Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho công tác tồn trữ tương đối hiện đại các công việc như tính số lượng tồn kho được tính bằng máycó độ chính xác cao, khi hóa đơn hàng nhập kho được đánh vào máy tự động cộng vào số lượng trong tồn kho và khi hóa đơn xuất hàng in ra được in sẵn số lô được xuất theo nguyên tắc FEFO và trừ đi số lượng ở tồn kho. Vì vậy khi thủ kho muốn biết số lượng tồn kho để phục vụ cho công tác dự trù hàng thì chỉ cần xem số lượng tồn kho trong máy. Ngoài ra số lượng hàng tồn kho còn được tự động cập nhật vào thẻ kho trong máy theo các mặt hàng riêng rẽ tiện cho thủ kho khi muốn kiểm tra lại số lượng một mặt hàng đã xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Do được quản lý tổng thể bằng phần mềm B.F.O từ tổng công ty xuống tất cả các chi nhánh nên tất cả các hàng xuất ra đều tuân theo nguyên tắc FEFO. Nhưng chính chính sách gửi hàng đã làm cản trở công tác thực hiện xuất nhập theo đúng số lô trong thực tế. Việc gửi hàng có thể diễn ra với cùng một lúc nhiều mặt hàng kéo dài đến 06 tháng trong khi diện tích kho chật hẹp làm ảnh hưởng lớn đến công tác bảo quản và xuất nhập.Tình trạng gửi hàng cũng gây khó khăn trong việc kiểm kê kho vì ngoài việc kiểm kê như các mặt hàng không có hiện tượng gửi hàng khác thủ kho phải tổng kết lại sổ sách để trừ đi số lượng hàng đã gửi.
Việc xuất hàng trọng thực tế gặp khó khăn vì diện tích kho nhỏ, số lượng các mặt hàng lớn (Có tất cả 284 mặt hàng do DHG sản xuất và 23 mặt hàng nhập khẩu) nên giữa các mặt hàng khác nhau hầu như không có
61
khoảng cách. Trong khi đó hàng hóa chưa được mã hóa theo vị trí nên trong hóa đơn không chỉ ra vị trí của mã hàng đó mà thủ kho và phụ kho phải tự tìm dựa vào trí nhớ của mình. Công việc này mất nhiều thời gian nhất là khi hàng đó có tần xuất xuất nhập không cao và số lượng còn ít. Công tác xuất hàng theo đúng số lô ghi trong hóa đơn cũng gặp nhiều khó khăn vì hàng gửi. Hơn nữa khi xuất hàng nhất là vào những ngày có nhiều hóa đơn thì thứ tự ưu tiên xuất của các hóa đơn phụ thuộc vào tuyến hàng của các trình dược viên không ưu tiên theo hóa đơn đánh trước được ưu tiên trước nhất là trong những ngày cuối năm số hóa đơn xuất ra mỗi ngày có thể lên tới 300 đến 500 hóa đơn/ ngày. Cùng với việc xếp hàng hóa không theo lô mà chỉ theo đợt hàng về đã gây ra hiện tượng sai số lô khi xuất hàng đi. Trong thực tế thủ kho và phụ kho không chú ý kiểm tra số lô của hàng được xuất có đúng với hóa đơn hay không mà việc đúng số lô hầu hết là do ngẫu nhiên.
Nếu kết quả kiểm kê giữa sổ sách và thực tế có tỷ lệ khớp nhau càng cao thì công tác quản lý kho càng tốt. Nhưng khi sảy ra thiếu ở một mặt hàng đó với số lượng ít dưới 10 đơn vị đóng gói thủ kho không tiến hành bù hàng ngay, công việc bù hàng chỉ tiến hành khi tiến hành kiểm kê cuối năm. Năm 2013 do thay nhiều thủ kho nên số lượng hàng bù được tiến hành ngay khi thay thủ kho đã góp phần nâng cao tỉ lệ khớp nhau giữa kiểm kê sổ sách và thực tế nhưng tỉ lệ này chỉ đạt 76,66%. Do số lượng thiếu hụt ít nên không ảnh hưởng đến việc xuất nhập của kho.
Tỷ lệ hư hao cao thể hiện trình độ quản lý của thủ kho, mặc dù có ít nhất 02 người cùng kiểm tra, đối chiếu hàng hóa và hóa đơn trước khi xuất hàng nhưng vẫn sảy ra trường hợp thiếu và thừa hàng của khách hàng (do khách hàng phản ánh lại), cũng có trường hợp thừa hàng không được phản ánh làm tỷ lệ hư hao cao nhưng đó là nguyên nhân có thể tránh được của
62
thủ kho ngoài nguyên nhân không tránh được là thiếu hàng trong các kiện hàng. Nhưng trường hợp này rất ít khi sảy ra.
