3. Thực trạng của hoạt động xây dựng hệ thống đại lý phân phối sản phẩm trong công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội
3.1. Thực trạng hoạt động xây dựng hệ thống đại lý của công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội trong một số năm qua.
hiểm nhân thọ Hà nội trong một số năm qua.
3.1.1. Công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý.
Qua hai năm đầu tiên từ thực tế kinh doanh của công ty cho thấy công tác tuyển chọn và đào tạo , quản lý đại lý có vai trò hết sức quan trọng trong việc triển khai và mở rộng thị trờng Bảo hiểm nhân thọ trên thị trờng Việt Nam.
a/ Hoạt động tuyển chọn đại lý.
Biểu 14. Số lợng đại lý tăng trởng qua các năm.
Thời gian Đại lý 8 - 12/96 31/12/97 31/12/98 31/12/99 1- 4/2000 Chuyên nghiệp Bán chuyên nghiệp Chính thức Học nghề 30 7 27 10 110 10 100 20 194 15 184 25 316 13 300 29 362 12 317 57 Tỷ lệ có trình độ đại học trên tổng số đại lý 90% 80% 75% 75% 70%
Năm 1996 do công ty mới thành lập nên số đại lý đợc tuyển chon còn ít,đối tợng tuyển chọn là những sinh viên mới ra trờng. Đây là đội ngũ trẻ, có trình độ, có khả năng phát triển nhng lại thiếu kinh nghiệm do cha va chạm với thực tế, mối giao tiếp còn hạn chế , do đó chất lợng cha cao lắm đối với yêu cầu trớc mắt là cần có một hệ thống hoạt động tốt. Rút kinh nghiệm qua đợt tuyển đó công ty đã mở rộng đối tợng d tuyển là những ngời đã tham gia công tác…
Đến năm 1998 thì việc tuyển chọ các đại lý đã bắt đầu có những lựa chọn cao đối với các tuyển viên và công ty bắt đầu hạn chế tuyển chọ các đại lý bán chuyên nghiệp.Việc tuyển chọn đại lý đợc tổ chức theo định kỳ khoảng 2 tháng một lần và diến ra rất nghiêm túc.
Việc thông báo tuyển chọn đại lý đợc thông báo công khai trên các phơng tiện thông tin đại chúng, sau khi dăng tuyển công ty tiến hành sơ tuyển , hớng dẫn nghiệp vụ và học nghề sau đó ký hợp đồng chính thức , thời gian đầu cán bộ quản lý của công ty trực tiếp tham gia sơ tuyển , sau đó cán bộ công ty kết hợp với tổ tr- ởng và cho đến nay thì giao hoàn toàn công việc tuyển chọn cho các tổ trởng đại lý. Công ty chỉ giao chỉ tiêu định biên, giúp đào tạo, kiểm tra lý lịch còn công việc
tuyển chọn , quản lý , sử dụng thì các tổ trởng chịu trách nhiệm . Đây là bớc thay đổi đáng ghi nhận trong việc đổi mới công tác tuyển chọn, nhằm nâng cao chất l- ợng tuyển chọn cũng nh trách nhiệm của các tổ trởng. Trong các chơng trình tuyển chọn, đào toạ và tổ chức lớp học cho các đại lý đã từng bớc cải tiến và hoàn thiện hơn.
Từ bảng biểu 15 ta thấy số lợng đại lý tăng rất nhanh theo thời gian với 37 đại lý (năm 1996) thì tới năm 1999 số đại lý lên tới 329 và đặc biệt đến 31/12/2000 đại lý là 551 ( có 12 bán chuyên nghiệp và 539 chuyên nghiệp ).
Công ty có các cộng tác viên lớn đó là: Tung tâm chuyển tiền bu điện, Công ty NASCO,công ty du lịch cựu chiến binh.
Tính đến 31/12/1999 công ty đã tuyển chọn đợc 4 khoá đại lý ( khoá 11,12,13,14 ) với số lợng là 120 ngời, và riêng tháng 1-4/2000 công ty đã tổ chức tuyển chọn đợc 3 khoá đại lý ( khoá 14,15,16 ) với số lợng 145 ngời.
* Ta có bảng lần tuyển chọn của công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội.
Lần tuyển chọn Các bớc tuyển chọn Ngời thực hiện 10 /1996
( Lần 1)
1.Thông báo tuyển chọn.
Tiêu chuẩn tuyển chọn là những ngời có trình độ đại học, có sức khoẻ.
2. Nhận hồ sơ.
3. Tập trung tuyển viên, quán triệt công việc. Những tuyển viên nào thấy không phù hợp thì tự giác rút lui, không có bớc tuyển viên.
4. Tổ chức đào tạo. - Phòng tổng hợp. - Phòng nghiệp vụ ( cũ ) của công ty. 2/ 1997 ( Lần 2 )
Các bớc và công việc giống nh lần tuyển 1 (trong lần tuyển này Công ty đã áp dụng hình thức tuyển đại lý bán chuyên nghiệp)
- Nh trên
3/ 1997( Lần 3 ) ( Lần 3 )
1.Thông báo tuyển chọn
2. Tiêu chuẩn tuyển chọn có thay đổi. - Trình độ học vấn không đòi hỏi có
bằng đại học.
- Quan hệ xã hội rộng.
- Tuổi từ 22 – 45, có sức khoẻ. 5/1997
( Lần 4 )
1.Thông báo tuyển chọn
Bổ sung tiêu chuẩn ngoại hình, kỹ năng giao tiếp.
2.Nhận hồ sơ. 3.Giới thiệu nghề.
4.Phỏng vấn: Tổ chức một ngày và mời tuyển viên đến phỏng vấn, chọn ra những ai có điều kiện và lập danh sách đào tạo. 5.Tổ chức đào tạo. - Nh trên. 8/1997 ( Lần 5 ) Các bớc tổ chức giống nh lần tuyển thứ 4. Nhng không thực hiện bớc giới thiệu nghề. - Nh trên 12/1997 ( Lần 6 ) Các bớc tổ chức tuyển chọn giống nh lần tuyển thứ 5 - Phòng tổng hợp. - Phòng quản lý đại lý phụ trách phòng khai thác. Lần 7,8,9,10 Các bớc giống nh lần tuyển chọn 6 - Nh trên
8 – 12/1999( Lần 11 – 14 ) ( Lần 11 – 14 )
Bổ sung thêm bớc sơ tuyển. Tiêu chuẩn bổ sung thêm: - Có hộ khẩu Hà nội. - Có xe máy, u tiên nữ - Nh trên 6 - 12/2000 ( Lần 14 – 22 ) Nh trên - Nh trên
Qua mỗi khoá tuyển chọn và đào tạo công ty đã áp dụng những quy trình tuyển chọn, đào tạo mới để khắc phục các nhợc điểm của khoá trớc đây còn mắc phải. Đến nay công ty các hoạt động cơ bản trong tuyển chọn nh chú trọng vào việc định hớng công việc của đại lý khai thác Bảo hiểm nhân thọ cho tuyển viên trớc khi tham gia phỏng vấn và công ty còn tổ chức thêm cuộc sơ tuyển nhằm loaị bỏ các tuyển viên không đủ các yêu cầu về lý lịch bản thân và gia đình, về khả
năng tài chính, phơng tiện … đồng thời sau khi phỏng vấn xong công ty tiến hành thẩm tra, xác minh lý lịch của từng tuyển viên.
* Kế hoạch tuyển dụng đại lý trong công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội. Trên cơ sở tình hình kinh doanh cụ thể của công ty, căn cứ vào các báo cáo hàng tháng, quý, năm, của các trởng phòng đại lý về tình hình hoạt động của đại lý ( hiệu quả khai thác, tình hình hoạt động của nhân viên khai thác, tiềm năng của thị trờng… ) cùng với các nhận định và đánh giá của công ty để hoạch định xem lực lợng khai thác phù hợp cha ( thừa, thiếu nh thế nào, địa bàn nào cần bổ sung thêm, số lợng là bao nhiêu ). Để qua đó công ty lập kế hoạch tuyển dụng và gửi về công ty.
Kế hoạch tuyển dụng.
- Số lợng đại lý sé tuyển dụng mới trong năm là bao nhiêu, số lần tuyển dụng, thời điểm tuyển dụng.
- Tập hợp các ứng cử viên nh thế nào và thông qua các phơng tiện thông tin đại chúng nào.
- Các yêu cầu đối với mỗi ứng cử viên của từng đợt tuyển dụng.
- Số lợng nhân viên phỏng vấn, nơi tiến hành phỏng vấn, các bớc tiến hành phỏng vấn.
- Đào tạo cơ bản cho đại lý ra sao, bao gồm những nội dung gì. - Phân bổ những ngời trúng tuyển vào các phòng ra sao.
- Mỗi năm, một khoá đào tạo công ty có kế hoạch tuyển dụng khác nhau ra sao cho phù hợp với thực tế.
Quy trình tuyển dụng.
Gồm các bớc sau:
Bớc 1: Thông báo tuyển dụng.
- Mỗi đợt tuyển chọn đại lý công ty sẽ thông báo trên các phơng tiện thông tin đại chúng (đài, báo, ti vi, radio…)
- Các cán bộ và đại lý của công ty có thể giới thiệu tuyển viên có đầy đủ các điều kiện, tiêu chuẩn cần thiết tham gia dự tuyển.
Bớc 2: Tiếp nhận hồ sơ và lập danh sách tuyển viên.
- Tiếp nhận hồ sơ dự tuyển : Tất cả tuyển viên phải trực tiếp nộp hồ sơ dự tuyểntại văn phòng công ty ( phòng đại lý ) theo đúng thời gian quy định tại thông báo tuyển chọn. khi hồ sơ dự tuyển, cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đánh giá số thứ tự hồ sơ dự tuyển.
Trong khi nhận hồ sơ, cán bộ giới thiệu sơ bộ về cho ngời dự tuyểnvà thông báo ngày, giờ, địa điểm giới thiệu nghề và phỏng vấn.
- Lập danh sách tuyển viên : Danh sách các tuyển viên đợc lập theo một số tiêu thức nhất định theo số thự tự của hồ sơ, theo địa bàn Quận, huyện…
Bớc 3: Giới thiệu nghề.
Trớc khi tiến hành phỏng vấn, công ty tổ chức giới thiệu tập trung về công việc của ngời đại lý Bảo hiểm nhân thọ để giúp tuyển viên tiếp tục cân nhắc trong việc lựa chọn nghề nghiệp của mình ( giới thiệu về tổng công ty và công ty, giới thiệu về công việc đại lý, thị trờng tiềm năng, chơng trinh đào tạo, thu nhập và cơ hội phát triển, các phần thởng của công ty, giải đáp câu hỏi của tuyển viên liên quan đến công việc đại lý…)
Bớc 4: Phỏng vấn. - Chuẩn bị phỏng vấn.
- Phỏng vấn lần 1( sơ tuyển ) : Phòng quản lý đại lý chủ trì và có một số đại lý có khả năng tuyển chon đại lý tham gia sơ tuyển.
- Phỏng vấn lần 2: Đối với những tuyển viên đã đạt đợc kết quả phỏng vấn lần1.
Bớc 5 : Thẩm tra lý lịch.
Phòng đại lý kết hợp với các phòng phụ trách khai thác để tiến hành thẩm tra toàn bộ số tuyển viên trungs tuyển lần 2.
Bớc 6 : Tổng hợp kết quả.
