Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ là việc ghi chép kế toán tình hình nhập- xuất vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất theo chỉ tiêu giá trị.
Do đặc điểm về vật liệu - công cụ dụng cụ cũng như cách quản lý và tính chất ngành sản xuất nên Công ty may Hưng Việt áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đề phản ánh sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ.
Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - TK 1521: Nguyên liệu chính - TK 1522: Vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị XDCB - TK 153: Công cụ dụng cụ - TK 1531: Công cụ dụng cụ - TK 1532: Bao bì luân chuyển
- TK 331: Phải trả người bán
Và một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112... Một số thường dùng: - Sổ chi tiết - Nhật ký chứng từ số 1, 2 - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ cái
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản:
4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ:
Vật tư của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Việc mua bán vật tư trên thị trường hiện nay rất thuận tiện và diễn ra nhanh chóng trên cơ sở thuận mua vừa bán và các hợp đồng đã được ký két. Quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty diễn ra thường xuyên nên khối lượng vật tư đưa vào sản xuất là tương đối nhiều. Do đó Công ty phải có mối quan hệ mật thiết với người cung cấp và kế toán tổng hợp nhập vật liệu nên gắn kiền với kế toán thanh toán với người bán.
Ngoài ra Công ty còn nhận gia công hàng xuất khẩu, trường hợp này Công ty chỉ theo dõi nguyên phụ liệu nhập kho theo chỉ tiêu số lượng vì nguyên phụ liệu là do khách hàng đưa về Công ty theo định mức.
Mặt khác, một số bán thành phẩm của các xí nghiệp may khi chuyển hàng thì Công ty có thể trả tiền trước khi nhận hàng, hoặc trả tiền ngay, hoặc trả chậm dựa vào hoá đơn do đơn vị bán gửi đến cùng với hàng về nhập kho.
Hàng mua về Công ty có hóa đơn giá trị gia tăng, Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, trên hoá đơn có 3 yếu tố đó là:
+ Tiền hàng (Giá hoá đơn) là doanh thu của người bán. + Thuế giá trị gia tăng
Khi hạch toán, kế toán sẽ hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng vào TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Ở Công ty, chi phí vận chuyển được hạch toán riêng và được coi như một khoản chi phí của Công ty.
Thường thì Công ty thuê xe ngoài để chở hàng về kho, đôi khi lượng hàng nhập từ nước ngoài về quá lớn thì Công ty phải thuê Container để chở hàng về.
Hiện nay sản phẩm công ty ngày càng nhiều, do đó nhu cầu về vật tư càng trở nên cấp thiết, vì vậy ở công ty không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và ngược lại. Duy nhất chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng nên việc hạch toán của kế toán sẽ đơn giản hơn.
Về phương thức thanh toán: Công ty có thể trả ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản, trả trước, trả chậm cho bên cung cấp vật tư theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
* Vật tư về nhập kho được hạch toán như sau:
- Trong tháng, khi vật liệu - Công cụ dụng cụ về nhập kho công ty chưa trả tiền cho người bán thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ( hoá đơn, phiếu nhập kho) để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán phần ghi có TK 331,nợ các TK.... đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ nếu mua hàng có hoá đơn gá trị gia tăng, kế toán ghi:
- Nợ TK 152: 638568976 (Chi tiết: TK 1521: 465611437 TK1522: 160222616 TK 1524: 12734923 - Nợ TK 153: 10447 454 (Chi tiết: TK 1531: 600000 TK 1532: 9874454 - Nợ TK 133: 422980101 - Có TK 331: 691314440
- Khi thanh toán với người bán, kế toán phản ánh tình hình thanh toán và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán phàn ghi nợ TK 331, có các TK... và ghi vào mặt nhật ký chứng từ số 1 (nếu trả bằng tiền mặt) , ghi vào nhật ký chứng từ số 2 ( nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán ghi như sau:
-Nợ TK 331: 1551914009 - Có TK 111 (1111):758060300 - Có TK 112 (1121):793853709
-Khi hàng về mà Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ảnh trên sổ nhật ký chứng từ số 1 như sau:
- Nợ TK 152: 57486820 (Chi tiết: TK 1521: 42000000 TK1522: 12206920 TK 1524: 1890000 TK 1525: 1389900 - Nợ TK 153: 3762500 (Chi tiết: TK 1531: 3762500 - Nợ TK 133: 6495300 - Có TK 111 (1111): 67744620
- Chi phí vận chuyển vật tư về công tác thanh toán bằng tiền mặt và được theo dõi trên nhật ký chưngs từ số 1, ở Công ty chi phí vận chuyển không tính vào giá trị của vật tư mà được hạch toán riêng cùng chi phí bán háng kế toán ghi như sau:
- Nợ TK 641: 23716600
- Có TK 111: 23716600
( Số tiền này bao gồm cả chi phí bán hàng)
Nếu trong tháng Công ty trả tiền trước nhưng chưa lấy hàng thì kế toán chuyển số dư nợ TK 311 sang tháng sau.
