- Chän Letters , nhÊn Next : starting document, chän Use the current document ( Tµi liÖu hiÖn hµnh ), nhÊn next select recipients, chän Use an existing list sau ®ã nhÊn nót Brow sau ®ã c[r]
(1)Chơng 5 Các chức khác
5.1 tìm kiếm thay thế
5.1.1 Tìm kiếm: §Ĩ t×m kiÕm mét hay mét nhãm tõ ta thùc hiÖn nh sau:
Chän menu Edit – Find hay nhắp tổ hợp phím Ctrl F Nhập nội dung cần tìm
khung Find What, cã thĨ nhËp dÊu tiÕng ViƯt nhng chØ hiĨn thÞ m·
Khung Search: Xác định khoảng tìm kiếm
Chän môc Match Case nÕu muèn trình tìm kiếm có phân biệt chữ hoa thêng Chän môc Find whole words
only: Để qui định nội dung từ riêng biệt thành phần từ lớn
Nhắp nút Find next bắt đầu tìm, sau tìm thấy Word đánh dấu từ tìm đợc văn bản, muốn tìm tiếp nhấn nút Find next , nhấn nút Cancel để kết thúc
5.1.2 Thay thÕ:
Chän menu Edit – Replace hay nhắp tổ hợp phím Ctrl H
Nhập nội dung cần tìm khung Find What, cã thĨ nhËp dÊu tiÕng ViƯt nhng chØ hiĨn thÞ m·
NhËp néi dung mn thay thÕ khung Replace With
Nhắp nút Find next để bắt đầu tìm, tìm thấy từ bị đánh dấu
Để thay từ vừa tìm thấy nhắp vào nút Replace, thay hết từ nhắp nút Replace All Sau thay xong word xuất thông báo đề nghị nhắp OK để chấp nhận
(2)5.2 di chuyển nhanh đến trang văn bản
Vµo menu Edit – Go to
Chän môc Page khung Go to what
Nhập số trang cần di chuyển tới khung Enter page number Có thể nhập dấu “+” hay “-“ trớc số trang để di chuyển xuống hay lên trang tính từ trang hành
Nhắp nút Next để di chuyển Nhắp Close để đóng lại
5.3 trén th
Mail merge chức lắp ghép nội dung từ tập tin văn thành tập tin thø 3
hay pha trộn tới đâu in tới Chức thuận lợi ta muốn gửi th mời, giấy báo nhập hc
Để thực in trộn cần phải cã tËp tin:
TËp tin chÝnh (main document) chứa nội dung văn muốn in ra
Tập tin liệu (data document) bảng mà dòng chứa tiêu đề cho cột
số liệu tơng ứng (header recorrd) có trờng (Fields name) phải dòng đầu văn bản, dòng lại chứa số liệu chi tiết gọi mẫu tin (data record ), data record chia đến nhiều trờng (Field)
Ví dụ : Tập tin đăng ký học trung tâm tin học nh sau :
STT HOTEN DIACHI LOPHOC NGAYHOC
1 Ngun ThÞ Anh 12 Trần Hng Đạo Căn Bản 05/09/2000
2 Trần Văn Danh 1B Trần Q Khải Worrd 10/09/2000
3 Lê Thị Thanh Lê Thánh Tôn Excel 15/09/2000
Cách thùc hiÖn:
+ Tạo tập tin liệu ghi vào đĩa + Tạo tập tin chính:
Mở file (nếu khởi động Word có sẵn file trắng, khơng dùng lệnh File – New, hay nhấn Ctrl – N hay nhắp vào biểu tợng New thanh công cụ để tạo file
§èi víi word 97 hay word 2000 ta thùc hiÖn nh sau :
(3) Chọn Create mục 1- Main Document để chọn dạng tập tin chính, có thể chọn mục sau tùy theo yêu cầu:
From Letters: T¹o mÉu th Mailing Labels: T¹o nh·n th Envelopes: Tạo phong bì Chọn Get data :
Chọn Open Data Source tập tin liệu có sẵn hộp hội thoại Open Data Source xuất để ta chọn tập tin liệu nguồn
Chọn Create Data Source : Nếu tập tin liệu nguồn cha đợc tạo, hộp hội thoại Create Data Source xuất để ta nhập liệu
Nhấn nút Close để trở hình soạn thảo tập tin phải thấy thanh cơng cụ mail merge nh sau :
View merge data Check for Error First Mail Merge Helper Merge to New Document
Previous Next Last edit data
Merge to print Source Merge mail Find record - View Merge Data: Dùng để trộn thử với record tập tin liệu nguồn,
muốn thử trộn với ghi trớc, sau, đầu, cuối ta nhắp vào nút : Previonus, Next, First, Last
- Mail Merge Helper: Trở lại hình hớng dÉn Mail Merge Helper - Check error: Thùc hiÖn trén thử xem có lỗi không
- Merge Mail to Document: Thực trộn chứa kết lên hình để sau lu kết vào tập tin đĩa
- Merge to Print: Thùc hiÖn trộn in kết giấy
- Merge Mail: Bao gồm biểu tợng Merge Mail to Document Merge to Print - Find record: Tìm record
- Edit Data Source: trở lại hình tËp tin nhËp d÷ liƯu
Trên tập tin chính, muốn lấy liệu từ tập tin liệu, ta đặt trỏ nơi muốn đa liệu tập tin liệu vào, nhắp chọn mục Insert Merge Field công cụ Merge Mail để chọn trờng cần chèn vào
§èi víi word 2003 ta thùc hiÖn nh sau :
(4)- Chọn Letters , nhấn Next : starting document, chọn Use the current document ( Tài liệu hành ), nhấn next select recipients, chọn Use an existing list sau nhấn nút Brow sau chọn tập tin liệu tạo trớc :
Nhấn nút Select All – OK, Sau nhấn nút Next : Write your letters Tiếp theo
nhấn nút Next Preview your letters, cuối nhấn nút Next : Complete the merge để kết thúc Khi xong nhấn dấu (X) phía bên phải để đóng hộp thoại Mail Merge để giải phóng hình
NÕu c«ng Mail merge cha lên ta bật lên cách : Vào menu View Toolsbard chọn Mail merge
- Muốn chèn trờng vào thực nh word 2000, để trỏ nơi cần chèn, nhấn nút Insert merge Field, chọn trờng cần chèn vào, nhấn nút Insert để chèn vào
C¸c thao t¸c kh¸c nh word 2000