2.3.5.1 Giám sát th ng xuyên: Ban giám đ c luôn l ng nghe ý ki n góp ý t khách hàng, tham quan h c t p cách làm vi c và giao ti p hay t các đ n v b n, ph bi n l i cho cán b công ch c. Ban giám đ c c ng cho cán b công ch c trong đ n v tham quan h c t p các đ n v b n đ h c t p nh ng đi u hay, đ p giúp cho công vi c t i kho b c nhà n c qu n 10 ngày càng t t h n. Ban giám đ c thông qua các tr ng phòng đ ng th i t giám sát vi c th c hi n công vi c c a cán b công ch c hàng ngày, đánh giá ch t l ng công vi c c a cán b công ch c qua s đi u ch nh sai l m, qua cách giao ti p, ph c v khách hàng, qua các báo cáo tài chính, qu n tr đ phát hi n nh ng v n đ b t th ng và đ a ra h ng x lý k p th i.
2.3.5.2 Giám sát đnh k : Thông qua vi c ki m tra ch ng t n i b t ng đ t c a t ng cán b công ch c, ki m tra n i b c a thanh tra kho b c nhà n c thành ph H Chí Minh, ki m tra đ t xu t c a phòng tài chính qu n 10, thanh tra kho b c nhà n c, ki m toán nhà n c, c n c vào biên b n ki m tra phát hi n nh ng y u kém c a h th ng ki m soát n i b , ghi nh n các r i ro, đ a ra bi n pháp x lý và ng n ch n r i ro có th x y ra trong t ng lai.
2.4 ánh giá h th ng ki m soát n i b kho b c nhà n c qu n 10 TPHCM:
H th ng ki m soát n i b c a kho b c nhà n c qu n 10 đ c v n hành và ho t đ ng t t đ m b o cho báo cáo tài chính đ c trình bày trung th c và h p lý. Qua vi c mô t chúng ta nh n th y h th ng ki m soát n i b c a kho b c nhà n c qu n 10 có nh ng u đi m và nh c đi m nh sau:
2.4.1 Nh ng u đi m c a h th ng ki m soát n i b : 2.4.1.1 V môi tr ng ki m soát:
Ban giám đ c kho b c nhà n c qu n 10 đã có chính sách qu n lý nhân s và phân công công tác phù h p v i n ng l c c a m i cán b công ch c, g ng m u trong công tác, tuân th và làm g ng cho cán b công ch c trong đ n v trong vi c th c thi công v , có chính sách qu n lý phù h p v i th c t t i đ n v . Cán b công ch c kho b c có ý th c cao trong công tác, th c hi n t t các quy đnh v đ o đ c ngh nghi p, ph c v và h ng d n khách hàng chu đáo, nhi t tình.
2.4.1.2 V đánh giá r i ro:
Kho b c nhà n c trung ng đã ban hành quy đnh v vi c đánh giá r i ro áp d ng t i các kho b c nhà n c trên c n c v ho t đ ng kho qu và đ u t trong n m 2011. Tr c khi có v n b n này trong quá trình làm vi c các cán b công ch c thu c phòng kho qu và đ u t đã th c hi n r t t t công tác chuyên môn. Qua các cu c ki m tra c a thanh tra kho b c thành ph hai phòng kho qu và đ u t không có các sai sót trong nghi p v . V ch m đi m công tác thi đua v i các kho b c qu n huy n t i thành ph H Chí Minh công tác kho qu và đ u t luôn v trí cao đóng góp r t l n vào v trí x p h ng c a kho b c nhà n c qu n 10. Riêng công tác k toán nghi p v nhi u, ph c t p nên trong quá trình ki m soát v n có sai sót x y ra dù đã nh n d ng đ c các r i ro.
