Xây dựng hệ lưu trữ tư liệu trên mạng tích hợp các chức năng quản lý tài liệu, SCDL toàn văn và quản trị thư viện

Trang 1

Chương trình KHCN cấp nhà nước KHCN-01 Đề tài khoa học KHCN - 01 - 08

Chu nhiém dé tai: GS PTS Nguyén Lam

Bao cao két qua dé tai nhanh:

BAY DUNG HE LUU FRU FU LIEU GREH MANG

TÍCH HỢP CÁC CHỨC NANG QUAN LY TAI LIEU,

CSDL TOAN VAN VA QUAN TRI THU VIEN

Chủ trì nhánh: — PTS Vii Quéc Khanh

TS Nguyén Quang Bac

Tham gia: KS Dao Tuấn Hùng

Hà nội - 11/1997

Trang 2

MỤC LỤC

1 TONG QUAN VỀ NHIỆM VỤ ecsreerrrrrrrreerrrrrrrirroouỗ

1, Xay dung hé quan no 7a

2 Xây dựng CSDL, tồn văn - - cành nen HH nhờ 6

3 Xây dựng mạng máy tính phục vụ cơng tác quản lý và chia sẻ thơng tin tư liệu cho một Trưng tâm lưu trữ: I TĨM TẮT CÁC KẾT QUÁ ĐÃ ĐẠTT c<ccsesseeczeesseeess-ec.f 1 Xây dựng mIẠI 5 Họ 00000 cà 0008006888408064061 8066 : l6 ioe LO CC CC CN VNNNN NNNN NNN NNN NNNNNNNNNN ẠNN , So dé nguyên lý mạng cục bộ TTLT Sơ đồ nguyên lý mạng nấy tính TT LT cecesescnt ghen 41115 1116 2E cze 1 2 Xây dựng hệ thống phần mềm và CSDL -«ecseseessseessesesseesesee [2

2.1 Phân hệ quản trị thư VÍỆN ecseeseserseseseserssee "” ` 1?

2.1.1 Hệ thống tạo lập và quản lý đữ liệu se vn nh tk Tre gay 12

2.1.2 Hệ thống quản lý người đọc

2.1.3 Hệ thống quản trị thư viện

3.2 Phân hệ CSÙL tồn văn 2.2.1 Tạo lập và quản trị CSDL 2.2.2 Hệ thống quản trị người đọc 2.2.3 Quản trị CSIDL tồn văn - «HH4 4 HH HH TT HT ve 13

2,3, CONG CU DAO TIAL, 6n hố nh hố LA

Trang 3

3 XAy nen ẽ 15 II KẾT LUẬN 2 - <€ << + * eESE€ xe E49S2t£seEeCE294 se veoreeevxee 15

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRỮ TƯ LIỆU,

CSDL TOAN VAN VA QUAN TRỊ THƯ VIỆN s2-ccsscsceserre 16

1 Yêu cầu về mơi trường hệ (hống o-o ĩc 3T 900011640584565064068 16 Yêu cầu kỹ thuật đối với máy chủ SQL, như sau : 2222222222Sc-c2czcc.2.2.,c1E cee “1G Yêu cầu kỹ thuật đối với máy trạm như sau : l6

2 Khởi động vận hành hệ thống eeseeSgkkneneieeee000.1656 17

3 Đăng nhập vào hệ thư viện qua hệ thống bảo mật -.<s-«-«-« 18

4 Nhập và sửa dữ ÍIỆU «HH HH HT 0 4n na tư 9400 4.481 016 20

4 Tra cứu và ïn đữ liệu - 0o 9“ 06006 1000661805 00014 se” 24 N1 ác sẽ 25

6 Quản lý tài liệu - ‹- — 26 7 Quản lý người đỌC -<<-sss ch ch Án HH h0 he 28

PHAN BO SUNG : “ea Hid hề quan ưu Hiding tiv

Trang 4

I.TỔNG QUAN VỀ NHIỆM VỤ

Mục đích:

Xây dựng mơ hình mạng và hệ chương trình quản trị thư viện và CSDL

tích hợp trên máy tính bao gồm các văn bản pháp quy và các văn bản tư liệu

khác phục vụ cho cơng tác lưu trữ, quản lý, tra cứu phân tích thơng tin, tăng cường năng lực kỹ thuật, nâng cao hiệu quả cơng tác cho các cơ quan khác và cán bộ thơng qua việc ứng dụng mạng máy tính nhằm liên kết chia sẻ các nguồn lực thơng tin

Yêu cầu:

1, Xây dựng hệ quản trị thư viện:

_e© Mục đích: quản trị tài liệu, sách báo, tạp chí và các loại tư liệu liên quan khác theo mơ hình thư viện chung (Tuân theo các yêu cầu chung như thư viện của Trung tâm thơng tin tư liệu Khoa học Kỹ thuật và Cơng nghệ Quốc gia)

e Yêu cầu kỹ thuật: Quản lý theo các chỉ số sau: Quản {ý tư liệu

Trang 5

Từ khố Số bản Cĩ ảnh trang đầu Da cé ai muon Quản lý người mượn Tén ngudi muon Địa chỉ Ngày mượn

Phần mềm chạy mạng theo mơ hình Client/Server

'Tốc độ tra cứu nhanh, cách dùng đơn giản.Cĩ tài liệu hướng dẫn

2 Xáy dựng CSDL toan van

Tên CSDL: CSDL, tồn văn ( ví dụ ứng dụng cho các văn bản pháp quy) CSDL tồn văn phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

e©_ Nội dung: là những văn bản tư liệu đã được ¡n, lưu hành, xuất bản

chính thức dưới đạng sách báo, tạp chí Trước mất sẽ thử nghiệm với

một số tài liệu quét ảnh

Phương pháp luận: do phải đâm bảo chính xác tuyệt đối và tính nguyên bản của Văn bản pháp quy khi tra cứu, đối với các văn bản dài phải hoặc khi phải cập nhật liên tục, nhanh chĩng các tài liệu trong nước và quốc tế liên quan thì việc xây dựng CSDL bằng cách dùng máy quét (scamner) để quét các văn bản và lưu trữ dưới đạng các file ảnh sau đĩ dùng một cơng cụ để tìm và tra cứu thơng tin được coi là khả thi nhất Các văn bản này sẽ được lưu trữ tại máy chủ của mạng thơng tin và cĩ

thể ghỉ ra đĩa CD ROM để trao đổi, tra cứu tiện lợi trong nước và quốc tế

Trang 6

-Dùng máy quét để nhập dữ liệu

Cĩ cơng cụ tìm kiếm

Phân cấp khai thác (bảo mật)

Cho phép tìm theo từ khố của các tên tạp chí, bài báo Danh sách tồn bộ tài liệu

Danh sách tài liệu theo từ khố

Chiết xuất kết quả tìm : hiển thị trên màn hình hoặc in trên máy in

Laser, cĩ khả năng zoom từng phần của trang theo ý muốn

Phần mềm chạy mạng theo mơ hình Client/Server Cĩ tài liệu hướng đẫn sử dụng cụ thể

3 Xây dựng mạng máy tính phục tụ cơng tác quản lý và chia sẻ thơng tín tư liệu cho một Trung tâm lưu trữ:

e Yêu cầu kỹ thuật:

Cin dam bao đường nối tối ưu giữa các bộ phận của Trung tâm lưu trữ

theo cấu trúc mạng hình sao

Đường nối dùng cáp xoắn

Cĩ khả năng cung cấp thơng tin lên mạng máy tính diện rộng

Cĩ khả năng cung cấp thơng tin cho người dùng theo phương pháp truy

cập từ xa qua mạng điện thoại — -

Trang 7

Il TOM TAT CAC KET QUA DA DAT

1 Xây dựng mạng

Trên cơ sở khảo sát đã đề xuất xây dựng mạng cục bộ cĩ tính mở cao,

bắt đầu từ qui mơ nhỏ, sẵn sàng mở rộng cấu trúc: thêm thành phần hệ thống,

tăng số lượng người dùng và kết nối liên mạng

Cơng nghệ được lựa chọn là mạng cĩ kiến trúc hình sao dùng hub, sử dụng cáp xoắn cĩ khả năng truyền dẫn thơng tin 10-100 Mbs Nền tắng phần mềm hệ thống là hệ điều hành WINDOWS NT 4.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER Ngồi các máy chủ - máy trạm, các thiết bị được dự kiến gồm các Hub loại cĩ thể ghép chồng, Card mạng RI-45, Scanner mau, Router, Modem và các phụ kiện nối mạng khác Phần mềm được dự kiến gồm MS Office, các cơng cụ Intranet và lập trình Mạng và hệ thống đã được cài đặt thử

nghiệm ở mức phịng thí nghiệm sẵn sàng triển khai khi điều kiện thực tiễn

cho phép

Trên thực tế tuỳ theo yêu cầu cĩ thể triển khai mạng theo hai giai đoạn cho phù hợp với khả năng đầu tư và phát triển kỹ thuật và ứng dụng

Các yêu cầu cơ bản đạt được trong giai đoạn đầu khi xây dựng mạng là:

e_ Quy mơ nhỏ -> vừa

e Hệ thống mở

e Liên kết chặt chẽ

¢ Bao mat (C2)

Trang 8

Mạng cĩ các chức năng được chuẩn bị sẵn để cĩ thể nâng cấp trong giai

đoạn sau là:

®_ Khả năng cung cấp dịch vụ thơng tin truy cập từ xa bằng phương thức quay số (dial - up)

e Khả năng truyền tin và tư liệu qua fax điện tử từ máy tính ©_ Khả năng bổ xung hub tốc độ cao (Switch 100 MH¿ ) với các

may chi để cải thiện tốc độ hệ thống khi lưu lượng thơng tin trong mạng tăng lên

Với thiết kế mạng và hệ thống phần mềm như vậy sẽ cho phép trong

Trang 11

2 Xây dựng hệ thống phần mềm và CSDL

Hệ thống phần mềm được thiết kế bao gồm co sé dit lieu va các chương trình xử lý phục vụ các chức năng tạo lập lưu trữ dữ liệu, tra cứu tim kiếm

thơng tin, quản lý hệ thống và điều hành thơng tin giữa các đối tượng nhân

viên trong hệ thống Các thành phần cơ bản của hệ thống gồm các phân hệ quản trị thư viện, phân hệ tư liệu tồn văn cho các tư liệu pháp quy

Mỗi phân hệ bao gồm cơ sở dữ liệu tương ứng, các giao diện làm việc đành cho các đối tượng quản trị hệ thống, nhân viên làm số liệu, nhân viên thư

viện, bạn đọc Các phân hệ này đều được trang bị các cơng cụ bảo mật và an

tồn đữ liệu

Dưới đây liệt kê những chức năng chủ yếu của hệ thống phần mềm đã xây dựng

2.1 Phân hệ quản trị thư viện

2.11 Hệ thống tạo lập và quản lý dữ liệu

¢ Tao mia ISO e Tao mã nước e Nhập phiếu e Gắn ảnh e Tìm kiếm 2.12 Hệ thống quản lý người đọc

¢ Théng tin quản lý theo danh sách người đọc e Tra cứu xem phiếu tài liệu

Trang 12

e_ Đăng ký mượn tài liệu

e_ Các thủ tục mượn và trả tài liệu

2.1.3 Hệ thống quản trị thư viện

Đăng ký người đọc mới

Cho mượn tài liệu

Kiểm sốt hiện trạng tài liệu

Theo dõi thống kê Kiểm sốt hiện trạng từng bạn đọc

2.2 Phân hệ CSDL tồn văn

2.2.1 Tào lập và quản trị CSDL © Lam phiéu quản lý

e_ Biên tập (thêm văn bản, ghép các trang ảnh thành tập tài liệu,

sửa đổi bổ xung tập ảnh )