Phòng đại lý tổng hợp danh sách đạt kết quả trong phỏng vấn lần 2 và kết quả thẩm tra lý lịch để trình lãnh đạo quyết định chính thức. Thông báo danh sách tuyển viên trúng tuyển đợc cử đi học ở trung tâm đào tạo Bảo Việt.
Bớc 7: Đào tạo.
- Đào tạo ban đầu tại trung tâm đào tạo Bảo Việt.
- Đào tạo thực hành bán hàng: Quy trình đánh giá rủi ro trong Bảo hiểm nhân thọ , quy trình khai thác và quản lý hợp đồng bảo hiểm, thực hành kê khai yêu cầu bảo hiểm , hoá đơn thu phí bảo hiểm , hớng dẫn thủ tục bảo hiểm , giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, thực hành về khai thác, ứng phó với sự từ chối của khách hàng…
Bớc 8: Ký hợp đồng đại lý và phân công về các phong khai thác. Sau khi tuyển viên hoàn thành chơng trình đào tạo sẽ đợc ký hợp đồng học nghề và phân công về các phòng khai thác để hoạt động.
Sau khi đợc tuyển chọn vào công ty các tuyển viên phải trải qua các khoá đào tạo do công ty và tổng công ty tổ chức. Quy trình đào tạo đợc đặt ra nh sau:
+ Đào tạo cấp 1: Thí sinh sau khi trúng tuyển đợc công ty và tổng công ty đào tạo tại trung tâm đào tạo Bảo Việt hoặc tại các công ty đợc tổng công ty cho phép. Công ty có trách nhiệm phối hợp với trung tâm về các vấn đề tổ chức, thời gian và địa điểm thi cử.
+ Đào tạo cấp 2: Đại lý tham gia chơng trình này phải đạt đợc các tiêu chuẩn sau:
- Thâm niên công tác tại Bảo Việt từ 1 năm trở lên.
- Số hợp đồng khai thác đang có hiệu lực đại tối thiểu là 100 hợp đồng bảo hiểm cá nhân hoặc 20 hợp đồng bảo hiểm nhóm, tổng doanh thu phí bảo hiểm của các hợp đồng năm thứ nhất từ 100 triệu trở lên.
- Có chứng chỉ đạo tạo cấp 1. - ý thức tổ chức kỷ luật tốt.
+ Đào tạo cấp 3: Để đợc công ty cho dự chơng trình đào tạo này các nhân viên phải có các tiêu chuẩn sau đây.
- Thâm niên công tác tại công ty Bảo Việt từ 2 năm trở lên.
- Số hợp đồng khai thác đang có hiệu lực tối thiểu là 150 hợp đồng bảo hiểm cá nhân hoặc 50 hợp đồng bảo hiểm nhóm, tổng doanh thu phí bảo hiểm các hợp đồng năm thứ nhất từ 150 triệu đồng trở lên.
- Có chứng chỉ đào tạo cấp 2. - Có ý thức kỷ luật tốt.
+ Đào tạo quản lý đại lý:
Những đại lý giữ vị trí lãnh đạo trong hệ thống đại lý đợc Bảo Việt đào tạo về quản lý đại lý theo các chơng trình sau:
- Đào tạo cơ bản: Tiêu chuẩn.
Có chức danh do công ty bổ nhiệm trong hệ thống đại lý của Bảo Việt : tổ trởng, nhóm trởng, tổ phó tổ đại lý…
- Thâm niên công tác tại Bảo Việt 2 năm trở lên. - Có chứng chỉ đào tạo cấp 2.
- Số hợp đồng khai thác đang có hiệu lực tối thiểu là 120 hợp đồng bảo hiểm cá nhân hoặc 30 hợp đồng bảo hiểm nhóm và tổng doanh thu phí bảo hiểm các hợp đồng năm thứ nhất từ 120 triệu trở lên.
