- Sổ này có trang, đánh số từ trang sô 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/11/
2.3.2. Chứng từ, thủ tục
Chứng từ sử dụng:
- Bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng tính lương và các khoản trích theo lương - Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường, hóa đơn điện, nước, điện thoại - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có - Các chứng từ khác liên quan. - ...
Quy trình luân chuyển:
Tại doanh nghiệp phát sinh rất nhiều các khoản mục chi phí quản lý kinh doanh như khoản mục chi phí khấu hao tài sản cố đinh, khoản mục chi phí lương nhân viên, khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài,...
Mỗi khoản mục chi phí có quy trình luân chuyển chứng từ riêng.
Đối với các khoản mục chi phí phát sinh bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng có quy trình luân chuyển chứng từ sau:
Người đề nghị chi NV kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Không đồng ý Đồng ý
Sơ đồ 2.3.2.a. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bằng tiền mặt
Diễn giải:
- Bước 1: Người đề nghị chi lập giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán
- Bước 2: Nhân viên kế toán sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng
- Bước 3: ™auk hi nhận được phiếu chi kế toán trưởng đồng ý duyệt chi.
Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được chuyển cho giám đốc => chuyển sang bước 4
Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi => quay lại bước 2
- Bước 4: Sau khi nhận được phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán
Nhận tiền và ký phiếu chi Lập giấy đề nghị thanh toán Lập phiếu chi Nhận phiếu chi Ghi sổ kế toán Ký, duyệt chi Ký phiếu chi Ghi sổ quỹ Xuất tiền Nhận phiếu chi
- Bước 5: Nhân viên kế toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi lại cho thủ quỹ
- Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi
- Bước 7: Thủ quỹ xuất tiền, sau đó chuyển cho người đề nghị chi
- Bước 8: Người đề nghị chị nhận tiền, ký vào phiếu chi và chuyển lại cho thủ quỹ
- Bước 9: Thủ quỹ nhận phiếu chi và ghi sổ quỹ, chuyển phiếu chi lại cho kế toán
- Bước 10: Kế toán nhận lại phiếu chi va ghi sổ kế toán có liên quan
b Chi phí phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng
Giám đốc Kế toán trưởng NV kế toán Ngân hàng
Đồng ý không
đồng ý
Sơ đồ 2.3.2.b. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bằng tiền gửi ngân hàng
Ký ủy nhiệm chi
Ký và duyệt chi Lập ủy nhiệm chi
Ghi sổ kế toán Nhận phiếu báo Nợ Lập phiếu báo Nợ Thực hiện lệnh chi Nhận ủy nhiệm chi
Diễn giải:
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền chi phí thông qua ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành thành lập Ủy nhiệm chi, sau đó gửi cho kế toán trưởng
- Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành duyệt chi sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý chi => chuyển sang bước 3 + Trường hợp 2: Nếu kế toán không đồng ý chi => quay lại bước 1
- Bước 3: Giám đốc sau khi nhận được chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng
- Bước 4: Ngân hàng nhận giấy ủy nhiệm chi
- Bước 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi
- Bước 6: Ngân hàng lập phiếu báo Nợ và chuyển phiếu báo Nợ cho kế toán của doanh nghiệp
- Bước 7: Kế toán nhận được phiếu báo Nợ
- Bước 8: Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán có liên quan.