* Gửi thư và bản chào hàng trực tiếp: Khi đã tuân thủ kế hoạch xuất
khẩu một cách có hệ thống và đã chọn lựa được thị trường mục tiêu và các đối tác tiềm năng thì Tổng công ty phải thiết lập quan hệ trực tiếp với đối tác. Trong phần lớn các trường hợp, điều này có nghĩa là phải gửi thư trực
hàng. Cơ sỏ dữ liệu với địa chỉ liên hệ của các đối tác tiềm năng có thể được tìm thấy trên Internet, danh bạ công ty, hoặc do các tổ chức xúc tiến thương mại cung cấp, hoặc các đại sứ quán. Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của thư tín. Đó là cách giới thiệu doanh nghiệp và nên được trình bày đúng ý, chính xác và chỉnh chu. Tài liệu về doanh nghiệp và sản phẩm tương ứng và tài liệu về quy cách kỹ thuật và chứng chỉ tiêu chuẩn nên được trình bày bằng tiếng Anh một cách chi tiết. Cũng nên nhớ là hiệu quả tức thì của thư tín trực tiếp có xu hướng bị hạn chế. Doanh nhân ở EU khó nhớ ngày tháng vì liên tục nhận được thư tín trực tiếp. Vì vậy bất kỳ một chiến dịch gửi thư trực tiếp nào cũng nên được tiếp nối bằng cuộc gọi điện thoại hoặc viếng thăm trực tiếp. Bên cạnh đó nên hết sức chú ý đến các cơ sở dữ liệu về địa chỉ. Các cơ sở dữ liệu này trở nên lạc hậu rất nhanh.
Khi Tổng công ty cung cấp thông tin về giá cả và các bản chào hàng,
không nên chào cố định cho một khoảng thời gian dài, mà nên chào mức giá theo thời điểm và tỷ giá ngoại hối. Điều này sẽ giúp tránh những vấn đề phát sinh do biến động của tỷ giá. Hơn nữa, các bản chào phải được ràng buộc với điều kiện được xác nhận bằng văn bản. Tốt nhất là nên chào giá theo Incoterm 2000, bằng USD hay Euro, nhưng phải nhớ là tỷ giá giữa USD và Euro có thay đổi. Khi giao dịch với các bạn hàng ở các nước ngoài khu vực có đồng Euro, ví dụ như Anh, Hy Lạp, Đan Mạch, Thuỵ Điển, thì bản chào bằng USD hay tiền bản địa của nước đó sẽ thích hợp hơn. Chúng ta không nên nghĩ về EU như một thị trường có thể đem lại lợi nhuận ngay. Vì tính cạnh tranh cao nên độ chênh giá rất nhỏ. Chính vì vậy nên chào sát giá.
* Nếu Tổng công ty nhận được phản hồi đầy triển vọng của các đối
tác EU, có thể tiến hành bước tiếp theo là tổ chức một chuyến đi công tác. Chuyến đi cho phép chúng ta thiết lập mối quan hệ trực tiếp với đối tác ở mức cá nhân. Đồng thời có thể lấy được mẫu sản phẩm tương tự (hàng thay 31
thế) hiện có trên thị trường mục tiêu, để so sánh giá, chất lượng, thiết kế. Điều này rất quan trọng vì trong phần lớn các trường hợp, sản phẩm xuất khẩu tiềm năng phải được địa phương hoá trước khi tung ra một cách thành công trên thị trường. Chuyến thăm định hướng đến các triển lãm thương mại kết hợp đến thăm một số doanh nghiệp có thể là sự kết hợp rất hiệu quả.