GIÁM ĐỐC PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG QUẢN LÝ PHÒNG IT PHÒNG KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC TOUR VÉ LẺ VÉ MÁY BAY TOUR OUTBOUND SALE KHÁCH ĐOÀN
Sơ đồ 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY
Giám đốc:
Lãnh đạo trực tiếp, điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty.
Xây dựng giá trị công ty và các chính sách giám sát công ty nhằm đ ảm bảo rằng việc kinh doanh được thực hiện một cách có hiệu quả, có đạo đức và ngay thẳng.
Đảm bảo công ty tuân thủ với tất cả các quy định của pháp luật, đầy đủ và kịp thời.
Xây dựng các mục tiêu chiến lược dài hạn cho công ty. Phó giám đốc:
Là người hỗ trợ, giúp việc cho giám đốc.
Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của công ty.
Phòng quản lý:
Quản lý các bộ phận:
Tour outbound (du lịch quốc tế). Tour vé lẻ.
Sale khách đoàn.
Trách nhiệm xúc tiến khâu tổ chức để cho chương trình tour trở thành sản phẩm cụ thể.
Tổ chức và sắp đặt các dịch vụ trong chương trình tour đã thỏa thuận/ hợp đồng giữa công ty và khách hàng.
Thiết lập và cập nhật hệ thố ng các nhà cung cấp dịch vụ bao gồm: phương tiện vận chuyển, cơ sở lưu trú, ăn uố ng, tham quan, vui chơi giải trí và các dịch vụ khác đáp ứng với yêu cầu của khách hàng và phù hợp tiêu chuẩn tour đã thiết kế.
Chọn lựa và thiết lập mối quan hệ hợp tác và thân thiện với các nhà cung c ấp dịch vụ.
Thiết lập và củng cố hệ thố ng hướng dẫn viên du lịch đ ảm bảo các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, tác phong và quan điểm của công ty.
Thiết kế các tour.
Đề xuất kế hoạch xây dựng hệ thống cung cấp dịch vụ hiệu quả, tin cậy; phát triển thị trường khách lẻ; tour khách lẻ định kỳ…hoặc các kế hoạch khả thi khác nhằm mang lại lợi ích cho công ty.
Phòng kinh doanh:
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu khách hàng.
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn.
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống của sản phẩm): ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái và đôi khi là hồi sinh.
Phòng nhân sự:
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự.
Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới.
Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của công ty và những thông tin có lien quan đến công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định…
Tổ chức triển khai thực hiện nội quy lao động của công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi…
Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ chính sách cho người lao động và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty.
Phòng tài chính kế toán:
Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đ ủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính sách chế độ theo đúng quy định của nhà nước.
Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban giám đốc.
Phối hợp với phòng nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn.
Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
Phòng IT:
Tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực công nghệ thông tin của toàn công ty.
Nghiên cứu, triển khai xây dựng và duy trì hệ thống camera, lưu trữ dữ liệu, website của công ty.
Tiếp nhận yêu cầu xử lý các sự cố trong quá trình s ử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng.