Trong quá trình làm vi c trên ch ng trình KTKB, qua ph ng v n các k toán viên có các đ xu t đ ch ng trình và công vi c ngày m t t t h n g m:
- Ch ng trình KTKB ch a có báo cáo theo dõi t n qu ngân sách ph ng trong th i gian ch nh lý quy t toán tách t n qu n m tr c và n m nay đ vi c ki m soát thanh toán đ c thu n l i h n. Ch a có báo cáo theo dõi t n qu ngân sách qu n.
- i chi u hàng tháng v i đ n v ch ng trình KTKB ch a k t xu t đ c m u báo cáo khi n cho vi c đ i chi u còn m t nhi u th i gian
- M t s m u báo cáo qu n tr , Ban giám đ c yêu c u cán b công ch c ph trách thu, chi ngân sách cung c p nh ng ch ng trình ch a k t xu t đ c.
2.3.2.2.10 Tài li u tham kh o v công tác chuyên môn còn h n ch :
Các tài li u tham kh o v ch đ k toán ngân sách và kho b c c th là vi c h ch toán k toán; các v n b n ki m soát chi có liên quan còn h n ch . Các sách tham kh o th ng s d ng n i dung t các v n b n là ch y u. Vi c đnh kho n k toán bi u di n d i d ng s đ ch T giúp ng i đ c d hình dung và d hi u ch a có và ch a th c p nh t k p th i.
Tóm t t ch ng 2:
Qua kh o sát các quy trình nghi p v và mô t h th ng ki m soát n i b c a kho b c nhà n c qu n 10, chúng tôi nh n th y có hai b ph n ch a hoàn thi n đó là đánh giá r i ro, thông tin và truy n thông. i v i đánh giá r i ro v n đ ch a hoàn thi n đó là nh n d ng các r i ro và bi n pháp phòng tránh c a công tác k toán ch a có v n b n h ng d n. i v i thông tin và truy n thông có m i v n đ c n hoàn thi n bao g m: khách hàng l p ch ng t sai m c l c ngân sách, sai s ti n b ng ch , sai h s kèm theo, có kho n chi sai ch đ , đ a d toán đ u n m ra kho b c tr , giao nh n h s khâu chi ngân sách t n nhi u th i gian, truy c p và ghi nh v n b n ch đ c a cán b công ch c còn h n ch , k toán nh p máy các y u t trên ch ng t vào ch ng trình k toán sai, ch ng trình k toán ch a hoàn thi n, tài li u tham kh o v công tác chuyên môn còn h n ch . Ch ng ti p theo s trình bày các gi i pháp đ hoàn thi n h th ng ki m soát n i b c a Kho b c nhà n c qu n 10 TPHCM.
CH NG 3
GI I PHÁP HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B T I KHO B C NHÀ N C QU N 10 TPHCM: 3.1 Gi i pháp hoàn thi n v đánh giá r i ro:
K toán đóng vai trò quan tr ng trong vi c ghi chép, x lý, phân tích và cung c p thông tin ngân sách cho các ban ngành c n thông tin. Tuy nhiên hi n nay kho b c nhà n c ch a có v n b n nh n d ng r i ro và bi n pháp phòng tránh trong công tác k toán. Tôi xin ki n ngh kho b c nhà n c c n có các v n b n h ng d n v v n đ này giúp các cán b công ch c làm công tác k toán có tài li u tham kh o đ nh n bi t và phòng tránh các r i ro v k toán trong x lý công vi c hàng ngày c th v các v n đ : M tài kho n; Ki m soát chi các đ n v thu c ngân sách trung ng, thành ph , qu n huy n, ph ng xã, đ n v m tài kho n t i kho b c; Ch đ báo cáo hàng tháng, n m, báo cáo quy t toán; Công tác k toán n i b ; Công tác thanh toán trái phi u, công trái; Công tác thanh toán liên kho b c; Công tác thu ngân sách.
