Máy thi công là những máy móc thiết bị phục vụ trực tiếp cho hoạt động thi công xây dựng công trình. Để sử dụng máy thi công một cách hiệu quả, tiết kiệm, đồng thời bảo quản máy móc tốt để phục vụ thi công, kế toán phải nắm vững tình hình tổ chức, quản lý sử dụng máy, nắm được hoạt động của máy và khối lượng công việc do máy thực hiện từ đó tổ chức tốt việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công ở từng công trình cho từng máy móc thiết bị.
Bên cạnh những máy móc tự có, Công ty thuê ngoài do thiết bị thi công của Công ty không đủ để phục vụ nhu cầu sản xuất. Công ty có thể thuê máy thi công theo hai hình thức: thuê “khô” hoặc thuê “ướt”. Thuê “khô” là Công ty chỉ thuê máy và nhân viên điều khiển máy, còn nhiên liệu do Công ty tự đảm nhận. Thuê “ướt” là thuê toàn bộ cả phần nhiên liệu chạy máy, tuỳ theo điều kiện thi công mà áp dụng hình thức thuê phù hợp.
Khi được giao nhận công trình, các đội trưởng lập kế hoạch sử dụng máy thi công gửi về Công ty để xin sử dụng máy. Công ty cân nhắc năng lực có thể đáp ứng và điều động máy thi công theo yêu cầu. Nếu không đáp ứng được sẽ tiến hành thuê ngoài, việc thuê ngoài phải có hợp đồng thuê máy (Biểu 2-13: Hợp đồng thuê máy). Khi công việc hoàn thành hai bên sẽ lập đội nghiệm thu khối lượng thực hiện (Biểu 2-14: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy)
Công ty TNHH Ninh Cơ
Khu Phố 8, Vạn Phúc, Hà Đông, Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2010
HỢP ĐỒNG THUÊ MÁY Chúng tôi gồm có:
Bên thuê máy (Bên A) : Công ty TNHH Ninh Cơ.
Đại diện là Ông : Phạm Văn Đông Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ : Khu Phố 8 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội. Điện thoại : 04.3355412 Fax: 04.33554126
Bên có máy cho thuê (Bên B): Công ty cầu 7 Thăng Long.
Đại diện là Ông: Nguyễn Đức Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ : 26 đường Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà Nội. Điện thoại : 04.3838952 Fax: 04.37576116
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng thuê máy với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên B nhất trí cho cho Bên A thuê máy san MITSUBISI. Thời gian: 02 ca
Đơn giá: 3.000.000 đồng/ca (giá đã bao gồm VAT).
Điều 2: Thời gian và địa điểm.
Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/12/2010 đến khi bên A không còn nhu cấu sử dụng máy.
Điều 3: Thanh toán.
Thanh toán bằng chuyển khoản.
Điều 4: Trách nhiệm của các bên. Điều 5: Điều khoản chung.
……… Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Đại diện bên A
(Ký, họ tên)
Đại diện bên B
Biểu 2-14: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy CÔNG TY TNHH NINH
CƠ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2010
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ MÁY Số: ...
Hôm nay, ngày 28 tháng 12 năm 2010, chúng tôi gồm:
Bên thuê máy (Bên A) : Công ty TNHH Ninh Cơ.
Đại diện là Ông: Phạm Văn Đông Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Khu Phố 8 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội.
Điện thoại : 04.33554125 Fax: 04.33554126
Bên có máy cho thuê (Bên B): Công ty cầu 7 Thăng Long.
Đại diện là Ông: Nguyễn Đức Ý Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 26 đường Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà Nội.
Điện thoại : 04.38389527 Fax: 04.37576116 Cùng thanh lý hợp đồng số…..: ngày 01 tháng 12 năm 2010.