2.4.1.3 V ho t đ ng ki m soát:
Ban giám đ c đã phân công nhi m v đ m b o s ki m soát gi a các cán b công ch c, n u có sai sót x y ra s đ c phát hi n nhanh chóng, gi m c h i có gian l n x y ra. Các ch ng t đ c t p h p trong ngày đóng và đánh s liên t c tr c khi c t lên kho, các ch ng t đ c l p ngay khi nghi p v phát sinh, m u bi u đ c th c hi n đúng theo quy đnh t i các v n b n có liên quan, ch ng t đ c luân chuy n khoa h c và k p th i, s sách đ c in tr c ti p t ch ng trình ph n m m đ m b o nguyên t c ghi chép, đ chính xác cao, có đ y đ ch ký c a ng i l p và ng i ki m soát. Ch ng t đ c l u tr , b o qu n trên kho khoa h c, an toàn đúng quy đ nh, d dàng truy c p khi c n thi t. Các nghi p v , ho t đ ng tuân th đúng quy trình nghi p v có s phê chu n đ y đ c a các tr ng phòng và ban giám đ c theo đúng quy đnh. Ch ng t , s sách, tài s n n ch đ c s d ng đúng m c đích, đúng đ i t ng ch các cán b công ch c đ c phân công nhi m v m i đ c s d ng và truy c p khi c n thi t. nh k Ban giám đ c thành l p t ki m tra xem xét l i các ch ng t đ c cán b công ch c l p hàng ngày đ xem xét l i tình hình làm vi c c a cán b công ch c qua đó có nh ng ch n ch nh k p th i. Qua các báo cáo c a các tr ng phòng ch c n ng v công tác th c thi công v c a cán b công ch c và ti p xúc v i các khách hàng đ n giao d ch, Ban giám đ c có nh ng đánh giá, ch n ch nh t ng cán b công ch c đ m b o m c tiêu c a kho b c nhà n c qu n 10 luôn đ c th c hi n h u hi u và hi u qu .
2.4.1.4 V thông tin và truy n thông:
T t c các cán b công ch c đ u hi u rõ công vi c c a mình, ti p nh n đ y đ và chính xác các ch th t Ban giám đ c và các tr ng phó phòng, có s h tr đ ng nghi p trong công tác khi có yêu c u, s d ng và truy c p di n đàn hàng ngày, s d ng h p th tho i và nh n tin n i b hi u qu trong quá trình th c thi công v . Các thông tin t khách hàng đ đ t, ki n ngh đ c báo cáo đ y đ cho các Tr ng phó phòng, các Tr ng phó phòng báo cáo l i cho Ban giám đ c. Các chính sách, ch đ c a Nhà n c đ c Ban giám đ c, các tr ng phó phòng ph bi n đ n các cán b công ch c. Cán b công ch c t nghiên c u, nh ng th c m c sau khi nghiên c u s đ c trao đ i và đ c các
Tr ng phó phòng b ph n gi i đáp th a đáng. Các nghi p v đ c h ch toán và nh p máy vào các ch ng trình ph n m m ng d ng ngay khi nghi p v phát sinh ho c trong th i gian h n khách hàng gi i quy t h s . Ch ng t đ c l p cùng th i đi m nh p máy vào các ph n m m ng d ng, s cái và s chi ti t đ c in tr c ti p t ph n m m vào cu i m i tháng. Các ch ng t đ c t p h p đ y đ hàng ngày, đ c đóng, đánh s và đ a lên kho l u tr vào cu i tháng. S cái, s chi ti t, các n ch và báo cáo thu c nhi m v c a t ng cán b công ch c đ c b o qu n, đóng cu n và l u kho t ng tháng, quý ho c n m. T ng cán b công ch c có s tay riêng đ ghi chép các nghi p v quan tr ng, các s đ h ch toán và các n i dung quan tr ng trong các v n b n pháp lu t c a nhà n c. Các cán b công ch c hi u rõ vai trò và trách nhi m c a mình trong vi c l p và trình bày báo cáo tài chính, các sai sót, tình hu ng b t th ng đ c báo cáo đ y đ và nhanh chóng đ n các Tr ng phó phòng, các Tr ng phó phòng báo cáo lên Ban giám đ c. Qua đó ta th y thông tin và truy n thông đ c th c hi n t t t i Kho b c nhà n c qu n 10.
2.4.1.5 V giám sát:
Ban giám đ c th ng xuyên đánh giá ch t l ng c a h th ng ki m soát n i b thông qua các ý ki n góp ý c a khách hàng, báo cáo c a các tr ng phó phòng v tình hình th c hi n công v c a cán b công ch c trong phòng, các báo cáo trên di n đàn kho b c thành ph H Chí Minh và tr c ti p quan sát quá trình làm vi c c a các cán b công ch c. nh k hàng quý ho c đ t xu t có s t ki m tra c a t ki m tra, s thanh tra, ki m tra c a thanh tra kho b c nhà n c, thanh tra kho b c thành ph H Chí Minh, ki m toán nhà n c, thanh tra y ban qu n 10 thành ph H Chí Minh. Thông qua đó Ban giám đ c có nh ng ch n ch nh k p th i đ h th ng ki m soát n i b luôn đ c v n hành đúng h n ch các sai sót x y ra, đ m b o m c tiêu c a đ n v đ c th c hi n đúng nh k ho ch đã đ ra.