ĐỒ án CHUYÊN NGÀNH (7)

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – VIỆT NAM HỌC- THƯ VIỆN BỘ MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG - THƯ VIỆN LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG - KHĨA 2015 ISO 9001:2008 BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH TRÀ VINH GVHD: Nguyễn Ngọc Tuấn SVTH: Nguyễn Thị Yến Như MSSV: 110915101 Trà Vinh, ngày tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN - Sau hoàn thành chuyến thực tập nhận thức lần trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô khoa Quản Trị Văn Phòng - Việt Nam học Thư Viện trường Đại học Trà Vinh tạo điều kiện dành thời gian quý báu truyền đạt cho em nhiều nguồn kiến thức phong phú, hỗ trợ cho em tất chuyến thực tập Văn phòng Sở Thơng tin Truyền thơng Qua nhà trường tạo cho em có hội thưc tập nơi mà em yêu thích, cho em bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy, giúp em cảm thấy tự tin công việc giao tiếp với người Qua công việc thực tập em nhận nhiều điều mẻ bổ ích cơng tác văn phịng giúp ích cho cơng việc sau thân Bên cạnh đó, em xin cảm ơn đơn vị thực tập – Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thông tạo cho em môi trường làm việc học tập hiệu Lần bước khỏi sống an toàn từ gia đình để va chạm với mơi trường xa lạ, em hình thành cho tác phong,nề nếp cơng sở, có hội thử làm nhân viên thực thụ tiếp xúc với nhiều cơng việc mà trước em nghe, đọc sách Đặc biệt hết em xin cảm ơn chị Lê Thị Thanh Hương anh Nguyễn Thanh Lâm - văn thư Sở Thông tin Truyền thông, vô bận rộn với công việc báo cáo tuần, báo cáo tháng anh, chị tạo cho em hội làm việc, tận tình dẫn, truyền đạt kinh nghiệm cho em để em hồn thành tốt cơng việc giao Cuối em kính chúc q thầy, dồi sức khỏe thành cơng nghiệp cao q Đồng kính chúc cô, chú, anh, chị Sở Thông tin Truyền thông đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QTVP – VNH - TV Độc lập – Tự – Hạnh phúc ……., ngày tháng năm 2017 PHIẾU NHẬN XÉT BÁO CÁO THỰC TẬP CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: …………………………………… MSSV: ………………… Mã lớp:………………………………………………… Giảng viên hướng dẫn:………………………………… NỘI DUNG NHẬN XÉT 1.Chất lượng báo cáo thực tập: 1.1 Về nội dung báo cáo: (phù hợp/ không phù hợp) ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 1.2 Về hình thức báo cáo: (đúng quy định/ khơng quy định) ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 1.3 Ưu điểm, nhược điểm nội dung hình thức báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Thái độ tinh thần sinh viên trình thực báo cáo: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Kết luận chung: Đồng ý cho nộp báo cáo Không đồng ý cho nộp báo cáo Họ tên chữ ký giáo viên hướng dẫn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN CHẤM BÁO CÁO - Trà Vinh, ngày tháng năm GIÁO VIÊN CHẤM BÁO CÁO Mục lục PHẦN MỞ ĐẦU 1 Ý nghĩa chuyến thực tập Thời gian thực tập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH TRÀ VINH .3 1.1 Lịch sử hình thành .