Thuvienmienphi com giao trinh word nang

Giới thiệu M icrosoft Office chơng trình mạnh với hàng trăm tính Trong phần tin học văn phòng đà giới thiệu đầy đủ với bạn đọc tính Để có khởi động tốt cho bạn đọc tìm hiểu Office cách thức làm việc nó, bạn đà có ý niệm chung tính Office bạn hiểu rõ ý nghĩa tính tổng thể Microsoft Office chơng trình cho phép ta soạn thảo, tính toán, nhanh chóng Đây điều ngẫu nhiên Office chơng trình kết hợp nhiều t` ính soạn thảo, định dạng, xuất với dao diện dễ sử dụng mà ngời bắt đầu học cách sử dụng nã vµi Trong tËp tµi liƯu nµy chóng muốn giới thiệu thêm số tính trội Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm Phần I : Microsoft Word Bài I: Một số thao tác định dạng I Định dạng Font chữ Định dạng Font chữ lệnh Font - Bôi đen (Xác định đoạn văn bản) cần thay đổi font chữ - Vào Format chọn Font xuất hộp thoại Font Các lựa chọn nh sau: 1: Chọn Font 2: Chọn dáng chữ 3: Chọn cỡ chữ 4: Chọn mầu chữ 5: Chọn dạng Chú ý: - Để thay đổi lựa chọn ta cần kích chuột vào lựa chọn dùng tổ hợp phím chọn đối tợng khác để thay đổi - Tất Font chữ bắt đầu Vn kiĨu Font cho phÐp ta gâ tiÕng viƯt - TÊt Font kết thúc H chữ in hoa - Sử dụng thao tác đà học để định dạng 2.Định dạng Font chữ Change case Change case lệnh thay đổi chữ IN với chữ thờng - Để định dạng ChangeCase ta làm theo bớc sau: - Bôi đen đoạn văn cần định dạng - Vào Format chọn change case xuất hộp thoại sau: - Nhấp chọn lựa chọn nhấn OK Sentence case: Ký tự đầu đoạn đợc chọn ký tự in hoa Lowercase: Đổi chữ IN sang chữ thờng Uppercase: Đổi chữ thờng sang chữ IN Tile Case: Ký tự từ in hoa tOGGLE cASE: Đổi ký tự đầu từ thành chữ thờng, ký tự sau thành chữ in Lựa chọn khoảng cách ký tự Khi bạn kÝch chän mơc Character Spacing trªn hép thoai Font ( vào Format chọn Font ) bạn thấy lựa chọn nh hình sau: - Sử dụng lựa chọn để thay đổi vị trí ký tù hay ®iỊu chØnh kÝch thíc cđa nã chÝnh xác - Hộp thoại Preview hiển thị thay đổi bạn lựa chọn hay thay đổi Scale: Cho phép định kích thớc văn theo tỉ lệ % ( Thông thờng 100%) Spacing: Điều chỉnh khoảng cách ký tự Expanded : GiÃn khoảng cách Condensed: Giảm khoảng cách By: Xác định khoảng cách tăng giảm Position: Vị trí văn Hộp kiểm: Kerning for font đợc chọn Word tự động điều chỉnh khoảng cách ký tự để bù đắp khác biệt hình dạng ký tù Very ! ( Cha dïng Kerning ) II Very ! (Đà dùng Kerning ) Định dạng tự động word Định dạng bảng tự động Cách tốt để đợc nhìn thống cho Table áp dụng định dạng cho toàn hàng, cột hay cho Table Bạn áp dụng toàn lựa chọn định dạng ký tự hay đoạn nhng có công cụ thật dễ dàng giúp bạn trang hoàng cho Table tính Autoformat Để áp dụng tính bạn làm theo bớc sau: Kích chuột vào nơi bÊt kú Table Vµo Table chän Table Autoformat Chọn định dạng để xem mẫu vùng Preview Chọn hay xoá lựa chọn để thêm hay xoá Border hay Shading số hàng hay Xoá