- Có chức danh do công ty bổ nhiệm trong hệ thống đại lý của Bảo Việt : tr- ởng phòng, phó phòng khai thác hoặc đại lý có thâm niênlà tổ trởng tổ đại lý từ 2 năm trở lên.
- Có chứng chỉ đào tạo cơ bản về quản lý đại lý.
- Có thâm niên công tác tại công ty Bảo Việt từ 3 năm trở lên.
- Số hợp đồng khai thác đang có hiệu lực tối thiểu là 70 hợp đồng cá nhân hoặc 50 hợp đồng bảo hiểm nhóm và tổng doanh thu phí bảo hiểm các hợp đồng năm thứ nhất đạt 170 triệu đồng trở lên.
Ngoài cấp đào tạo chính quy do trung tâm đào tạo tổ chức trên đại lý coàn đợc tham gia các chơng trình tạp huấn nghiệp vụ, hội thảo các khoá đào tạo chuyên sâu do các phòng nghiệp vụ công ty và tổng công ty tổ chức.
* Kế hoạch đào tạo chơng trình đại lý cấp 1, cho từng khoá, cử đi đào tạo cấp 2, cấp 3.
Sau khi lập kế hoạch tuyển dụng đại lý hằng năm đợc lãnh đạo công ty phê duyệt. Trên cơ sở kế hoạch đã phê duyệt thực hiện việc tuyển đại lý theo đúng quy định. Sau khi tuyển chọn công ty tổ chức đảo tạo cho đại lý, tổ chức các khoá đào tạo cho đại lý ( về bảo hiểm, các sản phẩm bảo hiểm , kỹ năng bán hàng…). Đại lý sau khi đợc tuyển dụng theo đúng yêu cầu sẽ đợc đào tạo qua các cấp, cấp đào tạo đầutiên cảu đại lý là đào tạo đại lý cấp I, học qua lớp đào tạo đại lý này sẽ đợc phân về các phòng khai thác khu vực, sau một thời gian thực têsex đợc cấp giấy phép hành nghề. Trong quá trình hoạt động, dựa trên các quy định của công ty và tinh thần làm việc của các đại lý, ý thức của mỗi đại lý mà các phòng bảo hiểm có trách nhiệm đề cử các đại lý đợc đi đàotạo nâng cao ( đại lý cấp 2, cấp 3…) và tham dự các cuộc hội thảo, chuyên đề…
3.1.2. Nguồn tuyển đại lý chủ yếu của công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội.
Nguồn 1: Khi có kế hoạch tuyển các đại lý công ty tiến hành thông báo chính thức trên các phơng tiện thông tin đại chúng, truyền hình Hà nội ( Bởi vì công ty thờng có yêu cầu tuyển viên có hộ khẩu ở Hà nội.
Nguồn 2: Đó là những tuyển viên đợc các đại lý của công ty giới thiệu và chịu trách nhiệm về ngời đó. Qua kinh nghiệm tuyển sinh một số năm công ty thấy rằng vấn đề đặt ra đối với tuyển nhân viên của công ty là có nhiều ngời trúng tuyển nhng sau đó do thấy không phù hợp liền gây thiệt hại cho công ty sự lãng phí cho công ty về thời gian và tiền bạc do đầu t cho việc tuyển dụng và đào tạo.
Nguồn tuyển viên thông qua các đại lý là đợc công ty chú trọng nhất do tr- ớc khi dự tuyển họ đã có một số hiểu biết cơ bản về công việc khai thác Bảo hiểm
nhân thọ do đó khi đợc tuyển vào thì xác suất bỏ việc là rất ít. Do đó để khuyến khích các đại lý giới thiệu những ngời thân và bạn bè thì công ty quy định cứ giới thiệu một ngời và ngời đó đợc công ty chấp nhận thì đợc thởng một số tiền là 100.000 đồng.
Ngoài ra có một nguồn không kém phần quan trọng đó là các đại lý khai thác giỏi ở các đại lý của đối thủ cạnh tranh đặc là hai đối thủ chính là Chinhfon