GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG POWER POINT

Slide PowerPoint tuyệt đẹp – Kĩ trình bày POSTED ON 12/03/2013 PowerPoint Đẹp – Bài viết hữu ích cho quan tâm đến PowerPoint, đặc biệt giảng viên thuyết trình viên chuyên đứng bục giảng đào tạo Đây qui ước nguyên tắc chung thiết kế PowerPoint đẹp chuyên nghiệp Trong hội nghị khoa học ngày, khán giả trung bình phải nhìn nghe từ 300 đến 500 slide Đó số lượng lớn, khó nhớ hết Mục tiêu người đứng bục phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề nhanh, “tiêu hóa” thơng tin nhanh ý vào báo cáo (Kĩ trình bày) Ngun tắc chung chữ, tốt Ít chữ có nghĩa người nghe tập trung vào tác giả nói (thay viết) Cố nhiên, tác giả không đọc slide Cẩn thận với PowerPoint Nếu có 20 hộp sơn, không tự nhiên trở thành họa sĩ Tương tự, có 20 slides, khơng hẳn có báo cáo – mà loạt slides Để có báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập nhiều Một vấn đề PowerPoint tính đồng dạng Ba đặc điểm sau làm cho báo cáo khó theo dõi: Những slide có format giống Dùng điểm bullet slide Dùng màu Mỗi slide cần phải có tựa đề Đặc điểm 1-3 làm cho người theo dõi mệt mỏi, lặp lặp lại nhiều lần Nếu được, cố gắng sáng chế nhiều màu khác để dùng nói chuyện; khơng có nhiều màu nền, dùng màu đơn giản Tựa đề slide giống bảng đường Bảng đường dẫn dắt câu chuyện cách logic lí thú Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho slide cho đơn giản đủ để khán giả biết đâu câu chuyện Sau vài hướng dẫn cho cách soạn slide Mỗi slide nên trình bày ý tưởng Đây điều quan trọng: slide nên trình bày ý tưởng, khơng nên nhồi nhét ý tưởng vào slide Do đó, tất bullet, liệu, biểu đồ slide nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng Ý tưởng slide thể qua tựa đề slide Nếu tựa đề slide không chuyển tải ý tưởng cách nhanh chóng, diễn giả phải tốn giải thích làm loãng hay làm cho khán giả lơ đãng vấn đề Slide trình bày theo cơng thức n x n Một slides có nhiều chữ (text) làm khán giả khó theo dõi ý tưởng bị lỗng Mỗi slide, có chữ, nên tn thủ theo cơng thức “n by n” Cơng thức có nghĩa định slide có dòng chữ dòng nên có chữ Một slide khơng nên có q dòng chữ (n < 7) Viết slide theo công thức telegraphic Giữa đọc nghe, làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời đọc, đọc đòi hỏi nỗ lực nghe Nếu diễn giả soạn slide với nhiều chữ, khán giả đọc không nghe Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe đọc (vì họ đọc báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn) Do đó, soạn slide ngắn gọn giúp khán giả tiêu đọc dành nhiều lắng nghe diễn giả Cách viết slide tốt cách viết telegraphic Đó cách viết ngắn gọn, phóng viên đặt tựa đề tin Nói cách khác, cách viết khơng tn theo văn phạm Anh ngữ, khơng cần phải có câu văn hoàn chỉnh Cụ thể tránh dùng mạo từ (the, a/an) cố gắng viết ngắn, bỏ chữ không cần thiết Ngoài ra, cố gắng chọn chữ ngắn nhất, câu văn ngắn (nếu có thể) Chẳng hạn như: Thay viết Thì nên viết Regarding On However But Furthermore Also Consequently So Necessary Needed Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn sau: Thay viết Thì nên viết We needed to make a comparison of x and y We needed to compare x and y There is a possibility that X will fail X may fail Evaluating the component Evaluating components The user decides his/her settings Users decide their settings The activity of testing is a laborious process Testing is laborious No need for the following No need for Various methods can be used to solve this problem such as Methods: Dùng bullet Bullet thường hay sử dụng nói chuyện powerpoint, cần phải cân nhắc không nên dùng nhiều bullet nói chuyện Ngun tắc khơng lặp lại từ bullet Ví dụ, thay viết The advantages of using this system are • it will enable researchers to limit the time needed in the laboratory • it will help researchers to find the data they need • it will permit researchers to produce more accurate results nên viết ngắn gọn sau: Advantages for researchers: • limits lab time • finds relevant data • produces more accurate results hay chí đơn giản chuyên nghiệp hơn: The system enables researchers to ➢ limit lab time ➢ find relevant data ➢ produce more accurate results Dùng biểu đồ hình ảnh Người xưa có câu “một hình có giá trị hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng biểu đồ Thật vậy, thường nhớ biểu đồ nhớ bảng số liệu chi chít Chúng ta dễ cảm nhận có ấn tượng với biểu đồ số Biểu đồ có giá trị lâu, người ta thường trích dẫn biểu đồ hội nghị khoa học Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ cách trình bày biểu đồ cách có ý nghĩa Có nhiều dạng biểu đồ dạng áp dụng cho tình cá biệt Một số hướng dẫn chung tóm lược sau: Loại biểu đồ Mục đích Tối đa Hình tròn (Pie chart) Phần trăm, cấu – slides Biều đồ (bar chart) Dùng để so sánh, tương quan, xếp hạng – slides Biểu đồ tán xạ (scatter plot) Mô tả biến đổi theo thời gian, mối tương quan – slides Bảng số liệu So sánh số liệu cột dòng Hình ảnh cartoons Minh họa – slides Trong biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải ý định danh đơn vị trục hoành trục tung Biểu đồ hay bảng số liệu nên thiết kế cách đơn giản “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), khơng nên q tham vọng làm lỗng chủ đề hay điểm nói chuyện Nên tránh dùng hình hoạt họa, hình ảnh làm giảm trang trọng nói chuyện Hình hoạt họa dùng khơng chỗ cách làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thơng điệp nói chuyện Font cỡ chữ Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ khơng có chân (sans serif) nhóm có chân Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v Nhiều nghiên cứu tâm lí font chữ sans serif thường dễ đọc Người đọc tiêu thời gian để đọc font chữ Arial Times hay Times New Roman Chính mà “đại gia” internet Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v dùng font chữ Arial, hay font tương tự Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên Nếu dùng font chữ với cỡ