5.12.3 Tìm kiếm file theo ngày, loại và kích cỡ (2.2.6.3)
Tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa gần đây nhất
Khi tìm kiếm tài liệu, người dùng có thể tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa cuối cùng bằng cách sử dụng tùy chọn Last time it was modified trong lựa chọn nâng cao (Advanced Options), như trong hình minh họa bên phải.
Khi tiến hành một tìm kiếm bằng All Files Or Folders, một tiêu chí bổ sung nằm dưới Modified Date sẽ cho phép nhập ngày cần tìm.
2
Tìm kiếm theo ngày tạo file
Để tìm kiếm một file hay thư mục theo ngày tạo, thực hiện như sau:
• Chọn Created Date từ menu thả nằm dưới Specify dates. • Có thể nhập một hoặc một khoảng thời gian tính theo ngày.
Tìm kiếm theo kích cỡ file
Người dùng có thể tìm kiếm file theo kích cỡ file. Thí dụ, người sử dụng có thể muốn tìm các file có kích cỡ lớn nhất hay nhỏ nhất tính theo kilobyte (KB).
• Mở cửa sổ My Computer. • Nhấn Search.
• Trong hộp Search Companion, nhấn chuột vào chọn Documents (word processing, spreadsheet…). • Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options.
• Nhấn vào nút What size is it. • Chọn một trong các lựa chọn có sẵn.
Để tìm kiếm một kích cỡ xác định, chọn hộp Specify size (in KB). • Tiếp tục tìm kiếm như bình thường.
Tìm kiếm theo loại file
Người dùng có thể xác định loại file tìm kiếm bằng nút More advanced options trong All files and Folder search.
• Nhấn chuột vào nút More advanced options. • Nhấn vào mũi tên thả trong hộp Type of file.
• Cuộn danh sách để chọn kiểu file muốn tìm kiếm. • Tiếp tục tìm kiếm như bình thường.
CHÚ Ý
Người dùng có thể kết hợp các phương pháp khác nhau trong bộ lọc tìm kiếm để có được kết quả nhanh nhất.
5.12.4 Sử dụng các ký tự đại diện trong tìm kiếm (2.2.6.4)
Một ký tự đại diện (wildcard) là một ký tự trên bàn phím - như là một dấu hoa thị (*) hoặc một dấu hỏi (?) - có thể được dùng để đại diện cho một hay nhiều ký tự thực trong tên. Nó là một công cụ hữu ích khi người dùng không thể nhớ nổi chính xác tên file.
Dấu hỏi (?):
Dấu ? có thể được sử dụng để thay thế cho một ký tự đơn trong tên. Thí dụ, nếu hot?.docx được nhập vào, các file như Hot1.docx và Hots.docx sẽ được định vị, nhưng bộ tìm kiếm sẽ không tìm được Hotel.docx.
Dấu hoa thị (*):
Mô-đun 2: Sử dụng máy tính và quản lý file
2
Lựa chọn file đã được mở gần đây từ danh sách Recent Documents
Để thay đổi số tài liệu được liệt kê trong Recent Documents, thực hiện như sau:
• Chọn nút Office, sau đó chọn Word Options. • Chọn nút Advanced và cuộn tới phần Display.
• Nhập số các tài liệu gần đây để hiển thị trong menu của nút Office.
Chỉnh số file được hiển thị
tìm kiếm một file mà trong tên file bắt đầu chữ hot, người dùng có thể đánh chữ hot*. Lựa chọn này sẽ khai báo tất cả các file (Word, Excel, Access…) có tên bắt đầu bằng chữ hot.
Nếu biết file đang tìm là file Word, người dùng có thể thêm đuôi mở rộng của Word (.doc) để thu hẹp diện tìm kiếm. Với từ khóa hot*.doc, người dùng sẽ tìm được tất cả file có tên bắt đầu bằng chữ hot và có đuôi file mở rộng là .doc, như là Hotel.doc và Hotspot.doc.
Để tìm kiếm tất cả các file theo một kiểu file cụ thể, dùng dấu hoa thị * cộng với đuôi file (.doc, .xls, .rtf). Thí dụ, nhập *.doc sẽ cho phép tìm ra tất cả các file Word, nhập *.xls sẽ tìm ra tất cả các file Excel...
5.12.5 Xem các file được sử dụng gần đây (2.2.6.5)
Người dùng có thể truy cập các tài liệu gần đây nhất bằng cách lựa chọn nútOffice và sau đó chọn một file từ danh sách Recent Documents.
5.13 Nén file
5.13.1 Nén file là gì? (2.3.1.1)
Người dùng có thể giảm kích thước của một số file để chúng chiếm bộ nhớ ít hơn trên máy tính hoặc để gửi chúng qua mạng thuận tiện hơn. Quá trình này gọi là nén file.
Một điều quan trọng cần chú ý là không phải tất cả các file đều được nén như nhau. Các file văn bản có thể được nén tới 90%. Các file được tạo trên ứng dụng Microsoft Office 2007 như file .docx hay các file ảnh như .jpeg hoặc .gif sẽ chỉ nén được một phần rất nhỏ, bởi chúng đã được nén ở bên trong.