Để tiện cho việc theo dõi tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thanh toán của người bán hàng, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán.
ở Công ty, sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng dùng để theo dõi chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty. (biểu số 13)
* Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ này như sau:
+ Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi cột diễn giải, cột hoá đơn và cột phiếu nhập.
+ Căn cứ vào cột phiếu chi, kế toán ghi cột phiếu chi.
+ Cột dư đầu tháng: Căn cứ vào cột dư cuối tháng của sổ chi tiết này ở tháng trước để ghi số dư nợ, dư có cho phù hợp.
+ Cột phát sinh nợ: Ghi nợ TK 331, có các TK... căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng... kế toán ghi sổ theo đúng các nội dung cho phù hợp.
+ Cột phát sinh có: Khi mua loại vật tư gì chưa thanh toán với người bán, căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi vào cột ghi có TK 331 nợ các TK...
+ Sổ dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có kế toán tính ra số dư cuối tháng để ghi số dư nợ, dư có cho phù hợp.
Vật tư mua về công ty có trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ, như ghi sổ kế toán phải quy đổi ra VNĐ. Do đó, việc hạch toán ngoại tệ ở Công ty sẽ được theo dõi như sau:
VD: Trong tháng 1, Công ty may Hưng Việt mua bông của Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội với tổng số tiền là 24981 USD ( theo hoá đơn số 014499 + 014471).
ngày 5/2/2000 Công ty thanh toán tiền thì tỉ giá lúc đó là: 1 USD = 13875 VNĐ.
Nếu trước ngày 5/2/2000 mà kế toán vảo sổ chi tiết thanh toán với người bán thì tại thời điểm này tỷ giá lại khác, khi đó kế toán phải phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá lên sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Nhưng ở công ty thì kế toán lại vào sổ chi tiết thanh toán với người bán sau ngày trả tiền( sau ngày 5/2) nên kế toán vẫn lấy tỷ giá của ngày 5/2, tương ứng với số tiền là 346611375 VNĐ, do đó không phát sinh chênh lệch tỷ giá. Vì vậy mà trên sổ chi tiền thanh toán với người bán của tháng 1 kế toán không phản ánh TK 413 - Chênh lệch tỷ giá.
Ở Công ty , sổ chi tiết thanh toán với người bán tập chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty, việc ghi chép lại chưa khoa học, do đó chưa theo dõi được một cách chính xác quan hệ thanh toán giữa Công ty với từng đơn vị cung cấp. Hơn nữa, sổ này giống sổ nhật ký chứng từ số 5, mặc dù vậy kế toán vẫn nhập nhật ký chứng từ số 5. Nhưng cả 2 sổ này đều được ghi chép như nhau nên kế toán chủ yếu theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cuối tháng khi nhập sổ cái các tài khoản có liên quan thì kế toán có thể căn cứ vào sổ chi tiết theo dõi thanh toán hoặc nhật ký chứng từ số 5 đều như nhau.
Trong tháng, tiền mua vật tư được thanh toán trược tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ theo dõi qua nhật ký chứng từ 1 ( ghi có TK 11110 và nhật ký chứng từ số 2 ( ghi có TK 1121).
* Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 1111. (biểu số 14)
Sổ này được mở theo từng tháng, kế toán tập hợp tất cả các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt cho các đối tượng liên quan trong tháng như chi thanh toán nợ với người bán, chi để mua vật tư, chi cho vận chuyển vật tư về kho... cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 1, sau đó kế toán đối chiếu số nợ ở phần ghi có TK 1111, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 1 với số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1111 ở sổ chi tiết thanh toán với người bán, tổng cộng phải khớp nhau.
* Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 1121
Cũng như nhật ký chứng tư số 1, sổ này được mở theo từng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến việc trả bằng tiền gửi ngân hàng trong tháng. Cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1121 ở sổ chi tiết thanh toán với người
bán và phần ghi có TK 1121, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 2, số liệu dòng tổng cộng phải khớp nhau.
