỗ trợ quỏ trỡnh kiểm soỏt xõy lắp đến đưa cụng trỡnh vào vận hành khai thỏc

Trờn thế giới, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin cho lĩnh vực tư vấn thiết kế thường được quan tõm thực hiện, cỏc cụng ty tư vấn lớn đều cú cỏc bộ phận chuyờn ngành cụng nghệ thụng tin cú trỏch nhiệm quản lý bản quyền tất cả cỏc chương trỡnh phần mềm hiện cú trong cụng ty, hỗ trợ việc ỏp dụng, tuỳ biến ứng dụng phục vụ cỏc nhiệm vụ cụ thể của cụng việc Cỏc kỹ sư trong cỏc cụng

ty tư vấn sau khoảng thời gian làm việc, thu được cỏc kiến thức và kinh nghiệm chuyờn ngành, đều được đào tạo để nõng cao kiến thức, trỡnh độ nghiệp vụ, đặc biệt là cụng nghệ thụng tin với cỏc ứng dụng chuyờn ngành Do đú cỏc kỹ sư cú thể sử dụng thành thạo cỏc chương trỡnh phần mềm, phỏt triển mở rộng chức năng của ứng dụng, phục vụ đắc lực cho cụng việc chuyờn mụn của mỡnh

Nhỡn chung, việc sử dụng phần mềm trong cỏc đơn vị tư vấn của EVN và Viện Năng lợng hiện nay đó tương đối nhiều về chủng loại và số lượng, tuy nhiờn cũn ở mức độ đơn lẻ, tự phỏt, chưa đồng bộ Cỏc phần mềm sử dụng cú nhiều nguồn gốc, xuất xứ Một số phần mềm cú được do chuyển giao qua cỏc

dự ỏn hợp tỏc với hóng tư vấn nước ngoài và do Viện mua sắm Cỏc phần mềm này cú ưu điểm là cỏc phần mềm chuyờn ngành, hợp phỏp, cú hướng dẫn sử dụng đầy đủ Tuy nhiờn, cũn hạn chế về chủng loại và số lượng Một số phần mềm được mua và trao đổi trờn thị trường tự do, chủ yếu là cỏc phần mềm CAD, Microsoft Office, tớnh toỏn kết cấu xõy dựng…với số lượng nhiều nhưng hầu hết cỏc phần mềm này chưa hợp phỏp, thiếu đào tạo hướng dẫn cơ bản và khụng cú cỏc chuyờn ngành chuyờn sõu đỏp ứng nhiệm vụ chuyờn mụn của Viện Một số phần mềm tự lập trong Viện, một phần do Viện đầu tư, một phần

do cỏc kỹ sư tự lập Số phần mềm cú ưu điểm là chủng loại và số lượng phong phỳ, đỏp ứng được một phần cụng việc chuyờn mụn trong Viện Tuy nhiờn, cỏc phần mềm chủ yếu do cỏc lập trỡnh viờn nghiệp dư lập nờn thường chỉ đạt yờu cầu về chuyờn ngành kỹ thuật, cũn phần kỹ thuật tin học, trỡnh bày, giao diện với người sử dụng cũn nhiều hạn chế

Trong thời điểm hiện tại, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin tại Viện Năng lượng thuộc Tổng cụng ty Điện lực Việt Nam cú thể túm tắt như sau:

- Trỡnh độ CNTT của cỏc cỏn bộ được đỏnh giỏ là cũn chưa chuyờn nghiệp, chưa cú điều kiện tiếp cận với phương phỏp thiết kế hiện đại Việc ỏp dụng nhiều nhất là cho soạn thảo văn bản, cỏc bảng tớnh, bỏo cỏo, cỏc ứng dụng CAD (khụng chuyờn ngành).

- Chưa cú chương trỡnh ứng dụng chuyờn ngành mang tớnh tớch hợp cao, đảm bảo tớch hợp giữa cỏc module thiết kế của nhiều chuyờn ngành

- Chưa cú mụi trường CSDL (cơ sở dữ liệu) dựng chung trờn mụi trường mạng phục vụ cụng tỏc thiết kế và lưu trữ cỏc thiết kế qua cỏc dự ỏn một cỏch cú hiệu quả

Cụ thể hơn với nhiệm vụ thiết kế cỏc cụng trỡnh năng lượng tại Viện Năng lượng, việc ỏp dụng CNTT cú thể túm tắt như sau:

- Thiết kế CAD trờn nền đồ hoạ, chưa cú dữ liệu thuộc tớnh gắn kết với chuyờn ngành (Chủ yếu là AutoCAD – là ứng dụng CAD khụng chuyờn ngành)

- Cỏc cụng cụ hỗ trợ thiết kế chuyờn ngành hầu như khụng cú, đặc biệt là cụng cụ thiết kế nhà mỏy với cỏc chuyờn ngành khỏc nhau như: Thiết bị, kết cấu, đường ống, điện, tự động hoỏ

- Việc búc tỏch dữ liệu cũng như đưa ra cỏc đặc tả cho thiết kế phải thực hiện bằng tay, tốn nhiều thời gian và khụng chớnh xỏc

- Quy mụ thiết kế hạn chế chỉ đảm nhận được cỏc thiết kế nhỏ và vừa và dừng lại ở thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật

- Việc tớch hợp và sử dụng lại cỏc thiết kế sơ bộ, thiết kế nguyờn lý kỹ thuật, thiết kế thi cụng bị hạn chế rất nhiều và hầu như khụng thực hiện được Khả năng tham gia cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh thiết kế, mua sắm, xõy lắp của cỏc cụng trỡnh vỡ thế bị hạn chế

- Tớnh tớch hợp của giải phỏp thiết kế với cỏc giải phỏp quản lý tiến độ, mua sắm và cỏc ứng dụng đang sử dụng khụng cú

Nh vậy, xuất phát từ nhu cầu cần có một giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện để có thể từng bớc phát triển, trở thành một cơ quan t vấn mạnh, trong đó đảm đơng đợc các nhiệm vụ t vấn cho các dự án nhiệt điện rất quan trọng, cụ thể là:

- T vấn cho chủ đầu t các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn chuẩn bị

đầu t : Lập các Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi và Báo cáo Nghiên cứu khả thi

- T vấn cho chủ đầu t các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn thực hiện

đầu t: Lập Hồ sơ thiết kế kỹ thuật (thiết kế định hớng), tổng dự toán và hồ sơ mời thầu, tham gia xét thầu, thơng thảo hợp đồng, giúp chủ đầu t giám sát, quản lý các khía cạnh kỹ thuật của dự án

- Thực hiện thiết kế thi công (thiết kế chi tiết) một số hạng mục công trình của dự án nhà máy nhiệt điện

- Thực hiện thiết kế cải tạo, nâng cấp các nhà máy điện hiện có

- Từng bớc tham gia làm t vấn phụ cho các nhà thầu EPC dự án nhà máy nhiệt điện và tiến tới làm t vấn chính cho nhà thầu EPC