- Từ các số liệu đã có sẵn và thông qua các khảo sát trong thực tế như: Các báo cáo liên quan đến tồn kho, doanh thu, kiểm kê cuối tháng, sổ sách ghi chép nhiệt độ, độ ẩm, nhật ký giao hàng, các hóa đơn xuất hàng vànhập hàng trong năm 2013.
Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu gồm có:
- Dựa vào cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản và tồn trữ hiện có ở CNHP như số lượng kho, diện tích, chiều cao… ta có biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng kho, diện tích, loại nhà của CNHPtại phụ lục 1.
- Thông qua thống kê số lượng về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho có biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại khotại phụ lục 2.
- Dựa vào số lượng các trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy hiện có ở CNHP ta có biểu mẫu thu thập số liệu về các phương tiện chữa cháy tại phụ lục 3 và 4.
- Dựa vào sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tại CNHP năm 2013, tổng số 366 ngày: kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của kho và tính xem trong năm 2013 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt độ, bao nhiêu ngày
23
kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày, bao nhiêu ngày không ghi. Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm tại phụ lục 5.
- Dựa vào khảo sát thực tế nhiệt độ, độ ẩm của 2 kho trong một số ngày, ghi lại nhiệt độ, độ ẩm của kho vào đầu và cuối giờ quy định phải ghi chép lấy kết quả trung bình và so sánh với kết quả thực tế của kho đã ghi chép.
Nếu nhiệt độ khảo sát = nhiệt độ ghi trong sổ ± 10 C
và độ ẩm khảo sát = độ ẩm ghi trong sổ ± 2% thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ và độ ẩm và kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” là giống nhau.Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chéptại phụ lục 6 và phụ lục 7.
Để thu thập các số liệu liên quan đến hoạt động tồn trữ ta dựa vào tổng doanh số và doanh số của các mặt hàng năm 2013 và chọn ra 20 mặt hàng có doanh số lớn nhấtđó là:Trong năm 2013 doanh số của chi nhánh đạt được là 95,6 tỷ VNĐ, 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013 là
24
Bảng 2.6: Doanh số 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013
STT Tên quy cách Đơn
vị Doanh số năm 2013 (VNĐ) Tỉ lệ/ tổng doanh số 1 Hapacol codein(sủi)v/4h/16 Hộp 3.148.356.864 3,29 % 2 Mitux gói/1,5g h/24 t/3456 Hộp 2.931.171.840 3,07 %
3 Hapacol Kids gói/1,5g h/24 Hộp 2.927.748.120 3,06 %
4 Apitim 5mg v/10 h/30 Hộp 2.342.608.000 2,45 % 5 Klamentin 625mg v/4 h/12 Hộp 2.189.661.748 2,29 % 6 Rovas 3M IU v/5 h/10 Hộp 1.993.362.000 2,08 % 7 Hagimox500 v/10 h/100 Hộp 1.846.570.880 1,93 % 8 Hapenxin500 v/10 h/100 Hộp 1.784.028.400 1,87 % 9 Hapacol 250 Flu G/1.5 h/24 Hộp 1.769.356.557 1,85 % 10 Haginat 125 gói/3.5gr h/10 Hộp 1.708.840.000 1,79 % 11 Terpincodein F v/10 h/100 Hộp 1.644.141.400 1,76% 12 Hapacol 250 goí/1.5g h/24 Hộp 1.615.944.918 1,72% 13 Hapacol 150 Flu G/1.5 h/24 Hộp 1.574.040.639 1,65% 14 Haginat 250mg b/f v/5 h/10 Hộp 1.564.816.050 1,63% 15 Eugica Candy h/100 t Hộp 1.448.487.600 1,51% 16 Sp Eugica 100ml Chai 1.255.046.400 1,31% 17 Klamentin 250mg G/1.5 h/24 Hộp 1.245.584.784 1,30% 18 Naturen Z DP v/10 h/100 Hộp 1.234.188.000 1,29% 19 Coldacmin v/10 h/100 Hộp 1.206.101.000 1,26% 20 Haginat 500mg b/f v/5 h/10 Hộp 1.186.940.650 1,24%
25
- Dựa vào hóa đơn hàng nhập kho của20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013 so sánh hạn dùng của lô thuốc vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó. Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FEFO.Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2013tại phụ lục 8.
- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập dựa vào số lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lô, hạn dùng của lô có hạn dùng ngắn nhất trong kho của 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013. Nếu 2 lô trùng nhau hàng xuất đi tuân theo nguyên tắc FEFO.Biểu mẫu thu thập số liệuvề số lô, hạn dùng của một số mặt hàng xuất kho năm 2013tại phụ lục 9.
- Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế tiến hành kiểm tra 03 lần mỗi lần 10 hóa đơn có số lượng hàng xuất đi nhiều nhất vào các ngày 02/11/2013, 06/02/2013 và 30/12/2013. Với mỗi thuốc được xuất trong hóa đơn tiến hành ghi lại số lô và đối chiếu số lô đó so với số lô ghi trên hóa đơn và số lô thực tế còn lại trong kho đem so sánh số lô trong hóa đơn với số lô thực xuất. Nếu không giống nhau thì ta đem so với số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có trong kho, nếu trùng nhau thuốc xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO.Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số hóa đơn đã xuất trong thực tếtại phụ lục 10.
- Để so sánh sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2013 ta lấy hiệu số của số lượng hàng tồn kho thực có so với số lượng trên sổ sánh.Biểu mẫu thu thập số liệu về sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2013tại phụ lục 11.
- Công thức ước tính lượng thuốc tồn kho theo hướng dẫn của WHO Smin = (LT x CA) + SS
Smax = Smin + (PP x CA)
26
LT: Thời gian thuốc từ nhà cung cấp đến kho thuốc (Supplier Lead Time).
PP: Khoảng thời gian giữa hai lần nhập hàng (Procurement Period). SS: Lượng tồn kho an toàn.