Qua đó, ta thấy được kế hoạch tổng hợp nhập vật liệu - công cụ ở Công ty may Hưng Yên được nhập từ nhiều nguồn khác nhau ở cả trong nước và nước ngoài với số lượng và chủng loại phong phú, kế toán phải phản ánh chính xác để có thể nắm bắt được kịp thời đặc điểm, tầm quan trọng của từng đơn vị cung cấp vật tư để từ đó có những biện pháp thích hợp đảm bảo cho vật tư được luân chuyển liên tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong tháng, để phản ánh giá trị nhập và hay xuất ra của vật liệu- công cụ, dụng cụ thì kế toán thực hiện lập bảng kế số 3 - tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ. (biểu số 16)
* Phương pháp lập các cách ghi bảng kê số 3 như sau:
I. Số dư đầu tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng kho cuối tháng của bảng kês 3 tháng trước.
II. Số phát sinh trong tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng cộng của số chi tiết tài khoản 331 và các nhật ký chứng từ liên quan.
III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng: I +II
IV. Xuất trong tháng: Vật tư xuất dùng tong tháng: Lấy giá thực tế từ số liệu tổng hợp xuất của mỗi loại vật tư tập hợp từ các chứng từ xuất.
V. Tồn kho cuối tháng :III - IV
Bảng kê số 3 được lập với mục đích là tính giá thành thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán. Mặc dù Công ty sử dụng giá thực tế nhưng vẫn lập bảng kê này với mục đích chính là thấy được tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ và làm cơ sở để lập bảng phân bổ vật liệu- công cụ dụng cụ.
4.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ:
ở Công ty, việc quản lý vật tư không chỉ ở khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà khâu xuất dùng vật tư cần phải được quản lý chặt chẽ, bởi vì đây là khâu cuối cùng của vật liệu - công cụ dụng cụ khi chuyển dịch giá trị của nó vào giá trị sản phẩm sản xuất ra.
Vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho kho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra có thể xuất dùng vào việc cắt mẫu kỹ thật. Để phản ánh một cách chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cho các đối tượng sử dụng thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ xuất kho, phân loại các đối tượng sử dụng và tính giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ xuất kho.
Ở Công ty , giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này, kế toán sẽ theo dõi tình hình xuất kho và tính giá thực tế của vật liệu- công cụ dụng cụ xuất kho trên cơ sở số liệu ở cột số lượng thực xuất của phiếu xuất kho ( vì trường hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ thì trên phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, không ghi chỉ tiêu giá trị).
Vật liệu - công cụ dụng cụ khi xuất kho được kế toán theo dõi và hạch toán như sau:
- Khi xuất kho vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kế toán phản ánh vào bên nợ TK 621 dối ứng với bên có TK 152 như sau:
- Nợ TK 621
- Có TK 152 ( chi tiết)
- Xuất vật tư thay thế, sửa chữa, kế toán ghi: - Nợ TK 627
- Có TK 152 ( chi tiết) - Có TK 153 ( chi tiết)
- Xuất bao bì phục vụ cho việc bán hàng, kế toán ghi: - Nợ TK 641
- Có TK 153 ( chi tiết)
- Xuất vật tư dùng cho việc quản lý, kế toán ghi: - Nợ TK 642
- Có TK 152 ( chi tiết) - Có TK 153 ( chi tiết)
Việc hạch toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty được thực hiện theo từng bước sau:
Ở các xí nghiệp, bộ phận thống kê của các xí nghiệp căn cứ vào các chứng từ xuất kho đã tập hợp được trong tháng và phân loại vật liệu theo từng chứng từ sử dụng sau đó tiếp tục phân bổ vật liệu đó cho từng mã sản phẩm xuất ra.
Cuối tháng bộ phận kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ xuống các xí nghiệp tập hợp các bảng phân bổ của các xí nghiệp sau đó tiến hành phân bổ vật liệu cho từng mã sản phẩm chung cho toàn Công ty (biểu số 17).
Đối với công cụ dụng cụ thì được sử dụng chung cho toàn xí nghiệp, bộ phận thống kê của xí nghiệp có trách nhiệm tập hợp tất cả các chứng từ xuất công cụ - dụng cụ rồi tính ra tổng giá trị của công cụ dụng cụ.
Riêng công cụ dụng cụ phục vụ cho việc bán hàng và phục vụ quản lý thì thì do chính bộ phận kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đảm nhận công việc tập hợp và tính giá trị thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng theo phương pháp mà Công ty áp dụng.
Trên cơ sở các bảng phân bổ đã được tập hợp, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ (biểu số 18).
Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ được mở hàng tháng và phân bổ toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng. Cơ sở lập bảng này là các bảng phân bổ của xí nghiệp và các bảng có liên