Đối với khoản mục chi phí quản lý kinh doanh là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm nhiều loại chi phí phát sinh vì vậy ta lần lượt xét các khoản chi phí như sau:
- Chi phí nhân viên quản lý kinh doanh: Gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên quản lý các phòng ban của doanh nghiệp.
Các chứng từ sử dụng như bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
Quy trình luân chuyển chứng từ: Tại Công ty kế toán căn cứ vào bảng chấm công. Hàng ngày căn cứ vào tình hình thực tế đi làm của nhân viên, cán bộ quản lý sẽ tiến hành chấm công cho các nhân viên trong bộ phận mình. Các bảng chấm
công ở các bộ phận tơi cuối tháng sẽ được chuyển cho phòng tổ chức để tiến hành kiểm tra đối chiếu số công. Đối với phòng kế toán sẽ cung cấp số lượng sản phẩm tiêu thụ trong tháng, doanh số bán cũng như số tiền thực thu cho phòng tổ chức. Tại bộ phận bán hàng xét thi đua và gửi cho phòng tổ chức. Kế toán lương căn cứ vào bảng chấm công, hệ số lương và mức lương cơ bản...Để tính tiền lương cho từng người và sau đó kế toán tính ra các khoản khấu trừ vào lương của người lao động. Hiện nay tại Công ty theo chế độ hiện hành, Công ty còn phải trích vào lương của người lao động các khoản BHXH, BHYT, BHTN với tỷ lệ như sau:
+ BHXH trích bằng 7% trên tổng lương thực tế của người lao động + BHYT trích bằng 1,5% trên tổng lương thực tế của người lao động + BHTN trích Bằng 1% trên tổng tiền lương của người lao động
Sau đó bảng thanh toán tiền lương được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Nếu được chấp nhận kế toán trưởng và giám đốc sẽ ký vào bảng lương và sau đó chuyển cho kế toán lương để thanh toán cho người lao động khi tới ngày thanh toán. Khi thanh toán lương cho người lao động thì kế toán và thủ quỹ sẽ căn cứ vào bảng lương để trích quỹ để thanh toán cho người lao động trên tổng số tiền thanh toán. Khi thanh toán xong thủ quỹ sẽ lập phiếu chi lương. Người lao động sẽ căn cứ vào bảng lương để nhận lương và sau đó người lao động sẽ ký xác nhận vào bảng lương. Sau khi thanh toán xong cho gười lao động thì kế toán lương sẽ tiến hành lưu trữ chứng từ. Sau đây là Bảng thanh toán lương tại Tân Phương.
Công ty TNHH TM – VT Tân Phương Mẫu số: 02 - LĐTL
Cầu Bùng, Diễn Kỷ, Diễn Châu, Nghệ An (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ/BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC)
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 06/2013
STT Họ tên nhân viên Vị trí công việc
Lương và các khoản phải trả Các khoản khấu trừ
Lương cơ bản
Phụ cấp Tổng BHXH BHYT BHTN Tổng
1 Lương Thị Chuyên Thủ Kho 1.100.000 1.400.000 2.500.000 77.000 16.500 11.000 104.500 2.395.500 2 Ngô Kim Túc NVGH 2.350.000 2.000.000 4.350.000 164.500 35.250 23.500 223.250 4.126.750 3 Ngô Thanh Hải NVLX 2.350.000 1.000.000 3.350.000 164.500 35.250 23.500 223.250 3.126.750 4 Nguyễn Thị Quyên Kế toán 2.350.000 2.000.000 4.350.000 164.500 35.250 23.500 223.250 4.126.750
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng 112.500.000 124.700.000 237.200.000 7.875.000 1.687.500 1.125.000 10.687.500 226.512.500 Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Đối với khoản mục trên khi phát sinh kế toán sẽ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau để vào sổ thanh toán lương và sổ tổng hợp:
+ Nợ TK 642 : 237.200.000 Có TK 334 : 237.200.000 + Nợ TK 642 : 10.687.500 Có TK 338 : 10.687.500
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương tại Công ty TNHH TM-VT Tân Phương.