2.2.2 Hệ thống quản trị người đọc

e©_ Quản lý tương thích với hệ thư viện

¢ Tim kiém va xem tư liệu tồn văn từ phiếu quản lý

e In tai liệu ra máy m

2.2.3 Quản trị CSDL tồn văn

e Dang ky quyén cho ban doc

e Dich vu in tài liệu

Trang 13

2.3 Cơng cụ bảo mật

2.3.1 Hảo vệ truy cập hệ thống

Người dùng được tham gia vào những nhĩm cĩ quyền sử dụng các phần mềm khác nhau trong mạng

Cĩ hệ thống mật khẩu cho mỗi người truy cập vào phần mềm mơi

trường để xác định nhĩm người dùng Chỉ những người thuộc nhĩm nhất định mới cĩ thể vào xem thư viện hay CSDL tồn văn của Cục MT 2.3.2 Hảo vệ chúc năng phần mềm

Cĩ hệ thống mật khẩu thứ hai cho người dùng để cung cấp các chức

năng thích hợp cho từng đối tượng trong khi làm việc với hệ thống Ví dụ nếu là bạn đọc thì khơng được sửa chữa cập nhật dữ liệu

23.3 Bao vệ truy cập dữ liệu

Cĩ hệ thống phân cấp người dùng theo các mức độ bảo mật của từng

loại tài liệu Bạn đọc với quyền hạn bảo mật thấp khơng thể truy cập tới ˆ

các tài liệu cĩ mức bảo mật cao hơn

2.4 Bảo đảm an tồn đữ liệu

2.4.1 Sao lưu dụ phịng

e_ Lưu cất mới tệp CSDL dự phịng e Lưu sang các Server khác trong mạng 2.4.2 Sao lưu ra các thiết bị nhớ ngồi

Hệ thống cĩ khả năng để mở: cho phép mở rộng ghép nối với thiết bị

ghỉ CD-ROM hay băng từ

Trang 14

3 Xây dựng CSDL

e Lap phiếu và nhập phiếu quản lý thư viện:

Đã tạo lập thử nghiệm với gần 1000 đầu tài liệu

e Nhập dữ liệu tồn văn

Đã thử nghiệm với các tài liệu trắng đen, màu

Mỗi trang tài liệu in đơn sắc A4 tiêu chuẩn (co chữ 12) thường

chiếm từ 10 - 20KB đĩa cứng -

Mỗi trang tài liệu màu A4 cĩ thể địi hỏi từ vài trăm KB cho đến

vài MB Với bộ nhớ Server rất nhỏ như hiện nay thì chưa cĩ khả

năng nhập được nhiều trang tư liệu màu

II KẾT LUẬN

Mơ hình mạng máy đã được thử nghiệm

Phần mềm đã được xây dựng và thử nghiệm ứng dụng bước đầu, tính năng và hành thức phù hợp được người dùng chấp nhận Khả năng cải tiến phát

triển cịn rất phong phú Cơ sở đữ liệu đã xây dựng cĩ thể làm nền tắng cho việc mở rộng hệ thống về mặt ứng đụng cũng như về mặt cơng nghệ

Đề nghị cho triển khai áp dụng thử ở quy mơ nhỏ trong năm tới để đánh giá độ ồn định và rút kinh nghiệm, cải tiến hồn thiện, nâng cao tính năng

trước khi triển khai rộng thực sự

Người chủ trì thực hiện

Trang 15

HUGHG DAN SU DUNG HỆ CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRỮ TƯ LIỆU, CSDL

TỒN VĂN VÀ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN

1 Yêu cầu về mơi trường hệ thống

Hệ chương trình quản trị thư viện bao gồm phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và các phần mềm giao diện với người dùng, cài đặt cho mạng cục bộ

WINDOWS NT Phần cơ sở dữ liệu chính cài đặt trên máy chủ SQL SER VER

Các phần mềm giao diện cài trên các máy trạm với hệ điểu hành WINDOWS ˆ

3.11 hay WINDOWS 95

Yêu cầu kf thuat đối với máy chủ SQL như sau :

Máy tính 486 trở lên

Bộ nhớ trong 32 MB hoặc lớn hơn

Cài đặt hệ điều hành WINDOWS NT 4.0 Cài đặt hệ QTCSDL SQL SERVER 6.0 trở lên

Yêu cầu kỹ thuật đối với máy trạm như sau : Máy tính 386 trở lên (nên dùng 486 hoặc 586) Bộ nhớ trong 8 MB trở lên(nên dùng 16 MB)

Cài đặt hệ điều hanh WINDOWS 3.11 hoặc WINDOWS 95 hoặc

WINDOWS NT CLIENT

Trang 16

Phần mềm MS ACCESS 2.0 trở lên

Đối với máy nhập số liệu địi hỏi gắn thêm Scaner màu và phần mềm điều

khiển tương ứng (thiết kế chuẩn dùng Scaner HP)

2 Khởi động vận hành hệ thống

Điều kiện làm việc bình thường của hệ thống là chế độ nối mạng

Cần phải bật nguồn điện cho HUB của máy chủ tiếp theo bật máy chủ mạng, sau vài phút sẽ tự động khởi động xơng hệ điều hành

Windows NT và SQL SERVER Khi đĩ mạng đã sắn sàng tiếp nhận các máy trạm làm việc

Trình tự bật các máy trạm cũng tượng tự Đầu tiên phải kiểm tra đã bật nguồn điện cho HỤB của máy trạm chưa, nếu chưa thì phải bật

Sau đĩ vài giây cĩ thể bật máy trạm, sau vài phút sẽ tự động khởi động xong hệ điều hành Windows Cần phải thực hiện Logon vào

mạng và kết nối với máy chủ như quy định trong mạng Windows NT Người dùng phải trả lời tên và mật danh của mình như đã đăng ký trong mạng