Để đảm bảo không bị thiếu hàng là việc rất khó nhất là trong trường hợp có bệnh dịch sảy ra hoặc có chương trình khuyến mại hấp dẫn, khi đó nhu cầu về mặt hàng đó tăng nhanh ở nhiều chi nhánh khác nhau dẫn tới dẫn tới thiếu hàng sảy ra ở tổng công ty và các chi nhánh cũng không có nhiều hàng để điều chuyển luân phiên. Tổng số mặt hàng mà CNHP phân phối là 284 mặt hàng nhưng trong tháng 11 và 12 chỉ sảy ra thiếu hàng ở 6 mặt hàng (chiếm tỉ lệ 2,11%) trong đó có 3 mặt hàng ảnh hưởng đến doanh thu trong 1 tháng (chiếm tỉ lệ 1,05%) nhưng có 2 mặt hàng (chiếm tỉ lệ 0,70%) dù sảy ra hiện tượng thiếu hàng nhưng doanh số vẫn tăng vọt gấp 4 lần doanh số trung bình của thuốc đó trong năm 2013.
Trong lĩnh vực dự trù hàng vai trò của thủ kho rất quan trọng vì là người trực tiếp dự trù và gọi đơn hàng, tuy nhiên trong năm 2013 thủ kho của CNHP lại liên tục bị thay đổi, kinh nghiệm hạn chế đã ảnh hưởng đến công tác dự trù hàng. Mặc dù được hỗ trợ từ thủ kho trước và kế toán nhưng CNHP vẫn sảy ra hiện tượng thiếu hàng nhất là khi trong 2 tháng 11 và 12 thường có rất nhiều chương trình khuyến mại được tiến hành (có thời điểm CNHP triển khai cùng lúc 8 chương trình khuyến mại các mặt hàng khác nhau) nhất là thời điểm tháng 1 năm sau có các đợt tăng giá và thay đổi chính sách với các mặt hàng. Các điều này đều được thông báo trước cho khách hàng trước khoảng 1 đến 2 tuần cùng với việc lấy hàng để hoàn thành hợp đồng của các bệnh viện và nhà thuốc đã dẫn tới nhu cầu thuốc tăng vọt trong thời gian ngắn rất khó dự báo đã dẫn tới hiện tượng thiếu hàng ở một số mặt hàng chủ chốt.
Cách sử lý hàng hết hạn, hàng không đạt chất lượng, hàng trả về của CNHP khá đơn giản chỉ là việc tiếp nhận hàng trả về của khách hàng, tiến
63
hành kiểm tra cảm quan nếu thấy đúng hàng không đạt chất lượng thì để ra một khu riêng. Đến khi số lượng nhiều hơn 2 kiện hoặc vào thời điểm cuối năm thì tiến hành kiểm kê số lượng, đánh hóa đơn trả hàng và gửi về tổng công ty. CNHP không phải là nơi trực tiếp hủy hàng nên không có các sai sót trong cách sử lý hàng hết hạn, hàng không đạt chất lượng, hàng trả về.
64
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 1 KẾT LUẬN
1.1.Hoạt động bảo quản
- Cơ sở vật chất còn mới, thời gian xây dựng chưa lâu (kể từ năm 2007) nên các trang thiết bị được mua sắm khá đồng bộ có thể phục vụ tốt cho quá trình bảo quản của CNHP. Nhưng với sự phát triển nhanh của CNHP cơ sở vật chất trở nên chật chội không đủ diện tích để thực hiện việc sắp xếp hàng hóa theo lô riêng biệt đặc biệt khi khối lượng hàng hóa tăng nhanh vào các tháng cuối năm và chi nhánh chưa sắp xếp khu vực riêng để hàng trả về, chờ sử lý.
-Việc duy trì và theo dõi nhiệt độ, độ ẩm: Việc theo dõi điều kiện bảo quản được thực hiện chỉ mang tính hành thức đối phó, nhưng nhiệt độ và độ ẩm luôn được duy trì thường xuyên để phục vụ cho công tác bảo quản thuốc.Điều này góp phần không nhỏ vào công tác đảm bảo và duy trì chất lượng thuốc của công ty trong xuất quá trình thuốc được lưu gữi tại đây.
