Cơ sở vật chất và trang thiết bị đầy đủ là điều kiện cần để có thể duy trì tốt điều kiện bảo quản hàng hóa. Khi có đầy đủ các yếu tố trên thì yếu tố con người quyết định đến chất lượng của công tác bảo quản.
a. Cơ sở vật chất
Để phục vụ công tác bảo quản và tồn trữ CNHP có 02 kho:
Bảng 3.8. Số lượng kho, diện tích, loại nhà của CNHP
STT Tên kho Diện tích Chiều
cao Vị trí Loại nhà
1 Kho chính 7,2*8,1=58,3m2 4,3 m Tầng 1 Cấp III 2 Kho phụ 7,2*6,1=43,9m2 4,3 m Tầng 2 Cấp III
Tổng 102,2m2
*Nhận xét
Hiện nay CNHP có 02 kho với tổng diện tích 102,2m2trong đó kho chính là nơi diễn ra các hoạt động chính như đóng gói và ra lẻ hàng hóa theo đơn còn kho phụ thực hiện chức năng chính là dự trữ hàng hóa. Các kho đều được xây dựng đạt tiêu chuẩn GSP, GDP như: Kho ở vị trí cao ráo, ở xa các nguồn gây ô nhiễm, tránh được sự tác động của thời tiết… đặc biệt kho có đủ diện tích và dung tích và dung tích tối thiểu để cho phép bảo quản có trật tự các loại sản phẩm khác nhau.
b. Trang thiết bị bảo quản
Công tác bảo quản được chú trọng trong suốt quá trình thuốc được lưu gữi tại kho, danh mục các phương tiện, trang thiết bị phục vụ bảo quản được thể hiện ở bảng sau:
29
Bảng 3.9. Các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho
STT Trang thiết bị Kho chính Kho phụ
1 Đảm bảo nhiệt độ Có Có
2 Đảm bảo độ ẩm Có Có
3 Chống cháy nổ Có Có
4 Chống mối mọt Không Không
*Nhận xét:
Do tất cả các thuốc phân phối tại CNHP đều là các thuốc cóđiều kiện bảo quản là điều kiện thường với nhiệt độ không quá 30oC, độ ẩm dưới 70% và không có các thuốc nghiện, hướng thần nên trong quá trình bảo quản không cần đến tủ lạnh và tủ có khóa. Ở kho phụ do không thực hiện chức năng đóng gói và ra lẻ hàng hóa nên không cần kệ đựng thuốc ra lẻ và các thiết bị phòng chống cháy nổ được đặt ở ngoài dùng chung cho cả 02 kho.
Thiết bị đảm bảo nhiệt độ được sử dụng là máy điều hòa, mỗi kho của CNHP có 01 máy điều hòa hoạt động tốt luôn để trong tình trạng hoạt động 24/24 giờ và được điều chỉnh nhiệt độ tùy theo thời tiết.
Trong khi đó các thiết bị phòng chống cháy nổ được sử dụng khi có các sự việc cháy nổ sảy ra, các phương tiện chữa cháy bao gồm
Bảng 3.10. Các trang thiết bị phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy tại kho
STT Tên phương tiện Số lượng Chất lượng
1 Bình bột MFZ4 02 bình Tốt
2 Bình bột CO2 MT3 04 bình Tốt
3 Thang dung chữa cháy 02 chiếc Tốt
30
Nguồn nước sử dụng để sử dụng chữa cháy bao gồm
Bảng 3.11. Các nguồn nước phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy tại kho
STT Nguồn nước Trữ lượng Vị trí, khoảng
cách nguồn nước Điểm cần lưu ý 1 Bên trong 1. Téc nước 2 m3 Trên nóc nhà Xe chữa cháy không hút được nước 2 Bên trong
2. Bể ngầm 10 m3 Dưới gara ô tô Xe chữa cháy hút được nước 3 Trụ nước chữa
cháy
14 l/s Trên đường nội bộ cách 70m
*Nhận xét:
- Chất cháy nổ chủ yếu là dược phẩm, vỏ giấy bao bì với số lượng lớn và đa dạng về chủng loại, với thành phần hóa học khác nhau khi cháy có thể tạo ra nhiều khói khí rất độc. Chất cháy là dược phẩm nên có giá trị về kinh tế rất lớn nếu cháy sảy ra thì thiệt hại về kinh tế rất lớn.