Việc đính kèm file có dung lượng lớn trong email gửi cho một người nhận không có kết nối internet nhanh sẽ khiến họ mất nhiều thời gian để tải file về máy. Nếu file này được nén trước khi gửi đi, số byte dữ liệu được gửi đi sẽ giảm, do vậy thời gian tải về máy sẽ ít hơn. Để mở file, người nhận thư cần giải nén (extract) cho file nhận được bằng một chương trình tương ứng.
Dưới đây là ví dụ đơn giản về một kiểu nén.
2
Có 18 ký tự và chúng chiếm một phần của bộ nhớ. Một chương trình nén file sẽ tạo ra một phiên bản được nén có chứa nội dung là 8[5]A[3]2[10]. File nén này rõ ràng chiếm bộ nhớ ít hơn - 13 ký tự. Nếu file nén đó được xử lý bằng một chương trình giải nén (extraction), nó sẽ được trở lại dạng ban đầu như khi chưa bị nén. Ví dụ như 2[10] chuyển thành 2222222222.
Có nhiều phương pháp nén file khác nhau, như ZIP, RAR và LHA. Dạng chuẩn cho nén file trong Windows là dạng Zip. Định dạng này là một chuẩn, tương tự như định dạng JPEG cho các file đồ họa. Trong dạng zip, có nhiều phần mềm tiện ích có thể làm việc với các file .zip như ZipGenius và WinZip. Chúng có các tiện ích gồm bộ nén archivers và bộ giải nén compressors. Nói cách khác, người dùng cung cấp danh sách các file hoặc thư mục, nén từng file rồi gộp chúng thành một file nén. Trích xuất nội dung của file này ở một vị trí khác hoặc trên một máy tính khác sẽ cho phép tái tạo tất cả các file và thư mục lưu trữ bên trong nó. Nhờ đó, việc nén file có ích hơn trong việc chuyển file vì nó không chỉ làm giảm tổng kích thước, mà còn có thể gói nhiều file thành một. Ví dụ về file nén dạng zip là:
Khi file nén được mở, các file và thư mục bị nén bên trong sẽ hiển thị.
Windows XP đã tích hợp khả năng làm việc với các file Zip. Một lợi thế của việc này là Windows được phép xử lý file zip thay vì một tiện ích của bên thứ ba, sau đó file zip có thể làm việc như thư mục bình thường. Nhấn đúp vào một file sẽ mở nội dung của nó trong một cửa sổ thông thường và các nội dung có thể bị tác động như trong bất kỳ cửa sổ khác.
Giáo trình này sẽ sử dụng chức năng chuẩn của Windows XP trong mọi ví dụ.
Mô-đun 2: Sử dụng máy tính và quản lý file
2
Nếu file có dung lượng lớn, việc nén có thể mất nhiều thời gian. • Trong trường hợp này sẽ xuất hiện cửa sổ hiển thị tiến trình nén. • Tên file được nén là tên của file nén nhưng có đuôi .zip.
5.13.3 Nén thư mục (2.3.1.2)
Một thư mục đơn lẻ có thể được nén giống như một file đơn lẻ. Khi một thư mục được nén, tất cả các file và thư mục con có trong nó đều được nén theo.
5.13.4 Nén nhiều file và thư mục
Người dùng có thể nén nhiều file và thư mục bằng cách tương tự như nén một file hay thư mục đơn. Xem Phần 5.13.2.
5.13.5 Xem nội dung của file nén
Nhấn đúp vào file nén, file nén sẽ mở ra trong một cửa sổ bình thường, với giả định máy tính chưa cài tiện ích bên thứ ba hỗ trợ cho việc giải nén như ZipGenius.
5.13.6 Giải nén file và thư mục (2.3.1.3)
Để sử dụng các file trong một file nén, trước tiên phải giải nén file này. Có thể giải nén cho tất cả hoặc một phần nội dung trong file nén.
Để giải nén toàn bộ một file nén, thực hiện như sau:
• Sao chép file nén tới vị trí muốn lưu file được giải nén. • Nhấn chuột phải vào file nén rồi chọn Extract Here.
Các nội dung sẽ được giải nén.
Nếu có các thư mục bên trong, thì cấu trúc và nội dung của thư mục sẽ được tái tạo lại.
Để giải nén một phần nội dung của file nén, thực hiện như sau:
• Nhấn đúp vào file nén để mở nó ra trong một cửa sổ. • Xác định các mục muốn giải nén.
• Sao chép và di chuyển các mục này theo cách bình thường. File zip sẽ tự động được cập nhật.
5.13.2 Nén file (2.3.1.2)
Để nén một file đơn lẻ, thực hiện như sau:
• Mở một cửa sổ và xác định file cần nén.
• Nhấn chuột phải vào file đó và nhấn Send To trên menu vừa xuất hiện.
• Nhấn chuột vào tùy chọn Compressed (zipped) Folder trên menu con.
2