Cỏc nghiệp vụ diễn ra được khỏi quỏt theo sơ đồ số 4:
2.4.2.2.1. Tổ chức chứng từ về nhập, xuất kho vật liệu a Chứng từ nhập kho vật liệu:
a. Chứng từ nhập kho vật liệu:
ở Cụng ty việc xỏc định kế hoạch thu mua nguyờn vật liệu là do phũng kế hoạch vật tư chịu trỏch nhiệm. Thống kờ vật tư (thuộc phũng kế hoạch vật tư) căn cứ vào húa đơn bỏn hàng của nhà cung cấp, căn cứ phiếu nhập kho lập phiếu nhập. Chứng từ nhập kho tại Cụng ty chủ yếu là hoỏ đơn mua hàng và phiếu nhập kho vật liệu.
Đối với vật tư mua ngoài: phiếu nhập kho do nhõn viờn thống kờ phũng vật tư lập và ký xỏc nhận. Người giao hàng đem phiếu nhập kho và hoỏ đơn mua hàng tới nhập kho vật tư, thủ kho kí xỏc nhận. Thủ kho căn cứ vào số hàng thực tế nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liờn:
+ 1 liờn lưu tại phũng kế hoạch vật tư
+ 1 liờn kÍp vào húa đơn mua hàng giao cho phũng kế toỏn + 1 liờn kÍp vào thẻ kho thủ kho giữ
Phiếu nhập kho này phản ỏnh cả về số lượng và giỏ trị
Cỏc loại nguyờn vật liệu nhập về từng kho theo đỳng cỏch phõn loại. Hiện nay Cụng ty cú 4 kho, mỗi kho cú 1 thủ kho trụng coi 4 kho bao gồm :
+ Kho vật liệu nổ + Kho nhiờn liệu + Vật liệu gỗ
+ Kho cụng cơ dụng cụ, thiết bị phụ tựng sửa chữa, thay thế
Thủ kho bố trớ, sắp xếp nguyờn vật liệu theo từng mó hàng, từng loại trờn cỏc giỏ, kệ một cỏch khoa học và hợp lý để đảm bảo cho việc theo dừi, quản lý và bảo quản.
Vớ dụ:
Theo hợp đồng đó ký với cụng ty TNHH Anh Minh ngày 24 thỏng 3 năm 2005 Xớ nghiệp mua 1 Phin lọc động cơ gadoan gạt D85A và 1 phin lọc động cơ mỏy xỳc KAWASKI. Căn cứ vào hợp đồng trờn, phũng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho nguyờn vật liệu trờn.
Biểu số 1 : mẫu Phiếu nhập kho
Đơn vị …………. Phiếu nhập kho
Bộ phận ……….. Số :…10……
Ngày 1thỏng 04 Năm 2005
Mẫu số 01- VT
BanhànhtheoQĐsố1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chớnh
Họ tờn người giao hàng : Quách Hữu Thuấn
Theo:HĐSố:86825ngày 24 thỏng 3 năm2005 củaCtyTNHHAnh Minh Nhập tại kho: Tuyết