Đang tải... (xem toàn văn)
10 PROJECT
COMMUNICATIONS MANAGEMENTQuản Lý Truyền Thông Dự Án
Trang 51 Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông
Lập kế hoạch quản lý truyền thông là quá trình phát triển một cách tiếp cận và kế hoạch phù hợp cho dự án hoạt động truyền thông dựa trên nhu cầu thông tin của từng bên liên quan hoặc nhóm, tổ chức sẵn có tài sản và nhu cầu của dự án.
Trang 61 Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông
Trang 71 Lập Kế Hoạch Quản Lý Truyền Thông
Trang 81.1 Đầu vào
1.1.1 Điều lệ dự án
Điều lệ dự án xác định danh sách các bên liên quan chính Nó cũng có thể chứa thông tin về vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan.
Trang 91.1 Đầu vào
1.1.2 Kế hoạch quản lý dự án
Kế hoạch quản lý tài nguyên: cung cấp hướng dẫn về cách các nguồn lực của nhóm sẽ được phân loại, phân bổ, quản lý và phát hành
Kế hoạch tham gia của các bên liên quan: xác định các chiến lược quản lý cần thiết để thu hút các bên liên quan một cách hiệu quả
Những chiến lược này thường được thực hiện thông qua thông tin liên lạc.
Trang 101.1 Đầu vào
1.1.3 Tài liệu dự án
Tài liệu yêu cầu: yêu cầu có thể bao gồm dự án truyền thông của các bên liên quan.
Sổ đăng ký các bên liên quan: được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông hoạt động với các bên liên quan
Trang 111.1 Đầu vào
1.1.4 Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể
ảnh hưởng đến quá trình Quản lý Truyền thông theo Kế hoạch bao gồm nhưng không bị giới
Trang 121.1 Đầu vào
1.1.5 Tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Quản lý Truyền thông Kế hoạch bao gồm nhưng không giới hạn:
Trang 131.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.1 Đánh giá của chuyên gia
Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chuyên môn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:
- Chính trị và cơ cấu quyền lực trong tổ chức;
- Môi trường, văn hóa của tổ chức và các tổ chức khách hàng khác;
- Cách tiếp cận và thực tiễn quản lý sự thay đổi của tổ chức;
Trang 141.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.1 Đánh giá của chuyên gia
Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chuyên môn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:
- Ngành hoặc loại sản phẩm bàn giao của dự
Trang 151.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.1 Đánh giá của chuyên gia
Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có chuyên môn kiến thức hoặc đào tạo về các chủ đề sau:
- Các chính sách và thủ tục của tổ chức liên quan đến an ninh; Và
- Các bên liên quan, bao gồm khách hàng hoặc nhà tài trợ.
Trang 161.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.2 Phân tích yêu cầu giao tiếp
Phân tích các yêu cầu giao tiếp xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan của dự án Những cái này yêu cầu được xác định bằng cách kết hợp loại và định dạng thông tin cần thiết với việc phân tích giá trị của thông tin đó.
Trang 171.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.3 Công nghệ truyền thông
Công nghệ truyền thông là các phương tiện và công cụ được sử dụng để truyền tải thông tin từ người này sang người khác Công nghệ truyền thông có thể được sử dụng để truyền tải thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh và video.
Trang 181.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.3 Công nghệ truyền thông
Mục đích cụ thể của công nghệ truyền thông: - Kết nối mọi người
- Chia sẻ thông tin
- Thúc đẩy sự hợp tác - Tạo ra sự thay đổi
Trang 191.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.3 Công nghệ truyền thông
Các phương pháp truyền thông phổ biến trong
Trang 201.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.4 Mô hình truyền thông
Mô hình truyền thông là một phương pháp trừu tượng hóa và đơn giản hóa quá trình truyền thông giữa các bên tham gia Nó giúp diễn giải cấu trúc và quá trình mà thông điệp được gửi, nhận, và xử lý Các mô hình truyền thông cung cấp một cách để hiểu và phân tích tường tận hơn về các yếu tố quan trọng trong quá trình truyền thông.
