PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TẠI MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TẠI MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Nhóm thực Lớp K21- Ngày 3- Nhóm Thành viên: Trần Văn Cường Võ Minh Đăng Đặng Thị Thu Hương Nguyễn Thị Phượng Nguyễn Thị Su Sê Nguyễn Hữu Tín Nguyễn Thị Trang Trần Ngọc Uyển Nguyễn Thị Anh Vân 10 Trần Thị Thùy Vân NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHƯƠNG I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm quản trị 1.2 Các chức quản trị 1.3 Chức hoạch định 1.4 Chức tổ chức 1.5 Chức điều khiển 1.6 Chức kiểm soát 15 CHƯƠNG II- GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK 18 2.1 Microsoft 18 2.2 Toyota 19 2.3 Vinamilk 21 CHƯƠNG III- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH TẠI MICROSOFT, TOYOTA & VINAMILK 23 3.1 Chức hoạch định Microsoft 23 3.2 Chức quản trị Toyota 25 3.3 Chức hoạch định Vinamilk 27 3.4 So sánh chức hoạch định Microsoft, Toyota Vinamilk 27 CHƯƠNG IV- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK 31 4.1 Chức tổ chức Microsoft 31 4.2 Chức tổ chức Toyota 33 4.3 Chức tổ chức Vinamilk 39 4.4 So sánh chức tổ chức Microsoft, Toyota Vinamilk 40 CHƯƠNG V- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN TẠI MICROSOFT, TOYOTA & VINAMILK 43 5.1 Chức điều khiển Microsoft 43 5.2 Chức điều khiển Toyota 45 5.3 Chức điều khiển Vinamilk 47 5.4 So sánh chức điều khiển Microsoft, Toyota Vinamilk 47 CHƯƠNG VI- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TẠI MICROSOFT, TOYOTA & VINAMILK 53 6.1 Chức kiểm soát Microsoft 53 6.2 Chức kiểm soát Toyota 54 6.3 Chức kiểm soát Vinamilk 56 6.4 So sánh chức kiểm soát Microsoft, Toyota Vinamilk 57 KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC I Vị trí thương hiệu xe bảng xếp hạng năm 2011 .59 PHỤ LỤC II- Tình thất bại Toyota 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 GIỚI THIỆU Quản trị khoa học, đồng thời nghệ thuật Khoa học quản trị giúp biết lý thuyết cách có hệ thống vận dụng để giải vấn đề thực tiễn, không dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân Nghệ thuật quản trị khả nhà quản trị vận dụng linh hoạt sáng tạo lý thuyết vào thực tiễn, tân dụng hội, nắm bắt thời sử dụng kinh nghiệm, biết kết hợp trực giác với hiểu biết khoa học Đóng vai trị tảng quản trị chức quản trị Nhà quản trị thực chức quản trị để đạt đến mục tiêu tổ chức Nhằm góp phần làm rõ tính khoa học, nghệ thuật nghệ quản trị, nhóm lựa chọn đề tài “Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk” làm đề tài tiểu luận mơn Quản trị học Microsoft, Toyota Vinamilk ba cơng ty có lịch sử hoạt động lâu đời, nên phương pháp quản trị định hình, đồng thời ba cơng ty đại diện cho ba văn hóa khác nhau, ba ngành nghề kinh doanh khác nhau, ba quy mô hoạt động khác Do vậy, việc lựa chọn ba cơng ty giúp cho tiểu luận trình bày nhìn bao quát đa dạng thực tiễn hoạt động quản trị Trong trình thực đề tài, nhóm sử dụng tảng lý thuyết từ Giáo trình Quản trị học Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, tài liệu tham khảo thực tiễn hoạt động quản trị công ty tiến hành nghiên cứu (Microsoft, Toyota Vinamilk) Đồng thời, nhóm nhận nhiều ý kiến đóng góp từ tập thể lớp K21- Ngày TS Nguyễn Hải Quang Nhóm xin ghi nhận chân thành cám ơn ý kiến q báu TpHCM, tháng 02- 2012 Nhóm 1- Lớp Cao học Ngày – K21 Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Kinh tế TphCM Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk CHƯƠNG I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm quản trị Có nhiều cách định nghĩa khác quản trị Theo Mary Parke Follett: “Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người khác” Định nghĩa cho nhà quản trị đạt mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho người khác thực khơng tự hồn thành cơng việc Koontz O’Donnell viết : “Có lẽ khơng có lĩnh vực hoạt động người quan trọng công việc quản lý, nhà quản trị cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định” Phát biểu nhấn mạnh đến cần thiết phải thiết kế máy quản lý hữu hiệu để điều hành, phối hợp hoạt động toàn tổ chức hướng tới mục tiêu đề Một định nghĩa khác James Stonner Stephen Robbín: “Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra” Robert Kreitner đa định nghĩa quản trị rõ ràng: “Quản trị tiến trình làm việc với người thông qua người nhằm đạt mục tiêu tổ chức môi trường thay đổi Trọng tâm trình sử dụng hiệu nguồn lực có giới hạn” Trong định nghĩa trên, nhận thấy: - Quản trị hoạt động cần thiết khách quan người làm việc với - Quản trị hoạt động hướng mục tiêu (có mục đích) - Quản trị sử dụng có hiệu nguồn lực để đạt mục tiêu - Con người đóng vai trị quan trọng quản trị Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk - Hoạt động quản trị chịu tác động môi trường biến đổi không ngừng 1.2 Các chức quản trị Có nhiều ý kiến khác phân chia chức quản trị: Vào thập niên 30, Gulick Urwick nêu bảy chức quản trị: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Nhân (Staffing), Chỉ huy (Directing), Phối hợp (Coordinating), Kiểm tra (Reviewing) Tài (Budgeting); viết tắt chức thành công thức tiếng POSDCORB Henri Fayol đưa năm chức hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp kiểm tra Những năm cuối thập niên 80 trở lại đây, nhà khoa học quản trị Mỹ có bàn luận số chức quản trị bốn hay năm chức Gần tác phẩm quản trị tác giả James Stoner Stephen Robbins chia chức quản trị thành bốn chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm sốt Nhìn chung, phân biệt bốn hay năm chức ý kiến khác biệt quản trị nhân Trong tiểu luận này, quản trị chia làm bốn chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm soát 1.3 Chức hoạch định Hoạch định trình ấn định mục tiêu, xây dựng chọn lựa biện pháp tốt để thực có hiệu mục tiêu Tất nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp làm công việc hoạch định Hoạch định vạch đường để tới mục tiêu mà giải pháp để giảm thiểu rủi ro xảy trình hoạt động tổ chức 1.2.1 Tác dụng hoạch định: - Tạo tư có hệ thống để tiên liệu tình quản trị - Phối hợp nỗ lực tổ chức trình thực mục tiêu - Tập trung vào mục tiêu tránh lãng phí - Tạo hợp tác phối hợp cá nhân phận tổ chức - Tăng độ linh hoạt thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi - Phát triển tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu 1.3.2 Mục tiêu- tảng hoạch định Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Sứ mạng (Mission): Sứ mạng tuyên bố lý tồn tổ chức, xác định phạm vi hoạt động kinh doanh tổ chức Sứ mạng mô tả khát vọng, giá trị lý hữu tổ chức Nội dung sứ mạng thường rõ khách hàng, thị trường hướng nỗ lực mong đợi Một sứ mạng tốt tảng quan trọng cho việc thiết lập mục tiêu kế hoạch cách có hiệu Chính lẽ đó, trước hoạch định mục tiêu kế hoạch hoạt động nhà quản trị phải nhận thức sứ mạng tổ chức Tầm nhìn (Vission): Tầm nhìn đồ lộ trình công ty dự định để phát triển tăng cường hoạt động kinh doanh Tầm nhìn vẽ tranh nơi mà công ty muốn đến cung cấp dẫn hợp lý cho việc đến đâu Mục đích tầm nhìn để tập trung làm sáng tỏ: (1) Phương hướng tương lai công ty; (2) Những thay đổi sản phẩm, khách hàng, thị trường công nghệ cơng ty để hồn thiện: vị thị trường tại, triển vọng tương lai Mục tiêu (Goal/ Objective): Những trạng thái cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt khoảng thời gian định Mục tiêu phương tiện để thực sứ mạng tổ chức Qua thời gian mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực sứ mạng tổ chức Trong trình hoạt động tổ chức có nhiều mục tiêu 1.4 Chức tổ chức Nội dung chức tổ chức xem xét bao gồm việc phân chia hình thành phận tổ chức, xây dựng cấu tổ chức nhằm xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phận, sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền, ủy quyền quản trị Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức; (5) Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên đơn vị Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk 1.4.1 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức Có nguyên tắc Thống huy: Mỗi thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp Gắn với mục tiêu: Bao máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp Cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tiết kiệm chi phí Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên ngồi nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Nguyên tắc an toàn tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả chịu tác động bên môi trường bên giới hạn định Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk 1.4.2 Các cấu tổ chức 1.4.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 1.4.2.2 Cơ cấu tổ chức chức Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Điều dựa sở người thường định hướng thị giác Tất thông tin cần thiết để định phức hợp phải thể khổ giấy A3 – phần then chốt q trình tới trí với định phức tạp Một lợi điểm giúp Toyota thu thập thơng tin, ý kiến cho q trình định họ tổ chức họp hiệu Các yêu cầu cần có trước họp: phải có mục tiêu rõ ràng trước họp, họp người, người họp phải chuẩn bị trước, chia sẻ thông tin trước giải vấn đề, bắt đầu kết thúc giờ, sử dụng hình ảnh trợ giúp (khổ A3) hiệu 5.3 Chức điều khiển Vinamilk 5.3.1 Lãnh đạo : Phong cách lãnh đạo dân chủ : phân cấp quản lý , qui định mức thẩm quyền cho nghiệp vụ cụ thể , bao gồm nghiệp vụ thuộc thẩm quyền HĐQT Quan tâm đến người : nhân viên mắc xích quan trọng phát triển công ty , tôn trọng , lắng nghe , chia sẻ 5.3.2 Động viên : Về mặt vật chất: Trả lương tương xứng với lực , áp dụng chế độ thưởng cổ phiếu Hỗ trợ phương tiện lại , bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên Vạch đường phát triển nghề nghiệp , tạo chương trình đào tạo giúp nâng cao hiệu làm việc , hoàn thiện kỹ , kiến thức Về mặt tinh thần: Tạo hội phát triển , xây dựng môi trường làm việc thân thiện , an tồn , cởi mở 5.3.3 Thơng tin Vinamilk có hệ thống email tồn cơng ty, thơng tin trao đổi qua email ngày phát triển Bên cạnh đó, nhân viên thường xuyên có sinh hoạt bên ngoài, chia sẻ cho kinh nghiệm, kỹ 5.4 So sánh chức điều khiển Microsoft, Toyota Vinamilk 5.4.1 Phong cách lãnh đạo 47 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Phong cách lãnh đạo Microsoft, Toyota Vinamilk thuộc nhóm phong cách lãnh đạo dân chủ, nhiên kiểu dân chủ thể công ty lại khác Microsoft: Lãnh đạo tham gia tranh luận đóng góp ý kiến cho vấn đề 11 Toyota: Lãnh đạo “khơng khí”12 Vinamilk: Lãnh đạo tập thể 13 Bàn luận: Sự khác kiểu dân chủ phong cách lãnh đạo Microsoft, Toyota Vinamilk chủ yếu văn hóa khác Microsoft đại diện cho văn hóa Phương Tây, dân chủ thể chỗ tiếp thu ý kiến người khác, 11 Bill Gates ln tham gia vào định mang tính chiến lược vấn đề quản lý chủ yếu Microsoft giữ vai trò chủ chốt phát triển công nghệ, sản phẩm Ở Microsoft, sáng thứ bẩy hàng tuần, Bill thường dành tiếng mời vị phó chủ tịch đến, nghe trình bày “thọc” vào chi tiết dự án Bill đặc biệt quan tâm hiệu suất công việc Bill giữ kiểm soát tới phận thơng qua phó chủ tịch cơng ty 12 Các ông chủ Nhật nâng tinh thần tập thể lên cách hịa với đồng nghiệp, đặt tập thể lên cá nhân, qua đạt vị trí cao nhất, lãnh đạo đồn kết khơng mệnh lệnh Ơng chủ người Nhật ln khiêm tốn nhã nhặn Họ thích so sánh việc lãnh đạo với "khơng khí" - cần thiết cho sống khơng nhìn thấy dường khơng tồn Họ nâng tinh thần tập thể lên cách hồ với đồng nghiệp, đặt tập thể lên cá nhân, qua đạt vị trí cao nhất, lãnh đạo dồn kết khơng mệnh lệnh Khơng có lạ mà người lãnh đạo ngồi im lặng phần lớn họp, cấp họ sôi thảo luận, tán thành không tán thành sách Nghệ thuật lãnh đạo phải hiểu tâm tư người điều khiển họ uy lực 13 Tại Vinamilk, định thông qua hội đồng quản trị công ty Do cơng ty có 50% vốn nhà nước nên quyền định không thuộc cá nhân mà phải định chung tập thể 48 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk việc định tự thân Do vậy, lãnh đạo Microsoft tiếp thu ý kiến nhân viên, đồng thời tham gia tranh luận để nêu lên kiến mình, cuối việc định chịu trách nhiệm định thân nhà lãnh đạo Cịn Toyota Vinamilk lại mang phong cách Phương Đông, nên ý kiến tập thể đóng vai trị cao việc định, kiểu dân chủ Toyota Vinamilk lại hướng đến đồng thuận, tập thể nhiều 5.4.2 Sử dụng sức ép lãnh đạo Microsoft: Để cá nhân tự kiểm sốt 14 Toyota: Sử dụng chuẩn mực đạo đức xã hội tạo sức ép vơ hình15 Vinamilk: Sử dụng tiêu chuẩn đánh giá công việc làm sức ép Bàn luận: Sự khác việc sử dụng sức ép lãnh đạo Microsoft, Toyota Vinamilk nguồn gốc văn hóa Microsoft thể văn hóa Phương Tây, nơi tơn trọng quyền tự cá nhân, trình độ nhận thức cá nhân mức độ cao đồng đều, việc để cá nhân tự kiểm sốt (cũng việc quan tâm đến người) lại phương pháp hiệu để quản lý công việc, lãnh đạo tập thể Cịn Toyota, đại diện văn hóa Nhật 14Tại Microsoft có cách nhìn nề nếp làm việc công ty độc đáo Công ty giả thiết tất nhân viên thông minh dựa nhân viên mà đưa định thông minh nhân viên khơng làm cơng ty giải riêng với nhân viên thay áp đặt quy tắc không cần thiết lên tất người Microsoft thực thi nguyên tắc đừng tạo quy định người ta không định tuân theo đây, quy tắc đề khơng nhiều, nhân viên nhớ hết tuân thủ chúng 15 Những chuẩn mực đạo đức xã hội, đạo đức doanh nhân ( trách nhiệm đặt tình cảm ) tạo sức ép vơ hình lên tất khiến người phải xác định bổn phận muốn có chỗ đứng tổ chức Điều rõ ràng đến mức tiếp xúc với nhân viên người Nhật nhiều người nước cảm thấy họ tận tụy kín kẽ, có trục trặc lỗi thuộc người Nhật Bản 49 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Bản, văn hóa đề cao giá trị chuẩn mực xã hội, người Nhật Bản có niềm tự hào đất nước họ nói chung, cơng ty nơi họ làm việc nói riêng, có tinh thần cống hiến Do vậy, việc đề cao chuẩn mực xã hội giúp cho cá nhân tự nguyện theo đường công ty, phương pháp lãnh đạo phù hợp Còn Vinamilk, công ty Việt Nam, tiếp thu ảnh hưởng nhiều văn hóa, nên sử dụng áp lực cơng việc làm sức ép 5.4.3 Sử dụng môi trường làm việc tốt phần động viên Microsoft: Tạo cảm giác thoải mái nơi làm việc cộng đồng 16 Toyota: Công ty 17 16 Microsoft tạo cho tất nhân viên làm việc thức có văn phịng riêng mình, cịn người làm việc hay thực tập nội trú dùng chung văn phịng thay cho phịng riêng cho người Trong đó, tất người có khơng gian riêng tư Đó họ Họ đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng làm việc Khơng có luật quy định ăn mặc Microsoft Thay cho comlê carvat mà ta thấy công ty khác, Microsoft, mùa hè, lại thấy kiểu áo cộc, áo phông thứ khác Cũng vậy, tin MicroNews cơng ty có đưa lời thơng báo chân đất nơi chấp nhận được, chí vào qn cafe Tóm lại, làm việc nhà bạn mặc nhân viên mặc theo cách chỗ làm việc Mặc dù chưa thấy mặc đồ tắm để làm việc, điều chấp nhận 17 Điều thể phương diện: - Mọi thành viên gắn kết với tinh thần chia xẻ trách nhiệm hệ thống quyền lực " Tổ chức thuyền vận mệnh, mái nhà chung " Anh làm cho tổ chức quan trọng anh - Sự nghiệp lộ trình cơng danh nhân viên gắn với chặng đường thành cơng doanh nhân Mọi người sống doanh nhân, nghĩ doanh nhân, vui buồn với thăng trầm doanh nhân Triết lí kinh doanh hình thành ln sở đề cao ý nghĩa cộng đồng phù hợp với chuẩn mực xã hội, hướng tói giá trị mà xã hội tơn vinh Đã có thời người ta hỏi làm đâu hỏi gia đình Sự dìu dắt lớp trước lớp sau, gương mẫu người lãnh đạo làm cho tinh thần cộng đồng bền chặt Trong nhiều chục năm chế độ tuyển dụng chung thân suốt đời thăng tiến nội làm sâu sắc thêm điều 50 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Vinamilk: Tạo môi trường làm việc an ninh, lành mạnh, thân thiện, tôn trọng công với nhân viên 18 Bàn luận: Tuy sử dụng môi trường làm việc tốt yếu tố động viên nhân viên, nhiên phương pháp sử dụng Microsoft, Toyota Vinamilk lại khác Nếu Microsoft cung cấp cho nhân viên giới độc lập, nhà làm việc thứ hai Toyota Vinamilk lại cung cấp cho nhân viên cộng đồng thứ hai, bên cạnh cộng đồng xã hội mà họ sinh sống Sự khác văn hóa khác Microsoft thể văn hóa Phương Tây, tơn trọng yếu tố cá nhân Toyota Vinamilk thể yếu tố văn hóa Phương Đơng, đề cao gắn kết, cộng đồng, tập thể 5.4.5 Quản lý chia sẻ thông tin Microsoft: Quản lý chia sẻ tri thức thức (qua email) Toyota: Quản lý tốt loại tri thức khơng thức 19 20 Vinamilk: Trao đổi qua email, chia sẻ tri thức khơng thức 21 18 Tại Vinamilk, quy tắc ứng xử công bố rộng rãi yêu cầu nhân viên thực hiện:Tôn trọng thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác tôn trọng Công với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp bên liên quan khác 19 Nhiều họp đáng phải tổ chức xoá bỏ, việc sử dụng cách hiệu hệ thống e-mail mạng nội Có thể nói, dòng máu sống Microsoft Qua email trang Web, thông tin thông suốt công ty, từ người tới người khác, từ người tới người Phần lớn vấn đề nhỏ nhiều vấn đề quan trọng định nhờ e-mail 20 Người Nhật lại tốt việc quản lý loại tri thức khơng cụ thể, khơng thức - tức kỹ nǎng, khơng có sách vở, mà người công nhân thu lượm từ cơng việc hàng ngày 21 Vinamilk có hệ thống email tồn cơng ty, thơng tin trao đổi qua email ngày phát triển Bên cạnh đó, nhân viên thường xuyên có sinh hoạt bên ngoài, chia sẻ cho kinh nghiệm, kỹ 51 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Bàn luận: Sự khác việc chia sẻ tri thức thức khơng thức ba cơng ty chủ yếu văn hóa khác Nền văn hóa Phương Đơng nơi mà Toyota Vianmilk hoạt động đề cao tri thức khơng thức (những kỹ năng, kinh nghiệm…), cịn văn hóa Phương Tây nơi mà Microsoft có trụ sở đề cao tri thức thức 52 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk CHƯƠNG VI- PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG KIỂM SỐT TẠI MICROSOFT, TOYOTA & VINAMILK 6.1 Chức kiểm soát Microsoft 6.1.1 Kiểm sốt lường trước Khi trình bày trạng thái dự án cho cấp quản lý phải bao gồm điều nhân tố rủi ro có dự án rủi ro thực tế đo lường nào? Không cấp quản lý Microsoft lại chấp nhận báo cáo trạng thái mà khơng có danh sách rủi ro biết tới yếu 6.1.2 Kiểm sốt hành Hàng tháng, lãnh đạo nhóm dự án & lãnh đạo riêng dự án trao đổi email để báo cáo trạng dự án & vấn đề phát sinh – theo Mẫu báo cáo hàng tháng dạng định sẵn Tại Microsoft, sáng thứ bảy hàng tuần, Bill Gates thường dành tiếng mời vị phó chủ tịch đến để nghe trình bày “thọc” vào chi tiết dự án Bill đặc biệt quan tâm hiệu suất công việc Bill giữ kiểm soát tới phận thơng qua phó chủ tịch cơng ty Đơi để tiếp xúc thực tế, Bill tạt ngẫu nhiên thăm nhóm làm việc để nhận thêm hình ảnh chi tiết dự án vấn tốt dự án, tham dự vào nhận tin cá nhân Bill xuất hiện, lúc nhắc nhở với nhân viên Microsoft Bill bên bạn 6.1.3 Kiểm soát sau thực Ngay sau dự án hoàn tất, Microsoft họp tổng kết dự án Trong họp, người ta luận điều làm, làm hay sai điều để làm tốt Mục đích họp để vạch cách thức tiến hành tốt hơn, sai lầm vào lần sau Các học sai lầm phổ biến rộng rãi cho người rút kinh nghiệm Thu học từ sai lầm người khác bai phải trả giá thấp Trong cơng ty có quy tắc bất thành văn tin tức xấu phải phát tán, loan báo nhanh chóng Mọi điều cảnh báo có giá trị ta biết trước chúng xảy đến 53 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk 6.2 Chức kiểm soát Toyota 6.2.1 Kiểm soát lường trước Thử thách đối tác bên giúp họ cải tiến : Đối xử với đối tác nhà cung cấp phần mở rộng công việc kinh doanh bạn Toyota trì ngun tắc hiệp hội Cơng ty xem nhà cung cấp đối tác làm ăn Mối quan hệ với nhà cung cấp hiệp hội thường dài hạn có thay đổi nhà cung cấp trừ mắc phải sai lầm tệ hại Thử thách đối tác bên để họ phát triển Điều chứng tỏ bạn đánh giá cao họ Toyota đặt tiêu chuẩn cao tuyệt hảo chất lượng đòi hỏi nhà cung cấp phải đáp ứng tiêu chuẩn quan trọng Toyota giúp đối tác làm điều Họ cẩn trọng việc chọn nhà cung cấp đặt đơn hàng nhỏ Nhà cung cấp phải chứng tỏ trung thực cam kết với tiêu chuẩn cao Toyota chất lượng, chi phi phí thời gian Nếu họ chứng tỏ điều qua đơn hàng lúc đầu nhận đơn hàng lớn ngày tăng Toyota huấn luyện Phương thức Toyota cho họ tiếp nhận họ vào đại gia đình Một kết nạp, họ không cho nhà cung cấp rìa trừ phạm phải sai lầm nghiêm trọng Tìm kiếm, xem xét kiểm tra kỹ lưỡng khả trình hoạch định  đảm bảo khả xảy lỗi thực thi nhất: Có yếu tố cho việc suy xét kỹ lưỡng trước thực hiện: - Xác định thực xảy - Hỏi Tại sao? lần để tìm hiểu nguyên nhân tiềm ẩn bên trục trặc bề mặt - Khảo sát rộng rãi giải pháp thay thiết lệp sở cho giải pháp lựa chọn - Tranh thủ đồng thuận nhóm gồm đối tác bên - Sử dụng phương tiện thông tin thật hữu hiệu để thực bước trên, sử dụng mặt giấy A3 Nhiều nhân viên bên nước Nhật chuyển đến làm việc cho Toyota thường thắc mắc làm mà công ty hiệu Toyota lại dùng quy trình 54 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk định tốn nhiều thời gian, cồng kềnh, chậm chạp tiểu tiết Nhưng sau cộng tác vài năm họ trở thành tín đồ thật quy trình, chí cịn gặt hái nhiều lợi ích đời sống cá nhân Toyota xem cách bạn tiến tới định quan trọng chất lượng định Tốn nhiều thời gian công sức thực điều chuyện bắt buộc Ban lãnh đạo tha thứ cho định không hiệu trình định đắn Còn định tỏ hiệu nhờ ăn may dựa trình tắt bị quở trách Việc hoạch định cách cẩn thận từ ban đầu bí Toyota triển khai sáng kiến cách suông sẻ sai sót Nền tảng tồn q trình chí tâm tới chi tiết, khơng có hịn đá mà khơng bị lật tung lên q trình hoạch định 6.2.2 Kiểm sốt hành Đích thân đến xem xét trường để hiểu tường tận tình hình Suy nghĩ phát biểu dựa liệu thân kiểm chứng: Giải trục trặc cải thiện quy trình cách đến nguồn gốc vấn đề, đích thân quan sát kiểm tra liệu ngồi đưa giả thuyết dựa mà người khác hay máy tính cung cấp cho bạn Suy nghĩ phát biểu dựa liệu thân bạn kiểm chứng Thậm chí cấp lãnh đạo điều hành cao cấp đích thân xem xét vấn đề để có nhìn sâu sát bề mặt tình Khơng việc đến xem Điều xảy ra? Bạn thấy gì? Có vấn đề gì? Trục trặc nằm đâu? Toyota khuyến khích tư sáng tạo, đổi phải xuất phát từ hiểu cặn kẽ thực trạng Các nhân viên Toyota huấn luyện phải biết rõ nói, am hiểu tường tận đến nơi đến chốn, phải có kỹ phân tích, nhạy bén đánh giá, truy tìm nguồn gốc tình đồng thời diễn giải rõ ràng cho người khác hiểu Xây dựng thói quen biết dừng lại để giải trục trặc, đạt đến chất lượng tốt từ ban đầu : Mỗi nhân viên có trách nhiệm dừng cơng việc họ thấy có điều trục trặc, khơng chuẩn xác Đó cách Toyota gán trách nhiệm chất lượng cho thành viên nhóm Khi cảm thấy có trách nhiệm họ thấy lực mình, họ biết đánh Chất lượng chỗ, tránh trục trặc khơng bị lan xuống phía cuối dây chuyền sản xuất có tác dụng lớn tốn 55 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk kiểm tra sữa chữa trục trặc chất lượng sau xảy ra.Giải trục trặc từ nguồn tiết kiệm thời gian tiền bạc sau Bằng việc liên tục tìm sai hỏng bề mặt xử lý trục trặc chúng xuất hiện, bạn loại bỏ lãng phí, nâng cao suất 6.2.3 Kiểm sốt sau thực Giai đoạn thường rủi ro xảy trình lường trước hành kỹ lưỡng Mục tiêu trình nhằm ‘chuẩn hóa quy trình’ làm sở cho ‘cải tiến liên tục’ Cơng việc chuẩn hóa thân cách kiểm tra ngược trục trặc, lược đồ chuẩn hóa dán nơi làm việc, nơi nhìn rõ giải thích trục trặc xảy cơng việc, có khả lỗi cịn sót lại Mỗi có trục trặc cần xem lại lược đồ cơng việc chuẩn xem có phần thiếu sót khiến cho lỗi xảy lược đồ cập nhật cho phù hợp 6.3 Chức kiểm soát Vinamilk 6.3.1 Kiểm soát lường trước Kiểm soát chiến lược : việc lập kế hoạch kinh doanh trung – dài hạn , việc thực dự án đầu tư vào nhà máy , tài sản lớn dùng hoạt động sản xuất kinh doanh Các chiến lược phát triển xây dựng dựa thông số xu hướng phát triển kinh tế vĩ mô lấy từ báo cáo , dự báo tổ chức uy tín giới ngân hàng giới , IMF nghiên cứu chuyên ngành Các kế hoạch thực cho nội dung chiến lược hoạch định chi tiết , dựa quan sát dự báo thị trường sát thực phòng ban liên quan Vinamilk công ty tư vấn chuyên ngành cung cấp , tổng hợp qua nhiều cấp từ lên có kiểm tra , sốt xét chéo để đảm bảo tính hợp lý , khả thi dự án Các dự án đầu tư hoạch định tập trung vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh ngành sữa mang tính khả thi cao Ứng dụng Hệ thống quản lý rủi ro khủng hoảng cấp tập đoàn (ERM) hoạt động kinh doanh 6.3.2 Kiểm soát hành Kiểm tra tính tuân thủ hoạt động kinh doanh 56 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 ISO 9001: 2000 Thành lập phận Pháp Chế quản lý trưởng phòng Kiểm Sát Nội Bộ , nhằm chuẩn hóa văn pháp lý nâng cao tính tuân thủ pháp luật kinh doanh Vinamilk Hệ thống văn , qui trình kiểm sốt hoạt động cơng ty tiếp tục hồn thiện bổ sung 6.3.3 Kiểm sốt lường sau Phối hợp với cơng ty kiểm tốn chun nghiệp ( KPMG ) để thực kiểm tốn tình hình tài cuối năm Họp HĐQT để đánh giá kết 6.4 So sánh chức kiểm soát Microsoft, Toyota Vinamilk Microsoft: trọng kiểm soát sau thực Toyota: trọng kiểm soát lường trước thực Vinamilk: kiểm soát đồng ba trình Bàn luận: Sự khác khâu trọng kiểm sốt cơng ty chủ yếu khác biệt ngành nghề kinh doanh Nếu Microsoft công ty sản xuất phần mềm, có điều kiện việc cung cấp sản phẩm dùng thử cho số lượng lớn người tiêu dùng để phát lỗi, việc chấp nhận lỗi dễ dàng hơn, Toyota hay Vinamilk, khơng làm trước việc kiểm sốt lường trước thực hiện, hậu xảy chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cho người tiêu dùng điều không lường