- Về hồ sơ tài liệu: CNHP đã làm hồ sơ công tác phòng cháy và chữa cháy, phương án chữa cháy. Hàng năm DHG đều có các quyết định thành lập ban chỉ huy phòng cháy chữa cháy và lập đội phòng cháy chữa cháy tại các chi nhánh
- CNHP có 06 bình chữa cháy nổ dùng chung cho cả 2 kho.Ngoài thiết bị là bình chữa cháy công ty còn trang bị hệ thống nước phục vụ riêng cho công tác chữa cháy, tập huấn cho cán bộ, công nhân viên mới về công tác phòng chống cháy nổ. Hàng năm Đội 5 cơ quan phòng chống cháy nổ thành phố Hải Phòng về kiểm tra và tập huấn công tác phòng cháy chữa cháy của CNHP 01 lần/ năm nên công tác phòng cháy, chữa cháy luôn được đảm bảo tại CNHP. Ngoài ra tổng công ty cồn đưa ra các quy định về phòng chống cháy nổ trong kho như không hút thuốc, nghiêm cấm mang các chất dẽ gây cháy nổ vào khu vực kho…. Tuynhiên tất cả đều dựa vào ý
31
thức của nhân viên CNHP chưa có biện pháp ngăn chặn hay chế tài sử phạt khi vi phạm điều này.
Thiết bị đảm bảo độ ẩm kho sử dụng là máy điều hòa và giá, kệ.Thiết bị đảm bảo độ ẩm quan trọng là giá kệ được đặt hàng sẵn có quy cách và cách kê như sau:
Bảng 3.12.Khoảng cách của giá kệ và các đồ vật khác
Kho SL giá Số tầng Kích thước KC sàn KC kệ với kệ KC tường Số kiện hàng có thể để/ tầng Kho chính 04 03 5*1*3,8m 0,25m 0,8m 0,4m 96 Kho phụ 04 03 5*1*3,8m 0,25m 0,8m 0,4m 96 Tổng 08 768 kiện/tầng * Nhận xét:
Các kệ thuốc được kê theo đúng tiêu chuẩn cách tường 40 cm, kệ cách kệ 0,8m và cách đất 25cm đảm bảo cách được ẩm mốc từ tường, sàn, thuận lợi cho quá trình vệ sinh và quá trình sắp xếp hàng hóa. Nhưng với số lượng giá kệ như trên chỉ đủ cho khoảng 768*3= 2.304 kiện hàng, tuy nhiên với tần xuất xuất hàng và số lượng hàng tồn trong kho rất lớn đặc biệt là quý 4 khi lượng hàng luân chuyển lớn số lượng tồn kho có khi lên tới 3.000 kiện thì hiện tượng hàng được xếp trực tiếp dưới đất là không thể tránh khỏi, vậy diện tích trên chưa đáp ứng được yêu cầu trong các tháng khi lượng hàng tồn kho tăng lên đột biến.
CNHP chưa có các thiết bị chống mối mọt, công tác phòng chống mối mọt là kiểm tra định kỳ, khi có các hiện tượng mối mọt xuất hiện thì dùng hóa chất để diệt trừ. Mặc dù kho luôn kín và việc bật điều hòa được thực hiện 24/24h vào các ngày trong tuần nhưng việc các côn trùng phá
32
hoại xuất hiện không thể tránh tuyệt đối. Vì vậy thường xuyên kiểm tra và tiêu diệt chúng là việc cần thiết, với mỗi loại CNHP đều có biện pháp phòng ngừa và tiêu diệt riêng:
+ Đối với chuột loài động vật gặm nhấm: việc đặt bẫy thường xuyên được diễn ra, tuy nhiên trong năm 2013 chưa ghi nhận được sự xuất hiện và gây hại của loài động vật gặm nhấm này mặc dù ở ngoài kho loài này có xuất hiện và gây hại.
+ Đối với các loại côn trùng khác: mối, kiến, gián…Ngoài keo dính để bẫy khi thấy sự xuất hiện của chúng lập tức dùng hoá chất tiêu diệt và định kỳ 06 tháng 01 lần kiểm tra tổng thể kho. Các dịch vụ diệt côn trùng này đều được thuê dịch vụ bên ngoài tuy nhiên các hóa chất sử dụng được kiểm tra không gây hại cho sức khỏe. Tuy nhiên cũngchưa ghi nhận được sự xuất hiện và gây hại của các loài côn trùng này.
Sơ đồ bố trí kho chính là:
33 Sơ đồ kho phụ:
Hình 3.4: Sơ đồ kho phụ
Vậy với cơ sở vật chất như trên CNHP có đủ điều kiện để thực hiện tốt công tác bảo quản thuốc trong điều kiện lượng hàng hóa không tăng lên quá cao.
3.1.2. Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm
- Để duy trì và kiểm soát được nhiệt độ, độ ẩm hàng ngày CNHP luôn thực hiện chế độ bật điều hòa 24/24 h ở cả 2 kho và điều khiển nhiệt độ, chế độ hoạt động tùy theo nhiệt độ thực tế của môi trường bên ngoài. Kết quả của công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm được thể hiện thông qua“Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm”.Để đánh giá điều đó tôi tiến hành kiểm tra “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” kết quả thể hiện ở bảng 3.13
34
Bảng 3.13.Kết quả sổ theo dõi nhiệt độnăm 2013
STT Kho
Tổng số ngày theo dõi nhiệt độ
Kết quả kiểm tra nhiệt độ Số ngày ghi đủ 2 lần Số ngày ghi 1 lần Số ngày không theo dõi 1 Kho chính 354 351 3 12 2 Kho phụ 344 338 6 22 Tổng 689 9 34
Bảng 3.14. Kết quả sổ theo dõi độ ẩm năm 2013
STT Kho
Tổng số ngày theo dõi độ ẩm
Kết quả kiểm tra độ ẩm Số ngày ghi đủ 2 lần Số ngày ghi 1 lần Số ngày không theo dõi 1 Kho chính 354 351 3 12 2 Kho phụ 344 338 6 22 Tổng 689 9 34
Ta thấy kết quả về số ngày ghi đủ 2 lần, số ngày ghi 1 lần và số ngày không theo dõi của nhiệt độ và độ ẩm là như nhau do được ghi chung 01 sổ nên thủ kho thường ghi luôn 2 kết quả này.
35
Hình 3.5. Tỷ lệ số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong năm 2013
*Nhận xét:
Kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của kho CNHP thấy: tất cả các kho đều có sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm. Sổ ghi chép đầy đủ theo đúng quy định và có chữ ký xác nhận của người giám sát.
Tỷ lệ số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm cụ thể tại các kho được cụ thể tại hình 3.5.
Tại CNHP không có ngày làm việc mà không tiến hành ghi chép nhiệt độ, độ ẩm. Trong các ngày có ghi nhiệt độ, độ ẩm số ngày cóghi nhiệt độ đủ 2 lần/ngày chiếm tỷ lệ lớn nhất đạt 95%. Năm 2013 CNHP có tổng số ngày nghỉ tết, nghỉ lễ và chủ nhật là 67 ngày nhưng số ngày không được ghi nhiệt độ, độ ẩm của 2 kho chỉ có 34 ngày chiếm 4%, vậy có tới 55 ngày nghỉ ở kho chính và 45 ngày ở kho phụnghỉvẫn được ghi nhiệt độ, độ ẩm. Trong các ngày chủ nhật, nghỉ lễ CNHP không bố trí trực, còn các ngày nghỉ tết tuy có bố trí người trực nhưng người trực không có chức năng và chìa khóa để vào kho nên việc ghi chép không thể diễn ra. Tuy nhiên trong một số ngày nghỉ “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” vẫn có các ghi chép này và nhiệt độ, độ ẩm vẫn đạt theo quy định.
- Để đánh giá kết ghi thực tế tôi tiến hành việc ghi chép kết quả thực tế vào buổi sáng và chiều các ngày 01 đến ngày 15của tháng 11 và 12 năm
36
2013, số ngày theo dõi thực tế là 25 ngày (trừ chủ nhật) tương đương 50 lần.Kết quả thu được
Bảng 3.15. Kết quả theo dõi thực tế ghi chép “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” STT Kho Nhiệt độ Độ ẩm Số lần ghi đúng giờ Số lần ghi giống nhau Số lần ghi đúng giờ Số lần ghi giống nhau 1 Kho chính 24 45 24 30 2 Kho phụ 16 43 16 34 Tổng 40 88 40 64
Hình 3.6. Đánh giá số lần ghi đúng giờ của “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm”
*Nhận xét:
Do nhiệt độ và độ ẩm được ghi chung 01 sổ nên số lần ghi đúng giờ của 2 chỉ số này là như nhau
37
Việc ghi chép “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” theo quy định của CNHP thủ kho tiến hành cập nhật ngày 02 lần vào 9 – 10 giờ và 15- 16 giờ hàng ngày. Tuy nhiên vì đây đang là giờ làm việc cao điểm nên thủ kho thường xuyên quên không cập nhật đúng giờ, việc cập nhật chỉ được thực hiện cuối ngày hoặc ngày hôm sau. Đối với kho chính đây là nơi trực tiếp làm việc nên việc cập nhật nhiệt độ, độ ẩm thuận lợi hơn, tỷ lệ cập nhật đúng giờ cao hơn kho phụnhưng tỷ lệ cập nhật đúng giờ cũng không cao chỉ đạt 48,0%.
