3.2.3.1. Hoàn thiện Đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp KPI thỏa
mãn tiêu chí SMART
Sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc với các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc. Việc sử dụng các chỉ số KPI góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn. Mục tiêu khi xây dựng KPI: là một công cụ dùng trong đánh giá thực hiện công việc, nên khi xây dựng hệ thống KPI những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART. Đây không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPI, tuy nhiên nếu hệ thống KPI cuả tổ chức đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao. Trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc của Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S VIỆT NAM có hai yếu tố trong SMART chưa được thỏa mãn đó là yếu tố thứ nhất: S – Specific: Cụ thể và yếu tố thứ hai: M – Measurable: Đo lường được. Trước tiên cần bổ sung thêm hai yếu tố trên vào phương pháp KPI của Công ty.
Hoạt động Kỹ thuật
Điều chỉnh lại chỉ tiêu đánh giá ý tưởng sáng kiến trong công tác, nên để tiêu chí này thành tiêu chí khuyến khích người lao động trong đánh giá.
Bổ sung chỉ tiêu chất lượng công tác kiểm tra chuyên môn kĩ thuật trong công tác kiểm tra định kì hoặc đột xuất.
Hoạt động Kế toán
Hoàn thiện hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực quản lý.
Điều chỉnh lại tiêu chí đánh giá ý tưởng sáng kiến trong công tác, nên để tiêu chí này thành tiêu chí khuyến khích người lao động trong đánh giá.
Hoạt động Kinh doanh
Bổ sung thêm chỉ tiêu số dự án hoặc hợp đồng yêu cầu đạt được trong tháng.
Đặt chỉ tiêu phải có tối thiểu bao nhiêu khách hàng trong tháng hoặc năm.
Liệt kê các vấn đề phát sinh thêm ngoài nội bộ Doanh nghiệpvà khách hàng.
Hoạt động Tổng hợp
Bổ sung chỉ tiêu đánh giá KPI liên quan tới các hoạt động của phòng Tổng hợp động như tuyển nhân sự, các hoạt động đào tạo phát triển hay về phúc lợi cho người lao động…
Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu Đánh giá thực hiện công việc trong Doanh nghiệp bằng cách:
Tham khảo mẫu chỉ tiêu xác định mức độ hoàn thành công việc cho Ban Giám đốc (PHỤ LỤC 03) để hoàn chỉnh các tiêu chí Đánh giá thực hiện công việc cho Ban Giám đốc
Bổ sung các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho các phòng, ban liên quan đến người quản lý trực tiếp hoặc Trưởng các phòng, ban như: Số nhân viên thôi việc; Lượng nhân viên đi làm phải nằm trong khoảng giới hạn bao nhiêu… nhằm mục đích phân cấp rõ những người có quyền lợi càng cao thì trách nhiệm càng lớn.
Như đã phân tích cụ thể ở phần thực trạng, công ty nên có một vài điều chỉnh như trên để hợp lý hóa và toàn diện hơn về hệ thống chỉ tiêu đánh giá, đảm bảo khung sườn đánh giá được đầy đủ và chi tiết nhất làm nền tảng cho những hoạt động tiếp theo.
3.2.3.2 Xác định chu kỳ đánh giá
Hiện tại công ty đang áp dụng chu kì Đánh giá thực hiện công việc theo tháng chung cho các bộ phận trong công ty. Do đặc thù công tác của công ty có nhiều bộ phận hoạt động với những đặc tính tương đối khác nhau. Vì vậy để phát huy tối đa nhất quá trình đánh giá thực hiện công việc thì có thể áp dụng chu kì đánh giá thực hiện công việc khác nhau cho những hoạt động khác nhau.
Ví dụ: đối với hoạt động kĩ thuật, áp dụng chu kì đánh giá theo tháng, Đối với hoạt động kế toán áp dụng chu kì đánh giá theo sáu tháng … Như vậy, công ty vừa có thể theo dõi tình hình thực hiện công việc của các bộ phận đồng thời còn giảm thiểu được chi phí đánh giá thực hiện công việc. Bởi vì yêu cầu của công tác kĩ thuật cần sự thường xuyên và rạch ròi nên mọi kế hoạch công việc nên được thực
Nguyễn Trà My
hiện và đánh giá trong khoảng thời gian khá gần nhằm đảm bảo chất lượng đồng đều và tốt nhất đến với khách hàng.