trước 57 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk KẾT LUẬN Việc tổng kết lý thuyết chức quản trị đối chiếu vào thực tiễn hoạt động quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk giúp nhóm thực có hiểu biết tốt Quản trị học nhìn tổng quát sâu sắc hoạt động quản trị Bằng tiểu luận này, nhóm thực hi vọng đóng góp phần nhỏ vào kiến thức tài liệu cho việc học Quản trị học Lớp cao học Ngày 3- K21 nói riêng mơn Quản trị học nói chung Chân thành cảm ơn! 58 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk PHỤ LỤC I Vị trí thương hiệu xe bảng xếp hạng năm 2011 Thứ hạng Thứ hạng STT năm 2011 năm 2010 Thương Logo hiệu Quốc gia Giá trị thương hiệu (triệu USD) 11 11 Toyota Nhật 27.764 12 12 Mercedes- Đức 27.445 Benz 15 15 BMW Đức 24.554 19 20 Honda Nhật 19.431 47 53 Volkswagen Đức 7.857 50 50 Ford Mỹ 7.483 59 63 Audi Đức 6.171 61 65 Huyndai Hàn Quốc 6.005 72 72 Porsche Đức 4.580 10 90 Nissan Nhật 3.819 11 99 91 Ferrari Italy 3.591 98 HarleyDavidson Mỹ 3.512 12 100 59 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk PHỤ LỤC IITình thất bại Toyota Tình huống: http://vneconomy.vn/20100209022454848P0C23/khung-hoang-thu-hoi-xe-cuatoyota-lan-toi-san-nha.htm MAI PHƯƠNG 09/02/2010 Hãng sản xuất ôtô lớn giới Toyota tuyên bố thu hồi 437.000 xe chạy nhiên liệu tổ hợp (hybrid) thị trường toàn cầu, bao gồm Nhật Bản Vốn xem niềm tự hào Toyota, Prius đưa vào diện thu hồi bối cảnh hãng xe phải thu hồi khoảng triệu xe thuộc mẫu xe khác Theo thông tin mà Toyota công bố buổi họp báo diễn vào chiều ngày 9/1 Tokyo, hãng thu hồi gần 200.000 Prius Nhật Bản để khắc phục lỗi hệ thống chống khóa phanh Ngồi xe Prius, "sân nhà", Toyota thu hồi thêm khoảng 23.000 xe thuộc hai mẫu xe chạy nhiên liệu tổ hợp khác Lexus HS250h SAI Thơng báo trước ngày 9/2 Toyota cho biết, hãng ngừng chuyển hàng hai mẫu xe từ nhà máy miền Nam Nhật Bản để kiểm tra lại hệ thống phanh Hai mẫu xe bị cho có vấn đề phanh Prius Phát biểu buổi họp báo, Chủ tịch Toyota, ông Akio Toyoda cho biết, thị trường Mỹ, hãng thu hồi 133.000 Prius đời 2010 14.500 Lexus HS250h Tại châu Âu, số xe Prius đưa vào diện thu hồi 52.900 Theo nhận định giới quan sát, việc Prius bị thu hồi làm sứt mẻ thêm uy tín Toyota Tại thị trường Nhật Bản, Prius xe bán chạy năm 2009 Từ ngày 21/1 tới nay, giá trị vốn hóa thị trường Toyota giảm 31 tỷ USD tác động tiêu cực từ vụ thu hồi xe Toyota điều tra phản ánh khách hàng cho hay phanh xe Prius hoạt động không chuẩn đoạn đường xấu Hiện Bộ Giao thông Mỹ điều tra lỗi phanh xe Prius Cơ quan An tồn giao thơng đường Quốc gia 60 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk Mỹ (NHTSA) nhận 124 đơn kiến nghị người tiêu dùng lỗi phanh xe Tới thời điểm này, Toyota thu hồi khoảng triệu xe khắp châu lục để khắc phục lỗi chân phanh thảm sàn xe gây tăng tốc đột ngột Toyota cho biết, vụ thu hồi khiến nhu cầu thị trường xe hãng giảm khoảng 100.000 xe Toyota dự báo, năm tài khóa kết thúc vào ngày 31/3 tới hãng đạt lợi nhuận trở lại, dù vụ thu hồi xe diễn tiêu tốn hãng 100 tỷ Yên, tương đương khoảng 1,1 tỷ USD Mức dự báo lợi nhuận ròng 80 tỷ Yên Toyota năm tài khóa tính tới mức thiệt hại Tại Mỹ Canada, Toyota đối mặt với hàng chục vụ kiện tụng khách hàng liên quan tới chất lượng xe (Theo Bloomberg) DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị học- Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Bí thành cơng Microsoft, Bùi Quang Minh 14 Nguyên lý quản lý Toyota Bản cáo bạch năm 2010- Vinamilk 61 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích chức quản trị Microsoft, Toyota Vinamilk