Hình 3.7. Đánh giá độ chính xác của “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm”
*Nhận xét:
Do thời điểm đánh giá vào mùa đông nhiệt độ thấp nên việc duy trì máy điều hòa chủ yếu để đảm bảo được độ ẩm theo quy định. Nhìn vào hình ta thấy với nhiệt độ tỉ lệ kết quả ghi trùng khá cao lên tới 88,0% nhưng tỉ lệ này chỉ đạt 64% với chỉ tiêu độ ẩm. Kết quả đạt được như trên vì số lần
38
ghi đúng giờ của CNHP chỉ đạt 40,0% còn lại đều là kết quả hồi cứu nên không chính xác hoàn toàn
Bảng 3.16. Kết quả của việc kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm thực tế
STT Kho Nhiệt độ Độ ẩm Số lần ghi trong sổ đạt Số lần theo dõi đạt Số lần ghi trong sổ đạt Số lần theo dõi đạt 1 Kho chính 50 50 50 45 2 Kho phụ 50 50 50 49 Tổng 100 100 100 94 *Nhận xét:
Do quy định của công ty khi nhiệt độ và độ ẩm không đạt thì thủ kho phải điều chỉnh lại máy điều hòa và ghi kết quả sau khi điều chỉnh nên tất cả các kết quả ghi chép về nhiệt độ và độ ẩm đều ghi đạt. Tuy nhiên thực tế xem xét thấy vì là mùa đông nên nhiệt độ luôn đạt, còn về độ ẩm có sự chênh lệch giữa 2 kho. Đối với kho chính do là nơi xuất hàng nên tần xuất người ra vào nhiều nên số lần độ ẩm không đạt cao hơn kho phụ, tuy nhiên tỷ lệ độ ẩm đạt của cả 2 kho vẫn lên tới 94,0%.
Vậy việc duy trì nhiệt độ, độ ẩm được tiến hành thường xuyên tại thời điểm đánh giá. Tuy nhiên việc ghi chép chỉ mang tính chất đối phó không thường xuyên và đúng giờ.
3.2.ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ THUỐC
3.2.1. Phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho tồn trữ
Tuy CNHP có 02 kho nhưng chung nhau về hệ thống quản lý và nhân sự nên chung nhau phương tiện trang thiết bị phục vụ tồn trữ.
39
Bảng 3.17. Các phương tiện phục vụ công tác tồn trữ
STT Tên thiết bị Số lượng Chức năng 1 Máy vi tính 01 Quản lý chung 2 01 Quản lý công nợ 3 02 Đánh và in hóa đơn
4 Ipad 11 Theo dõi công nợ
5 Sổ theo dõi hạn dùng 01 Theo dõi số lượng, hạn dùng của một số thuốc còn hạn dùng ngắn 6 Sổ nhật ký giao hàng 02 Ghi lại ngày xuất kho, số hóa đơn,
số lượng của các hóa đơn… Các máy tính và Ipad đều nối mạng trực tiếp với nhau vì được dùng chung hệ thống quản lý là phần mềm B.F.O trong đó mỗi nhân viên được cấp mã số riêng. Tùy theo từng chức năng và nhiệm vụ của nhân viên mà có thể truy cập các thông tin khác nhau trong hệ thống các thông tin phục vụ mọi hoạt động của chi nhánh nên các thông tin có được của các luôn mang tính kịp thời.
Tính năng của phần mềm B.F.O trong công tác tồn trữ:
- Cập nhật cộng số lượng hàng ở số lượng hàng tồn kho khi đánh hóa đơn nhập hàng.
- Cập nhật trừ số lượng hàng ở số lượng hàng tồn kho khi đánh hóa đơn xuất hàng.
- Cập nhật thẻ kho, doanh số theo từng mặt hàng khi đánh hóa đơn xuất hàng.
- Cập nhật các thông tin về công nợ theo từng khách hàng khi khách hàng có giao dịch mua hoặc trả nợ với CNHP
40
3.2.2. Hoạt động tồn trữ
Bảng 3.18. Các hoạt động liên quan đến hoạt động tồn trữ của CNHP
STT Tên hoạt động Tần xuất tiến hành Người thực hiện
1 Xuất, nhập hóa đơn Thường xuyên Kế toán
2 Xuất kho Thường xuyên Thủ kho và phụ kho 3 Nhập kho Khi có hàng về Thủ kho và phụ kho 4 Cập nhật thẻ kho Thường xuyên Tự động
5 Dự trù hàng hóa Khi hàng còn số lượng ít
Thủ kho
6 Cập nhật tồn kho Thường xuyên Tự động
7 Kiểm kê kho 1 tháng/ lần Thủ quỹ và kế toán 8 Sổ theo dõi hạn dùng 03 tháng/ lần Thủ kho
9 Sổ nhật ký giao hàng Thường xuyên Thủ kho và phụ kho
*Nhận xét:
Hoạt động tồn trữ của kho rất phong phú được bắt đầu từ việc nhập