Trang 211.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.4 Mô hình truyền thông
Ý nghĩa của các mô hình truyền thông: - Đơn giản hóa quá trình truyền thông - Hiểu về các yếu tố quan trọng
- Mô tả môi trường giao tiếp
- Dự đoán và cải thiện về hiệu quả truyền thông
Trang 221.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.5 Phương pháp truyền thông
Phương pháp truyền thông đề cập đến cách mà thông tin được truyền đạt và chia sẻ giữa các bên liên quan trong một dự án hoặc tổ chức Điều này bao gồm các kỹ thuật, công cụ và quy trình được sử dụng để gửi, nhận, và xử lý thông tin để đảm bảo hiệu quả và đáng tin cậy.
Trang 231.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.5 Phương pháp truyền thông
Ý nghĩa của phương pháp truyền thông: - Truyền thông tương tác
- Truyền thông đẩy - Truyền thông kéo
Trang 241.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.5 Phương pháp truyền thông
Các mục tiêu chính của việc áp dụng các phương pháp truyền thông trong một dự án:
- Minh bạch và thông tin chính xác - Tương tác và đồng lòng
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất - Thích ứng và linh hoạt
Trang 251.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.6 Kỹ năng cá nhân và kỹ năng
nhómKỹ năng cá nhân và kỹ năng nhóm là tập hợp
các khả năng và phẩm chất mà một cá nhân cần phát triển và sử dụng để tương tác, làm việc, và hợp tác hiệu quả với những người khác trong một môi trường nhóm làm việc, bao gồm cả việc quản lý mâu thuẫn và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Trang 261.2 Công cụ và kỹ thuật
1.2.6 Kỹ năng cá nhân và kỹ năng
nhómMột số kỹ năng cá nhân và kỹ năng nhóm mà
có thể được áp dụng cho quá trình này bao
Trang 271.2 Công cụ và kỹ thuật 1.2.7 Biểu diễn dữ liệu
Biểu diễn dữ liệu (Data Representation) trong ngữ cảnh quản lý dự án đề cập đến cách thức hiển thị thông tin và dữ liệu liên quan đến tương tác, đánh giá, hoặc các yếu tố khác của dự án dưới dạng biểu đồ, bảng, sơ đồ, hoặc các hình thức khác giúp hiểu và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
Trang 28- Giao tiếp hiệu quả
- Tối ưu hóa tương tác bên liên quan
Trang 291.2 Công cụ và kỹ thuật 1.2.8 Cuộc họp
Cuộc họp (Meetings) trong quản lý dự án đề cập đến việc tổ chức các buổi gặp mặt giữa các thành viên dự án, bên liên quan hoặc nhóm làm việc để thảo luận, bàn bạc, trình bày, và đưa ra quyết định liên quan đến tiến độ, vấn đề, nhiệm vụ, hoặc các khía cạnh khác của dự án.
Trang 301.2 Công cụ và kỹ thuật 1.2.8 Cuộc họp
Ý nghĩa:
- Giao tiếp hiệu quả
- Ra quyết định và giải quyết vấn đề - Thúc đẩy sự đồng lòng và cam kết - Cập nhật thông tin và tiến độ
Trang 311.3 Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.1 Kế hoạch quản lý giao tiếp
Kế hoạch Quản lý Giao tiếp (Communications Management Plan) là một phần của kế hoạch quản lý dự án, mô tả cách thức lập kế hoạch, tổ chức, triển khai và theo dõi hiệu quả quá trình giao tiếp trong dự án Kế hoạch này chứa thông tin về yêu cầu giao tiếp với các bên liên quan, nội dung thông tin cần truyền đạt, quy trình tăng cường mức độ giao tiếp, nguồn nhân lực, thời gian, và các phương tiện giao tiếp.
Trang 321.3 Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.1 Kế hoạch quản lý giao tiếp
Ý nghĩa:
- Xác định chi tiết về cách giao tiếp - Tăng tính hiệu quả của giao tiếp - Xác định người chịu trách nhiệm - Tối ưu hóa tài nguyên
- Đảm bảo tuân thủ và tuân thủ quy trình
Trang 331.3 Kế hoạch quản lý truyền thông
1.3.2 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Cập nhật Kế hoạch Quản lý Dự án (Project Management Plan Updates) trong ngữ cảnh quản lý dự án đề cập đến quy trình thực hiện thay đổi hoặc điều chỉnh Kế hoạch Quản lý Dự án ban đầu Những thay đổi này được xem xét, quyết định và thực hiện thông qua quy trình kiểm soát thay đổi của tổ chức.