Tại màn hình Windows của máy trạm cần bấm vào biểu tượng ” Thư viện" để khởi động hệ quản trị thư viện vào chế độ làm việc cần

thiết

Luu ý: phân mêm được thiết kế để trong điều kiện khơng nối mạng,

Trang 17

3 Đăng nhập vào hệ thư viện qua hệ thống bảo mật

e Bạn phải khai báo tên và mật khẩu nhĩm của bạn để hệ thống cho_

phép bạn kết nối với các chức năng phần mềm theo giao diện sau đây: Hình 1 Đĩ là hệ thống bảo vệ phần mềm

e©_ Sau khi vào tới phần mềm bạn.cần vượt qua hàng rào bảo vệ dữ liệu

Trang 18

hoặc trong bằng: EIIelI?nWrrnfiá7TTBH7 E7 sử Sử liệu tuần Vấn Về mơi hướng” - |x{[¿{ Nhập Hệu HỆ thổng PT Set Pr wo TY Hinh 3

e Tương ứng với quyển hạn mà người quản trị hệ thống xác định cho bạn, trên màn hình sẽ xuất hiện các bang “thực đơn” để lựa chọn cơng việc tương ứng tiếp theo:

Trang 19

With bet lpseeie veneer eee ị I-13} Tes ang hye doe D, te Database: NGUOIDOC ‡ Sẵn dừng s.; AVL OT NT Hinh 4 4 Nhập và sửa dữ liệu

Giao diện xem, nhập và sửa dữ liệu cĩ các phương thức giống nhau: dưới dạng phiếu hoặc dưới dạng bing

Trang 20

É đšVITRIIPTRƯ sử tổ tỡ PRET Ys Nhập liệu Xem Tìm kiểm Ì # TC quan (eid oh lốc BE 9", Hinh 5

=| CTR SOE The ba 11797 The Vien? (Cd'sé de tiguj’ vem 1778 | Lele

Trang 21

eas ee khỏa cách nhau bững ‘daa: hoge 0 H2 Vi : r LÍ a3 IERE] [EDT HN Ti HÌH Uterine] oe] See Xen cena tea org ots BS [es] Hinh 7 To [49 fae Mãi TẾ Ti PAG bls — ) ea

Kh g š phân foal peed E- y hung | phân hoại nhẹ 1T Từ khĩa địa a Ỉ

Từ khỏa lần tink EET - - " vực ee

Tém tht ngi dung: i) Aree Ry WAR Tg Fy Ae aN etal rn ood _

4] 4 [Record 13 tet T3 py

Trang 22

Nhân viên thư viện cĩ thể nhập và sửa dữ liệu từng phiếu, bạn đọc chỉ cĩ thể xem các phiếu đã nhập sẵn Phương pháp nhập số liệu cĩ phụ lục giải

thích kèm theo :

Phiếu tài liệu cĩ thể lưu trên nhiều trang màn hình Để xem nhanh cĩ

thể bấm vào các phím đánh số trang tương ứng ảnh tài liệu nếu cĩ thì cĩ thể đưavào CSDL bằng phương pháp nhúng

Để nhập tư liệu tồn văn bạn sử dụng phím Scanner Sau đĩ thực hiện động tác quét ảnh và biên tập tài liệu như hướng dẫn trong phần mềm kèm theo

Cĩ thể nhập và sửa các bảng mã, ví dụ như :

He hä;?71.1/3/87 Cở sử dữ liệu toần Văn'VẼ: mơi trư ữn File Edit View Records Window Help

TH

+

Trang 23

4 Tra cứu và in dữ liệu

Giao diện tra cứu và in dữ liệu cĩ các phương thức giống như nhập và sửa dữ liệu: hoặc dưới dạng phiếu, hoặc dưới đạng bảng

Bạn đọc chỉ cĩ thể xem các phiếu đã nhập sắn Phiếu tài liệu cĩ thể lưu

trên nhiều trang màn hình Để xem nhanh cĩ thể bấm vào các phím đánh số trang tương ứng Nếu phiếu tư liệu cĩ kèm ảnh tài liệu thì cĩ thể bấm phím

“Hình ảnh” để xem

Ban đọc được cung cấp sẵn các cơng cụ fìm kiếm theo số hiệu bản ghi, - theo nội dung từng trường, đặt bộ lọc theo điều kiện Các phím chọn và cách

thực hiện chức năng tương ứng cĩ hướng dẫn nĩng kèm theo

Thực hiện chức năng in phiếu tư liệu bằng phím “In” Cĩ thể in phiếu cho tài liệu bạn đang xem, hoặc cho tồn bộ danh sách tài liệu đã chọn

ĩ ne tu! 13/3/97 Thư ơi #] Đổi tượng Nhập liệư m :Ín im

: : In phiéu hign thal e730

tn tất cả [Theo điều kiện] v Dạng phiếu Lang du lies Ngày heed pagrbeg Jeeves £2 bigeye” ;| 117/97} Năm bể sưng: Ý es : ieee MẸ | BÃ bĩng các tạo củ tác) Vật wm BÍGI4EPRM-G4 bộ + inthe Medienanem

ving ven bo a Trung

Trang 24

5 Dang ky muon tài liệu

Đây là chức năng dành cho bạn đọc và người thủ thư làm thủ tục đăng ký, mượn và hồn trả tài liệu a> ak z waning’ eee là S2 = k Tp, Gas {Thứ sáu 12/12/37 12/12/97 ‘an - P| Ter Mares tại : =] _ KIS233 - THANH l 1 12/12/87 : 3/9/37 ¬ ị Ề: 1/3/88 9/7/96, 11/7/86) l i | Ì Sẵn sàng ˆ TT NÚN| TM Hình 11

Trên giao diện bạn cĩ thể làm việc với từng bạn đọc, với danh mục tài liệu, kiểm tra tình trạng số tài liệu cĩ liên quan đến bạn đọc, quyết định thủ tục mượn hay hồn trả tài liệu