Hiện nay DHG đã có kế hoạch xây dựng chi nhánh mới tại Hải Phòng vào quý 4 năm 2014 với kinh phí dự kiếnlà 9 tỉ VNĐ. Với chi nhánh này CNHP có cơ sở vật chất khang trang hơn để sắp xếp và bảo quản hàng hóa tốt hơn.
1.2. Hoạt động tồn trữ
- Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho công tác tồn trữ tương đối hiện đại và đầy đủ đã giảm đi rất nhiều công việc sổ sách trong xuất nhập, tồn trữ trong đó quan trọng nhất là thẻ kho và tồn kho luôn được tính toán chính xác.
65
- Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập: CNHP đã thực hiện nghiêm túc các quy định về xuất kho với 100% số đơn hàng được xuất tuân theo nguyên tắc FEFO, tuy nhiên do chính sách gửi hàng của khách hàng dẫn tới hiện tượng sai số lô so với hóa đơn khi tiến hành kiểm tra thực tế. Hiện tượng này sảy ra khi số lượng hàng của lô đang xuất còn ít hoặc mặt hàng tồn tại nhiều số lô khác nhau.
-Tỉ lệ hư hao của kho: Do có sự thay đổi nhiều thủ kho trong năm vừa qua mặc dù giữa các lần thay đổi có sự bàn giao về số lượng hàng hóa nhưng do thủ kho mới chưa có kinh nghiệm nên dẫn tới tỷ lệ hư hao cao hơn nhiều so với các năm.
- Trình độ quản lý hàng hóa của các thủ kho được thể hiện khả năng quản lý hàng hóa và xuất nhập hàng được nhanh chóng, chính xác. Khi thủ kho quản lý tốt giảm được tỷ lệ hư hao, hàng vỡ hỏng… nâng cao tỉ lệ khớp nhau giữa tồn kho sổ sách và thực tế. Do năm vừa qua có nhiều thay đổi nhân sự trong bộ phận kho nên sự chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và thực tế vẫn còn xuất hiện ở một số mặt hàng.
- Tình trạng thiếu thuốc và khả năng dự trù của kho: Tình trạng thiếu thuốc đã sảy ra đối với một số mặt hàng năm 2013. Một phần lớn là do nhu cầu của khách hàng tăng cao, do chính sách tăng giá và khuyến mại của công ty và do tình trạng thiếu hàng của tổng công ty gây ra.Nhưng một phần trách nhiệm thuộc về thủ kho không tính toán được hết các khả năng có thể sảy ra nên dẫn tới hiện tượng thiếu hàng.
- Sử lý hàng hết hạn, hàng không đạt chất lượng, hàng trả về: hàng hỏng do khách hàng trả về được sử lý theo đúng quy định của tổng công ty. Nhưng do diện tích kho nhỏ không có chỗ để hàng trả về chở sử lý, việc bảo quản hàng hóa chỉ ở một góc kho không có sự cách biệt về mặt vật lý.
66
2 ĐỀ XUẤT
2.1. Đối với CNHP
- Để nâng cao tỉ lệ hàng xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO CNHP cần hạn chế tối đa hiện tượng gửi hàng và tiến hành sắp xếp hàng hóa theo lô riêng biệt tránh hiện tượng lấy nhầm số lô khi xuất hàng.
- Không thay đổi thường xuyên các thủ kho, nếu bắt buộc phải thay đổi nên để các phụ kho lên vị trí thủ kho vì các phụ kho đã quen công việc nên có thể giảm được tỉ lệ hư hao của kho.
- Khi phát hiện ra hiện tượng thiếu hàng do mất mát trong quá trình cấp phát các thủ kho phải tiến hành bù hàng ngay, các mặt hàng hủy hoặc phải in lại vỏ hộp phải tiến hành gửi cho DHG sớm nhất có thể để các thủ tục bù hàng được tiến hành nhầm nâng caotỉ lệ khớp nhau giữa tồn kho sổ sách và thực tế.
- Thủ kho cần tham khảo doanh số các năm của các mặt hàng để có dự trù hợp lý hơn tránh hiện tượng thiếu hàng do không được vận chuyển kịp sảy ra.
- Trong khi chờ chi nhánh mới được xây dựng và hoàn thiện CNHP nên có riêng một khu vực được cách ly bằng vạch sơn để tránh nhầm lẫn các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn, hàng trả về chờ sử lý.
2.2 Đối với Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang
- Nâng cao tính tự động hóa trong công tác phòng chống cháy nổ và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm. Cần có những quy định chặt chẽ hơn để đảm bảo nhiệt độ được ghi đúng giờ và tránh được hiện tượng các ngày không đi làm nhưng tình trạng nhiệt độ, độ ẩm vẫn được ghi chép.