Trang 341.3 Kế hoạch quản lý truyền thông
1.3.2 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Ý nghĩa:
- Đảm bảo tính cập nhật và linh hoạt
- Áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi chính xác
- Phản ánh thay đổi trong môi trường dự án
Trang 351.3 Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Cập nhật Tài liệu Dự án (Project Documents Updates) là quá trình điều chỉnh và làm mới các tài liệu liên quan đến dự án sau khi thực hiện quy trình Quy hoạch Quản lý Giao tiếp Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin, chỉnh sửa hoặc bổ sung các tài liệu dự án cần thiết để phản ánh chính xác và đáng tin cậy tình hình hiện tại và kế hoạch giao tiếp của dự án.
Trang 361.3 Kế hoạch quản lý truyền thông 1.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Ý nghĩa:
- Bảo đảm tính chính xác và phù hợp - Cập nhật kế hoạch dự án
- Hỗ trợ quy trình kiểm soát thay đổi
- Tăng tính minh bạch và hiệu quả giao tiếp
Trang 372 Quản lý truyền thông
Quản lý truyền thông là quy trình tổ chức và điều phối các hoạt động truyền thông trong dự án Nó bao gồm lựa chọn phương tiện, kỹ thuật, và cách thức để truyền đạt thông tin, đồng thời đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan Quản lý truyền thông cũng bao gồm việc quản lý phản hồi và xử lý vấn đề truyền thông một cách hiệu quả.
Trang 382 Quản lý truyền thông
Ý nghĩa của các kỹ thuật và quan điểm quản lý truyền thông hiệu quả:
- Tối ưu hóa hiệu suất truyền thông - Tạo thông điệp hiệu quả
- Xử lý khó khăn trong truyền thông
- Thúc đẩy sự hiểu và tương tác tích cực
Trang 392.1 Đầu vào
2.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án, miêu tả cách quản lý dự án sẽ được thực hiện và điều hành Nó bao gồm mô tả
Trang 402.1 Đầu vào
2.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Ý nghĩa:
- Hướng dẫn quản lý tài nguyên - Quản lý truyền thông hiệu quả - Tương tác với bên liên quan - Tối ưu hóa quản lý dự án
- Cấu trúc và tổ chức dự án
Trang 412.1 Đầu vào
2.1.2 Tài liệu dự án
Tài liệu dự án (Project Documents) là các tài
liệu, thông tin và báo cáo được tạo ra, sử dụng, và quản lý trong quá trình thực hiện dự án
Chúng thể hiện thông tin về kế hoạch, tiến độ, rủi ro, vấn đề, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, và tương tác với bên liên quan.
Trang 42- Công cụ truyền thông - Quản lý thay đổi
- Học hỏi và cải tiến
Trang 432.1 Đầu vào
2.1.3 Báo cáo hiệu suất công việc
Báo cáo hiệu suất công việc được chuyển đến các bên liên quan của dự án thông qua quy
trình như được xác định trong kế hoạch quản lý truyền thông.
Báo cáo hiệu suất công việc có thể chứa thông tin và biểu đồ giá trị kiếm được, đường xu
hướng và dự báo, biểu đồ tiêu hao dự trữ, biểu đồ khiếm khuyết, thông tin thực hiện hợp đồng và tóm tắt rủi ro.
Trang 442.1 Đầu vào
2.1.4 Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình này bao gồm, nhưng không
Trang 452.1 Đầu vào
2.1.4 Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Các kênh, công cụ và hệ thống giao tiếp đã được thiết lập;
- Các xu hướng và thực hành toàn cầu, khu vực hoặc địa phương;
- Phân phối địa lý của cơ sở và tài nguyên.
Trang 462.1 Đầu vào
2.1.5 Tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Các chính sách và quy trình doanh nghiệp về truyền thông xã hội, đạo đức và bảo mật;
- Các chính sách và quy trình doanh nghiệp về quản lý vấn đề, rủi ro, thay đổi và dữ liệu;
- Yêu cầu giao tiếp của tổ chức;
Trang 472.1 Đầu vào
2.1.5 Tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Các hướng dẫn tiêu chuẩn cho việc phát triển, trao đổi, lưu trữ và truy xuất thông tin;
- Thông tin lịch sử từ các dự án trước đó, bao gồm kho lưu trữ những bài học đã học.
Trang 482.2 Công cụ và kỹ thuật
2.2.1 Công nghệ truyền thông
Các yếu tố ảnh hưởng đến công nghệ bao gồm việc đội làm việc tại cùng một địa điểm, tính bí mật của thông tin cần chia sẻ, tài nguyên có sẵn cho các thành viên trong đội, và cách văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến các cuộc họp và thảo luận thường được tiến hành.
Trang 492.2 Công cụ và kỹ thuật
2.2.2 Phương pháp truyền thông
Lựa chọn các phương pháp truyền thông nên cho phép linh hoạt trong trường hợp thành viên cộng đồng liên quan thay đổi hoặc nhu cầu và kỳ vọng của họ thay đổi.
Trang 502.2 Công cụ và kỹ thuật
2.2.3 Kỹ năng truyền thông
Các kỹ thuật truyền thông có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm, nhưng không giới
Trang 512.2 Công cụ và kỹ thuật
2.2.4 Hệ thống thông tin quản lý dự án
Hệ thống thông tin quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các bên liên quan có thể dễ dàng truy xuất thông tin mà họ cần một cách kịp thời
Thông tin dự án được quản lý và phân phối bằng cách sử dụng nhiều công cụ khác nhau, bao
- Các công cụ quản lý dự án điện tử - Quản lý truyền thông điện tử
- Quản lý truyền thông xã hội
Trang 522.2 Công cụ và kỹ thuật 2.2.5 Báo cáo dự án
Báo cáo dự án là việc thu thập và phân phối
thông tin dự án Thông tin dự án được phân phối đến nhiều nhóm bên liên quan và nên được điều chỉnh để cung cấp thông tin ở mức độ, định dạng và chi tiết phù hợp cho từng loại bên liên quan.
Trang 532.2 Công cụ và kỹ thuật
2.2.6 Kỹ năng truyền thông và nhóm
họcCác kỹ năng truyền thông và nhóm học có thể
được sử dụng cho quá trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
Trang 542.2 Công cụ và kỹ thuật 2.2.7 Các cuộc họp
Các cuộc họp hỗ trợ các hoạt động được định
nghĩa trong chiến lược truyền thông và kế hoạch truyền thông.
Trang 552.3 Kết quả
2.3.1 Truyền thông đự án
Các tài liệu truyền thông dự án có thể bao gồm, nhưng không giới hạn vào: báo cáo hiệu suất,
tình trạng sản phẩm, tiến độ lịch trình, chi phí đã phát sinh, bài thuyết trình và các thông tin khác cần thiết cho các bên liên quan.
Trang 562.3 Kết quả
2.3.2 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Mọi thay đổi đối với kế hoạch quản lý dự án đều phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi của tổ chức thông qua yêu cầu thay đổi Các phần của kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Kế hoạch quản lý truyền thông
- Kế hoạch tương tác với bên liên quan
Trang 572.3 Kết quả
2.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Các tài liệu dự án có thể được cập nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Sổ ghi lại vấn đề
- Sổ ghi lại những bài học đã học - Lịch trình dự án
- Sổ ghi lại rủi ro
- Sổ ghi lại bên liên quan
Trang 582.3 Kết quả
2.3.4 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức có thể được cập
nhật do thực hiện quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Hồ sơ dự án như thư từ, ghi chú, biên bản cuộc họp và các tài liệu khác được sử dụng trong dự án;
- Báo cáo và bài thuyết trình dự án đã lên kế hoạch và thực hiện.
Trang 593 Giám sát truyền thông
Giám sát truyền thông là quá trình đảm bảo rằng nhu cầu thông tin của dự án và các bên liên quan của nó được đáp ứng Lợi ích chính của quy trình này là luồng thông tin tối ưu như được xác định trong kế hoạch quản lý truyền thông và kế hoạch tương tác với bên liên quan Quy trình này được thực hiện suốt cả dự án
Trang 603 Giám sát truyền thông
Trang 623.1 Đầu vào
3.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Các phần của kế hoạch quản lý dự án bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Kế hoạch quản lý tài nguyên - Kế hoạch quản lý truyền thông
- Kế hoạch tương tác bên liên quan
Trang 633.1 Đầu vào
3.1.2 Tài liệu dự án
Các tài liệu dự án có thể được coi là đầu vào cho quy trình này bao gồm, nhưng không giới hạn vào:
- Sổ ghi lại vấn đề
- Sổ ghi lại những bài học đã học - Truyền thông dự án