check box để chấp nhận vài định dạng Để áp dụng autoformat tạo bảng lệnh Insert Table nhấp vào nút AutoFormat hộp thoại Insert Table kế làm nh thao tác híng dÉn trªn Chó ý: NÕu mn thiÕt lËp thuộc tính cho bảng thực nh sau: Kích phải chuột vào Table chọn Table Properties xuất bảng Table Properties chọn Preferred Width : Định độ rộng cho toàn thể bảng Alignment : Căn chỉnh vị trí bảng trang Text wrapping : Sắp xếp văn quanh bảng - Khi bạn muốn chỉnh lại độ rộng cột bảng cho cột có độ rộng cần bôi đen cột cần chỉnh kích chọn biểu tợng Distribute Colums Evenly công cụ Table and Bordes øng dơng b¶ng viƯc tỉ chức thông tin Bảng biểu có nhiều tác dụng việc tổ chức thông tin mà ngời sử dụng cha khai thác hết, khuôn khổ học xin đa vài ví dụ cụ thể để bạn đọc tham khảo thêm Trong nhiều trờng hợp soạn thảo phải làm mẫu trình bầy nh: Công ty cổ Cộng hoà xà hội chủ nghĩa việt nam phần Độc lập - Tự - Hạnh phúc Giáo Dục Việt Nam Các bạn giải vấn đề đơn giản đa vào bảng biểu sau làm ẩn đờng viền bảng Để làm ẩn đờng viền bảng bạn cần bôi đen bảng sau thực cách sau: Cách 1: Vào Format chọn Borders and shading sau chọn None nhÃn Borders Cách 2: Kích chuột bào biểu tợng thay đổi đờng viền bảng biểu công cụ Formatting công cụ Tables and Borders Việc nắm bắt dùng Table dùng Textbox đòi hỏi ngời soạn thảo phải có kinh nghiệm nhạy bén soạn thảo ví dụ nh gặp trờng hợp sau ta dùng để tổ chức thông tin cho nhanh đẹp Phơng pháp Tiết kiệm Hiện Đại Trong môi tr- Kết Thời gian tiền bạc Học giáo viên mỹ ờng tuyệt Tại trờng anh University of đối ngữ Quốc Canifornia Kỹ thuật Tế David- USA video Review kho¸ 360 Multimedia 360 giê giê bồi dỡng ngữ 36.00 USD khoá 465 pháp chắn Kỳ thi Business Ghi tên kiểm tra xếp lớp tại: Trờng anh ngữ Quốc tế 378 Trần hng Đạo A- ngữ quốc tế đạt Q5 TP HCM 32/39 USD English Certificate ( BECI) cđa §H Cambridge chøc vào tổ ngày 19/05/02 Việt Nam, thí sinh trờng anh Tự động định dạng văn Autoformat Autoformat tạo danh sách Bullet, danh sách Number, Heading dạng tài liệu khác có hai cách định dạng Microsoft Word: Autoformat áp dụng định dạng lên tài liệu sau bạn tạo Autoformat as you type định dạng tài liêu bạn nhập văn 3.1 Autoformat bạn nhập vào Các lựa chän Autoformat as you type n»m trªn mét trang hộp thoại autocorrect dới cách để định - Từ menu Tools chọn Autocorrect sau nhấp vào Autoformat as you type bạn thấy lựa chọn mục nh hình sau: - Chọn hay xoá lựa chọn mà bạn muốn Để loại bỏ hoàn toàn tính Autoformat bạn xoá toàn lựa chọn - Nhấn OK để áp dụng thay đổi Những lựa chọn vùng Replace as you type hình tự đà giải thích Dới lµ mét sè lùa chän vïng Apply as you type Heading: Word tự động áp dụng kiểu Heading bạn tạo đoạn Borders : Word thêm border vào đoạn bạn gõ vào ba dấu (-), (_) hay (=) liên tục gõ vào (-) thêm vào border có đờng viền đơn, (_) tạo border có đờng viền