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức CHƯƠNG BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẠI VĂN PHỊNG SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG 2.1 Những công việc thực trình thực tập 2.1.1 Vệ sinh phòng làm việc .7 2.1.4 Trình ký văn .10 2.2.5 Ghi bì thư cho văn vào thư 11 2.1.6 Đóng tài liệu 12 2.1.7 Sắp xếp tài liệu 13 2.1.10 Sử dụng thiết bị văn phòng 16 a Máy photocopy .16 b Sử dụng máy tính 17 c Sử dụng máy Scan 17 2.2 Những công việc quan sát trình thực tập 19 2.2.1 Giao tiếp với dân .19 2.2.2 Sử dụng máy in 20 2.2.3 Ký tắt Chánh Văn phòng 21 CHƯƠNG THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP 22 3.1 Thuận lợi 22 3.2 Khó khăn 22 PHẦN KẾT LUẬN 24 Nhận xét ưu khuyết điểm thân sinh viên thực tập 24 Đề xuất chương trình học 25 Nhật ký thực tập PHẦN MỞ ĐẦU Ý nghĩa chuyến thực tập Bước sang thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa ngành Quản trị Văn phòng phát triển theo lên đất nước Tại Trà Vinh, ngành Quản trị Văn phòng phát triển thu hút số lượng sinh viên ngày đông đảo thời gian vừa qua Công tác văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng, văn phịng tổ chức bố trí cách hợp lí, khoa học, hoạt động văn phịng diễn nhịp nhàng, trơi chảy mang lại giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn tất quan, đơn vị Cơng tác văn phịng mắt xích q trình hoạt động quản lý quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh, tập thể gắn bó với mục tiêu chung Với vị trí vai trị văn phịng trợ thủ đắc lực đảm bảo hoạt động có hiệu Bên cạnh đó, vai trị nhân viên văn phịng đóng phần khơng nhỏ đến hiệu công việc quan, tổ chức yếu tố đặc biệt quan trọng trình hoạt động, sáng tạo tổ chức Điều tất yếu để trì đảm bảo phát triển bền vững quan, tổ chức Được đồng ý giúp đỡ nhà trường tiếp nhận Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thơng, em có chuyến thực tập theo yêu cầu ngành học Với 04 tuần thực tập, thời gian dài chuyến thực tập mang lại cho em trải nghiệm ý nghĩa vô quý báu Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, sau thời gian thực tập Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thơng Trà Vinh, em nhận thức tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thơng nói riêng Đồng thời qua chuyến thực tập em đánh giá lực thân biết rõ ưu điểm để khắc phục, học hỏi nhiều hồn thiện thân cho phù hợp với yêu cầu công việc Em xin cảm ơn tất người động viên, nhắc nhở em thời gian qua để em có chuyến thực tập thành cơng, bổ ích hồn thành tốt nhiệm vụ Là hành trang quý báu cho nghiệp tương lai sau Thời gian thực tập Chuyến thực tập nhận thức em Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thơng diễn vịng 04 tuần ( từ ngày 15/5/2017 đến ngày 09/6/2017) thời gian học tập không nhiều mang lại cho em nhiều học quý giá lối sống công sở hành trang quý báu chuyến thực tập tốt nghiệp công việc sau trường Thời gian làm việc: Từ thứ đến thứ Buổi sáng: 7h00 đến 11h Buổi chiều: 13h00 đến 17h00 Thứ 7, chủ nhật ngày lễ nghỉ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH TRÀ VINH 1.1 Lịch sử hình thành Thực Nghị định số101/2004/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 02/2004/TTLT-BBCVT-BNV ngày 27/5/2004 Bộ Bưu chính, Viễn thơng Bộ Nội vụ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Bưu chính, Viễn thơng thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số 1504/BBCVT-TCCB ngày 03/8/2004 Bộ Bưu chính, Viễn thông việc triển khai thành lập Sở Bưu chính, Viễn thơng; Tỉnh ủy giao nhiệm vụ cho Bưu điện tỉnh Trà Vinh đồng chí Phạm Hồng Tuấn, nguyên Tỉnh ủy viên, Giám đốc Bưu điện tỉnh Trà Vinh phối hợp Sở Nội vụ xây dựng Đề án thành lập Sở Bưu chính, Viễn thơng HĐND tỉnh Trà Vinh Khóa VII - Kỳ họp thứ thông qua Nghị số 22/2004/NQ-HĐND ngày 16/12/2004; ngày 24/01/2005 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Trà Vinh ban hành Quyết định số 04/2005/QĐ-UBT thành lập Sở Bưu chính, Viễn thơng Trà Vinh với chức tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước bưu chính, viễn thơng, cơng nghệ thơng tin, điện tử, internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vơ tuyến điện sở hạ tầng thông tin; quản lý dịch vụ cơng bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thông tin địa bàn tỉnh; thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Địa chỉ: số 06 Trưng Nữ Vương, phường 1, thành phố Trà Vinh, tỉnh Trà Vinh; Email: stttt@travinh.gov.vn; Điện thoại 0294.3850856 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức Tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực công tác tổng hợp, đối nội, đối ngoại; điều phối hoạt động Sở theo chương trình, kế hoạch cơng tác; công tác tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính; văn thư, lưu trữ; thi đua-khen thưởng; quản lý tài sản quan hành quản trị 1.2.2 Nhiệm vụ Điều phối công tác hàng ngày phịng, trung tâm; đơn đốc, nhắc nhở phịng, trung tâm hồn thành cơng việc Giám đốc Sở đạo theo kế hoạch công tác phê duyệt; thu thập thông tin để báo cáo Ban Giám đốc nắm đạo kịp thời; - Thực công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, kỷ luật, khen thưởng ; thực chế độ, sách công chức, viên chức người lao động thuộc Sở bao gồm Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, tiền lương chế độ sách khác cơng chức, viên chức người lao động; - Tổng hợp lập báo cáo cơng tác hàng tuần, tháng, q, tháng, năm Sở trình Giám đốc Sở ký ban hành; báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất theo phân công Giám đốc Sở; - Thực công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức phục vụ họp Sở; săp xếp, bố trí kinh phí, phương tiện tạo điều kiện cho cơng chức cơng tác ngồi tỉnh; - Chịu trách nhiệm thực công tác bảo vệ nội bộ, công tác bảo vệ trật tự, an toàn quan, dân qn tự vệ, cơng tác an tồn vệ sinh lao động phòng, chống cháy nổ quan; phối hợp Phịng Kế hoạch - Tài quản lý sử dụng, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tài sản quan; - Thực cơng tác cải cách hành theo chế “một cửa”; giải thủ tục hành áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Sở; bố trí Bộ phận tiếp nhận trả kết hồ sơ TTHC Văn phòng; nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thực cơng tác cải cách hành chính, cơng tác dân vận quyền ngành đạt hiệu quả; - Thực công tác thi đua, khen thưởng ngành địa bàn tỉnh; Kết hợp với Công đồn thực cơng tác chăm lo đời sống CBCC, VC người lao động quan; - Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn cần thiết trao đổi mặt nội dung văn phòng nghiệp vụ chuyển đến Văn phòng Sở trước Khi hồn thành cơng việc, em đưa thư đến bàn anh Lâm tiến hành vào sổ Với nội dung sau: + Số thứ tự + Ngày tháng năm nhập văn + Đơn vị người nhận Mặc dù công việc đơn giản lần đầu tiếp xúc em không tránh khỏi xảy vài sơ xuất nhỏ là: gấp phần chữ văn phía ngồi, để dư văn dán nhiều keo làm cho bì thư bị nhăng Khi thực em anh, chị hướng dẫn cách ghi số lưu ý nên em không cịn thực sai Hình 2.6 Ghi bì thư 2.1.6 Đóng tài liệu Khi thực tập văn phịng Sở Thông tin Truyền thông em anh, chị phân cơng việc đóng tài liệu Những tài liệu chuyển từ phòng kế hoạch, chủ yếu tài liệu đấu thầu tài liệu báo cáo… Trước đóng em nhận tài liệu từ anh, chị photo sẵn sau kiểm tra lại số trang với số thứ tự chưa Tiếp theo bìa trước bìa sau vào thành cuốn, điều chỉnh cho ngắn dùng kẹp bướm để cố định tài liệu Thực tương tự tài liệu cịn lại 12 Đóng ghim vào vị trí tài liệu, tùy vào tài liệu dày hay mỏng để lựa chọn kích thước ghim cho phù hợp Không thể dùng ghim dài tài liệu mỏng muốn bổ sung thêm tài liệu vào gặp khó khăn tháo ghim, ngược lại dùng ghim ngắn cho tài liệu dày khơng thể bấm hết tài liệu vào Bấm ghim xong ghim chưa sát vào em dùng búa để dập lại cuối dùng băng dính để dán gáy cho tài liệu Hình 2.7 Đóng tài liệu Do có vài tài liệu dày nên em gặp số khó khăn tháo ghim để bổ sung thêm tài liệu em anh Lâm hỗ trợ nên cơng việc nhanh chóng hồn thành 2.1.7 Sắp xếp tài liệu Để giúp công tác quản lý lưu trữ tài liệu thuận lợi trước hết tài liệu cần xếp cách gọn gàng theo trình tự định Trong trình thực tập em chị Hương phân công việc xếp tài liệu vào tuần Phân loại tài liệu có nhiều dạng khác nhau, bên cạnh phân loại dựa tên văn cịn phân loại dựa vào thời gian văn phân loại theo tên quan ban hành tùy thuộc vào yêu cầu anh, chị quan Khi phân loại văn tên loại em thực sau: 13 Văn mà em nhận từ chị Hương gồm nhiều loại khác nên cần phải xếp lại để việc tìm kiếm dễ dàng Những văn Quyết định chung với nhau, văn Báo cáo, Nghị hay Tờ trình chọn xong văn có tên loại em xếp lại ngắn để góc riêng để tránh làm rối văn Em thực tương tự văn cịn lại Sau hồn thành em thơng báo để anh, chị kiểm tra đặt lại vị trí theo yêu cầu anh, chị Tuy cơng việc thấy nhẹ nhàng đơn giản tiếp xúc em thấy vai trị tầm quan trọng cơng việc Sắp xếp tài liệu khoa học hỗ trợ cho công việc liên quan suôn thuận lợi Do anh chị hướng dẫn chi tiết nên công việc em không gặp khó khăn Hình 2.8 Sắp xếp tài liệu 2.1.8 Bổ sung hồ sơ cho cán bộ, công chức Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức nhằm phục vụ công tác quản lý cán theo quy định theo Thông tư số 11/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ Phiếu ghi thông tin phát sinh liên quan đến thân cán bộ, công chức Tại Sở Thông tin Truyền thơng gồm có Ban Giám Đốc, 06 Phịng Chuyên môn 02 Trung tâm trực thuộc Hồ sơ tất cán bảo quản phòng Kiêu – Chánh Văn phòng Sở Chú hướng dẫn em nhiều khơng để 14 hồn thành cơng việc mà cịn giúp em hiểu rõ làm phải Đầu tiên lấy bìa đựng tài liệu có dây buộc phịng ra, bìa chứa hồ sơ tất cán phòng, để tránh làm rối hồ sơ nên lần thực đưa 01 bìa Trong cán có túi nhựa để đựng hồ sơ riêng, bên có 01 túi giấy đựng tài liệu cán bộ, công chức nhân viên Sở, 02 túi cán bộ, công chức thuộc Ban Giám đốc, Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Phó Trưởng phịng Hình 2.9 Túi giấy đựng tài liệu Hình 2.10 Bìa giấy dây Sau em thêm vào “ Bìa kẹp thành phần” có túi giấy đựng tài liệu phiếu bổ sung hồ sơ lý lịch cán công chức mà Kiêu đưa cho ghi tên phiếu lại bìa kẹp thành phần Khi hoàn thành em tiến hành xếp theo vị trí ban đầu Đây công việc không dễ dàng sinh viên thực tập em, lúc đầu chưa hiểu công việc em thường xuyên thực sai chưa bắt kịp ý chưa hiểu có người lại bổ sung 02 phiếu, có người lại bổ sung 01 phiếu em may mắn giải thích nhiệt tình, thân thiện tạo cho em cảm giác thoải mái tự tin để bày tỏ thắc mắc cơng việc 15 2.1.10 Sử dụng thiết bị văn phòng a Máy photocopy Máy photocopy Văn phòng thiết bị quan trọng cần thiết hỗ trợ đắt lực cho người Để máy hoạt động tốt nhanh cần thiết, buổi sáng em vào khởi động máy để máy nóng lên nên có tài liệu cần photo photo mà khơng cần phải chờ thời gian Trong q trình thực tập em giao nhiệm vụ photo nhiều loại văn như: Quyết định, Báo cáo, Chứng Hình 2.8 Máy photocopy Để thực photo tài liệu em làm sau: - Nhận tài liệu cần photo từ anh, chị phòng → hỏi anh, chị cần photo hay mặt - Gỡ ghim (nếu có) tài liệu đặt tài liệu ngắn vào khay máy photo thiết lập thông số theo ý muốn ( khổ giấy A4 → số mặt cần photo 1→1 hay 1→2 hay 2→2 chọn số cần photo bên bàn phím) - Ấn Start Khi thực cơng việc em gặp tình trạng máy photo bị kẹt giấy photo nhiều văn lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc nhiều thời gian 16 Tuy nhiên em anh Lâm hướng dẫn em số bước để kiểm tra giấy máy để kịp thời bổ sung vào số cách xử lý máy photo bị kẹt giấy nên em xử lý trường hợp b Sử dụng máy tính Máy tính văn phòng thiết bị quan trọng cần thiết Bởi vậy, thành thạo máy tính văn phịng lợi lớn.Tại văn phịng Sở Thông tin Truyền thông trang bị người máy tính gồm 02 máy tính bàn 03 máy laptop Để sử dụng máy tính trước tiên cần điện vào phích cắm sau ấn nút khởi động CPU Trong trình thực tập em thường xuyên sử dụng máy tính để thực công việc như: Soạn thảo văn bản, nhập số liệu vào bảng thống kê giúp chị Hương em anh, chị văn phòng cho phép dùng máy quan để làm báo cáo tuần, gửi mail cho thầy, Ngồi ra, em tìm kiếm thơng tin phục vụ cho q trình thực tập Hình 2.9 Máy tính bàn Do học qua mơn học có liên quan đến máy tính như: Tin học đại cương, xử lý văn xử lý bảng tính, kỹ thuật ban hành soạn thảo văn bản… nên em khơng gặp khó khăn sử dụng máy tính c Sử dụng máy Scan Văn phịng Sở Thơng tin Truyền thơng có máy scan đặt vị trí ngồi chị Hương Mỗi sáng trước làm việc em thường thấy chị cài đặt sẵn kết nối vào máy tính để thuận lợi cho q trình làm việc,khi có cơng việc 17 cần sử dụng tới máy Scan dùng khơng phải nhiều thời gian để chờ khởi động máy Em tiếp xúc với công việc anh, chị bận công việc đột xuất Trước tiên, anh, chị đưa cho em văn đóng dấu đến, sau em ghi ngày tháng năm vào dấu đến văn tiến hành bước Scan sau: Hình 2.10 Máy Scan + Mở phần mềm Scan HP cài sẵn máy + Gỡ ghim văn (nếu có) + Để văn cần Scan vào khay giấy máy, cần đặt vị trí khay đặt khơng ngắn máy khơng thể qt tài liệu + Sau nhấn nút Scan máy phần mềm + Đặt tên cho văn vừa Scan + Chọn định dạng file pdf + Sau đặt tên định dạng file chọn vị trí lưu cho phù hợp với u cầu thơng thường vị trí lưu thiết lập sẵn máy tính anh, chị nên em cần đặt tên bấm lưu hồn thành 2.2 Những cơng việc quan sát trình thực tập 18 2.2.1 Giao tiếp với dân Hằng ngày Sở Thông tin Truyền thông tiếp nhận nhiều người nhân đến để xin cấp giấy phép đến từ nhiều đơn vị khác như: UBND xã, phường, Sở, Ban ngành từ cá nhân, thủ tục xử lý diễn theo trình tự định Trình tự diễn sau: + Mời người dân ngồi vào ghế + Hỏi xem Người dân cần lắng nghe trình bày + Xem hồ sơ mà Người dân mang theo đầy đủ phù hợp hay chưa, chưa cán hướng dẫn bổ sung cho phù hợp với thủ tục + Hướng dẫn người dân điền vào phiếu đăng ký + Hẹn người dân ngày trả kết Mặc dù lúc làm việc có nhiều cơng việc địi hỏi phải xử lý gấp chẳng hạn như: Báo cáo tuần, báo cáo năm, báo cáo tổng kết phải đến nhiều đơn vị để đưa thư… Em cảm thấy anh, chị mệt mỏi bận rộn làm việc với người dân anh, chị niềm nở nhiệt tình hướng dẫn khơng tỏ thái độ khó chịu hay cáo gắt với người Hình 2.12 Cán với Nhân dân Qua em rút học cho kinh nghiệm cần phải biết bình tĩnh tiết chế cảm xúc để xử lý cơng việc hiệu linh hoạt 19 2.2.2 Sử dụng máy in Văn phòng trang bị máy in đặt bàn đối diện cửa vào, máy in kết nối với tất máy tính văn phịng nhằm tạo thuận lợi nhanh chóng cho cá nhân muốn in ấn tài liệu Hằng ngày số lượng văn in trung bình khoảng 20 đến 25 trang A4 nên tuần em kiểm tra giấy lần, bổ sung giấy kịp thời để khơng làm gián đoạn q trình in tài liệu anh, chị cần thiết Hình 2.13 Máy in văn phòng Khi chuẩn bị in em quan sát anh, chị thực bao gồm bước sau: + Mở file có chứa nội dung cần in máy tính →Vào file ─> chọn print sau hộp thoại print mở ra, cần thiết lập số tùy chọn như: Copies: Số lượng văn cần in Printer: Thiết lập tên máy in muốn sử dụng Pages: muốn in trang văn cần nhập số trang vào ô Portrait Orientation: Lựa chọn khổ (dọc, ngang) Letter: Khổ giấy in (thông thường sử dụng giấy A4 nhiều loại giấy khác) I Page Per Sheet: Số trang in khổ giấy + Nhấn Print để tiến hành trình in 20 2.2.3 Ký tắt Chánh Văn phòng Ký tắt nhằm xác định văn trước ban hành rà soát thẩm quyền, nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Khi văn văn thư kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trình ký lên Kiêu - Chánh Văn phòng để kiểm tra Văn đọc thật kỹ em quan sát thường đọc kỹ tên loại trích yếu nội dung, tiếp đến phần văn Nếu khơng có vấn đề để bổ sung chỉnh sửa văn ký tắt vị trí cuối phần “nơi nhận” Sau trình tiếp lên cho Giám đốc Phó Giám đốc Sở ký để phát hành Nếu phát lỗi Chánh Văn phịng dùng bút chỉnh sửa, bổ sung trực tiếp vào văn yêu cầu người soạn thảo văn điều chỉnh để ký duyệt lại 21 CHƯƠNG THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP 3.1 Thuận lợi Trong suốt thời gian thực tập em may mắn vừa nhận giúp đỡ từ anh, chị quan vừa tiếp xúc với vị lãnh đạo Sở để có hội quan sát giao tiếp với họ Tất người dạy bảo em nhiều kiến thức bổ ích giúp em củng cố, vận dụng học vào thực tiễn, bước tiếp cận với công việc thực tế, làm quen dần với lối sống kỷ cương nề nếp, có trách nhiệm với thân với việc làm Bên cạnh đó, em nhận quan tâm từ thầy, Bộ mơn Quản trị Văn phịng – Thư viện, tạo cho em có nơi thực tập tốt, thầy, cô nhắc nhỡ hướng dẫn cho em thật nhiều bước vào trình thực tập, hướng dẫn thật tỉ mỉ nên không nên làm tham gia vào trình thực tập Nhờ thầy, mà em yên tâm để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Người ta thường nói phía sau thành cơng ln ln có giúp đỡ người dù nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp, chuyến thực tập em lần không nhắc đến người bạn đồng hành em trải qua tháng thực tập đầy thú vị Nhớ ngày đầu bước đến quan làm việc em cảm thấy căng thẳng nhờ bạn động viên giúp em vượt qua nỗi sợ hãi, hỗ trợ em nhiều cơng việc Mỗi photo tài liệu bạn hỗ trợ em bấm máy chịu trách nhiệm gỡ ghim xếp tài liệu, nhắc nhở kịp thời em thực sai thao tác cơng việc Em cảm thấy thật may mắn qua chuyến thực tập em học thêm nhiều từ mơ hình làm việc công mà trước em học lý thuyết 3.2 Khó khăn Do lần thực tập nên em gặp khơng khó khăn Ở ngày đầu em giao nhiệm vụ trình ký văn bản, chưa thơng thạo vị trí phịng dù hướng dẫn tận tình từ anh, chị em bối rối 22 tìm phịng lãnh đạo nên nhiều thời gian phải hỏi lại anh, chị Trong thực tập em giao nhiệm vụ soạn thảo lại văn theo hình thức, chuột máy thường xuyên gặp trục trặc nên q trình chỉnh sửa văn khơng thuận lợi, em thực thao tác bôi đen văn nên nhiều thời gian mà không chỉnh sửa mong muốn, hồn thành cơng việc khơng với thời gian quy định Tại Sở Thông tin Truyền thông em học cách sử dụng loại máy phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy in, máy photocopy, máy scan Do chưa tiếp xúc làm quen với loại máy trước nên trình để học tập thực hành ứng dụng vào công việc cịn chậm cịn xảy nhiều sai sót Ví dụ máy photocopy Văn phịng thường xảy tình trạng kẹt giấy, trường hợp em thường nhờ đến trợ giúp anh, chị văn thư nhờ họ hướng dẫn cách xử lý 23 PHẦN KẾT LUẬN Nhận xét ưu khuyết điểm thân sinh viên thực tập 1.1 Ưu điểm Em cảm thấy thân hòa nhập tốt với môi trường nề nếp quan tuân thủ nghiêm quy định giấc, trang phục tích cực học tập mà anh, chị truyền đạt yêu cầu thực Nếu nhận công việc mà anh, chị người quan giao cho em cố gắng hồn thành nhanh hồn chỉnh Chủ động giúp đỡ bạn, bạn giải để cơng việc hồn thành nhanh chóng Quan điểm em cơng việc phải ln có tinh thần học hỏi đổi dựa đổi mang lại cho em nhiều hứng thú trình học tập kinh nghiệm Qua chuyến thực tập em nhận thấy em người chịu khó khơng ngại cơng việc phân công công việc không thuộc chuyên mơn 1.2 Khuyết điểm Em nhận thân cịn chưa thực chủ động việc tìm kiếm cơng việc mới, khơng nhạy bén tìm cho hội để thử làm cơng việc Thường xuyên lúng túng, rụt rè giao tiếp với người, đặc biệt người lãnh đạo Đồng thời, em nhận thấy chưa nhanh nhẹn việc xử lý việc anh, chị giao cho Ngoài em nhận thấy thân chưa