3.2 Gi i pháp hoàn thi n v thông tin và truy n thông: 3.2.1 Khách hàng l p ch ng t sai m c l c ngân sách: 3.2.1 Khách hàng l p ch ng t sai m c l c ngân sách:
kh c ph c sai sót này cán b công ch c yêu c u khách hàng xem l i quy t đnh s 32/2008/Q -BTC v h ng d n trích kh u hao tài s n c đ nh. Ph bi n đ n khách hàng quy t đ nh 1441/Q -BTC là v n b n h ng d n m c l c ngân sách c a b tài chính dùng cho các đ n v tr c thu c. Tuy đây là v n b n ch áp d ng cho các đ n v tr c thu c B Tài Chính nh ng nó là tài li u tham kh o r t có ích giúp đ n v h n ch nh ng sai sót do h ch toán sai mã n i dung kinh t .
3.2.2 Khách hàng l p ch ng t sai s ti n b ng ch :
Hi n t i trên di n đàn Kho b c thành ph H Chí Minh, c ng nh các trang web trên m ng có ph n m m chuy n s ti n b ng s thành s ti n b ng ch r t ti n l i. Khi cài vào máy tính ph n m m t đ ng thêm vào thanh công c c a Word và Excel nên Cán b công ch c kho b c s thông báo cho khách hàng bi t đ khách hàng cài ph n m m này vào máy tính s d ng đ n v đ tránh x y ra sai sót này.
3.2.3 Khách hàng l p ch ng t sai h s kèm theo:
kh c ph c r i ro trên cán b công ch c làm công tác ki m soát chi h ng d n k toán đ n v ki m soát h s h p đ ng, biên b n nghi m thu thanh lý tr c khi mang ra kho b c. Có s ph i h p t t gi a đ n v và kho b c s giúp gi m th i gian làm vi c c a c kho b c và đ n v .
3.2.4 Khách hàng l p ch ng t có kho n chi sai ch đ :
Là nhân t nh h ng l n đ n ch t l ng công vi c c a công ch c kho b c. i v i nh ng khách hàng hi u và c p nh t ch đ nhanh, k p th i, làm vi c c n th n, công vi c ki m soát ch ng t c a cán b công ch c kho b c s ít r i ro ti m tàng h n. Ng c l i s làm t ng r i ro ti m tàng. Vi c c p nh t các v n b n pháp quy m i ban hành là nhi m v c a t t c các cá nhân và đ n
v có liên quan. Tuy nhiên có m t s khách hàng do b n vi c ít c p nh t v n b n, do đó d n đ n tham m u cho th tr ng đ n v không chính xác. Vi c này d n đ n m t r i ro l n cho kho b c và khách hàng. kh c ph c l i này đòi h i các k toán đ n v c n ph i c p nh t v n b n nhanh chóng, k p th i đ th c hi n chi ngân sách theo đúng lu t. i v i nh ng v n b n h ng d n ch đ , h n m c chi v khen th ng, đi n tho i cho cán b c p cao, công tác phí, ti p khách, h i ngh … ây là nh ng v n b n mà kho b c và đ n v giao d ch đ u ph i n m b t và th c hi n đúng theo quy đnh. Cán b công ch c kho b c sau khi đã có s đ tóm t t các v n b n theo ph ng pháp S đ t duy c a Tony Buzan s cho khách hàng m n tham kh o. i u này có l i là giúp khách hàng bi t v m t ph ng pháp làm vi c m i đ ghi nh đ c các ý chính c a v n b n. Thêm vào đó nh c p nh t k p th i khách hàng s không chi sai, kho b c không m t nhi u th i gian ki m soát và t ch i nh ng ch ng t chi sai quy đnh. Qua đó còn t o đ c s g n g i v i khách hàng do khách hàng th y đ c s nhi t tình trong công tác, cán b công ch c các đ n v s h c t p và thay đ i đ làm vi c ngày m t t t h n. T o đ c s chuy n bi n v ch t l ng làm vi c c a cán b công ch c các c quan hành chính s nghi p. D n d n khi n xã h i có cái nhìn tích c c, m i m v cán b công ch c.