đậm, (=) tạo đờng viền bội Tables: Khi bạn gõ vào loạt dấu ( +-+-+-) nhấn Enter Word tạo Table số cột bảng phụ thuộc vào số dấu (+) mà bạn gõ Automatic Bullet list : Khi bạn bắt đầu dòng với dÊu *, dÊu >, hay dÊu (-) theo sau lµ mét kho¶ng trèng ( hay ký tù o thêng theo sau hai khoảng trống) kết thúc Enter Word áp dụng định dạng danh sách Bullet 3.2 Sử dụng Autoformat tài liệu đà hoàn tất Khi bạn báo cho Word biết để thực Autoformat tài liệu đà có áp dụng đoạn tiêu chuẩn, heading style khác cho tài liệu tự động Khi bạn sử dụng cách định dạng Word tự loại bỏ hết ký tự kết thúc đoạn d thừa mà bạn dùng để ngăn cách đoạn văn Với Autoformat bạn dọn dẹp th nh ví dụ dới chuẩn hóa định dạng Để thực điều bạn làm theo bớc sau: Chọn Autoformat từ menu Fofmat Word hiển thị hộp thoại Autoformat nh Chọn dạng cho tài liƯu hép tho¹i : Please select a document type to  KÝch chän option ®Ĩ lùa chän mét số định dạng khác cần thiết Cuối chän Autoformat now vµ nhÊn OK  NÕu muèn xem qua thay đổi văn chọn lựa chọn Autoformat and review each change Đoạn đợc gióng Tabs Khoảng cách đoạn đợc tạo ký tự Enter Dear Mr Thanh I am writing to express my extreme displeasure with the Installa and Operation Guide of your JetMaker Auto Performance Booster I installed the unit according to the intructions, and found that i had no control whatsoever over my vehicle once the Jet Boots feature was activater The steering and brakes ceased to function because none of the I believe your company should post larger warning labels on the product and Sincerely your’s Mr John Th cha định dạng Các ký tự Enter đợc thay khoảng cách đoạn định dạng Th sau định dạng tự động III Sử dụng phím nhanh để định dạng 1.Các phím thay đổi Font cỡ chữ Thay đổi Thay đổi Font chữ Phím nhanh Ctrl + Shift + F Thay đổi cỡ chữ Tăng cỡ chữ lên đơn Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + > vị Giảm cỡ chữ đơn Ctrl + Shift + vị Tăng cỡ chữ lên đơn Ctrl + ] vị Giảm cỡ chữ đơn Ctrl + [ vị 2.Thay đổi định dạng văn Thay đổi Thay đổi loại chữ Chuyển thành chữ hoa Tắt /mở chữ đậm Tắt /mở chữ gạch dới Tạo chữ hoa nhỏ Huỷ định dạng văn Chỉ số dới Chỉ số Tắt/ mở chữ in nghiêng Tạo font symbol Tắt /mở hiển thị ký tự Phím nhanh Shift + F3 Ctrl + Shift + A Ctrl + B Ctrl + U Ctrl + Shift + K Ctrl + Shift + Z Ctrl + = Ctrl + Shift + = Ctrl + I Ctrl + shift + Q Ctrl + shift + * th«ng tin 3.ThiÕt lËp khoảng cách dòng Thay đổi Khoảng cách đơn Phím nhanh Ctrl + dòng Khoảng cách đôi Ctrl + dòng Khoảng cách dòng rỡi Thêm dòng trống Xoá dòng trống Ctrl + Ctrl + Ctrl + ( Lần 2) 4.Thiết lập khoảng cách đoạn lề Thay đổi Phím nhanh Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN - ĐHQG - Hà nội - Nhấn chọn Bookmark menu Insert xuất hộp thoại bên: - Trong mục bookmark name nhập tên cho điểm cần đánh dấu - Nhấn chọn add để thêm điểm dấu vào Tạo tham chiếu