Theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 25 – “Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tƣ vào công ty con” thì Công ty mẹ có nhiệm vụ phải mở sổ kế toán hợp nhất khi lập Báo cáo tài chính hợp nhất.
Sổ kế toán hợp nhất là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện có liên quan đến quá trình lập Báo cáo tài chính hợp nhất của Công ty mẹ và các Công ty con tại Công ty mẹ.
Sổ kế toán hợp nhất phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của ngƣời lập sổ, kế toán trƣởng và ngƣời đại diện pháp luật của đơn vị kế toán, số trang, đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán hợp nhất phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Ngày tháng ghi sổ
- Số hiệu, ngày tháng của những chứng từ kế toán đƣợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán
- Tóm tắt nội dung của những nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh khi thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính
- Số tiền của những nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ghi vào các khoản mục báo cáo tài chính hợp nhất
- Số tiền phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ
Sổ kế toán hợp nhất bao gồm sổ kế toán hợp nhất chi tiết và sổ kế toán hợp nhất tổng hợp.
Để ghi nhận các số liệu và thông tin chi tiết có liên quan đến việc triển khai hợp nhất các báo cáo tài chính thì bộ phận kế toán có thể mở những loại sổ kế toán hợp nhất chi tiết nhƣ: sổ theo dõi chi tiết tình hình mua và sáp nhập doanh nghiệp, sổ theo dõi chi tiết khoản đầu tƣ vào các công ty liên kết, sổ theo dõi chi tiết khoản đầu tƣ vào các công ty liên doanh,… Và những loại mẫu sổ chi tiết này sẽ đƣợc mở ra tùy thuộc vào các yêu cầu theo dõi số liệu, thông tin của từng đơn vị.
Sổ kế toán hợp nhất tổng hợp đƣợc lập nhằm tổng hợp các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính của Công ty mẹ và các Công ty con trong Tập đoàn đồng thời phản ánh tổng ảnh hƣởng của bút toán loại trừ và điều chỉnh khi hợp nhất đến mỗi chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính hợp nhất. Sổ kế toán hợp nhất tổng hợp bao gồm bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh và bảng tổng hợp các chỉ tiêu hợp nhất.
Sổ kế toán hợp nhất phải đƣợc mở vào thời điểm lập và trình bày báo cáo tài chính hợp nhất của tập đoàn. Công ty mẹ phải căn cứ vào hệ thống báo cáo tài chính riêng của công ty mẹ và hệ thống báo cáo tài chính riêng của các công ty con cùng các bút toán điều chỉnh để ghi sổ kế toán hợp nhất. Sổ kế toán hợp nhất phải đƣợc ghi kịp thời, rõ ràng và đầy đủ theo các nội dung của sổ.
Những số liệu trên sổ kế toán hợp nhất là căn cứ quan trọng và cần thiết nhất để bộ phận kế toán hợp nhất của đơn vị có thể tiến hành lập và trình bày hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất cho tập đoàn nhằm phản ánh trung thực, chính xác và hợp lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ tình hình lƣu chuyển tiền tệ của toàn bộ tập đoàn.