Trang 25

6 Quản lý tài liệu

Là chức năng để người thủ thư kiểm tra tình trạng của từng bộ tài liệu

trong thư viện

TT ba a Tse the ven? Guadly tl heu] meee Mã số tài liệu: KTS298 “tf 1212/81| 12/12/81| 12/12/87) 12/12/87 1221 208i) - | —_ HÀ TT R | HH |-Sẵn sàng ‡ Hình 12

Người dùng được xem khơng những tình trạng tài liệu đang cịn cĩ trong thư viện hay đã cho mượn rồi, mà cịn được biết thơng tin về người đang giữ tài liệu cũng như những người đang đăng ký mượn tiếp theo

Trang 26

7 Quản lý người đọc

Là giao điện đành cho người quản trị hệ thống làm việc để quản lý và

Trừ người quản lý thư viện cĩ thể xem và sửa các thẻ thư viện cịn mỗi

người đọc chỉ cĩ thể xem thẻ đọc của mình

Trang 28

1 TONG QUAN Muc dich:

Xây dựng hệ quản trị thư viện và CSDL tích hợp trên máy tính bao gồm các văn bản pháp quy và các văn bản khác của Việt Nam và Thế giới phục vụ cho cơng

tác tra cứu quản lý phân tích thơng tin, tăng cường năng lực kỹ thuật, nâng cao hiệu quả cơng tác cho cán bộ thơng qua việc xây đựng mạng máy tính nội bộ (LAN) nhằm liên kết chia sẻ các nguồn lực thơng tin

Yêu cầu:

L Xây dựng hệ quản trị th tiên:

¢ Mục đích: quấn trị tài liệu, sách báo, tạp chí và các loại tư liệu liên quan khác theo mơ hình thư viện

e Yêu cầu kỹ thuật: Quản lý theo các chỉ số sau: Qui Tý từ liệu " Tac gid (ting tac gid nét Ia tap thể tac gid) Năm xuất bản Nhà xuất bản Chỉ số đăng ký Ngày bổ xung tài liệu Nguồn bổ xung Tĩm tắt nội dung Từ khố Số bản C6 ảnh trang đầu ĐĨ cĩ aI mượn

Quản lý người mượn

TÊN người rmượn Địa chỉ

Negay miron

Phần mềm chạy mạng theo mơ hình Client/Server

Tốc độ tra cứu nhanh, cách dùng đơn giản.Cĩ tài liệu hướng dẫn 23 Xây dựng CSĐL tồn văn

Tên CSDL: CSDL tồn văn về các văn bản pháp quy.CSDL tồn văn phải đán

ứng được các yêu cầu sau đây:

e- Nội dung: là những văn bản tư liệu đã được ín, lưu hành, xuất bản chính thức dưới dạng sách báo, tạp chí ,

Trang 29

liên quan thì việc xây dựng CSDL bằng cách đùng máy quét (scanner) để quết các văn bản và lưu trữ dưới đạng các file ảnh sau đĩ dùng một cơng cụ để tìm và tra cứu thơng tin được coi là khả thi nhất Các văn bản này sẽ 'được lưu trữ tại máy chủ của mạng và cĩ thể ghi ra dia CD ROM để trao

đổi, tra cứu tiện lợi trong nước và quốc tế

e© Yêu cầu kỹ thuật:

Dùng máy quét để nhập dữ liệu

Cho phép tìm theo từ khố của các tên tạp chí, bài báo

Danh sách tồn bộ tài liệu Danh sách tài liệu theo từ khố Lật trang thuận lợi

Cĩ cơng cụ tìm kiếm

Phân cấp khai thác (bảo mật)

Chiết xuất kết quả tìm : hiển thị trên màn hình hoặc in trên máy in Laser,

cĩ khả năng zoom từng phần của trang theo ý muốn Phần mềm chạy mạng theo mơ hình Client/Server Cĩ tài liệu hướng dẫn sử đụng cụ thể

H TOAT TẮT Các KẾT QUÁ

Xây dựng hệ thống phần mềm và CSDL

Hệ thống phần mềm được thiết kế bao gồm cơ sở dữ liệu và các chương

trình xử lý phục vụ các chức năng tạo lập lưu trữ đữ liệu, tra cứu tìm kiếm thơng

tin, quản lý hệ thống và điều hành thơng tin giữa các đối tượng nhân viên trong hệ thống Các thành phần cơ bản của hệ thống gồm các phân hệ quản trị thư

viện, phân hệ tư liệu toần văn về thơng tin Mơi trường

Mỗi phân hệ bao gồm cơ sở dữ liệu tương ứng, các giao diện làm việc

dành cho các đối tượng quản 0 hệ thớng, nhân viên làm số liệu, nhân vién thu viện, bạn đọc Các phân hệ này đều được trang bị các cơng cụ bảo mat va an

tồn dữ liệu

Các phần mềm được thiết kế theo mơ hình Client/Server, phần giao diện

viết trên nền Access 97, phần CSDL thực hiện tại máy chủ với cơng cụ MS-SQL 6.5 và tại các máy trạm trên Access 97 Sử dụng các cơng cụ lập trình tiên tiến

cho mơi trường Windows NT và Wihdows 95

Trang 30

1 Phân hệ quần trị thư viện

1.1 Hệ thơng tạo lập va quan !ý dữ liệu Tạo mã ISO Tạo mã nước Nhập phiếu (thơng tin) Gắn ảnh tồn văn Tìm kiếm 1.2 Hệ thống quản lý người đọc hộ

Thơng tín quản lý theo đanh sách người đọc

Tra cứu xem phiếu tài liệu Đăng ký mượn tài liệu

Các thủ tục mượn và trả tài liệu

1.3, Hệ thống quản trị thư viện

® Đăng ký người đọc mới e_ Cho mượn tài liệu

¢ Kiém sốt hiện trạng tài liệu

Theo dõi thống kê Kiểm sốt hiện trạng từng bạn đọc

2 Phân hệ CSDIL, tồn văn 21 Tao lap va quan tri CSDL

e Lam phiéu quan ly

* Quét anh tu liéu tir scanner quét mau, den trang

e Bién tap (thém van bản, ghép các trang ảnh thành tập tài liệu, sửa đổi bổ xung tập ảnh )