chéo Tham chiếu chéo phần văn ngời đọc tham chiếu đến nơi khác tài liệu Thông thờng tham chiếu chéo đợc hiển thị theo dạng nghiêng hay dấu ngoặc tới vị trí đặc biệt tài liệu chẳng hạn nh số trang hay số chơng Một tham chiếu chéo có công dụng giống nh siêu liên kết mà ngời đọc nhấp chọn để nhảy đến vị trí tài liệu Để chèn vào tham chiếu chéo bạn làm theo bớc sau: - Di chuyển trỏ đến nơi mà bạn muốn tham chiếu chéo xuất bắt đầu gõ vào phần đầu tham chiếu ví dô “ Xem trang ” - Chän Cross-Reference tõ menu Insert để hiển thị hộp thoại sau: Chọn dạng văn để nhập vào Chọn Heading, hình mục khác tuỳ thuộc kiểu nhập Chọn dạng tham chiéu Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN - ĐHQG - Hà nội - Sử dụng danh sách Reference Type chọn kiểu mà bạn muốn tạo tham chiếu chéo chẳng hạn chọn Heading bạn thấy danh sách Heading mục For which heading - Chän Heading hay Bookmark tõ danh sách, vị trí tài liệu mà bạn muốn tham chiếu đến - Trong hép tho¹i Insert Reference to chän d¹ng tham chiếu mà bạn muốn hiển thị - Nhấn chọn Insert ®Ĩ chÌn tham chiÕu Chó ý: Sau chÌn vµo tham chiếu chéo Word mở hộp thoại cross reference bạn chèn vào tham chiếu khác Nhấn vào nút close để đóng hộp thoại Tạo siêu liên kết Siêu liên kết bật trang web nhng bạn sử dụng nơi khác Word cách nhanh chóng hỗ trợ di chuyển dễ dàng cho tài liệu đợc hiển thị hình Ta tạo siêu liên kết bên với hay tài liệu với Cách tạo siêu liên kết nh sau: - Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn siêu nối kết xuất hay chọn đoạn văn hình ảnh, mà bạn muốn biểu diễn siêu móc nối - Vào Insert chọn Hyper link nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl + K) Word mở hộp thoại nh hình sau: - Chọn dạng liên kết bạn muốn tạo Existing file or Web page: khác) Liên kết ( tới tài liệu Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN - ĐHQG - Hà nội Place in this Document: Liên kết tài liệu Creat New document : Liên kết tới tài liệu E_mail address: Liên kết đến địa mail - Chọn đờng dẫn đến tệp tin mục cần liên kÕt hép to¹i Or select from list - NhÊn chọn OK Ghi chú: Khi bạn chọn liên kết đến tài liệu hay đến địa mail cách làm có khác chút bạn làm theo hớng dẫn hộp htoại Insert Hyperlink Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội Bài 3: Mailing & Thao tác I Quản lý tËp tin Thay thÕ mét tƯp tin ®· cã Đôi bạn muốn thay tệp tin đà có chẳng hạn, bạn có định viết chồng tệp tin trắng lên tệp tin đà có bạn muốn lu trữ tệp tin với tên, kiểu vị trí tệp tin đà có Cách thực nh sau: Vào Menu File chọn Save as Khi xuất hộp thoại save as Trong phần file name, Word để sẵn tên thuộc tập đó, muốn ghi trùng với tên ghi ô file name bạn cần nhấn chọn Save nhấn enter, Word đa thông báo hỏi bạn có muốn thay phiên thời tệp tin không Nhấp vào Yes để thay tệp tin hành Chú ý: Khi bạn chọn yes tệp tin hiƯn hµnh sÏ thay thÕ cho