Đối với hoạt động kế toán, yêu cầu của công việc mang tính đặc thù và theo từng số hợp đồng nhất định, có tháng nhiều, tháng ít nên việc đánh giá theo tháng đôi khi gây lãng phí cho chi phí đánh giá. Ngoài ra công ty có thể sử dụng bản nhận xét hàng tháng để ghi nhận ngay những thành tích và lỗi của người lao động, tránh việc cả công ty và người lao động đều quên do thời gian dài và gây nên những phản ứng không tốt đặc biệt với lỗi mà người lao động mắc phải, để họ luôn có thái độ và hành vi tích cực trong công việc.
3.2.3.3. Lựa chọn thêm người đánh giá và đào tạo người đánh giá để đảm bảo tính chính xác của các kết quả Đánh giá thực hiện công việc.
Trước tiên người đánh giá là người quản lý trực tiếp. Sau đó tuỳ từng bộ phận mà người đánh giá có thể là các khách hàng hoặc các đồng nghiệp, cấp trên. Có nhiều cách để đào tạo người đánh giá thực hiện công việc trong đó có phương pháp đào tạo công ty nên tạo điều kiện cho người đánh giá đi học lớp đào tạo ngắn hạn, tham khảo ý kiến các chuyên gia về vấn đề này. Trước tiên các cán bộ nhân sự nên tổ chức tập huấn để phổ biến các kiến thức căn bản về Đánh giá thực hiện công việc cho người quản lý trực tiếp tại các bộ phận. Các kiến thức này là các hiểu biết về đánh giá thực hiện công việc, mục đích, tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc để những người này có cái nhìn căn bản về đánh giá thực hiện công việc. Đối với phương pháp quản lý bằng mục tiêu thì nhất thiết cần tổ chức buổi tập huấn cho cán bộ tham gia. Việc thiết lập các mục tiêu cho sự thực hiện công việc của người nhân viên cấp dưới không phải là việc dễ dàng, đòi hỏi người cán bộ này hiểu rõ về công việc và sự thực hiện công việc trước đó, tránh làm qua loa hoặc quá rườm rà để đi sai hướng. Trong các buổi học này nên có sự trao đổi thẳng thắn, giải đáp các thắc mắc, các cán bộ phòng tổ chức nên cố gắng tìm cách đơn giản nhất để những người này hiểu được một cách dễ dàng, tránh hiểu lầm và có phương hướng để họ có thể thực hiện được. Những người này sẽ phải có trách nhiệm được công ty giao phó là phổ biến kiến thức cho các nhân viên trong bộ phận mình. Việc lựa chọn 03 nhóm người đánh giá như vậy là phù hợp với yêu cầu về Đánh giá thực hiện công việc. Tuy nhiên công ty nên để người lao động tự đánh giá bản thân song song với việc đánh giá của quản lý, trong đó kết quả đánh giá thực hiện công việc của quản lý đơn vị vẫn mang tính quyết định với tỷ lệ chung:
Kết quả đánh giá của Người lao động = 90% kết quả đánh của quản lý đơn vị + 10% kết quả tự đánh giá của Người lao động.
Việc cho phép người lao động tham gia vào quá trình đánh giá sẽ làm tăng tính chịu trách nhiệm của bản thân người lao động đối với công việc của họ, cho họ có thời gian xem xét lại công việc của mình. Trên cơ sở đó, kết quả đánh giá cuối cùng sẽ tác động nhiều hơn tới hành vi của người lao động.
Tiếp theo là chiều ngược lại của hệ thống đánh giá, người lao động đánh giá người quản lý. Người lao động nên có quyền đánh giá người quản lý vì điều này mang lại sự công bằng và cái nhìn khách quan hơn cho đánh giá thực hiện công việc. Thông thường, người quản lý sẽ có những quyền hạn cao hơn so với người lao động vì vậy có thể dẫn đến những thái độ tiêu cực do quyền hạn mang lại trong quá trình làm việc. Khi mà người quản lý cũng được nhìn nhận như một người lao động thì sẽ nhìn thấy được rõ hơn những ưu, nhược trong quá trình làm việc bị khoảng cách quyền lực che mất. Tuy nhiên, để quá trình đánh giá này phát huy hết những ưu điểm của nó thì quá trình đánh giá cần được tiến hành kín và đảm bảo sự bảo mật trong công ty.
Ngoài hai chiều của hệ thống đánh giá nói trên thì có thể sử dụng người đánh giá là bạn bè đồng nghiệp trong một số trường hợp cần thiết để xác thực hay tìm hiểu thêm một số thông tin khác.
Nguyễn Trà My
3.2.3.4. Xây dựng mẫu đánh giá thực hiện công việc cho các nhóm đối tượng. PHIẾU ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH Tháng …/ Năm 20… Họ và tên:………. Chức danh:………... Phòng:……….
Cho điểm theo thang điểm đánh giá như sau: 1: Kém 3: Trung bình 5: Giỏi 2: Yếu 4: Khá
Xếp loại công tác: Xét điểm trung bình A: >=4.0 B: 3.5 – 4.0 C. <3.5
TT Chỉ tiêu Hệ
số
Điểm tiêu chuẩn
Tổng
1 2 3 4 5
1 Mức độ hoàn thành công việc được giao 30
2 Sáng tạo 5
3 Kỉ luật 5
4 Thái độ hợp tác 5
5 Ý thức phát triển bản thân 3 6 Ý thức tham gia các hoạt động khác 2 7 Tổng ( điểm * hệ số)
8 Điểm bình quân (tổng điểm/50) 9 Xếp loại công tác
Ý kiến của nhân viên:
Đồng ý với kết quả đánh giá Chưa đồng ý với kết quả đánh giá Đề nghị lên cấp trên:
Nhận xét của người đánh giá:
Tự đánh giá Trưởng phòng trực tiếp
Trưởng phòng Tổng hợp
Giám đốc
BÁO CÁO MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Tháng …/Năm …
Họ và tên:………. Chức danh:………... Phòng:……….
1. Các công việc được giao T
T Công việc được giao Mức độ hoàn thành( Giải trình chi tiết)
2. Kết luận chung
Mức độ hoàn thành công việc
>100% 90-100% 85-90% <85%
Số ngày nghỉ trong tháng Trong đó Có phép Không phép Số lần đi muộn về sớm trong tháng:
Số lần bị nhắc nhở trong công việc: Hình thức khen thưởng:
Hình thức kỉ luật: Sáng kiến trong tháng: Thành tích nổi bật:
Cá nhân tự đánh giá Trưởng phòng Trưởng phòng tổng hợp
TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CỦA PHÒNG Tháng …/ Năm 20…
Nguyễn Trà My
Phòng: ………..
TT Họ và tên Tổng
điểm
Xếp loại Ghi chú, Nhận xét
TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TỔNG HỢP GIÁM ĐỐC
ĐỀ XUẤT KHEN THƯỞNG ĐỘT XUẤT Tháng …./ Năm 20…
Phòng:………
TT Họ và tên Lý do và thành tích Hình thức khen thưởng đề xuất
TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TỔNG HỢP GIÁM ĐỐC
Nguyễn Trà My
3.2.4. Xây dựng một quy trình đánh giá thống nhất, hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả của công tác Đánh giá thực hiện công việc
Như đã phân tích ở trên, việc đánh giá theo chu kỳ đánh giá tại N.E.T.S.Y.S tuy tương đối đầy đủ nhưng chưa được xây dựng thành quy trình cụ thể. Chính vì vậy việc xây dựng một quy trình đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết. Dưới đây là quy trình đánh giá thực hiện công việc mà em nghiên cứu sau quá trình thực tập, tìm hiểu tại N.E.T.S.Y.S.
Sơ đồ 3.1: Quy trình Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam
(Nguồn người viết tự xây dựng)
Nguyễn Trà My
Người lao động tự đánh giá và quản lý trực tiếp đánh giá
Thông báo kết quả tới các phòng ban
Không đạt
Đạt
Sử dụng để ra các quyết định nhân sự
Lưa trữ kết quả đánh giá tại phòng Tổng hợp Phòng Tổ hợp trình Ban giám đốc duyệt Phòng Tổng hợp tổng hợp và xem xét kết quả Tổng hợp kết quả đánh giá về phòng Tổng hợp Phỏng vấn đánh giá
Trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quy trình đánh giá trên: - Ban giám đốc công ty: duyệt kết quả đánh giá hàng năm.