2.2 Hệ thơng quản trị người đọc

e©_ Quản lý tương thích với hệ thư viện

¢ Tim kiém và xem tư liệu tồn văn từ phiếu quản lý e In tài liệu ra may in

2.3 Quản trị CSDL tồn văn

e Bang ky quyén cho bạn đọc

¢ Dich vu in tai liéu

Trang 31

3 Cơng cụ bảo mật

31 Bao vệ truy cập hệ thống

Người đùng được tham gia vào những nhĩm cĩ quyền sử dụng các phần mềm khác nhau trong mạng

Cĩ hệ thống mật khẩu cho mỗi người truy cập vào phần mềm mơi trường để xác định nhĩm người dùng Chỉ những người thuộc nhĩm nhất định

mới cĩ thể vào xem thư viện hay CSDL tồn văn

3.2 Hảo vệ chức năng phần mềm

Cĩ hệ thống mật khẩu thứ hai cho người đùng để cung cấp các chức năng

thích hợp cho từng đối tượng trong khi làm việc với hệ thống Ví dụ nếu là

bạn đọc thì khơng được sửa chía cập nhật đữ liệu

3.3 Hảo vệ truy cập dữ liệu

Cĩ hệ thống phân cấp người dùng theo các mức độ bảo mật của từng loại

tài liệu Bạn đọc với quyền hạn bảo mật thấp khơng thể truy cập tới các tài

liệu cĩ mức bảo mật cao hơn

4 Bảo đảm an tồn dữ liệu 4.1 Sao lưu dự phịng

e_ Lưu cất mới tệp CSDL dự phịng e Lưu sang các Server khác trong mạng

4.2 Sao luu ra các thiết bị nhớ ngồi

Hệ thống cĩ khả năng để mở: cho phép mở rộng ghép nối với thiết bị ghi

CD-ROM hay băng từ

Thực tiễn xây dựng CSDL:

Sử dụng từ năm 1997 tại thư viện Cục Mơi trường Bộ KHCN &

MT

Đã thử nghiệm với các tài liệu trắng đen, màu

Mỗi trang tài liệu in đơn sắc A4 tiêu chuẩn (co chữ l2) thường chiếm từ 10 - 20KB đĩa cứng

Mỗi trang màu A4 cĩ thể địi hỏi từ 100 KB cho đến vài MB

Sử dụng từ năm 1997 tại Cục Mơi trường Bộ KHCN & MT

Trang 32

ĐỨ HƯỚNG DẪN SH DŨNG

HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUAN TRI THONG TIN

THU VIEN VA CSDL TOAN VAN

1 Yêu cầu về mơi trường hệ thống

Hệ chương trình quần trị thư viện bao gồm phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và các phần mềm giao diện với người dùng, cài đặt cho mạng cục bộ WINDOWS

NT Phân cơ sở dữ liệu chính cài đặt trên máy chủ SQL SERVER Các phần

tmểm giao diện cài trên các máy trạm với hệ điều hành WINDOWS 95 hay

WINDOWS NT

Vêu câu kỹ thuật đối với máy chủ SỌL như sau :

Máy tính 486 trở lên

Bộ nhớ trong 32 MB hoặc lớn hơn

Cài đặt hệ điều hành WINDOWS NT 4.0

Cài đặt hệ QTCSDL SQL SERVER 6.0 trở lên

Yêu cầu kỹ thuật đối với máy trạm nhu sau:

e_ Máy tính 486 trở lên (nên dùng 586)

e- Bộ nhớ trong 16 MB trở lên (nên dùng 32 MB)

e Cài đặt hệ điểu hành WINDOWS 95 hoặc WINDOWS 98 hoặc WINDOWS NT CLIENT 4.0 e Phân mềm MS ACCESS 97 Đối với máy nhập số liệu địi hỏi gắn thêm Scaner mau và phần mềm điều khiển tương ứng 2 Khởi động vận hành hệ thống

e Điều kiện làm việc bình thường của hệ thống là chế độ nối mạng

e_ Cần phải bật nguồn điện cho HUB của máy chủ tiếp theo bật máy chủ mạng, sau vài phút sẽ tự động khởi động xong hệ điểu hành Windows NT và SQL SERVER Khi đĩ mạng đã sẵn sàng tiếp nhận các máy

trạm làm việc

e Trình tự bật các máy trạm cũng tương tự, Đầu tiên phải kiểm tra đã bật

nguồn điện cho HUB của máy trạm chưa, nếu chưa thì phải bật Sau đĩ vài giây cĩ thể bật máy trạm, sau vài phút sẽ tự động khởi động xong hệ điều hành Windows Cần phải thực hiện Logon vào mạng và kết nối với máy chủ như quy định trong mạng Windows NT Người dùng phải trả lời tên và mật danh của mình như đã đăng ký trong mạng

Trang 33

tại máy trạm vẫn làm việc được với CSDL cục bộ, phục vụ tốt cho việc nhập và sửa chữa đữ liệu, đợi đến khi thích hợp sẽ cập nhật vào máy chủ

3 Đăng nhập vào hệ thư viện qua hệ thống bảo mật

¢ Ban phai khai bao tên và mật khẩu nhĩm cửa bạn để hệ thống cho phép

bạn kết nối với các chức năng phần mềm theo giao điện sau đây: "¬¬= -mm—=—.—“—R BỊ: mm: : x ` Password: i | i š i - Hình 1 : Đĩ là hệ thống bảo vệ nhân mềm : | ® Sau khi vào tới phần mềm bạn cần vượt qua hàng rào bảo vệ dữ liệu [

Bạn phải tự xác định bạn thuộc đối tượng nào (bạn đọc hay nhân viên t

Trang 34

=| [epi Thứ ba : 11/3/37 Cơ sở đữ liệu uần văn về mỗi trường _ - Irls: : Nhập liệu _ Hệ thống ne Bằng thực đơn ke Xi PALO TRỤ XEM TỪ CSDL; - Kết: Kụi RhHe BẰNH ÁđỤC TÀI LIỆU CẬP NHẬT DỮ Họvà Têoi Ff LIỆU LÊN SQL, Rit In TO Database: THUVIEN Sẵn sàng —T TT TT TT MMHI—” “ Hinh 3

e® Tương ứng với quyền hạn mà người quản trị hệ thống xác định cho

bạn, trên màn hình sẽ xuất hiện các bảng “thực đơn” để lựa chọn cơng :

việc tương ứng tiếp theo: =| cole Thứ ba : 11/387 The vida [ete Nhập liệu Hệ thống Bang thc adn Độ ÄEM#ÀiLIÊU kee tH cab QUNGườibọc ; BẰNGkÝ DUÁNLÝTÀÍLIỀU ` we aE hls bt Database: NGUOIDOC Sẵn sẵng [' TT TT ‘NUM ° 4 Nhập và sửa dữ liệu

Giao diện xem, nhập và sửa đữ liệu cĩ các phương thức giống nhau: dưới dng phiến hoặc đướt dạng bảng Sau đây là giao điện chuẩn xem, nhận và sửa dữ liệu

Trang 35

,Mã bảo quả: Íc24/003 3 ‘Ma bao mt: ja =] Phố biến rộng Dạng bú liệu: =| Bài trorig các tạp chí các báo ,pÌ vat mắng fin: fe ¬] Giấy

Má ngơnhgÐ(ISO): [ng CS Englith ` Số bộ atiiu 1 Vu ma Gì, ae duy ` Beate fe [se hoa chiến trường giai đoạn đầu xây đựng chiến tranh thơng tin _ Ho va fen ede tác gia: : „ Co quar (địá chủ lác giả: Trưng Canh Tên cơ quan: Co quan ché quan: Đa chỉ:

Record: 14] + NH + Lon fbal of 3 768 :

Sun Sung yoy NUM ‘inh 5

EB poitegng Nngpiten Hera Tid ded ae 18) x]

Trang1- Trang? | Trang3 | Tồn văn | Suy à -

Chả biên: Biêu Bội | - { Người dịch: : i "Tên bộ sách tạb chủ: | Téa Siete ‘ ig oe - tập số: Tén sith: ; | 4 Bấm > Ỉ CTRL.:+TAB aa dé sang + mực khác

+v+na xuÃt bảđ/CQXB: IUNEL+

Nơí tùấi baa: JAthen Lan xua van Chỉ số sách quốc tế ISBE: | i Tùng thư: [ Tấn bội he bị: Bla diém: ` :

Cơ quan tế chức: - : Thef sian bol nghi: |

Trang 36

ME) 2áim : 5/6/97 Quần lý tài liệu - [Phieu nhấp - Foim]

& Đổi tượng Nhậpliệu Xem Tìm kiếm - : — |e} XJ

Trang! | Trang2_ Trang3 TTtoan vin]

an

Naim xvXt bate [ 1987: we B $8:[ TS SOtrang: [a4

Chuyên àgành: | ˆ ‡e ưng số lượng khẩc:| Phụchú| / Lani xá hy , i Khung phần togi chink: |B1, B4 Khong i { 'Tờ khĩa địa lý: | Từ khĩa tên sinh hot: T

“Tơm lái nội dung: : ‡ Record: 14 | 4 IT b i nal of of 768 vn suing Sy ee ogee poe poe pm NUM Hình 7

Nhân viên thư viện cĩ thể nhập và sửa đữ liệu từng phiếu, bạn đọc chỉ cĩ

thể xem các phiếu ‹ đã nhập sẵn Phương pháp nhập số liệu cĩ phụ lục giải thích kèm theo

Phiếu tài liệu cĩ thể lưu trên nhiều trang màn hình Để xem nhanh cĩ thể

bấm vào các phím đánh số trang tương ứng ảnh tài liệu nếu cĩ thì cĩ thể đưavào CSDL bằng phương pháp nhúng

Để nhập tư liệu tồn văn từ scanner bạn sử dụng phím Quét (Scan) Sau đĩ

Trang 37

Hướng dẫn chỉ tiết phần Nhập dữ liệu

Cĩ 4 phần nhập sau: " Nhập mã nước

" Nhập mã ngơn ngữ ISO

s Nhập phiếu

" Nhập tư liệu tồn văn

Trên giao diện của chương trình cĩ các nút lệnh tương ứng với từng chức năng Kích vào các nút đĩ sẽ mở ra các giao diện tương ứng

Muốn thốt ra khỏi các chức năng để quay trở về giao diện trước đĩ, kích chuột

vào /

tt

a Nhắp ma nude:

Dùng để nhập mã và tên nước tương ứng Số liệu nhập vào này dùng dé tra cứu

và hiển thị trong các mục truy vấn và ín ấn tài liệu Yêu cầu các số liệu này cần

được kiểm tra chính xác để tránh sai lệch trong khi kết xuất dữ liệu

Cĩ thể nhập và sửa các bằng mã như sau:

=} lar ba : 11/3/87 Cơ sử dữ liéu toan van Vé méi truon

Eile Edit View Records Window Help

H | Hib#i +

+ -

Form View Ll ‘|

Hinh 8

b Nhap ma ngon ngit ISO:

Trang 38

c Nhập phiến: Cĩ thể sử đựng giao diện chuẩn như trên hoặc giao điện chuyên để nhập số liệu:

63) Fite Edt view Insert Format Records toolg Wiridow Help Sẽ =l#] xị

Mist Boe % By ee ow Millay ÁÁ e5 (ma G)