Chú thích:
: Thực hiện công việc tương ứng của từng bộ phận : Thực hiện theo tuần tự
- Chi phí vật liệu, đồ dùng: Đây là chi phí thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu, đồ dùng xuất dùng cho hoạt động kinh doanh của Công ty như Chi phí về vật liệu, bao bì bảo quản hàng hóa, chi phí xăng, dầu...
Cán bộ quản lý Phòng tổ chức Kế toán lương KTT, TGĐ Kế toán lương Kế toán lương, thủquỹ Chấm công, lập bảng chấm công Kiểm tra, tính số công Lập bảng lương Ký duyệt bảng lương Viết phiếu chi Chi lương Quá trình Lưu trữ chứng từ Thủ quỹ Lập phiếu chi
Chứng từ sử dụng là hóa đơn GTGT, các phiếu chi...
Khoản chi phí khi phát sinh thì kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ do người bán giao như đối với hóa đơn GTGT thì người bán sẽ giao cho Công ty khi mua hàng để làm căn cứ ghi sổ và kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ đó để viết phiếu chi để chi tiền cho nhân viên thanh toán khoản công nợ phải trả đã phát sinh. Sau khi vào sổ xong thì kế toán sẽ lưu trữ chứng từ. Sau đây là hóa đơn GTGT về chi phí vật liệu phát sinh:
Biểu số 2.19: Hóa đơn GTGT khi mua hàng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT GIÁ TRỊ GIA TĂNG DH/2013B
Ngày 15 tháng 06 năm 2013 0002148 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Lan
Địa chỉ: Diễn kỷ, Diễn Châu, Nghệ An
Điện thoại: 0383.594.827 MST: 2900325147 Hộ tên người mua hàng: Ngô Hồng Tân
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM – VT Tân Phương Địa chỉ: Cầu Bùng, Diễn kỷ, Diễn Châu, Nghệ An
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 2900621719
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Bút viết Hộp 15 29.000 435.000
Cộng tiền hàng 435.000
Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 43.500
Tổng cộng tiền hàng 478.500
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi tám nghìn, năm trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Đối với khoản chi phí này khi phát sinh kế toán sẽ hạch toán vào sổ như sau: Nợ TK 642 : 435.000
Có TK 133 : 43.500
Có TK 1111 : 478.500 - Chi phí khấu hao TSCĐ:
TSCĐ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như phòng làm việc, máy tính, nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển...
Chứng từ sử dụng như: chứng từ tăng (giảm) TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao.
Hiện nay, tại Công ty nhiệm vụ trích khấu hao do nhân viên kế toán thực hiện, việc trích lập khấu hao hoặc ngừng trích khấu hao TSCĐ được bắt đầu từ ngày TSCĐ đem vào sử dụng và việc thôi không trích khấu hao được tính từ ngày TSCĐ không tham gia vào hoạt động hoặc TSCĐ đã trích khấu hao nhưng vẫn đang sử dụng. Công ty tính khấu hao TSCĐ tại Công ty đang sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, dựa vào tỷ lệ trích khấu hao của TSCĐ đây là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao tính theo tháng không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ. Theo phương pháp này mức khấu hao bình quân được tính như sau:
Giá trị phải khấu hao Mkhbq năm =
Số năm sử dụng
Kế toán dựa trên mức tính khấu hao năm thì kế toán sẽ tính ra chi phí khấu hao hàng tháng để tính vào chi phí. Sau đây là công thức tính khấu hao theo tháng tại đơn vị sử dụng cho việc tính khấu hao:
Mkhbq năm Mkhbq tháng =
12 tháng
Tại công ty khi TSCĐ được đưa vào hoạt động thì kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ tăng TSCĐ: Hóa đơn GTGT để nhập số tiền (Nguyên giá) của tài sản và tại
Công ty sẽ ước tính số năm sử dụng của tài sản và kế toán sẽ tiến hành nhập thông tin về tài sản về nguyên giá, số năm sử dụng, ngày đưa vào sử dụng, hãng xe vào máy tính. Do vậy, hàng tháng phần mềm sẽ tự động trích lập và phân bổ ra khoản khấu hao của từng tài sản và cuối tháng kế toán sẽ in ra bảng tính và phân bổ khấu hao chung của tài sản tại Công ty như sau:
Diễn Kỷ, Diễn Châu, Nghệ An
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Tháng 06 năm 2013 ĐVT: Đồng
TT Tên TSCĐ Số
lượng
Khấu hao TSCĐ Mức khấu hao của tháng Số khấu hao đã trích đến kỳ này Nước SX Năm đem vào sử dụng Nguyên giá TSCĐ Năm khấu hao TSCĐ Tỷ lệ khấu hao TSCĐ 1 NOVA 7 chỗ (37N – 5544) 1 LD 2007 457.648.000 2007 10 năm 3.813.733 293.657.465 2 Xe huyndai 2 tấn (37H – 9915) 1 LD 2005 65.000.000 2005 10năm 541.667 48.750.002
3 Kho hàng hóa 1 2007 128.862.872 2007 10năm 1.073.857 78.391.580
... ... ... ...
Cộng 1.572.827.000 13.106.689 574.420.700
Người lập Giám đốc
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642 : 13.106.689
Có TK 214 : 13.106.689
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn công ty như: Tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ...
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu chi
Cuối tháng, người nhận tiền đề nghị Công ty chi tiền. Giám đốc và kế toán trưởng căn cứ vào chứng từ phát sinh để duyệt chi sau đó chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi. Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt giao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ kế toán. Sau đó kế toán thanh toán gửi phiếu chi cho kế toán trưởng và giám đốc ký xác nhận vào phiếu chi. Kế toán bảo quản chứng từ trong kỳ và chuyển vào lưu trữ sau năm kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí vật liệu và đồ dùng tương tự như chi phí dịch vụ mua ngoài.
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí dịch vụ mua ngoài
Chú thích:
: Thực hiện công việc tương ứng từng bộ phận
: Thực hiện tuần tự từng bộ phận Quy trình mua hàng Người nhận tiền Đề nghị chi tiền Kế toán trưởng, GĐ Kế toán thanh toán Duyệt chi Lập phiếu chi KTT, GĐ Ký phiếu chi Thủ Quỹ Xuất quỹ Bảo lưu Kế toán Ghi sổ
Ví dụ: Trong tháng 06 tại Công ty phát sinh hóa đơn tiền điện phải trả thanh toán tiền điện 3.960.000 đồng. Căn cứ vào hóa đơn tiền điện kế toán lập phiếu chi như sau:
Biếu số 2.21: Phiếu chi hóa đơn tiền điện
Công ty TNHH TM – VT Tân Phương Mẫu số: 02 - TT
Cầu Bùng, Diễn Kỷ, Diễn Châu, Nghệ An ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BCT ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Số: PC338 Nợ: 642, 133
Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Nga
Địa chỉ: Công ty TNHH TM – VT Tân Phương Lý do chi tiền: Thanh toán tiền điện tháng 06 Số tiền: 3.960.000
Viết bằng chữ: Ba triệu, chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào chứng từ trên kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642: 3.600.000
Nợ TK 133: 360.000
Có TK 1111: 3.960.000
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi tiếp khách, hội nghị, các khoản chi khác...
Các chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu chi
Quy trình luân chuyển chứng từ tương tự như quy tình luân chuyển chi phí dịch vụ mua ngoài ở trên. Đối với khoản mục này kế toán khi hạch toán như chi phí
dịch vụ mua ngoài. Trên đây là các chứng từ về khoản mục chi phí quản lý kinh doanh. Tiếp theo em xin trình bày về quy trình ghi sổ kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại Công ty như sau: