KV Long Thành – Nhơn Trạch
Nghiên cứu lý thuyết về KSNB và thực trạng HTKSNB tại trường CĐN KV LT – NT để phân tích đánh giá công tác KSNB thu, chi NS, có những ưu điểm, nhược điểm gì đang tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB thu, chi ngân sách đạt đến tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung cấo sự đảm bảo hợp lý để đạt các mục tiêu đề ra.
Kiểm soát là một khâu quan trọng trong quản lý: Trường CĐN khu vực Long Thành -Nhơn Trạch là đơn vị hành chính có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí. Nghiên cứu hoạt động kiểm soát nội bộ giúp Ban giám hiệu thấy được rõ hơn thực tế để duy trì hoạt động kiểm soát và từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách để đạt được mục tiêu của đơn vị.
Trong quá trình nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại trường CĐN Khu vực Long Thành – Nhơn Trạch đã sử dụng câu hỏi phỏng vấn 3 người thuộc các phòng ban, Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, Phòng Kế hoạch -Tài chính.
2.3.2.Thực trạng công tác KSNB thu, chi ngân sách tại Trường CĐN Khu vực Long Thành -Nhơn Trạch tỉnh Đồng Nai.
2.3.2.1 Môi trường kiểm soát: *Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Bảng 2.1: Bảng tống hợp khảo sát về “Sự liêm chính và giá trị đạo đức”
Câu hỏi Trả lời
Không trả lời Có Không Không biết
1. Đơn vị có xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và đạo đức trong đơn vị không?
3
2. Nhà quản lý có thực hiện nghiêm túc tính chính trực và yêu cầu về đạo đức đã đề ra trong đơn vị không?
2 1
3. Đơn vị phổ biến và hướng dẫn cụ thể những yêu cầu về đạo đức đã đề ra trong đơn vị không?
1 2
4. Đơn vị có tổn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực không
3
Kết quả phỏng vấn cho thấy những nhà quản lý có chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về đạo đức để có thể ngăn cản các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
Do thấy được mức độ ảnh hưởng của các hành vi thiếu đạo đức đến mục tiêu trong kiểm soát nội bộ nên các nhà quản lý trong đơn vị luôn nêu gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức. Tuy nhiên không phải nhà lãnh đạo nào cũng có ý thức được việc này do đó họ không chắc về việc thực hiện tính chính trực và đạo đức.
Tuy có xây dựng các yêu cầu về đạo đức nhưng nhà quản lý lại chưa chú trọng nhiều đến việc truyền đạt và hướng dẫn cụ thể các yêu cầu về đạo đức. Trong đơn vị chưa có sự hướng dẫn cụ thể về các hành vi vi pham, các hành vi được khuyến khích. Do đó đơn vị gặp khó khăn trong ngăn cản các hành vi vi phạm. Bên cạnh đó các hành vi khen thưởng, khuyến khích chưa được cụ thể hướng dẫn nhân viên thực hiện.
Trong đơn vị còn tồn tại những áp lực hoặc điều kiện có thể dẫn đến những hành vi thiếu trung thực. Trong đơn vị, hạn mức kinh phí được cấp cho từng năm, nếu cuối năm đơn vị không sử dụng hết thì sẽ bị hủy bỏ hoặc trừ vào năm sau, do đó đơn vị bị áp lực phải sử dụng cho hết kinh phí vào cuối năm, từ đó dễ dẫn đến các hành vi thiếu trung thực nhằm sử dụng hết số kinh phí cấp.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Ban giám hiệu”
Câu hỏi Trả lời
Không trả lời Có Không Không biết
1. Ban giám hiệu có họp thường xuyên để đánh giá các hoạt động của đơn vị không?
1 2
2. Ban giám hiệu có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ không?
2 1
3. Ban giám hiệu có được cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về tình hình hoạt đông, tài chính của đơn vị không?
2 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các thành viên trong Ban giám hiệu đều nhận thức rõ vai trò quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý. Từ đó các cuộc họp để đánh giá hoạt động và xác định các mục tiêu thường xuyên được diễn ra. Kết quả cho thấy Ban giám hiệu chưa được cung cấp đầy đủ và kịp thời các về các thông tin về tài chính. Điều này là do có sự thống nhất giữa các phòng ban để các thông tin được kịp thời cung cấp.
* Năng lực nhân viên:
Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Nhà trường, tuy nhiên trong vòng 5 năm nữa cần phải nhanh chóng bồi dưỡng và phát triển đội ngũ kế cận để thay thế các giáo viên sắp nghỉ hưu. Đội ngũ giáo viên có năng lực chuyên môn, năng lực sư phạm tốt sẽ là một trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của Nhà trường.
Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ trình độ chuyên môn không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành còn hạn chế, còn chưa mạnh dạn trong việc đè xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho công việc chuyên môn, thậm chí còn chậm theo kịp các cải tiến đã được đưa ra…vì vậy, sẽ ảnh hưỏng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung
của bộ phận cũng như của toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự lớn tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet làm phương tiện thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thanh thói quen và rộng khắp. Khi không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.
Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi tiền…góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà trường được phản ánh trung thực và hợp lý. Bên cạnh đó thì tình hình cập nhật, đọc hiểu và vận dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các cá nhân, bộ phận. Do đó đã xảy ra tình trạng sai phạm ngoài ý muốn.
* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Ban giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện tính dân chỉ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng tạo ra khuyêt điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm khó tập trung ý kiến để ra quyết định.
Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân viên, giáo viên của mình thông qua công việc (nhưng lại chưa có biện pháp đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên làm không đủ giờ, làm việc chậm trễ, không hết trách nhiệm, không đạt hiệu quả… và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát.
Nhìn chung, phong cách lãnh đạo tự do dân chủ không mấy dễ dàng thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong Nhà trường. Trường đã chủ động xây dựng
Quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.
Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích xã hội, ít quan tâm đến hiệu quả kinh tế. Do đó, vấn đề lợi ích kinh tế không phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.
* Cơ cấu tổ chức:
Chưa có động thái sắp xếp lại lao dộng. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động còn cồng kềnh làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác.
Việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng. Chưa có quy định chi tiết cụ thể, vì vậy đã xảy ra sự chồng chéo nhiệm vụ, đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, không biết quy trách nhiệm cho ai…
*Chính sách nhân sự:
Trường đang trong giai đoạn trẻ hóa đội ngũ và quan tâm bồi dưỡng nâng chuẩn cho độ ngũ giáo viên. Hiện nay chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV.
Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng công việc cụ thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng, không thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm nhiều ứng viên, khi phỏng vấn không tiến hành kiểm tra trình độ chuyên môn tay nghề.
Do đó xảy ra tình trạng lao động sau khi được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ khó góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro:
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “ Đánh giá rủi ro”
Câu hỏi Trả lời
Không trả lời Có Không Không biết
1. Đơn vị có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình?
1 2
2. Việc bảo quản hệ thống dữ liệu không bị hư hỏng, mất mát có được tiến hành thường xuyên?
1 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Ban giám hiệu có đánh giá sự thay đổi các nhân tố sau đến việc lập báo cáo không? - Nhân sự mới
- Thay đổi, ứng dụng hệ thống thông tin - Các phòng ban mới và các hoạt động khác?
3
2
3 1
Việc xác định mục tiêu đơn vị là tiền đề quan trọng để đánh giá rủi ro. Hoạt động phân tích và đánh giá rủi ro khi có nhân sự mới hoặc phòng ban mới. Điều này làm giảm hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, do trường là đơn vị hành chính sự nghiệp nên đã không chí trọng đến việc nhận dạng và phân tích rủi ro.
2.3.2.3. Nội dung KSNB các khoản thu NSNN:
a. Kiểm soát việc thu học phí đối với sinh viên:
(1) Căn cứ vào hồ sơ sinh viên đã được nhập từ Phòng công tác HSSV, có đầy đủ họ và tên, mã số, lớp học, ngành học thuộc khoa. Cán bộ nhập và lưu trữ hồ sơ thuộc phòng Công tác HSSV phải chịu trách nhiệm về hồ sơ nhập học của SV.
(2) Cán bộ thu học phi, lệ phí theo từng học kỳ, có chữ ký thu tiền, người nộp tiền. Cán bộ thu học phí chịu trách nhiệm về việc ra biên lai thu học phí và biên lai thu học phí do Bộ tài chính qui định.
(3) Cuối ngày in bảng kê thu học phí và nộp về quỹ. Tiêu chuẩn chấp nhận là bảng kê phân theo hệ đào tạo, ghi tổng số tiền bằng số, ký tên người lập biểu, sắp xếp số biên lai thu học phí theo thứ tự tăng dần cho từng loại. Người chịu trách nhiệm cán bộ thu học phí và thủ quỹ.