- Phòng Tổng hợp: cung cấp các biểu mẫu đánh giá cho các đơn vị; tổng hợp và xem xét kết quả đánh giá; trình phê duyệt kết quả đánh giá; gửi trả kết quả đánh giá và lưu trữ các kết quả
- Trưởng phòng: tổ chức đánh giá tại đơn vị, phòng ban của mình; nộp kết quả tổng hợp cho phòng Tổng hợp; thực hiện phỏng vấn đánh giá cho người lao động.
- Người lao động: tham gia đánh giá thực hiện công việc; tham gia vào phỏng vấn đánh giá cuối kỳ.
Việc xây dựng và phổ biến quy trình đánh giá trên cho toàn thể công ty sẽ tạo điều kiện cho công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện một cách nghiêm túc, đạt hiệu quả tốt.
Trong quy trình đánh giá trên, ngoài việc sử dụng các biểu mẫu đã được đề xuất thì sau khi người lao động tự đánh giá và người quản lý đánh giá thì mỗi phòng ban, đơn vị sẽ nộp kết quả đánh giá cho phòng Tổng hợp để duyệt.
3.2.5. Thực hiện nghiêm túc khâu phỏng vấn đánh giá
Từ việc phân tích cơ sở lý luận của Đánh giá thực hiện công việc cho thấy tầm quan trọng của phỏng vấn đánh giá. Phỏng vấn đánh giá tại N.E.T.S.Y.S nên được thực hiện như sau:
- Thực hiện phỏng vấn đánh giá sau khi kết quả đánh giá thực hiện công việc đã được Tổng giám đốc công ty phê duyệt.
- Người tham gia phỏng vấn đánh giá bao gồm: lãnh đạo các đơn vị, phòng ban và cá nhân mỗi người lao động.
- Trong quá trình phỏng vấn, người quản lý đóng vai trò rất quan trọng, họ cần giúp người lao động thấy rằng mục đích và ý nghĩa thực sự của cuộc gặp gỡ này là để nâng cao hiệu quả làm việc chứ không với mục đích phê bình, gây ra không khí nặng nề. Vì vậy việc phê bình cần được thực hiện một cách nhẹ nhàng, khéo léo. Bên cạnh đó, nhà quản lý kết hợp lắng nghe người lao động chia sẻ về những khúc mắc, những khó khăn trong quá trình làm việc để đưa ra những tư vấn, định hướng cho Người lao động có thể thực hiện công việc tốt hơn trong các kỳ sau.
3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH N.E.T.S.Y.S Việt Nam.
Với những ứng dụng quan trọng của quá trình Đánh giá thực hiện công việc trong các hoạt động Trả lương, Đào tạo phát triển, Định hướng... Đánh giá thực hiện công việc yêu cầu sự chính xác và hoàn thiện nhất.
Nguyễn Trà My
- Đối với lãnh đạo công ty
Nhắc nhở, kiểm tra và đầu tư chi phí hợp lý cho công tác Đánh giá thực hiện công việc đồng thời nêu lên quan điểm xuyên suốt quá trình quản lý tại Công ty.
• Cho phép xây dựng hệ thống Đánh giá thực hiện công việc mới.
• Tạo điều kiện về tài chính cho việc hoàn thiện công tác phân tích công việc và Đánh giá thực hiện công việc .
- Đối với bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực (phòng Tổng hợp)
Theo dõi quá trình làm việc của Phòng Tổng hợp về quá trình xây dựng Đánh giá thực hiện công việc và quán triệt rõ ràng quan điểm lãnh đạo của Ban Giám Đốc trong công tác Đánh giá thực hiện công việc .
• Đề xuất về việc xây dựng một hệ thống đánh giá mới cụ thể và linh hoạt hơn với ban lãnh đạo công ty
• Phụ trách việc hoàn thiện các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc
• Phụ trách hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc, lập kế hoạch Đánh giá thực hiện công việc .
• Phát huy tốt vai trò tư vấn, kiểm tra trong công tác Đánh giá thực hiện công việc .
-Đối với trưởng các phòng chức năng khác
• Phối hợp với phòng Tổng hợp trong việc xây dựng hệ thống Đánh giá thực