Như em vừa trình bày về nội dung để xác định giá vốn (phần 2.1) thì để xác định được trị giá lô hàng xuất ở Công ty thì kế toán phải xác định được số lượng và đơn giá lô hàng nhập kho để làm căn cứ xác định giá trị của lô hàng xuất bán. Vì
vậy, để xác định giá vốn thì gồm các chứng từ : Hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho.
Tân Phương là một doanh nghiệp Thương mại nên Công ty không trực tiếp sản xuất ra các mặt hàng hiện nay mà Công ty kinh doanh, do vậy Công ty phải mua từ các nguồn hàng khác nhau như ở trong và ngoài nước nhưng chủ yếu là Công ty mua hàng từ các nguồn hàng trong nước như hàng hóa từ các nhà sản xuất các mặt hàng mà Công ty đang buôn bán. Khi mua hàng thì giá trị của lô hàng thường bao gồm các khoản chi phí nhưng thường chi phí vận chuyển do bên cung cấp chịu, do đó chi phí vận chuyển nhỏ và tại Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng nên nếu đợi cuối tháng mới phân bổ chi phí thì việc tính toán rất phức tạp, dễ dẫn tới nhầm lẫn nên giá mua trên hóa đơn đã được hạch toán luôn cả chi phí hàng hóa khi mua. Sau đây là quy trình luân chuyển của chứng từ mua hàng tại Tân Phương:
Khi Công ty mua hàng tại nhà cung cấp thì người giao hàng có thể là người trong hoặc ngoài Công ty do 2 bên thỏa thuận. Người giao hàng chuyển hàng tới kho của Công ty và đề nghị nhập kho hàng hóa. Tại Công ty sẽ có một ban kiểm nghiệm hàng hóa về lô hàng mua về các chỉ tiêu như số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa xem có đủ tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm tại Công ty gồm có thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ cung ứng và người giao hàng sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa dựa vào hóa đơn GTGT (liên 2) do người giao hàng chuyển từ nhà cung cấp về và phiếu giao nhận hàng hóa. Sau đó kế toán vật tư lập phiếu nhập kho, các bên liên quan trong phiếu nhập kho sẽ ký xác nhận và sau đó chuyển cho thủ kho. Thủ kho nhập số hàng nhập, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi vào thẻ kho và cuối cùng chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. Kế toán nhận phiếu nhập kho và tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản và phân loại chứng từ. Sau đó kế toán ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết, cuối cùng là bảo quản và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn. Tại Công ty hiện nay kinh doanh rất nhiều mặt hàng vì vậy hàng ngày phát sinh các nghiệp vụ mua hàng nhưng em lấy ví
dụ điển hình về một loại sản phẩm về sữa bột để phân tích. Sau đây là ví dụ và mẫu hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho tại Công ty.
Ví dụ: Ngày 01/06/2013 Công ty Tân Phương mua hàng của Công ty CP Sữa Vinamlk với hóa đơn như sau:
Biểu số 2.9: Hóa đơn GTGT
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM Mẫu số: 01 GTKT4/001
Điện thoại: (84-8) 5415 5555 Ký hiệu: HV/13P
Mã số thuế: 0300588569 Số: 0056125
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 01 tháng 06 năm 2013
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Cty TNHH TM – VT Tân Phương
Địa chỉ: Thôn 7, Cầu Bùng, Diễn Châu, Nghệ An
Mã khách hàng: TP2003 Mã số thuế: 2900621719 Số TK:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản trong 12 ngày
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 2 3 4 5 6=(5)x(4) 7 1 SB Optimum Step 1 HT 900g Hộp 75 322.100 24.157.500 2 SB Dielac Pedia 3 + HT 400g Hộp 100 137.000 13.700.000 Cộng tiền hàng 37.857.500
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 3.785.750 Số mặt hàng: 2 Tổng cộng tiền thanh toán 41.643.250
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu, sáu trăm bốn mươi ba nghìn, hai trăm năm mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Thủ kho Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.10: Phiếu nhập kho
Đơn vị bán hàng: CN CTCP Sữa Việt Nam nhà máy sữa Nghệ An
Địa chỉ: Đường Sào Nam, P.Nghi Thu, Thị xã Cửa Lò, Nghệ An
Số ĐT:
Kho xuất: NAF Đường Sào Nam, P.Nghi Thu ĐV vận chuyển: CN Cty CP sữa Việt Nam – Nhà máy sữa Nghệ An
Công ty TNHH TM – VT Tân Phương Mẫu số 01 - VT
Cầu Bùng, Diễn kỷ, Diễn Châu, Nghệ An Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC
Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 06 năm 2013
Số:00189 Nợ: 156 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Ngọc Khánh
Theo hóa đơn GTGT
Nhập tại kho: Kho 1, Cầu Bùng, Diễn kỷ, Diễn Châu, Nghệ An
STT Tên hàng hóa Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 SB Optimum Step 1 HT 900g SBOS1HT9 Hộp 75 75 322.100 24.157.500 2 SB Dielac Pedia 3 + HT 400g SBDP3HT4 Hộp 100 100 137.000 13.700.000 Cộng 175 175 37.857.500
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu, tám trăm năm mươi bảy nghìn, năm trăm đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 01 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Để biết được giá vốn của các lô hàng xuất thì kế toán không phải tính toán thủ công như trước. Hiện nay, tại Công ty do áp dụng phần mềm kế toán cho việc hạch toán nên việc tính ra giá vốn của lô hàng xuất sẽ đơn giản và thuận tiện hơn. Để máy tính xuất ra giá trị của các lô hàng xuất bán thì khi các nghiệp vụ nhập thì kế toán căn cứ vào chứng từ như hóa đơn GTGT (Biểu 2.9) hoặc phiếu nhập kho
(Biểu 2.10) để nhập vào máy tính số lượng, đơn giá và mã hàng nhập kho. Đối với nghiệp vụ xuất bán khi phát sinh thì kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ: Hóa đơn GTGT (Biểu 2.2), phiếu xuất kho (Biểu 2.3) kế toán sẽ nhập số lượng, đơn giá của mặt hàng xuất bán. Máy tính sẽ căn cứ vào số lượng kế toán nhập vào xuất ra giá vốn của lô hàng xuất bán theo phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước mà Công ty áp dụng. Sau đây là kế toán chi tiết tại Công ty: