Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí. Việc kiểm tra theo dõi chi phí NVL có ý nghĩa quan trọng đến giá thành và chất lượng sản phẩm. Để đạt được mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, nên việc phấn đấu thực hiện hạ giá thành sản phẩm bằng cách giảm mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị sản phẩm là một việc làm cần thiết - đây là yếu tố quyết định đến thành công của công việc quản lý kinh doanh. Vì vậy cần thiết phải tập trung quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua, bảo quản, đến dự trữ, sử dụng để giảm tối đa mức tiêu hao NVL. Giảm mức tiêu hao NVL còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Hơn nữa NVL là một phần quan trọng của vốn luu động trong doanh nghiệp nhất là đối với dự trữ NVL cho nên việc tăng tốc độ luân chuyển VLĐ không thể tách khỏi việc sử dụng dự trữ NVL một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu sẽ giúp cho các nhà quản lý đánh giá được chính xác hiệu quả sử dụng NVL của doanh nghiệp xác định các nguyên nhân, nhân tố ảnh hưởng đến kết quả đó, từ đó giúp các nhà quản lý đề xuất các biện pháp cần thiết đối với công tác quản lý, sử dụng, bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý sử dụng NVL trong các doanh nghiệp sản xuất.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về nguyên vật liệu hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải tiến hành phân tích NVL theo các nội dung chủ yếu sau:
+ Phân tích tình hình cung cấp NVL + Phân tích tình hình sử dụng NVL + Phân tích tình hình dự trữ NVL
Về mặt phương pháp phân tích: Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp: so sánh, cân đối, thay thế liên hoàn để phân tích so sánh giữa thực tế với kỳ gốc và thấy được sự biến động, nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng .
1. Phân tích tình hình cung cấp NVL
Cung cấp nguyên vật liệu là giai đoạn rất cần thiết trong sản xuất. Nếu việc cung cấp NVL quá lớn, dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên nếu việc cung cấp thiếu sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của việc hoàn thành kế hoạch. Vì vậy, việc cung cấp đủ số lượng là điều kiện để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Để phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu về mặt số lượng, có thể sử dụng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL theo công thức:
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối
lượng NVL loại i
=
Số lượng NVL loại i thực tế
nhập kho trong kỳ x 100
Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ)
Cung cấp NVL cho quá trình xây lắp không chỉ đòi hỏi đầy đủ về số lượng mà cần phải đảm bảo chất lượng của NVL. NVL được cung cấp có chất lượng tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, sản phẩm đạt chất lượng tốt. Để phân tích chất lượng NVL có thể sử dụng chỉ tiêu số chất lượng ICHẤT LƯỢNG = ΣMilSi k : ΣMikSi k ΣMil ΣMik Trong đó:
- Mil, Mik: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i thực tế và kỳ kế hoạch.
- ICHẤT LƯỢNG: Càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng NVL thực tê nhập kho càng cao.
Trong cung ứng vật tư, ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ, kịp thời về tiến độ và nhịp điệu về cung ứng cũng rất cần thiết, nó ảnh hưởng tực tiếp đến quá trình sản xuất. Khi phân tích các yêu cầu này, cân so sánh giữa kỳ kế hoạch và thực hiện, đặc biết khi phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng có thể dùng đồ thị để biểu thị.
2. Phân tích tình hình dự trữ NVL
NVL là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, nó là nhân tố quan trọng để đảm bảo việc thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm. Vì vậy, dự trữ NVL cho quá trình sản xuất là một yêu cầu tất yếu. Đại lượng dự trữ NVL phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau như lượng NVL tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của loại NVL…
Để phân tích tình hình dự trữ vật tư ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ theo định mức đã đề ra. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn, còn nếu dự trữ quá thấp sẽ không đảm bảo cho tiến độ hoàn thành kế hoạch sản xuất. Vì vậy, mục tiêu của dự trữ vật tư là phải luôn kết hợp hài hoà: vừa đảm bảo tiến độ sản xuất, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.Ngoài ra, để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ vật tư có đảm bảo cho quá trình sản xuất hay không, ta có thể tính hệ số đảm bảo:
Hệ số đảm bảo = Số NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳSố NVL cần dùng trong kỳ
Hệ số này tính cho từng loại NVL, đặc biệt là với các NVL không thể thay thế được.
Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Bởi vậy việc phân tích tình hình sử dụng NVL phải được tiến hành thường xuyên.
Phân tích tình hình sử dụng NVL được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức NVL sử dụng thực tế với kế hoạch (hay định mức). Tuy nhiên, tổng mức sử dụng NVL kỳ này giảm hay tăng, nhiều hay ít còn phụ thuộc vào kết quả sản xuất. Do đó, để đánh giá chính xác tình hình sử dụng NVL của doanh nghiệp cần tiết phải liên hệ với kết quả sản xuất.
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng NVL = Tổng mức NVL sử dụng TT x 100 Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị tổng SLTT Giá trị tổng SLKH Số tuyệt đối = Tổng mức NVL sử dụng TT - Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị TSL TT Giá trị TSL KH Ngoài ra, khi phân tích còn kết hợp tính chỉ tiêu “hệ số quay kho”, chỉ tiêu này được tính cho toàn bộ NVL cũng như từng loại NVL. Trị số chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả sử dụng NVL càng cao, lượng NVL ứ đọng ít và ngược lại.
Hệ số quay kho
NVL =
Giá trị NVL sử dụng trong kỳ Giá trị NVL tồn kho bình quân
Giá trị tồn kho bình
quân =
Lượng tồn kho ĐK + Lượng tồn kho CK 2