III. Nội dung của hoạt động quản lý ao ốc văn phòng cho thuê
i bảo dưỡng Không được quân vệc cám ơn khách hàng đ
cung cấp thông tin cho ta.
3.3. Xây dựng chương trình bảo dưỡng chi phí hiệu quả
Hoạt động duy tu, bảo dưỡng chiếm 20% tổng ngân sách hoạt động của toà nhà. Do vậy nhà quản lý cần phải xây dựng được chương trình bảo dưỡng chi phí hiệu quả thông q
việc thiết lập chương trình chi phí bảo dưỡng hiệu quả và lập kế hoạch kiểm tra
Khi xy dựng chương trình chi phí b
dưỡng phòng ngừa, ta tiến hành 5 bước sau: Bước 1 : Kiểm tra các trang thiết bị
Lập kế hoạch kiểm kê: Liệt kê một cách đầy đủ các trang thiết bị và các cấu phần xây dựng cần được kiểm kê. Ghi rõ từng mục liên quan đến các thiết bị kiểm tra:
bảo hành…
Tiến hành kiểm kê: Ghi rõ những yếu tố vật lý của toà nhà cần sữa chữa bảo dưỡng, những linh kiện, thiết bị cần phải tra dầu mỡ, thay thế…Thông qua việc kiểm kê, người quản lý có thể trả
ời đượ các câu hỏi cái gì, khi nào, chi phí bao nhiêu đ
lập kế hoạch phòng ngừa.
Bước 2 : Xác định được các công việc bảo dưỡng cần thiết Nhà quản lý phải xác định được hình thức giám sát
công việc bảo dưỡng phòng ngừa nào được áp dụng, mức độ thường xuyên như thế nào.
Các bộ phận dự trữ để thay
ế hỏnghóc: Tần suất kiểm tra như thế nào, phương thức thực hiện bảo dưỡng ra sao.
Bước 3 : Tính toán các chi phí để lên kế hoạch ngân
ch chodự phòng: Thời gian cần thi
để hoàn thành từng loại, nhân công, vật liệu. Bước 4 :
ập lịch trình công việc: Xác định tần suấ
làm các công việc bảo dưỡng khác nhau. Xây dựng được h
thống trình tự công việc.
Có những biện pháp kiểm soát việc hoàn thành công việc. Có những dự trữ thời gian để hoàn
ành nhng công việc hoặc để làm những công việc khẩn cấp không nằm trong kế hoạch.
Bước 5 : Ghi chép số liệu. Để có thể quan sát được chương trình bảo dưỡng cần lưu giữ và ghi chép các kết quả bảo dưỡng phòng ngừa về công
việc đã làm cho mỗi thiết bị. Trong quá trình ghi chép sẽ tìm ra được những điều chỉnh cần thiết về nhân
ng hoặc thời gian sửa chữa phù hợp với thực tế của toà nhà giúp tiết kiệm chi phí.
Lập kế hoạch kiểm tra: Khi phân tích các mục tiêu giảm thiểu
hi phí trong ngắn, trung và dài hạn, nhà quản lý có thể đưa ra một lịch trìn
mới:
Lịch trình kiểm tra phải được bắ
đầu bằng việc xác định trận tự công việc.
Thực hiện duy trì thời gian kiểm
a.
Xây dựng lịch trình thực hiện công việc. Đánh giá lại
ác báo cáo kiểm tr
Nội dung cơ bản của kế hoạch bảo dưỡng gồm 7 nội dung ch
h:
Phạm vi công việc. Địa
ểm công việc: miêu tả chính xác làm cá
gì, ở đâu? Những ưu ti
của công việc.
Phương pháp hoàn thành từn
công việc. Các nguyên liệu cần có. Số
ân công cần có để thực hiện công việc. Số giờ cần thiết để
ực hiện công việc. Hợp đồng xây
ựng mới, sửa chữa theo yêu cầu của người thuê: Xác định yêu cầu của người thuê.
Xác định khối lượng công việc cần làm, số lượng nhân công và thời gian cần thiết. Đối với các hợp đồng dịch vụ bên
goài thì phải so sánh với việc tự bỏ chi phí sửa chữa. Cái nào có lợi hơn thì làm.
Thay đổi cấu trúc của toà nhà: Có thể là thay đổi một phần hay toàn bộ tuỳ từng trường hợp cụ thể. Thường thì làm theo yêu cầu của chủ sở hữu. Nế
thuê bên ngoài thì người quản lý nên thực hiện đấu thầu hoặc hợp đồng thương thuyết.
