V. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐỈNH CAO
1. Những ưu điểm :
Bên cạnh những mặt tốt trong công tác QL kinh doanh, ta không thể bỏ qua những ưu điểm của công tác kế toán NK hàng hóa của công ty. Cụ thể là :
1.1- Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm KD và tổ chức hệ thống KD của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Công ty tổ chức kế toán một cách khoa học có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống dưới, toàn Công ty chỉ có một Phòng KT, nhà kho và đại diện Hải phòng định kỳ phải lập báo cáo kèm theo chứng từ gốc gửi về Phòng KT để tổng hợp lên các báo cáo tài chính của Công ty. Điều này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung cao đối với công tác kế toán. Công tác tổng hợp số liệu được thực hiện nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc áp dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào trong công tác kế toán. Đồng thời bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí hạch toán.
Việc bố trí cán bộ kế toán và phân công việc trong bộ máy kế toán của công ty là phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán, phát huy được thế mạnh của mỗi người, đồng thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đặt ra về khối lượng công việc, nâng cao được hiệu quả kế toán. Nhân viên kế toán của công ty có trình độ nghiệp vụ, có kinh nghiệm công tác kế toán, trách nhiệm, năng động, nhiệt tình, khả năng về ngoại ngữ. Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm, hiểu biết về chế độ tài chính kế toán, có kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương. Do đó, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động KT của công ty luôn chính xác, đảm bảo được yêu cầu quản lý tránh những rủi ro trong thanh toán và KD. Công ty cũng luôn đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ nhân viên kế toán, nghiệp vụ chuyên môn cho phù hợp với điều kiện mới, Hoạt động kế toán được phân theo từng mảng nghiệp vụ kế toán KD XNK, kế toán thanh toán đối ngoại...
Công ty đã thực hiện tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận, các khâu trong đơn vị và có chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Hoạt động KD ở công ty có liên quan đến mọi bộ phận. Vì vậy, tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở các bộ phận sẽ thu được đầy đủ, kịp thời thông tin về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong công ty. Mặt khác, hạch toán ban đầu đều do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận thực hiện theo sự hướng dẫn của Phòng KT. Do đó, để thực hiện tốt khâu này, Phòng KT đã có sự phân công cụ thể cho các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ ban đầu kịp thời để đảm báo cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời. Thực hiện tốt khâu này đã tạo tiền đề cho các khâu kế toán khác trong công ty, bởi tính trung thực và chính xác của hạch toán ban đầu có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực và chính xác của toàn bộ tài liệu kế toán của DN.
Bên cạnh đó, các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đúng với mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Nhữmg thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép một cách đấy đủ chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán, các chứng từ đều được giám sát kiểm tra chặt chẽ. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ ngoại thương. Các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, khoản mục thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
1.3- Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ nhưng lại linh hoạt, công ty đã căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất KD của đơn vị mình và hệ thống tài khoản thống nhất của ngành để xác định danh mục tài khoản kế toán tổng
hợp, các tiểu khoản, tiết khoản cần phải sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất KD của công ty. Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ NK được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm KD của công ty, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế tài chính trong nội bộ công ty. Đa số các tài khoản của công ty đều được mở chi tiết, chẳng hạn:
- Xuất phát từ đặc điểm hoạt động KD của Công ty là chuyên hoạt động KD NK, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn, số lượng tương đối nhiều, sử dụng nhiều loại ngoại tệ (GBP, USD, EUR, DEM, AUD, JPY...) nên tài khoản 112 được chi tiết thành hai tài khoản TK1121 và TK1122 và chi tiết theo từng loại ngoại tệ và theo từng ngân hàng mà Công ty mở tài khoản.
- Các tài khoản công nợ cũng được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. - Các tài khoản DT được chi tiết theo DT KD hàng NK (TK 5111), DT ủy thác hàng NK (TK 5112), DT dịch vụ (TK 5113), DT khác (TK 5114).
- Đặc biệt TK 642 của Công ty không chỉ chi tiết đến tài khoản cấp 2 mà còn được chi tiết theo từng mục đích chi.