- Nhanh chóng hoàn thành chi nhánh mới để có thêm diện tích cho công tác sắp xếp hàng hóa được tốt hơn.
67
- Tăng cường nhân viên phụ kho giúp thủ kho trong việc sắp xếp hàng hóa theo lô và xuất hàng hóa nhất là các tháng cuối năm khi doanh số của chi nhánh tăng cao.
68 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn quản lý và kinh tế Dược (2006), Giáo trình kinh tế
Dược, Trường đại học Dược Hà Nội, HàNội.
2.Bộ y tế ( 2011), Quyết định số 12/2007/QĐ-BYT ngày 24 tháng 01
năm 2007 Ban hành nguyên tắc “Thực hành tốt phân phối thuốc”
3. Bộ y tế (2001), Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng
6 năm 2011 về việc triển khai áp dụng nguyên tắc “ Thực hành bảo quản thuốc”
4.Bộ y tế ( 2011),Thông tư số 48 /2011/TT-BYT ngày 21 tháng 12
năm 2011 Ban hành nguyên tắc “Thực hành tốt phân phối thuốc”
5.Bộ y tế - Cục Quản lý Dược (2014) “Báo cáo kết quả thực hiện
năm 2013 và kế hoạch năm 2014 ”
6.Bộ y tế ( 2007) công văn số 2313/QLD-CL ngày 11 tháng 5 năm
2007 Ban hành danh mục kiểm tra “ GPP. GDP và một số mẫu quy trình”
7.Cục Quản lý Dược Việt Nam ( 2002), Công văn số 8970/QLD-
CL ngày 28 tháng 11năm 2002 Ban hành danh mục kiểm tra“Thực hành tốt bảo quảnthuốc”
8.Bùi Thị Kim Dung (2010) “Khảo sát hoạt động quản lý phân phối
thuốc của công ty cổ phần trung ương I giai đoạn 2007-2009 ” Khóa luận tốt nghiệp dược sĩ.
9. DHG (2013), Báo cáo thường niên 2012
10. DHG (2014), Báo cáo thường niên 2013
11.Hoàng Thị Minh Hiền (2012) “Hoạt động cung ứng thuốc tại
Bệnh viện Hữu Nghị- Thực trạng và một số giải pháp” Luận văn tiến sĩ dược học.
12. Trần Văn Cử (2013)“Phân tích hoạt động phân phối thuốc tại
69
13.Ts. Trương Quốc Cường (2014), Ưu tiên sử dụng thuốc trong
nước, phát triển công nghiệp dược vì sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, Cục Quản lý dược.
14. Www.dhgpharma.com.vn
70
DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1
Biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng kho, diện tích, loại nhà của CNHP
STT Tên kho Diện tích Chiều cao Vị trí Loại nhà
Tổng
PHỤ LỤC 2
Biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho.
STT Trang thiết bị Kho chính Kho biệt trữ
71 PHỤ LỤC 3
Biểu mẫu thu thập số liệu về các phương tiện phục vụ phòng cháy chữa cháy tại CNHP
STT Tên phương tiện Số lượng Chất lượng
PHỤ LỤC 4
Biểu mẫu thu thập số liệu nguồn nước sử dụng để sử dụng chứa cháy .
STT Nguồn nước Trữ lượng Vị trí, khoảng
cách nguồn nước
Điểm cần lưu ý
72 PHỤ LỤC 5
Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm
Tên kho:
Tháng
Kết quả kiểm tra nhiệt độ Kết quả kiểm tra độ ẩm
Số ngày ghi đủ 2 lần Số ngày ghi 1 lần Số ngày không ghi Số ngày ghi đủ 2 lần Số ngày ghi 1 lần Số ngày không ghi PHỤ LỤC 6
Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chép
Tên kho: Ngày KS Nhiệt độ Độ ẩm Thực tế Trong sổ Có đúng giờ Thực tế Trong sổ Có đúng giờ
73 PHỤ LỤC 7
Biểu mẫu thu thập số liệu vềkết quả theo dõi thực tế ghi chép “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” STT Kho Nhiệt độ Độ ẩm Số lần ghi đúng giờ Số lần ghi giống nhau Số lần ghi đúng giờ Số lần ghi giống nhau Tổng PHỤ LỤC 8
Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2013 Tên thuốc: STT Ngày Số hóa đơn Số lô, hạn dùng của hàng về Hạn dùng dài nhất của lô về trước đó Có/ Không tuân theo nguyên tắc FEFO