3.2.5 Khách hàng đ a d toán đ u n m ra kho b c tr :
Tôi xin ki n ngh các c quan ch qu n giao d toán cho đ n v đúng th i h n đ đ n v ch đ ng trong vi c s d ng d toán. Vi c giao đúng th i h n s giúp gi m công vi c đ u n m c a c khách hàng và kho b c.
3.2.6 Giao nh n h s khâu chi ngân sách t n nhi u th i gian:
công vi c đ c gi i quy t nhanh h n, tôi xin có đ xu t nh sau: Hai t phi u giao nh n h s s do khách hàng l p, khi khách hàng mang h s ra kho b c, kho b c s nh n h s cùng phi u giao nh n, ki m tra s l ng ch ng t và các gi y t có liên quan do khách hàng đánh lên h s và tr l i khách hàng m t liên. ng th i đ n v l p m t quy n s nh n ch ng t kho b c đ l i t i kho b c, đ khi ra nh n h s giao hôm tr c, khách hàng ghi vào và nh n h s v . Vi c ph i có quy n s giao nh n h s là do m t s khách hàng làm m t phi u giao nh n h s và c ng ti n cho vi c đ i chi u h s giao tr gi a kho b c và khách hàng. Quy n s giao nh n này g m các c t:
Ngày tháng Lo ich ng t S ch ng t
S ti n Bên giao Bên nh n
3.2.7 Truy c p và ghi nh v n b n ch đ c a cán b công ch c còn h n ch : ch :
Qua vi c tham kh o quy n s đ t duy c a Tony Buzan và quy n “Tôi tài gi i, b n c ng th ” c a Adam Khoo. Chúng tôi có đ xu t giúp vi c ghi nh và n m b t v n b n, ch đ c a cán b công ch c kho b c ngày m t t t h n. ó là vi c chúng tôi s d ng s đ t duy trong vi c tóm t t v n b n,
dùng các hình nh đ vi c ghi nh đ c t t h n. C th c a ph ng pháp s đ t duy nh sau:
Chúng tôi s g ch d i nh ng t quan tr ng trong tài li u c n tóm t t. Sau đó chúng tôi làm b n b c nh sau:
B c 1: V ch đ trung tâm (đ t n m ngang) Quy t c v ch đ :
1. B n c n ph i v ch đ trung tâm đ t đó phát tri n ra các ý khác. 2. B n có th t do s d ng t t c màu s c mà b n thích.
3. B n không nên đóng khung ho c che ch n m t hình v ch đ vì ch đ c n đ c làm n i b t d nh .
4. B n có th b sung t ng vào hình nh ch đ n u ch đ không rõ ràng
5. M t bí quy t v ch đ là ch đ nên đ c v to c hai đ ng xu “5000 đ ng”
B c 2: V thêm các tiêu đ ph :
1. Tiêu đ ph nên đ c vi t b ng ch in hoa n m trên các nhánh dày đ làm n i b t
2. Tiêu đ ph nên đ c v g n li n v i trung tâm
B c 3: Trong t ng tiêu đ ph , v thêm các ý chính và các chi ti t h tr
1. Ch nên t n d ng các t khóa và hình nh
2. B t c lúc nào có th , hãy dùng nh ng bi u t ng, cách vi t t t đ ti t ki m không gian v và th i gian. M i ng i ai c ng có cách vi t t t riêng cho nh ng t thông d ng. B n hãy phát huy và sáng t o thêm nhi u cách vi t t t cho riêng b n
3. M i t khóa / hình nh nên đ c v trên m t đo n g p khúc riêng trên nhánh. Trên m i khúc nên ch có t i đa m t t khóa. Vi c này giúp cho nhi u t khóa m i và nh ng ý khác đ c n i thêm vào các t khóa s n có m t cách d dàng (b ng cách v n i ra t m t khúc) S đ t duy đ c phát tri n theo h ng d c t trong ra ngoài. Nói cách khác, các ý t ng đ c phân tán t trung tâm. Theo cách này, các ý t ng và t khóa n m bên trái c a s đ t duy đ c vi t và đ c t ph i sang trái.