Tiêu biểu là TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, xuất phát từ đặc điểm KD NK, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn, số lượng ngân hàng giao dịch tương đối nhiều, các loại ngoại tệ được sử dụng để thanh toán đa dạng nên TK 112 được chi tiết theo ngân hàng có tham gia thanh toán trong quá trình NK, theo loại ngoại tệ và tiền Việt Nam. Cụ thể như :
TK 1121V - Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng ở Vietcombank TK 1122VGJ - Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Yên, Nhật ở Vietcombank TK 1122VGU - Tiền gửi ngân hàng bằng đôla Mỹ ở Vietcombank.
Việc chi tiết các tiểu khoản hợp lý này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cả hoạt động nhập hàng lẫn nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập, góp phần nâng cao hiệu quả KD của công ty.
1.4- Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán hiện đang áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán khó áp dụng kế toán máy nhưng công ty đã ứng dụng chương trình CADS trong công tác kế toán của đơn vị mình để giảm bớt khối lượng công việc, kế toán của Công ty chỉ cần nhập các số liệu trên sổ chi tiết là máy có thể tự tổng hợp số liệu trên các sổ tổng hợp. Hoạt động KD NK của Công ty thực hiện trên cơ sở các hợp đồng, việc mua bán thực hiện theo từng lô hàng và hàng NK về được vận chuyển đến tận kho của khách hàng hoặc giao ngay tại cảng nên phương pháp tính giá theo giá thực tế đích danh dùng để xác định giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác.
Với quy mô và đặc điểm hoạt động KD như công ty, các nghiệp vụ phát sinh có tần suất lớn, giá trị cao, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao thì việc lựa chọn hình thức ghi sổ “Nhật ký - chứng từ “ để hạch toán là phù hợp. Bởi kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác. Đồng thời, cơ sở chứng từ để ghi sổ kế toán rõ ràng không bị trùng lặp, công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được dàn đều trong tháng. Tuy hình thức này có kết cấu mẫu sổ phức tạp nhưng lại được lựa chọn và được chứng minh là sử dụng phù hợp.
Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán, hệ thống sổ sách của công ty đã được mở một cách thích hợp, hệ thống sổ chi tiết được mở hợp lý đối với tất cả các tài khoản tổng hợp cần ghi chép chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn ở công ty. Mẫu sổ kế toán chi tiết ở đơn vị đa dạng và phù hợp với từng đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi. Như sổ chi tiết công nợ được theo dõi theo từng đối tượng cụ thể để biết được diễn biến tăng giảm công nợ đối với đối tượng đó, từ đó xử lý đúng, kịp thời trong hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm kể trên, thì sổ sách của Công ty còn tồn tại một số nhược điểm cần phải xem xét, để khắc phục và sửa chữa nhằm tránh những sai sót không đáng có.
1.5 Tổ chức hạch toán hàng hóa nhập khẩu
Về tổ chức hạch toán hàng NK: với hoạt động NK diễn ra tại công ty thường xuyên và giá trị trên từng hợp đồng là khá lớn, lại chủ yếu thực hiện NK giao bán thẳng không qua kho nên việc công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán tiêu thụ hàng hóa NK là thích hợp. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên liên tục, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa NK trên các mặt nhập hàng, tiêu thụ, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị và số lượng. Mặt khác, sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên đã được công ty vận dụng một cách linh hoạt đối với những mặt hàng không qua kho, nhập về giao bán thẳng, kế toán vẫn lập phiếu nhập và xuất kho hàng KD giao nhận thẳng để vẫn có thể theo dõi số lượng hàng hóa cũng như giá vốn hàng hóa bán ra. Bên cạnh đó, việc lựa chọn nguyên tắc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng nhập theo tỷ giá nào thì bán theo tỷ giá ngày nhập đó là cũng phù hợp với công ty. Tỷ giá thực tế hàng ngày được kế toán thanh toán ngoại qua các ngân hàng nhận giấy báo tỷ giá cập nhật thường xuyên.