tƯp tin cị vậy, nội dung tệp tin cũ không tồn Vì vậy, bạn cần lu ý trớc định Bảo mật tệp tin Nếu bạn muốn tránh ngời sử dụng khác không xem tệp tin bạn, bạn định mật cho nó: Chọn Save as từ menu File định tên tệp tin cần thiết Nhấp vào nút Tools chọn Options chọn đến nhÃn Save Trong vïng File sharing options b¹n cã thĨ nhËp vµo hay mËt khÈu  Password to open: Mật để mở muốn mở tƯp tin  Password to modify: MËt khÈu ®Ĩ chèng thay đổi liệu Nhập vào hay mật để bảo mật tệp tin, nhấn Ok để đóng hộp thoại Save options Gõ vào hay mËt khÈu hép confirm vµ nhÊp OK  Ci cïng nhÊp chän Save ®Ĩ lu tƯp tin ã Ngoài thao tác ta bảo mật tệp tin cách dùng back up autorecover Đôi tệp tin bị h vào lúc lu trữ Một thay đổi nguồn điện vào lúc đáng tiếc làm cho tệp tin đọc đợc Để tránh đáng tiêc nh word tạo dự phòng thứ cho tệp tin mà bạn lu trữ Để tạo tệp tin dự phòng cách tự động, bạn kích chọn Always create backup copy hộp thoại Save Tệp tin dự phòng cã cïng tªn víi tƯp tin chÝnh nhng cã thªm backup of đằng trớc tên tệp tin Và dạng tệp tin dự phòng WBK thay DOC Chú ý: Word không tạo tệp tin dự phòng cách tự động bạn chọn Allow fast saves T×m kiÕm mét tƯp tin Cã rÊt nhiỊu cách để tìm kiếm tệp tin, bạn làm việc Word 2000 bạn tìm kiếm tƯp tin b»ng c¸ch chän Find tõ Menu Tools Nhng có cách đơn giản để tìm kiếm file : - KÝch vµo nót Start vµ chän Find tiÕp theo chän File or folders Khi ®ã xt hiƯn hộp thoại: - Gõ tên tệp tin cần tìm kiếm vào ô Named - Trong phần Look in chọn vùng tìm kiếm - Kích vào Find Now để tìm kiếm bạn nhìn thấy kết tìm kiếm phía bên dới Chú ý: Có thể dïng dÊu * ®Ĩ thay thÕ cho mét nhãm kÝ tự ( ví dụ: tìm tất file word bạn gõ *.doc vào ô Named) II Tạo bì th nhÃn Khi bạn đem in tài liệu bình thờng, bạn gặp cố so với in bì th nhÃn nhng Word ®· cã Mailing Label vµ Envelop winzard nh»m gióp cho bạn thực điều dễ dàng in xác lần in ấn Bạn tạo bì th nh tài liệu hay thêm vào th đà có để bạn in đợc lúc Cách tạo nh sau: - Vào menu Tools, chän Envelop and Labels - Trong hép Delivery address: Gõ phần địa muốn gửi tới - Return address: Gõ địa ngời gửi (nếu cần) - Kích chọn nút Options chọn kiểu bì th từ menu Envelop size định lựa chọn khác bạn thích Nhấp vào nút add to document để nhóm bì th với tài liệu hành bạn in tất chúng lúc nhấp chọn Print để in bì th tách biệt III Tạo mục lục mục Tạo chØ mơc ( thêng sư dơng g¾n kÌm víi lƯnh goto) Word tạo mục tự động tài liệu bạn cách thu nhập phần tử vào đánh dấu mục hay bạn thu đợc tất từ hay nhóm từ dựa danh sách mà bạn tạo riêng biệt a) Tạo đánh dấu Để tạo mục văn đà đánh dấu, bạn phải đánh dấu từ hay nhóm từ mà bạn muốn thị danh sách Nếu bạn tạo tài liệu dạng dài tốt nên thực đà hoàn tất tài liệu Các bớc để đánh dấu cho mục nh sau - Chọn văn mà bạn muốn đánh dấu - Nhấp (Alt +Shift + X) để mở hộp thoại Mark Index Entry nh hình Hoặc ta mở hộp thoại cách : Vào Insert chọn Index and table sau nhấn vào nút mark Entry - Nhấp vào nút mark để đánh dấu mục đợc chọn nhấp vào nút Mark all để đánh dấu tất mäi xt hiƯn cđa mơc nµy toµn tµi liƯu - Nhấp chuột Ra hộp thoại để chọn mục khác sau lại kích chọn lại hộp thoại Mark Index Entry để khởi động lại hộp thoại, để bạn đánh dấu lựa chọn, lập lại bớc hoàn tất - Nhấp vào Close ®Ĩ ®ãng hép tho¹i Ghi chó - Mơc Options cđa Mark Index cho phép bạn định vị trí mà mục sẻ đợc in - Mục cross- reference: thêm mục tham khảo chéo vào danh sách chØ mơc thay v× chØ v× sè trang - Mục Curent page: Đây lựa chọn định sẳn báo cho word biết hiển thị trang hành lên mục xuất - Mục Page range bookmarks: Cho phép bạn xác định dÃy trang thay v× chØ mét sè chØ trang cho mét môc chØ môc - Page number format options : Cho phép bạn định dạng riêng lẻ cho mục in đậm hay gạch dới b) Tạo mục Sau bạn đà đánh dấu tất mục mà bạn muốn xuất mục bạn tạo dễ dàng Cách tạo nh sau: Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn chØ mơc cđa nã xt hiƯn, th«ng thêng ta hay lµ ci cđa tµi liƯu  Chän Index and Tables từ Menu Insert word thị lựa chọn Index nh hình: Chọn định dạng từ danh sách Formats Chọn số cột cho bảng mục lựa chọn Colums Chọn lựa chọn bạn thích khác nhấp vào ok word thêm vào mục vào tài liệu bạn Ghi chú: Bạn bổ xung thêm mục cách nh sau: Đánh dấu mục muốn thêm ( Xem mục a) Tạo đánh dấu) Đa trỏ vào mục ấn F9 để thêm mục vào bảng mục Tạo mục lục tự động Word nhanh chóng tạo bảng nội dung tõ mét tµi liƯu bÊt kú cã sư dơng style heading word Word thu thập tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức heading theo thứ tự bảng mục lục Khi bạn tạo bảng mục lục word tạo section điểm chèn đặt bảng mục lục Sau cách tạo bảng mục lục tự động dựa kiểu Heading tài liệu: Chọn tất mục có cấp đặt chúng theo kiểu heading Kiểm tra lỗi tả, văn tính dễ đọc tài lịêu có xác giống nh cách mà bạn mong muốn Đặt điểm chèn điểm mà bạn muốn bảng mục lục xuất (thờng cuối đầu tài liệu) Vào Insert chọn Index and tables để mở hộp thoại Index and table Nhấn chọn nhÃn Table of contents để hiển thị lựa chọn nh hình Chọn định dạng toc phần cuối kiểm tra phần đà xem Nhập vào số khác hép show levels ®Ĩ thay ®ỉi sè mức style heading đợc thêm vào bảng bạn thích Kích chọn Tab leader hay lựa chọn hiển thị số trang bạn thích Nhấn OK để kết thúc Chú ý: Sau tạo bảng mục lục ta thay đổi lại, hay thêm văn vào nó, định dạng lại dòng hay từ xác định hay thực thay đổi tổng quát biến hình dạng cách thay đổi style Thêm mục vào bảng mục lục Bạn thêm mục khác vào bảng mục lục Khi bạn thêm mục khác, bạn xác định mục bảng mục lục cách thêm nhiều style vào danh sách style để Word nhận mục bảng mục lục Để mở rộng bảng mục lục cách thêm stytle nh sau: ã Chọn tất mục muốn thêm vào bảng mục lục đặt cho theo dạng style ã Chọn Index and Tables từ menu Insert chọn nhÃn Tables Of Contents cần ã Nhấn chän Options b¹n sÏ thÊy hép tho¹i Tables Of ContÐnt nh sau: Thêm hay loại bỏ Style bảng Nhập vào mức để chứa văn với style ã Cuộn danh sách bạn tìm thấy bạn cần thêm vào bảng mục lục ã Gán số cho mức bảng mục lục cho style mà muốn sử dụng, mét dÊu check sÏ xt hiƯn kÕ bªn tªn style • NhÊn chän OK ®Ĩ trë vỊ trang Table Of Contents ã Nhấn OK, sau chọn Yes Word hỏi bạn muốn thay phần bảng mục lục đà chọn Định dạng lại bảng mục lục Để thực thay đổi với tất danh sách bảng mục lục đợc định dạng style đặc biệt để đảm bảo thay đổi bạn tạo bảng mục lục Cách thay đổi nh sau - Chọn phần mơc lơc - Vµo Insert chän Index and Tables - Nhấn chọn Modify Word thị hộp thoại style nh hình bên: - Chọn lục mà style bảng mục bạn muốn thay đổi từ danh sách kích chuột vào Modify Bạn thấy hộp thoai modify style nơi bạn muốn thay đổi tính chất style - Thay đổi style chọn OK để trở hộp thoại style Chọn OK OK lần Word hỏi bạn muốn thay bảng mục lơc ®· chän Sư dơng kü tht Mail Merge ( Trộn tài liệu) Khi bạn gửi thông báo cho nhiều ngời Mail Merge cách giúp bạn thực điều Microsoft Word tự động kết hợp tài liệu văn bản, địa thông tin khác để tạo dạng th chuyên nghiệp, nhÃn th sản phẩm khác Cách thùc hiÖn nh sau:  Chän Mail Merge tõ menu Tools Word sÏ më hép tho¹i Mail Merge Helper nh sau: Nhấp chọn nút Creat để tạo tài liệu chính, dạng tài liệu nh sau: ( vÝ dô: Mét tê giÊy mêi) Form letter: Cho phÐp tạo th, thiệp mời , hoá đơn hay dạng tài liệu khác mà bạn muốn nhằm in tài liệu tơng ứng với mẫu tin data source Mailing Labels: Cho phÐp t¹o nh·n hay dạng tài liệu khác có chứa khối liệu lặp lại trang chẳng hạn nh tên Envelopes: Bạn muốn tạo th tơng ứng với mẫu tin Data source Catalog: Bạn muốn tạo danh mục khách hàng, số điẹn thoại Chọn Active Windows bạn đà thiÕt kÕ tµi liƯu chÝnh, chän New Main document nÕu bạn cha tạo tài liệu Nhấp vào nút Get Data ®Ĩ chän Data source ( vÝ dơ: Danh sách khách mời) Bạn tạo tài liệu từ đầu mở tài liệu đà có sẵn ( Xem cách chọn tạo bên dới) Nhấn chọn Edit main document để trộn tài liệu Thêm trờng Merge vào tài liệu cách sử dụng nút lệnh Insert merge field c«ng Mail Merge * Chän View merge data công cụ Mail Merge để xem tài liệụ (nút có biểt tợng chữ ABC) * Một số nút lệnh khác công cụ Mail Merge Previous Record: Nhẩy ghi trớc Next Record: Tiến thêm ghi First Record: Nhẩy ghi Last Record: NhÈy vỊ b¶n ghi ci cïng Merge to Printer: In tµi liƯu võa trén Merge to New Document: Chun tµi liƯu võa trén sang mét tµi liƯu Word Chọn Data source Trớc bạn Merge trờng vào tài liệu bạn phải chọn Data source để Word biết nơi cần phải lấy thông tin để merge Để chọn Data source bạn nhấp vào nút Get data hộp thoại Mail Merge chọn lựa tài liệu chính, có hai cách để b¹n chän nh sau: T¹o mét data source míi - Chọn Mail Merge từ menu Tools để mở hộp thoại Mail Merge Helper cần - Nhấp vào nút Get data chọn Creat data source Khi Word mở hộp thoại sau: Gõ vào tên cột cho Data source Loại bỏ cột không cần thiết tài liệu Các trờng xây dựng sẵn Thay đổi vị trí trờng danh sách Chú ý: Tên trờng không đợc để dấu cách ( dấu Space) - Sau bạn đà lấy đầy đủ trờng vào bảng bạn nhấn chọn OK - Gõ vào tên tệp tin nhấn chọn Save để ghi tệp tin Khi Word hỏi bạn có muốn thêm mẫu tin vào Data source không - Nhấn chọn Edit Data source để mở hộp thoại Data Form để nhập thông tin cho bảng Chú ý: Khi bạn muốn nhập nhiều ghi kích chọn nút add new sau lần nhập song ghi - Nhấn chọn OK Sử dụng tài liệu đà có sẵn - Bạn cã thĨ më mét tƯp tin Data source ®· cã bạn bắt đầu thực đề án Merge hay thay đổi tài liệu Data source sang tài liệu đề án Merge Để thực mở tài liệu đà có sẵn bạn làm theo bớc sau: - Mở hộp thoại Mail Merge Helper nhấn vào nót Get Data vµ chän Open Data Source - Chän tài liệu Data source chọn Open Chú ý: Bạn hoµn toµn cã thĨ më mét tƯp tin Data source tõ mét b¶ng tÝnh Excel hay mét b¶ng CSDL access… VI In Ên Sư dơng lùa chän In cao cấp Để in bạn cần thực nh phần tin học văn phòng vào menu File chọn Print nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + P Khi xuất hộpthoại sau: Chän thuéc tÝnh cho m¸y in Chän m¸y in khác có Chọn số in Định dÃy trang in Chọn in trang chăn, le, 6.Chọn cách in mặt giấy Scale to paper size: Tự động phóng to hay thu nhá tµi liƯu cho võa víi cì giấy Quản lý điều khiển in - Khi bạn gửi công việc tới máy in bạn bật tính Background Printing Word gửi công việc đến hàng đợi bạn, bạn cã thĨ quan s¸t cưa sỉ nh sau: - Cưa sổ hàng đợi hiển thị tài kiệu cha đợc in, thông tin tài liệu - Khi bạn có nhiều tài liệu hàng đợi tài liệu đợc in theo thứ tự từ xuống dới Bạn tổ chức lại hàng đợi cách kéo lên tren xuống dới danh sách * Để dừng hay ngừng việc in bạn chọn tài liệu ®ã vµ chän: Dõng viƯc in: Chän Pause Printing tõ Menu Document Ngng ( hủ) viƯc in: Chän Cancel Printing tõ menu Document * §Ĩ tiÕp tơc viƯc in : Chän tµi liƯu vµ chän Resume Printing tõ menu Document Để ngừng hay in lại toàn chọn Pause Printing hay Resume Printing tõ menu Printer Lµm trèng toµn bé hàng đợi in, chọn Purge Print Document từ menu Printer ... mục ấn F9 để thêm mục vào bảng mục 2 Tạo mục lục tự động Word nhanh chóng tạo bảng nội dung từ tài liệu cã sư dơng style heading cđa word Word thu thËp tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức... nã đà giải thích Dới số lựa chọn vïng Apply as you type Heading: Word sÏ tù động áp dụng kiểu Heading bạn tạo đoạn Borders : Word thêm border vào đoạn bạn gõ vào ba dấu (-), (_) hay (=) liên... thờng theo sau hai khoảng trống) kết thúc Enter Word áp dụng định dạng danh sách Bullet 3.2 Sử dụng Autoformat tài liệu đà hoàn tất Khi bạn báo cho Word biết để thực Autoformat tài liệu đà có áp