Quản lý năng lượng: Là một trong những công việc mà nhà quản lý phải làm. Nhà quản lý nên tham khảo ý kiến của đội ngũ bảo dưỡng để đưa ra các biện pháp tiết kiệm năng lượng. Có những biện pháp đơn giản nhưng không tốn kém nhưng có tác dụng ngay tức thì như: giảm kích cỡ và số lượng các bảng điện, thay đổi các loại đồ điện, lắp đồng hồ hẹn giờ hoặc tế bào quang điện, giảm nhiệt độ của máy điều hồ, bảo dưỡng các thiết bị một cách hợp lý, dựng hệ thống cơ sở, lắp kính để tăng ánh sáng.
y nhiên cũng có một số biện pháp khá tốn kém nhưng lại tiết kiệm trong thời g
n dài.
Nhà quản lý cần lập kế hoạch quản lý nguồn năng lượng thông qua các bước sau:
Bước 1 : Chuyển chi phí tiêu thụ năng lượng thành các đơn vị tính chi phí dành ch
từng lại năng lượng như tính ra bằng tiền. Sau đó thực hiện so sánh
ể tínhchi phí.
Bước 2 : Đối với năng lượng thắp sáng, làm lạnh cần
ải tín riêng.
Bước 3 : Chọn vị trí lắp đặt thiết bị để có thể tiết kiệm năng lượng. Bước 4 : Lập danh
ục cácbiện pháp tiết kiệm hiệu quả năng lượng và xác định chi ph
cho mỗ biện pháp. Bước 5 : Phân t
h từngbộ phận để xác định hiệu quả của chi phí. Bước 6 : Chọn biện pháp s
sử dụn.
Bước 7 : Chuẩn bị
ế hoạch áp dụng, xác định trình tự và thời gian áp dụng. Bước 8 : Thực thi kế hoạch.
Xác định chi phí theo đuổi thiết bị: Cần tính những chi phí mua ban đầu, chi phí mua và vận hành thiết bị. Trên cơ sở so sánh những thiết bị khác nhau để quyết định nên mua loại nà
Tính chi phí bình quân hàng năm nh
giá mua, chi phí vận hành hàng năm, giá thanh lý. 3.4. Đáp ứng yêu cầu của khách thuê
Để tối đa hoá được lợi nhuận từ toà nhà mình quản lý, nhà quản lý cần phải hiểu rõ tâm lý của khách hàng, hiểu được những nhu cầu, mong muốn của họ khi thuê văn phòng của ta. Khi ta hiểu rõ được những mong muốn của khách thuê thì phải tìm cách đáp ứng những nhu cầu cho họ mà k
ng làm giảm lợi ích của chủ sở hữu. Vậy nhà quản lý cần thực hiện những công việc sau:
tốt với khách hàng trong toà nhà mình quản lý. Thông qua những cuộc tiếp xúc đó để tìm hiểu tâm lý của khách hàng. Xem họ có thực sự hài lòng với dịch vụ quản lý của ta không? Nếu chưa thì tại sao và đưa ra những biện pháp khắc phục? Tìm hiểu xem khách thuê có những nhu cầu về những dịch vụ mới không? Và nếu có thì đó là gì?... Thông qua đó để giải quyết các các phản ứng không tốt từ phía khách thuê. Đồng thời có những điều chỉnh thích hợp trong quá trình quản lý và khai thác toà
à. Những thông tin này cần được lưu giữ lại trong hồ sơ về khách hàng của Ban quản lý.
Nhà quản lý phải biết kích thích tạo ra các nhu cầu mới từ phía khách thuê. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải hiểu rõ về toà nhà mình quản lý. Nhà quản lý cần có những kĩ năng trong việc trả lời các câu hỏi mà khách thuê đưa ra có liên quan đến toà nhà. Đồng thời cũ
phải biết cách thương lượng các điều khoản liên quan đến hợp đồng cho thuê văn phòng.
Tìm hiểu nhu cầu của khách thuê tiềm năng. Nó phụ thuộc vào mục tiêu sử dụng toà nhà của chủ sở hữu và mục đích thuê của khách thuê như: Quy mô, diện tích, bố trí không gian sử dụng, vị trí mà khách hàng muốn thuê là gì?… Thông qua đó Ban quản lý tòa nhà có
hể hỗ trợ khách thuê giải quyết những vấn đề tiếp theo khi biết rõ nhu cầu khách hàng.
Tìm hiểu tính cấp bách từ việc chuyển đến toà nhà. Xem khách thuê có cần chuyển đến ngay không? Xem khách thuê có ý định chuyển đến lâu dài hay tạm thời? Và động cơ chuyển đến toà nhà là gì? Đối với cao ốc văn phòng cho thuê, khách thuê thường dựa trên những tính toán như: Vị trí, khả năng sinh lợi, sự thuận lợi, điều kiện, uy tín của Ban quản lý toà nhà…Toà nhà cần có những không gian mở để khách hàng tự bố trí văn phòng, ban quản lý có thể tư vấn cách bố trí nội thất cho khách hàng, có phòng ăn nhẹ, cà fê, cung cấ
đủ các dịch vụ tr