Nội dung công việc thuê máy san MITSUBISI. Giá trị hợp đồng đã thực hiện:
Thời gian : 02 ca
Đơn giá : 3.000.000 đồng/ca (giá đã bao gồm VAT). Tổng thanh toán : 6.000.000 đồng
Bên: A Đã thanh toán cho bên B số tiền là: 6.000.000đồng
(Bằng chữ: Sáu triệu đồng)
Số tiền bị phạt do bên vi phạm hợp đồng 0 đồng (viết bằng chữ: Không đồng)
Kết luận:
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
2.1.3.3. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Cuối tháng, chứng từ về sử dụng máy thi công như hợp đồng thuê máy, chi phí lương nhân viên lái máy, chi phí xăng dầu dùng cho chạy máy thi công được chuyển về phòng Tài chính - kế toán Công ty để tổng hợp hạch toán. Kế toán vào “Bút toán khác” định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đồng thời kế toán cũng tính khấu hao cho máy móc thi công giống như TSCĐ khác của Công ty. Theo đó, mức khấu hao trung bình tháng của TSCĐ được tính như sau:
Số khấu hao = Nguyên giá tài sản cố định Số năm sử dụng dự kiến x 12
Để thực hiện tính khấu hao cho các máy móc thiết bị trong tháng, kế toán sử dụng phần mềm như sau:
Chọn phân hệ Kế toán “CCDC & TSCĐ”, chọn “Chứng từ TSCĐ”, lập một định khoản khấu hao TSCĐ, chọn vào mục tính khấu hao cho máy móc.
Phần mềm sẽ tự động tính và phân bổ khấu hao theo vụ việc sử dụng máy.
Trên phần mềm kế toán, số liệu tự động chuyển sang các Sổ chi tiết (Biểu 2-15: Sổ chi tiết TK 623); (Biểu 2-16: Sổ cái TK 623).
Biểu 2-15: Sổ chi tiết TK 623 Đơn vị: Công ty TNHH Ninh Cơ
Địa chỉ: Khu Phố 8 - Vạn Phúc - Hà Đông –
Hà Nội
Mẫu số S38 - DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010
Công trình: (CT1) - Xây dựng tòa nhà văn phòng PETTRO MANNING
Đơn vị tính: VND CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨN SỐ PHÁT SINH TRONG KỲ Ngà y thán g Số hiệu NỢ CÓ Số đầu kỳ 31/1 2 CP063 Thuê máy xúc phá đá nền, đào nền 141 2.121.716.7 91 31/1
2 CP065 Thuê máy san, ủi 141 506.818.179 31/1
2 TTL013
Lương công nhân lái máy
chính CT.Thụy Khuê 3341 397.071.429 31/1
2 XK152
Xuất nhiên liệu chạy máy
CT. Thụy Khuê 1523 627.130.672 31/1
2 CP068
Hao mòn tài sản cố định hữu
hình 2141 41.810.976
31/1 2
BTKC0 17
K/c chi phí sử dụng máy thi
công 6231->154 154 3.694.548.04 7 Tổng số PS 3.694.548.0 47 3.694.548.04 7 Dư cuối kỳ x x
- Sổ này có ...trang, đánh số từ trang số 01 đến trang .... - Ngày mở sổ...
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2-16: Sổ cái TK 623
Đơn vị: Công ty TNHH Ninh Cơ
Địa chỉ: Khu Phố 8 - Vạn Phúc - Hà Đông - Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010
Công trình: (CT1) - Xây dựng tòa nhà văn phòng PETTRO MANNING MÃ TK TK ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NỢ PHÁT SINH CÓ Số dư đầu 141 Tạm ứng 2.628.534.97 0 1523 Tiền mặt 627.130.672
3341 Phải trả người lao động thuê ngoài
397.071.429 214 Hao mòn tài sản cố định 41.810.976 2141
Hao mòn tài sản cố định hữu
hình 41.810.976
21412 Hao mòn máy móc, thiết bị 41.810.976
154 Chi phí SXKD dở dang 3.694.548.047 Tổng PS 3.694.548.04 7 3.694.548.047 Dư cuối X x Ngày 31tháng 12 .năm 2010 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)