Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm kế toán tiến hành tổng hợp và phân loại chứng từ, tính ra giá trị của hàng xuất kho theo phương pháp giá bình quân để ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng tài khoản chủ yếu: TK 155, 154, 632,…. - Để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm, cuối tháng khi có bảng tính giá thành sản xuất thực tế thành phẩm thì kế toán tiến hành lập bảng kê số 8.
Cơ sở để lập bảng kê số 8: Phần tồn cuối kỳ tháng trước (12/2002) để ghi vào dòng đầu kỳ tháng này (1/2003)
- Căn cứ vào chứng từ nhập thành phẩm trong tháng để ghi theo chỉ tiêu số lượng và giá thành thực tế để ghi giá trị vào dòng nhập trong tháng (giá thành thực tế thành phẩm nhập kho do kế toán chi phí và giá thành tính trên bảng tính giá thành thành phẩm).
- Căn cứ vào chứng từ xuất thành phẩm (Hoá đơn GTGT) và đơn giá bình quân của từng thứ thành phẩm để ghi v ào dòng xuất trong tháng, trong đó ghi chi tiết cho từng đối tượng nhập xuất trong tháng.
- Căn cứ vào dòng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ trừ xuất trong kỳ để ghi vào dòng tồn cuối kỳ.
Bảng kê số 8 ( nhập xuất tồn-TK 155) được mở chi tiết cho từng thứ thành phẩm nghĩa là mỗi một thứ thành phẩm được mở riêng một bảng kê số 8 để theo dõi. Thành phẩm của Công ty có nhiều loại, mỗi loại có nhiều thứ thành phẩm ( ví dụ: phân xưởng sợi dệt gồm các loại vải bạt, vải mành, sợi xe…) do đặc điểm như vậy của thành phẩm nên kế toán thành phẩm mở sổ bảng kê số 8 ( tờ xếp thành quyển gọi là sổ) để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm theo từng phân xưởng. Ví dụ sổ bảng kê số 8 của phân xưởng bao gồm nhiều thứ thành phẩm, mỗi thứ thành phẩm phản ánh một bảng kê số 8 như: Bảng kê số 8 vải 718, bảng kê số 8 vải 3419 khổ 90….
Cuối tháng khi có giá thành đơn vị sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho do kế toán tính giá thành chuyển sang thì kế toán thành phẩm tiến hành ghi vào bảng kê số 8 dòng tổng cộng mà không ghi giá thành thực tế chi tiết theo từng thời điểm phát sinh.
Cuối tháng căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng kê số 8 tháng trước ( số dư đầu tháng này) và phần nhập kho thành phẩm:
Chú thích các nghiệp vụ ghi trên bảng kê số 8:
-Khi nhập kho thành phẩm, kế toán căn cứ vào giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm để ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 155 : 15.774.881 Có TK 154: 15.774.881
- Khi xuất kho thành phẩm để bán kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 632 : 22.511.953 Có TK 155 : 22.511.953