Việc trích khấu hao TSCĐ một cách đúng đắn sẽ giúp cho việc xác định giá thành một cách cũng đúng đắn và hợp lý, góp phần thúc đẩy chế độ hạch toán ở các xí nghiệp Quốc doanh nói chung.
Để thuận tiện cho việc trích khấu hao TSCĐ Nhà nước đã ban hành tỷ lệ khấu hao của TSCĐ trong nền kinh tế Quốc dân. Tỷ lệ này được qui định theo từng đối tượng ghi TSCĐ.
Phạm vi khấu hao TSCĐ của Tổng công ty Muối là toàn bộ TSCĐ hiện có ở Tổng công ty gồm cả TSCĐ chưa cần dùng và chờ thanh lý.
Ví dụ:
Nhà nước qui định khấu hao TSCĐ đối với từng nhóm TSCĐ của nghành Muối như sau:
- Kho tàng, nhà cửa : 4%. - Máy móc , thiết bị : 10%. - Phương tiện vận tải : 9%. ...
Nhưng trên thực tế tuỳ theo từng giá trị và thời gian hữu dụng của TSCĐ Tổng công ty sẽ xin được khấu hao nhanh hơn so với thời gian sử dụng của TSCĐ vì loại TSCĐ này có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài để đảm bảo thu hồi vốn kịp thời nhằm tái đầu tư TSCĐ, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của Tổng công ty.
Ví dụ:
Hệ thống điện DAP đưa vào sử dụng từ năm 1992 theo qui định của chính phủ thì mức khấu hao là 10%/ năm nhưng do thời gian hữu dụng của TSCĐ là 15 năm nên Tổng công ty đã có văn bản xin KH nhanh với tỷ lệ là 11%/ năm.
Để hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ kế toán phải lập sổ kế hoạch khấu hao TSCĐ căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và tỷ lệ khấu hao sổ được chia làm nhiều cột.
(Mẫu bảng kế hoạch khấu hao cơ bản TSCĐ - bảng đăng ký khấu hao TSCĐ được trìng bày ở trang sau:
Mức khấu hao bình quân tháng. = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao. 12
Trong tháng nếu có tăng, giảm TSCĐ thì tháng sau mới tính khấu hao, vì vậy lúc cuối tháng căn cứ vào sổ tăng, giảm TSCĐ tháng trước, kế toán tính ra số tăng thêm và giảm bớt tháng này để ghi vào sổ theo dõi khấu hao TSCĐ. Sổ này được lập vào cuối mỗi tháng, không chi tiết theo Đơn vị sử dụng và được thực hiện trên máy vi tính. Các chỉ tiêu về tên TSCĐ, Đơn vị sử dụng, nguyên giá, tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao,...của TSCĐ đều phải được phản ánh đầy đủ, chỉ thêm cột phân loại theo mã số để lưu trữ trong máy. Số khấu hao ở từng Đơn vị sử dụng được tính bằng tổng khấu hao của từng TSCĐ thuộc Đơn vị đó, nhưng thực tế ở ngoài sổ kế toán có thể xác định mức khấu hao này theo công thức:
Số khấu hao Số khấu hao đã Số khấu hao Số khấu
hao của
trích tháng = trích tháng +của TSCĐ tăng - TSCĐ giảm tháng
này. trước tháng trước. trước.
Trên thực tế, các dữ liệu về TSCĐ đều được đưa vào máy, cuối tháng kế toán mới in ra. Sổ theo dõi khấu hao TSCĐ được chi tiết theo từng loại TSCĐ, có số liệu dòng tổng cộng của từng nhóm làm căn cứ ghi vào sổ khấu hao hàng tháng chi tiết cho từng loại.
Cuối tháng căn cứ vào dòng khấu hao tổng cộng của từng loại TSCĐ ở từng Đơn vị sử dụng trong sổ theo dõi khấu hao TSCĐ và căn cứ vào báo cáo của nhân viên kế toán Đơn vị sử dụng về số TSCĐ dùng cho từng sản phẩm kế toán Tổng công ty lập sổ khấu hao hàng tháng chi tiết theo từng Đơn vị sử dụng sổ này được lập hàng tháng. Ở Đơn vị sử dụng đối với những loại máy móc, thiết bị dùng chung cho sản xuất và đối với các loại TSCĐ khác kế toán chỉ ghi số liệu ở dòng tổng cộng trong sổ theo dõi khấu hao TSCĐ. Kế toán Tổng công ty căn cứ vào báo cáo
của Đơn vị sử dụng về tổng nguyên giá những máy móc, thiết bị dùng riêng cũng như tổng khấu hao để ghi chi tiết cho từng loại sản phẩm trong sổ khấu hao hàng tháng chi tiết các loại sản phẩm.
Sổ này sau khi lập xong hàng tháng sẽ chuyển cho kế toán giá thành để tập hợp chi phí và tính giá. Kế toán căn cứ vào sổ theo dõi khấu hao TSCĐ và sổ khấu hao TSCĐ hàng tháng chi tiết cho từng loại sản phẩm để lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tiếp theo kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để tập hợp chi phí theo từng đối tượng sử dụng khấu hao TSCĐ phân bổ cho từng đối tượng sử dụng được căn cứ vào khối lượng tài sản thuộc diện quản lý nào (sản xuất chung, quản lý, bán hàng) để tính trực tiếp khấu hao cho từng bộ phận quản lý và sử dụng tài sản đó.
Vì vậy căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao, cột khấu hao cơ bản trong tháng, kế toán định khoản như sau:
Nợ tài khoản 627 Nợ tài khoản 641 Nợ tài khoản 642 Có tài khoản 214.
Bút toán trên được ghi vào bảng kê số 4, số 5 và Nhật ký chứng từ số 7. Đồng thời kế toán ghi đơn bên nợ tài khoản 009.
Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao và cột khấu hao sửa chữa lớn tài sản cố định kế toán ghi :
Nợ tài khoản 627 Nợ tài khoản 641 Nợ tài khoản 642 Có tài khoản 335.
Bút toán này được ghi vào bảng kê số 4 và nhiệt ký chứng từ số 7.