thực chủ động việc tìm kiếm cơng việc mới, khơng biết tự tìm cho hội để thử làm công việc Thường xuyên lúng túng, rụt rè giao tiếp với người, đặc biệt người lãnh đạo Cuối em nhận thấy nhược điểm lớn em làm việc cịn chậm chạp, em ln muốn làm hồn hảo, khơng sai sót ln muốn người khác cảm thấy hài lịng an tâm giao công việc cho em nên em thường thực công việc chậm so với bạn, em nghĩ có 24 lợi để giúp cho chất lượng công việc tốt lại làm cho em nhiều thời gian số lượng công việc chưa mong muốn Biết hạn chế thân ảnh hưởng nhiều đến công việc sống em sau này, em cần thay đổi đặc biệt trước hết phải tự tin, không rụt rè nhút nhát, trình học em cố gắng trao dồi học hỏi từ người để cải thiện Đề xuất chương trình học Là sinh viên Khoa Quản trị Văn phịng, em ln tự hào mong muốn Khoa ngày phát triển, đào tạo sinh viên ưu tú để trường bạn khơng cịn phải lo lắng ngược xi vấn đề việc làm hay gặp khó khăn tìm kiếm cơng việc Em nghĩ để làm điều Khoa cần có chương trình học thích hợp, đảm bảo cung cấp đầy đủ kiến thức lý thuyết kỹ cho sinh viên chúng em Khi tiếp xúc với chương trình học 02 năm em có số đề xuất cho chương trình học sau: - Nếu chọn ngành Quản Trị Văn phịng 100% sinh viên nên có kĩ đánh máy nhanh mười ngón, tính đến thời điểm tỷ lệ chưa cao ( em quan sát lớp bạn sinh viên khóa) Mỗi nhắc đến sinh viên Văn phịng kĩ đánh máy mười ngón điều làm người suy nghĩ đến tiêu chí để người đánh giá Thế nên em nghĩ nên có mơn học dành riêng cho kĩ năm chương trình học, thay học Tin học đại cương trước nên ưu tiên học kỹ trước Tập kĩ gõ mười ngón mang đến nhiều lợi ích, mà trước hết giảm thiểu mỏi tay dùng máy thời gian dài tăng đáng kể suất làm việc Đa phần người dành nhiều thời gian để chat, chơi game,… họ khơng có nhiều thời gian cho việc tự học Vì người Việt Nam có quan niệm tập thể cao, nên số đông bạn cảm thấy thật chán nản tự thực hành dẫn đến việc tự học khơng có hiệu Vậy nên, việc tốt nên để bạn học trường, thầy cô hướng dẫn để bạn có hướng thú chắn chắn khơng phải môn học không nhàm chán 25 - Để nâng cao chất lượng sinh viên thực tập, em nghĩ thầy, cô nên chia cho sinh viên nhiều kinh nghiệm để củng cố kiến thức tâm lý để bạn sinh viên có cách nhìn thoải mái tự tin tự tin bước vào môi trường làm việc - Cần học mơn thiết bị văn phịng trước sinh viên thực tập giúp cho sinh viên gây ấn tượng tốt với quan thực tập, phần tiết kiệm thời gian để học tập công việc 26 ... hồ sơ tất cán phòng, để tránh làm rối hồ sơ nên lần thực đưa 01 bìa Trong cán có túi nhựa để đựng hồ sơ riêng, bên có 01 túi giấy đựng tài liệu cán bộ, công chức nhân viên Sở, 02 túi cán bộ, công... cán bộ, công chức Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức nhằm phục vụ công tác quản lý cán theo quy định theo Thông tư số 11/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ Phiếu ghi thông tin phát sinh liên quan đến thân cán... theo quy định; - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Giám đốc Sở 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức Chánh Văn phòng P Chánh Văn phòng Chuyên viên Văn thư Nơi tiếp nhận hồ sơ trả kết CHƯƠNG BÁO CÁO Q TRÌNH