Phần 5 Quản lý file
5.6.1 Nhận biết các loại file thông thường (2.2.3.1)
Trong Windows XP, các thư mục và file có biểu tượng đặc trưng để người dùng có thể dễ dàng nhận biết. Thí dụ, khi một ứng dụng như Microsoft Office được cài đặt, nó sẽ sở hữu tất cả các file có phần mở rộng nhất định và ra lệnh cho Windows sử dụng các biểu tượng cụ thể khi hiển thị các file của nó.
Nhấn đúp vào một file có biểu tượng Microsoft Word và đuôi .docx sẽ tự động khởi động ứng dụng Microsoft Word và mở file đó ra.
Dưới đây là một số biểu tượng cho các loại file được tạo trong Microsoft Office 2007.
Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint
Microsoft Access Microsoft InfoPath Microsoft Publisher
Một số loại file có thể có nhiều định dạng. Ví dụ, các file có chứa dữ liệu hình ảnh có thể ở dạng
JPEG hoặc PNG hoặc GIF hoặc BMP. Định dạng mô tả phương thức cấu trúc bit và byte trong file. Trong trường hợp của các file ảnh, JPEG và PNG là những định dạng mới và được sử dụng với mục đích cho phép lưu ảnh lớn trong file nhỏ, mặc dù có thể ảnh hưởng đến chất lượng ảnh. Các máy tính khác nhau có thể được cài đặt các ứng dụng khác nhau để xử lý một số loại file. Ví dụ, có thể một máy tính chỉ có ứng dụng Microsoft Paint. Trong trường hợp này,
biểu tượng cho file ảnh sẽ ở dạng BMP giống như biểu tượng bên phải.
Trong một máy tính khác có cài đặt Adobe PhotoShop, biểu tượng cho file ảnh có thể sẽ trông giống như biểu tượng bên phải.
Mô-đun 2: Sử dụng máy tính và quản lý file
2
Kiểu file Định dạng Biểu tượng
File ảnh .jpg
(JPEG - Joint Photographics Experts)
.bmp (định dạng ảnh nhị phân)
File âm thanh .mp3 (MPEG Layer 3)
File video .mpeg hoặc mpg (Moving Picture Experts Group)
.avi (Audio Video Interleaved file)
Các file dạng tài liệu .pdf
File nén .zip (WinZip)
Các file tạm .tmp (temporary file)
5.7 Lưu file
Công việc được tạo ra trên máy bằng một ứng dụng như Microsoft Word cần được lưu vào ổ cứng trong hoặc ổ di động. Việc lưu file cho phép người dùng có thể tiếp tục sử dụng file khi bật máy lần sau. Nếu file không được lưu, nó sẽ không còn tồn tại trong máy sau khi ứng dụng tạo ra nó bị đóng.
Có hai điều cần quyết định khi lưu file, đó là đặt tên file và vị trí lưu file trong máy.
5.7.1 Đặt tên file (2.2.3.5)
Các file và thư mục phải có tên phù hợp với nội dung chứa bên trong. Người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra mười file Microsoft Word có tên là myfile1.docx, myfile2.docx... nhưng sau đó, người dùng sẽ không nhớ nổi file nào liên quan đến nội dung gì và để biết nội dung bên trong các file, người dùng sẽ phải mở từng file một.
Khi làm việc theo nhóm, việc đặt tên file sẽ rất quan trọng vì có thể sẽ có nhiều file trùng tên nếu cứ đặt theo một kiểu như trên, do vậy ta cần sử dụng một quy ước đặt tên file. Quy ước này là một tập các quy định xác định chính xác các file phải được đặt tên như thế nào để mọi người tuân theo, đảm bảo duy trì được cấu trúc và sự kiểm soát. Ví dụ, trong một dự án, người dùng có thể quyết định rằng rất cả các file phải có một mã dự án đi kèm theo tên và ngày sửa, như 0234-Green Valley Estate-05-06-08.docx.
2
Làm tương tự khi đặt tên cho các thư mục (phần mở rộng của tên file không áp dụng ở đây). Người dùng có thể đặt tất cả các tài liệu vào trong một thư mục nếu muốn, nhưng họ nên tạo nhiều thư mục con để lưu dự án hay các kiểu tài liệu khác nhau để tiện cho việc tìm kiếm.