B c 4: b c cu i cùng này, hãy đ cho trí t ng t ng c a b n bay b ng. B n có th thêm nhi u hình nh nh m giúp các ý quan tr ng thêm n i b t, c ng nh giúp l u chúng vào trí nh c a b n t t h n.
S đ t duy v ch đ công tác phí theo thông t 97/2010/TT-BTC đ c minh h a d i đây. Ph n g ch d i các t quan tr ng ph l c đính kèm.
Hình 4.1 S đ t duy v ch đ công tác phí
Vi c tóm t t v n b n nh trên còn có l i ích là khi cán b công ch c m i ti p nh n m t công vi c m i có th n m b t nhanh các v n b n liên quan đ n ph n hành mà mình đ c giao ph trách do đ c cán b công ch c ti n nhi m bàn giao sang. Có
th ph c v khách hàng t t nh cán b ti n nhi m đ ng th i có th i gian đ có nh ng sáng ki n giúp c i ti n trong công tác.
3.2.8 K toán nh p máy các y u t trên ch ng t vào ch ng trình k toán sai:
Cán b công ch c kho b c đóng vai trò then ch t trong vi c v n hành h th ng ki m soát n i b , đ m b o h th ng ki m soát n i b ho t đ ng hi u qu . Thay m t ng, Nhà n c th c thi các chính sách đ n các cá nhân và t ch c có liên quan nh trong quy trình thu ngân sách, đó là th c hi n vi c thu thu , phí l phí, n p ph t…, chi ngân sách đó là chi tr cho các c quan nhà n c, đ n v hành chính s nghi p, các cá nhân, t ch c nh n các kho n chi tr có ngu n g c t ngân sách. Vi c ki m soát ch ng t chi th ng xuyên c a kho b c qua khâu: cán b công ch c ph trách đ n v , k toán tr ng ho c phó phòng k toán, giám đ c ho c phó giám đ c. Chính nh vi c ki m soát ch t ch này giúp cho vi c sai sót trên các ch ng t ít h n. Các l i qua th ng kê chúng ta nh n th y ch t p trung vào vi c k toán viên nh p máy sai các y u t trên ch ng trình. Bi n pháp kh c ph c l i sai do h ch toán nh m tài kho n c a đ n v , t m ng sang th c chi và ng c l i: khi nh p máy k toán viên c n nhìn vào tài kho n c a đ n v đ nh p máy và khi ch m li t kê ch ng t hàng ngày nhìn ph n h ch toán. Qua đó phát hi n đ c vi c h ch toán sai sót. i v i các l i sai còn l i, đ phát hi n ra k toán viên c n ch m l i ch ng t hàng ngày v i li t kê ch ng t t ch ng trình KTKB tr c khi k toán tr ng khóa s .
3.2.9 Ch ng trình k toán ch a hoàn thi n:
Hi n t i m t s báo cáo c a ch ng trình khai thác báo cáo ch a c p nh t k p th i so v i các m u bi u c a thông t 130/TT-BTC. i u này làm cán b công ch c m t th i gian trong vi c ch nh s a m u bi u trên excel. kh c ph c tôi xin ki n ngh kho b c nhà n c có nh ng đi u ch nh s a đ i ch ng trình đ cán b công ch c kho b c đ c thu n l i h n trong công tác. Các m u báo cáo ch ng trình ch a k t xu t đ c c a ch ng trình theo dõi công trái, trái phi u; đ i chi u tháng, quý; ch ng trình theo dõi t n qu trong th i gian