Phu nhập — Ấn komdl] ¡ Rey „ ˆ

a Hàn hộ Đen ¬

Người pe Ngày nhập Tớ tam bổ vane:

Mi ts Lid: peony —ˆ ‡ # dù ký biệt flary 2

Mibk quản: PESfSTEEBSS—” ¡ — MiBlsml-|E T]

bàng tẢi liệu: [PO] Pe ee] ` — W§Emang tin x] Mã ngĩn Hà (5O): Pe] [Od Mango git tom tft 7 TÍ,F bổ n nạ tà tị tư i H [Danh giá chỉ tiết tíc động mội trường và đánh giá rũi ro dự an xây dựng khjo và trạm náp khí hố lịng hại HÀI Phịng to và lần các lắ giả „ - O#quấn (dja cht) tae gid: Hinh 9

Trên giao điện nhập phiếu, nhập các đữ liệu cần thiết vào các ơ tương ứng, sau _ khi nhập xong một phiếu thì kích chuột vào nút "Phiếu mới” để nhập phiếu tiếp

theo

Muốn chuyển tới các bản ghi ở trước, sau bản ghi hiện thời để xem, sửa đổi đữ liệu ta kích chuột vào các nút "<” và ">” ở thanh cơng cụ

Reod: H|(Í[ — 2 } ÌH|4|# to

ở phía dưới bên trái của giao diện

Muốn xố cả bản ghi hiện tại, kích vào nút "Xố phiếu"

d Nhập tư liệu tồn văn

Tư liệu tồn văn được nhập từ scanner hoặc được ghép từ các ảnh đã quét TỜI rac

Để nhập từ scanner bạn sử dụng phím Quét (Scan) Sau đĩ thực hiện động

tác quét ảnh như các phần mềm quét ảnh thơng dụng Cĩ thể quét liên tục nhiều trang tài liệu vào một tệp tin duy nhất chứa nhiều trang ảnh (multipages) đĩng vai trị như một cuốn sách

Nếu cĩ nhiều ảnh của các trang rời rạc thì cĩ thể biên tập thành một tài

Trang 39

| ghép các trang ảnh vào hay ra khỏi một quyền sách (tệp ảnh) cũng được thao tác dễ dàng một cách tương tự Các thao tác quét và xem ảnh tồn văn cĩ giao diện như sau: jel

im : 5/6797 Quan Ip tai tigu - [Phieu nhap ; Form] El tà

EM Đốilượng Nhipliệu Xeat Tint ke - =l#lx] _

Trang! | Trang2 | Tráng3 Toan văn | _ _ ì : ‘

!

CHUONG TRINH HỆ THỐNG THƠNG TIN | G :

TOäN cẩu của HĨ — #1 đ | _Xem a “I Guet È Vases 4 rén chién trường hiện đại, nhiing mat han ch ME ụ các đơn vị bình chủng hợp là do hệ thống tt 2 Bln A bẽ tiến hành các hoạt động quan sự chung với hệ thổ ao i kác chiến cơ động Điều đĩ địi hỏi thống đồng cho t† Ea a

ng thơng tìn phải duy trì khả năng tin thoại làm chí „

1 we | i s|

Ngglã lu} Thiệu [aust taro | a ~ ] Van ban co 5 bang Fie: - [DAAnhAddongi

Trang 40

4 Tra cứu và ïn dữ liệu

Giao diện tra cứu và in đữ liệu cĩ các phương thức giống như nhập va stra dit liệu: hoặc dưới đạng phiếu, hoặc dưới đạng bảng

Bạn đọc cĩ thể xem các phiếu đã nhập sẵn Phiếu tài liệu cĩ thể lưu trên nhiều

trang màn hình Để xem nhanh cĩ thể bấm vào các phím đánh số trang tương

ứng Nếu phiếu tư liệu cĩ kèm ảnh tài liệu thì cĩ thể bấm phím “Hình ảnh” để

xem

Bạn đọc được cung cấp sẵn các cơng cụ tìm kiếm theo số hiệu bản ghi, theo nội dung từng trường, đặt bộ lọc theo điều kiện Các phím chọn và cách thực hiện chức năng tương ứng cĩ hướng dẫn nĩng kèm theo

Thực hiện chức năng ïn phiếu tư liệu bằng phím “in” Cĩ thể in phiếu cho tài

liệu bạn đang xem, hoặc cho tồn bộ danh sách tài liệu đã chọn

=} lle =| Đổi tượng Nhập liệu Xem ƒn Tỉm kim The tu: 1273/97 Thư ef a 8B |S fo a (| |z H] Thênmớie/| Ìn phiểu hiện thời

bel] Le Jt ine in tt cd [Theo điều kiện]

Tài liệu v Dạng phiểu 4b | [_.L+ Người nhập: DEN Ngay nhập: [TT71?/57 Nằm bổ lung: |

Mã số tài lậu: [E808 Sẽ đăng ký cổ biệt [ —ˆ ——~

Hà bắo quấn: [E217 — Mã bão niật: Be] Phể hiển tổng ˆ Dang tai lậu: PB {=} Bài trong cắc tạp chỉ các Vat màng tin: fe] Gidy

Mã ngắn hgừ (ÌSÐ} - feng | £} Engish Sd bd tai tide: PTs : :, WỀwsdlHƠDemw - Ệ ỳ

B L4quaculture and coastal planning in the Mediterranean

Nai trồng thui sẵn và quy hoạch phái trển vùng ven bờ ở Địa Trung Hãi Họ vã tên các tắc gid:

: ; Ce quan (dia chi) tac 8:

[E tunel |e A team of MEDRAP PAPIRAC [sua E F srin iP `Táe gỗ to thể TU " Jot a ft *, Fe] A ]Record]769 “Tot 769 by : TP OM | Hinh 12

Sử dụng khả năng truy van và in an nang cao: bao gồm 4 muc sau: > Liệt kê tài liệu

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	1,6 MB