(4) Kế toán ra phiếu thu cho cán bộ thu học phí, có chữ ký người lập phiếu, người nộp tiền, phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị,,
Thực tế tại trường CĐN Long Thành – Nhơn Trạch, nguốn thu học phí tập trung chủ yếu là hệ Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề. Định mức thu học phí như sau:
Bảng 2.4: Định mức thu đối với sinh viên đào tạo tại trường CĐN LT – NT STT Khối ngành, cấp đào tạo, hệ đào tạo Mức thu
1 Cao đẳng nghề 2.000.000đ/tháng
2 Trung cấp nghề 1.400.000đ/tháng
Trường căn cứ vào định mức thu trong Bảng 2.2 để tiến hành thu học phí, lệ phí trong năm và lập bảng chi tiết thu.
Bảng 2.5:Báo cáo chi tiết thu học phí, lệ phí trong năm 2012
STT Chỉ tiêu Số sinh viên
có mặt Miễn 100%HP Giảm 50% Hp Dự kiến thu I Học phí tập trung 1.1 1.2 Hệ cao đẳng nghề Hệ trung cấp nghề 800 500 50 42 80 50 1.110.255 440.396 II Thu hoạt động SXDV 155.000
III Thu sự nghiệp khác 548.000
Trong bảng 2.3 cần kiểm soát các chỉ tiêu như: Số sinh viên hiện có đang theo học, số lượng sinh viên được miễn giảm theo chế độ chính sách, và số tiền thu được trong kỳ, các chỉ tiêu này là căn cứ để xác định nguồn thu.
Sau khi kiểm tra, kiểm soát và thực hiện thu học phí theo chỉ tiêu trên đơn vị sẽ lập Bảng tổng hợp nguồn thu trong năm theo quý như sau:
Bảng 2.6. Bảng tổng hợp nguồn thu sự nghiệp năm 2012 ĐVT: 1.000đ
STT NỘI DUNG SỐ THU CẢ NĂM QUÝ I QUÝ II QUÝ III QUÝ IV
I Học phí tập trung 1.651.650 401.076 216.355 356.000 678.219
CĐN,TCN 1.651.650 401.076 216.355 356.000 678.219
II Thu hoạt động SXDV
III. Thu khác
1 Lãi tiền gửi 88.000 25.000 30.000 15.000 18.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Hoạt động kiên kết đào
tạo trong và ngoài trường
460.000 125.000 120.000 115.000 110.000
b. Kiểm soát kinh phí từ Ngân sách Nhà nước cấp
(1) Đơn vị lập kế hoạch sử dụng kinh phí hoạt động năm cho đơn vị
(2) Dựa trên quyết định UBND tỉnh giao dự toán thu chi NSNN trong năm. Phòng Kế toán tài chính trường ra phòng KBNN nhập dự toán để hoạt động
(3) Định kỳ theo kế hoạch, Trường lập giấy rút dự toán ngân sách (chuyển khoản, chuyển tiền, cấp séc bảo chi), hoặc lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt sử dụng. Có đầy đủ các chữ ký của Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng đã được đăng ký chữ ký tại KBNN.
(4) Thủ quỹ đến KBNN và nhận tiền về, kế toán ra phiếu thu nhập quỹ nếu là tiền mặt và chuyển khoản nếu là thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (nguồn NSNN cấp)
(5) Định kỳ lập bảng đối chiếu dự toán ngân sách tại KBNN, có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng và xác nhận của KBNN.
c. Kiểm soát thu các hoạt động dịch vụ khác
Căn cứ từng nguồn thu như hợp đồng đào tạo liên kết trong và ngoài trường, thanh lý tài sản, thu từ hoạt động tài chính và các khoản thu khác. Dựa trên các văn bản đã thảo thuận hai bên và thời điểm có phát sinh nghiệp vụ kinh tế kế toán theo dõi ra phiếu thu có chữ ký người lập phiếu, người nộp tiên, Phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, thu các khoản nhập vào quỹ các nguồn trên. Trường căn cứ vào tình hình thu thực tế phát sinh trong năm và thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thu tương tự như trên.
*Đánh giá rủi ro có thể xảy ra đối với việc thu NSNN: Các nguồn thu tại