01 liên Xí nghiệp sử dụng vật tư giữ
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư các xí nghiệp làm phiếu lĩnh vật tư đưa lên phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyển lên Ban Giám đốc duyệt và đưa xuống phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật giác sơ đồ và tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính định mức, sau đó chuyển lại cho Phòng xuất nhập khẩu, Phòng xuất nhập khẩu tính số lượng nguyên vật liệu và viết phiếu xuất kho (Biểu số...), chuyển cho kho. Quá trình xuất vật tư được tiến hành như sau:
Sau khi nhận được phiếu xuất kho Thủ kho có nhiệm vụ xuất nguyên liệu theo số liệu ở cột thực xuất trên phiếu xuất cho các xí nghiệp.
Biểu số 7:
Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Địa chỉ: Mĩ hào - Hưng Yên
Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/01/2000 Nợ:...
Có:...
Họ tên người nhận hàng: Đ/c Yên Đơn vị: Tổ cắt xí nghiệp May 10 Lý do xuất: Cắt bán thành phẩm Nhập tại kho: Nguyên liệu Số Tên, nhãn hiệu,
qui cách vật tư
Đơn Số lượng Thành tiền
TT Mã số vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá A B C D 1 2 3 4 1 Bông 120 yds 9200 9200 Cộng Số tiền viết bằng chữ:
Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.2. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
Do tình hình thực tế về vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty như đã nói trên nên kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc hạch toán chi tiết ở kho và Phòng kế toán của Công ty được tiến hành như sau:
Ở kho: Trong tháng khi vật tư về đến kho của Công ty căn cứ vào hoá đơn của bên bán cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho: Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư, đơn vị tính, số lượng... vào các cột trên phiếu nhập kho. Khi vật tư về Công ty sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng kế toán, một liên dùng để thanh toán.
Phiếu nhập kho phải có chữ ký của các bên có liên quan.
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư thì phòng xuất nhập khẩu viết phiếu xuất kho theo các nội dung: Tên, qui cách, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng... theo các cột trên phiếu xuất cho phù hợp, sau đó chuyển xuống kho. Khi nhận được phiếu xuất, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng yêu cầu, sau đó thủ kho và người nhận vật tư phải ký nhận vào phiếu xuất.
Phiếu xuất cũng được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu, một liên người lĩnh vật tư giữ, một liên thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Ở kho, thủ kho tiến hành mở thẻ kho và ghi theo từng lần nhập, xuất căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên các phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Thẻ kho được lập theo mẫu sau:
Biểu số 8:
Đơn vị: Công ty may Hưng Việt Kho: Nguyên liệu
Mẫu số 10 - VT Ngày lập thẻ: 09/01/2000
KT trưởng
THẺ KHO
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông 120 Đơn vị tính” Mét
Mã vật tư: Dự trù tối đa: Dự trù tối thiểu:
Số TT Ngày X - N Ký xác nhận của KT Số Ngày X N T
Năm 1998 chuyển sang 123,7
01449
9 3/1
Mua của Công ty liên
doanh 9/1 10968 11091, 7 01449 9 10/1 Nhập bông 12/1 15538 26629, 7 Xuất cho Xí nghiệp may I 15/1 9200 17429, 7 Xuất cho xí nghiệp may IV 20/1 13084,
7
4345Kiểm kê cuối tháng 1 26506 22284, Kiểm kê cuối tháng 1 26506 22284,
7
4345
Ở phòng kế toán: Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên các bảng kê và sổ chi tiết của từng loại vật tư. Định kỳ 7 - 10 ngày, kế toán theo dõi vật tư xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho gửi bộ chứng từ lên phòng kế toán. Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu ở các phiếu nhập, phiếu xuất với các số liệu ghi trên thẻ kho, nếu thấy khớp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán kiểm tra lại việc phân loại chứng từ của thủ kho sau đó tiếp tục phân loại vật tư thành nguyên liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu sửa chữa...
Trên cơ sở số liệu ở các bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại vật tư kế toán sẽ ghi sổ chi tiết từng loại vật tư đó mà lại không lập sổ đối chiếu luân chuyển. Mặt khác ở Công ty do số lượng chủng loại vật tư lớn như vậy nên việc ghi đơn giá vào sổ chi tiết là không phù hợp cho nên kế toán đã tính thành tiền. Cuối tháng số lượng vật tư tồn kho ở thẻ kho sẽ được đối chiếu với số liệu ở cột dư cuối kỳ của sổ chi tiết.
Biểu số 9:
BẢNG KÊ XUẤT NGUYÊN LIỆU CHÍNH
Tài khoản 1521 Tháng 1/2000
Số
TT Tên vật tư
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Bông 40 Mét 1828 7048500 2 Bông 120 Mét 22284,7 144491450 3 Bông 140 Mét 3312,2 23280098 4 Bông 180 Mét 2698,7 23802224 Cộng 1840659560 Biểu số 10: